Nach DIN genormte internationale Papierformate. Das Ausgangsformat A0 ist ein Rechteck von 1 qm Flächeninhalt mit den Seitenlängen 841 und 1189 mm. Das Seitenverhältnis für jedes Blatt ist 1/Wurzel aus 2. Sämtliche weiteren Formate entstehen durch Halbierung oder Verdoppelung. DIN A4 z.B. ist(...)

Im Zusammenhang mit Dokumenten Management bezeichnet der Begriff Ablage häufig die kurzfristige Verwaltung von Objekten im Unterschied zur langfristigen Archivierung. Mit "Ablage" wird häufig auch die Möglichkeit der Änderung impliziert, während bei der Archivierung genau dies verhindert(...)

AFP Conversion and Indexing Facility. Werkzeug zur Konvertierung von IBM 390-Line Data in MO:DCA-P Dokumente. Hierbei werden Indexwerte aus dem Dokument extrahiert und in einer separaten Objektdatei zur Verfügung gestellt. Außerdem werden die benötigten Ressourcen gezogen und paketiert, um sie(...)

Archive Development Kit. Entwicklungsumgebung in SAP-Systemen zur Archivierung von Daten in Archivdateien (REO-Objekte). Die Definition von betriebswirtschaftlich zusammenhängenden Daten erfolgt in Archivierungsobjekten. Das ADK enthält Methoden in Form von Funktionsbausteinen zur Steuerung(...)

Advanced Function Presentation (früher: Advanced Function Printing). IBM-Druckformat für Hochleistungsdrucker. Ein AFP-Datenstrom (AFPDS) kann aus reinen Zeichen bestehen (1403 Linedata) oder aus Verbunddokumenten (MO:DCA) mit grafischem Inhalt oder aus einer Mischung aus beidem. Im Umfeld(...)

Druckstrom auf Basis des IBM AFP-Formates.

Association for Information and Image Management, eine international agierende Vereinigung von Herstellern und Anwendern von Informations- und Dokumenten Management Systemen, hervorgegangen aus der 1942 gegründeten National Micrographics Association (USA). Die AIIM veranstaltet in den USA und(...)

Archival Information Package. Die ursprüngliche Definition ging aus der OASIS-Spezifikation vom Januar 2002 hervor. Ein AIP umfasst sowohl die aufzubewahrende Information (zum Beispiel ein gescanntes Dokument, eine PDF-Datei etc.) als auch die zur Verwaltung notwendigen Attribute (die so(...)

Audit Information System: Anwendung für Revisoren, Wirtschaftsprüfer, Datenschutzbeauftragte mit vordefinierten Prüfungsleitfäden, Berichtsbäumen und Auswertungsprogrammen, die ein systemtechnisches oder kaufmännisches Auditing eines SAP-Systems vereinfachen. Es existieren Schnittstellen zum(...)

Eine Akte in einer Archiv-, DMS- oder ECM-Lösung enthält alle zu einem Ordnungsbegriff (z.B. dem Aktenzeichen, der Kundennummer, dem Mitarbeiter, dem Projekt etc.) gehörenden Unterlagen. Sehr häufig werden solche Aktenanwendungen auch visuell dargestellt wie die bisher bekannten Papierakten,(...)

Ein Aktenplan ist ein vor allem in öffentlichen Verwaltungen verwendetes Ordnungssystem zur systematischen Gliederung für den Aktenbestand, nach der sich die Vergabe des Aktenzeichens und die Aufbewahrung in einer Verwaltung oder eines Unternehmens richtet. Aktenpläne sind i.d.R.(...)

Advanced List Format. Dokumentenformat für SAP-Drucklisten zur Ablage auf einem Archivsystem über die ArchiveLink-Schnittstelle. Besonderheiten sind die Möglichkeit zum Aufbau einer Indizierung als Unterstützung für die inhaltliche Suche und zum Eintragen von Verknüpfungen zu Dokumenten oder(...)

Bezeichnung für die zackige Darstellung von Kurven oder Schrägen in Vektorgrafiken oder Fonts bei starker Vergrößerung am Bildschirm oder Drucker.

Unter Annotation bezeichnet man im DMS-Umfeld eine separierbare Erweiterung zu einem Dokument, typischerweise in Form von Text oder Grafik. Annotationen werden häufig veränderbar genutzt, d.h. sie verändern nicht das Originaldokument, zu dem sie verknüpft sind, sondern lassen sich anfügen,(...)

Technik zur Eliminierung des Aliasing-Effektes durch Glättung der gezackten Kanten oder Schrägen von Grafiken und Fonts.

Gegenteil. Das Wort "gut" ist das Antonym zu "schlecht". Manche Volltextdatenbanken verfügen über die Möglichkeit, Antonyme in der Suchabfrage zu berücksichtigen. Dies erfordert aber ein Wörterbuch, welches diese Meta-Informationen zur Verfügung stellt.

Abgabenordnung. In der Regel ist die Abgabenordnung vom 16.03.1976 gemeint (AO 1977, BGBl. I S. 613, ber. 1977 I S. 269) mit den jüngsten Änderungen durch Gesetz vom 26.06.2001 (BGBl. I 2001 S. 1310). Steuergrundgesetz, das verschiedene materielle und verfahrensrechtliche Vorschriften der(...)

All Points Addressable. Bezeichnet grundsätzlich die Fähigkeit, jeden Punkt in einer Matrix (z. B. jedes Pixel auf einer Bitmap-Druckseite) einzeln ansteuern zu können. Relevanz im DMS-Umfeld durch den Einsatz so genannter APA-Drucker (z.B. IBM AFP oder Xerox Metacode-Drucker), die(...)

ArchiSafe ist ein Projekt der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt in Zusammenarbeit mit verschiedenen Bundes- und Landesbehörden. Es knüpfte konzeptionell an die Ergebnisse des Projekts ArchiSig an. Ziel des Projekts war die Ausarbeitung eines Konzepts zur rechtssicheren(...)

ArchiSig war ein vom Bundeswirtschaftsministerium gefördertes Forschungsprojekt mit dem Ziel, Archivierungskonzepte und Archivierungstechnologien dahingehend zu erweitern, dass eine den Beweiswert erhaltende Langzeitarchivierung elektronisch signierter Dokumente vor dem Hintergrund des(...)

Der Begriff Archivierung wird häufig in drei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet: 1. Archivierung der öffentlichen Hand: Für historisch relevante Informationen bestehen archivische Aufbewahrungsfristen von über hundert Jahren und manchmal sogar (bei Originalurkunden von kultureller oder(...)

Bildfehler (Pixelblöcke, -ränder und Treppeneffekte), die etwa beim Vergrößern oder Komprimieren entstehen können. JPEG-Dateien weisen Artefakte um sehr scharfe, dünne Konturen auf, z.B. wenn eine Abbildung mit Buchstaben nach JPEG komprimiert wird.

Archivinformationssystem. Ein im SAP-Basissystem integriertes generisches Werkzeug zur Durchführung von Recherchen in SAP-Datenarchiven. Die Suche und Anzeige von archivierten Daten erfolgt auf der Grundlage so genannter Archivinformationsstrukturen, die vom Anwender definiert und mit Daten(...)

Verschlüsselungsmethode bei der zur Verschlüsselung und Entschlüsselung der Daten unterschiedliche Schlüssel verwendet werden. Einer der beiden Schlüssel ist dabei öffentlich bekannt (öffentlicher Schlüssel, public key), der andere vertraulich und nur einer bestimmten Person zugänglich(...)

Englisch für "Anhang". Typischerweise sind damit Dateien gemeint, die einer E-Mail angehängt sind. Im DMS-Umfeld sind Attachments relevant, wenn Dokumente oder Dokumentverweise per E-Mail weitergeleitet werden. Wenn nur der Verweis (Link) weitergeleitet wird, ist der Anhang sehr klein. Die(...)

Merkmal, Eigenschaft, Beschreibung. "Attribut" wird im DMS-Umfeld häufig auch synonym für "Indexwert" verwendet. Attribute eines Dokumentes sind z.B. die Dokumenten-ID, das Erfassungsdatum, der Dokumententyp, das absolute oder relative Löschdatum etc. Attribute können technischer Natur sein(...)

Mechanismen zur Protokollierung der Interaktionen mit Aufzeichnungen (Records), um den Zugriff auf diese Aufzeichnungen innerhalb eines Systems während oder nach dem Zugriff zu dokumentieren. Audit Trails dienen auch dazu, unerlaubte Zugriffe, Löschungen, Änderungen, Manipulationen an(...)

Ein Barcode ist eine Aneinanderreihung von binären Informationen. Die vertikalen, dunklen Striche unterschiedlicher Breite eines Barcodes nennt man „Balken“ und die hellen Zwischenräume „Lücken“. Balken und Lücken werden zusammen als „Elemente“ bezeichnet. Es gibt verschiedene Barcodetypen,(...)

Die Erkennung eines Barcodes wird durch einen Fotosensor innerhalb eines Barcode-Erfassungsgerätes durchgeführt. Wird z.B. ein Barcode-Scanner über den Barcode gezogen, so wird die Lichtquelle des Scanners von den dunkeln Balken absorbiert (hohes elektrisches Signal), während sie von den(...)

Batch (engl. für Stapel) bedeutet in der Übersetzung zwar das Einscannen als Stapel, das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass immer ein kompletter Stapel eingezogen und gescannt wird. Es kann ebenso sein, dass die Erfassungslösung im Batch-Modus arbeitet, die Dokumente jedoch trotzdem(...)

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach. System zur sicheren elektronischen Kommunikation zwischen Anwälten und Gerichten (und "anderen Akteuren des elektronischen Rechtsverkehrs). Normale E-Mail hat Nachteile bzgl. der Beweisbarkeit des Absenders, der Unveränderbarkeit des Inhaltes und des(...)

Besonderes elektronisches Notarpostfach. System zur sicheren elektronischen Kommunikation zwischen Notaren und Gerichten (und "anderen Akteuren des elektronischen Rechtsverkehrs). Normale E-Mail hat Nachteile bzgl. der Beweisbarkeit des Absenders, der Unveränderbarkeit des Inhaltes und des(...)

Bürgerliches Gesetzbuch. DMS-relevant durch den im § 126 BGB geregelten Urkundenbegriff, der die eigenhändige (also nicht durch technische Hilfsmittel wie Unterschriftenautomat oder Grafiktablett erfolgte) Unterschrift unter ein physisches Dokument (typischerweise Papier) erfordert. In vielen(...)

Einzelner Punkt bzw. einzelne Informationseinheit eines Rasterbildes. Die Tiefe des Bildpunktes kann von 1 Bit (bei Schwarzweiß-Strichzeichnungen) bis zu 24 Bit (3 Grundfarben zu je 8 Bit) reichen. Hochwertige Scanner können bis zu 12 Bit pro Bildpunkt (je Grundfarbe) erfassen.

Feld von Pixelwerten bzw. ein in der Regel rechteckiges Rasterbild. Darstellung von Zeichen oder Grafik durch Anordnung schwarzer oder farbiger Bildpunkte (Pixel). In der Regel ist eine Bitmap ein rechteckiges Rasterbild mit entweder zwei Farben (schwarz oder weiß) oder mehreren Graustufen(...)

Wenn ­Pixel entweder schwarz oder weiß codiert sind, keine Grautöne, keine Farbe. Im Archivbereich wird häufig bitonal archiviert. Die Erfassungssoftware entscheidet auf Basis der Helligkeit eines Punktes (Schwellwert), ob er dunkel genug ist, um ihn als schwarzes oder hell genug, um ihn als(...)

Bestimmte Farbtöne, die ein Scanner nicht erkennt. Wenn z. B. die verwendete Scannerlampe rotblind ist, werden rote Texte nach dem Scannen nur schlecht oder gar nicht erfasst. Blindfarben können auch erwünscht sein, z.B. um Formularfarben (Bsp: den rosa Hintergrund), die nicht benötigt werden(...)

Binary Large Object. Digitalisierte Information in Form großer binärer Objekte, die sich nicht, wie sonst in einer Datenbank üblich, in Zeichen oder Datenfelder strukturieren lassen. Ein Beispiel wäre eine PDF-Datei oder eine Audio- bzw. Video-Datei. Der Begriff BLOB wird in Zusammenhang mit(...)

Kunstwort aus Web und Logbook, daher manchmal (selten) auch Weblog genannt. Ein typisches Blog ist eine Internetpublikation mit einem redaktionellen Inhalt in Form chronologischer Artikel eines Autors oder einer Autorengruppe.

Nachfolger der DVD mit höherer Aufzeichnungskapazität. Nutzung "blauer" Laser (tatsächlich aber violett), die sehr viele kleinere Strukturen schreiben und auslesen können. BluRay Disks (BD) gibt es sowohl im Consumer-Markt als Video-DVD-Nachfolger als auch im professionellen Markt für die(...)

Abkürzung und DOS-Dateierweiterung für ­Bitmap. Ursprüngliches Dateiformat zur Speicherung von Bitmaps unter Windows. Im BMP-Format werden keine Metainformationen gespeichert.

Logische Operatoren wie UND, NICHT, ODER etc., mit denen sich Datenbankabfragen eingrenzen oder erweitern lassen. Benannt nach dem Mathematiker George Boole. Typische Anforderung für die Suchmöglichkeiten in ECM-Lösungen, um Suchabfragen eingrenzen zu können.

Bits per Inch - gibt für Speichermedien mit bit-sequentieller Aufzeichnung (Bänder, Magnetplatten) die Speicherdichte an.

Business Process Management. Allgemeiner Oberbegriff für die Thematik zur Prozessanalyse, -simulation, -modellierung und -implementierung. ECM-relevant ist das Thema BPM deswegen, weil in ECM-Projekten häufig auch die alten, dokumentbasierten Abläufe in Frage gestellt werden.

Business Process Modelling Language, eine High-Level-Sprache zur Definition von Geschäftsprozessen. Sie soll (auch) die Abstimmung von Geschäftsprozessen zwischen unterschiedlichen Unternehmen erleichtern.

Business Process Modelling Notation. Eine Prozessbeschreibungssprache der OMG (Object Management Group), welche eine visuelle Beschreibung der Geschäftsprozesse erlaubt.

Business Process Management System

Schneller Zwischenspeicher zur redundanten, aber performancesteigernden Ablage. In Archivsystemen dienten Magnetplatten häufig als Cache-Speicher für die relativ langsamen Jukeboxen oder andere Wechselsysteme (z.B. Bandsysteme), um die Zugriffszeiten auf häufig benötigte Dokumente zu(...)

Früher für "Computer Aided and Logistics System", aktuelle Bezeichnung ist "Continuous Acquisition and Life-Cycle Support". Initiiert vom US-amerikanischen Verteidigungsministerium. Spezifiziert Austauschformate für komplexe Dokumente, um die elektronische Versendung von Angeboten,(...)

Computer Aided Retrieval. Bezeichnet typischerweise Mikrofilm-Recherchesysteme, deren Datenbasis (Schlagwort-, Indexdatenbank) in Rechnersystemen verwaltet wird.

Siehe Content Addressed Storage

Comitée Consultatif International pour Télégraphique et Telephonique. Früherer Name einer Unterbehörde der UN mit Sitz in Genf mit der Aufgabe zur internationalen Standardisierung für das Telekommunikationswesen. Neuer Name: ITU. Von der CCITT/ITU kommen die Fax- und Kompressionsstandards(...)

Heute nicht mehr relevant: Continuous Composite WORM. Magneto-Optische Medien, die als ­WORM-Medium genutzt wurden, indem eine Sektorvorprägung dafür sorgt, dass das Laufwerk einen Sektor nur einmal beschreiben wird. Deswegen manchmal auch Soft-WORM genannt. Diese Systeme werden nicht mehr(...)

Compact Disk, von Philips und Sony Ende der 70er Jahre entwickelte Technologie im 80 bzw. 120 mm-Plattenformat. CDs gibt es in den Varianten CD-DA (CD Digital Audio, die bekannte Musik CD), CD-R (R steht für Recordable, das ist die einmal beschreibbare CD) und CD-RW (RW steht für Re-Writable).(...)

Beschreibung eines Prozesses, bei dem ein Dokument in ein elektronisches Dokumenten Management System mit den notwendigen Metadaten abgelegt wird. Man kann 2 unterschiedliche Szenarien unterscheiden: a) Check-in als neues Dokument; b) Check-in als geändertes Dokument (neue Version) nach einem(...)

Beschreibung eines Prozesses, bei dem ein bereits existierendes Dokument durch einen Anwender aus einem elektronischen Dokumenten Management System als Kopie für einen Änderungsvorgang angefordert wird. Dabei wird typischerweise eine Sperre für die Bearbeitung durch weitere Benutzer gesetzt(...)

Coded Information, d.h. in der Regel zeichencodierte, digitale Darstellung, z. B. ASCII, EBCDIC, ISO-Latin1 oder andere Codierungen. Auch Vektorgrafiken sind aus Codierungen aufgebaut; sie definieren aber keine Zeichen, sondern Grafikbefehle für Linien, Kurven, Radien, deren Beginn und Ende(...)

Common Internet File System. Weit verbreitetes File-Sharing Protokoll, um Dienste (Verzeichnisdienste, Druckdienste, Remote Management etc.) im Netzwerk nutzen zu können. Basiert auf Microsofts SMB (Server Message Protocol) und wird zunehmend auch von NAS- und SAN-Lösungen unterstützt.

CIUS steht im Kontext elektronischer Rechnungen für "Core Invoice Usage Specifikation" im Zusammenhang mit dem E-Rechnungsstandard EN 16931. Eine CIUS erlaubt die landesspezifische Ausgestaltung der Kernspezifikation EN 16931. Ein deutsches Beispiel wäre die XRechnung in der öffentlichen(...)

Content Management. Ursprünglich für WCM-Systeme. Mittlerweile hat dieser Begriff eine allgemeinere Definition erhalten und steht für alle Systeme, die den Lebenszyklus von "Content" (nicht nur Webseiten-Inhalt, sondern z.B. auch Archivinhalt) von der Erfassung, Indexierung, Veröffentlichung,(...)

CMIS (Content Management Interoperability Services) ist ein von zahlreichen Herstellern gemeinsam entwickelter Standard, der eine Abstraktionsschicht zum Zugriff auf verschiedene Systeme und Dokumenten-Management-Repositories definiert. CMIS umfasst zahlreiche Basisfunktionen wie Ablegen und(...)

Content Management System. Siehe CM

Computer Output on Laser Disk. Begriff ist zwar veraltet (Laser Disk sind nicht mehr verfügbar), aber viele Anbieter verwenden die Bezeichnung immer noch zur Kennzeichnung von Systemen zur Verwaltung computergenerierter Daten wie Ausgangspost, Drucklisten, Reports, Journale etc. COLD-Daten(...)

„Collaboration“ dient der Zusammenarbeit mehrerer räumlich und/oder zeitlich voneinander getrennter Personen, die gemeinsam an einer Aufgabe oder in einem Projekt arbeiten. Typische Collaboration-Funktionen sind: - Portalfunktionen - Virtuelle Projekträume - Wikis und Blogs - Instant(...)

Computer Output on Microfilm. Computergenerierte Massendaten werden mit Hilfe von COM-Fiche-Systemen auf Film belichtet.

Der Begriff Compliance - der generell "Übereinstimmung" bedeutet - wird von ECM-Lösungen ausnahmslos im Kontext von regulatorischen Rahmenbedingungen verwendet. Eine ECM-Lösung ist dann "compliant", wenn sie in Übereinstimmung mit den für diese Anwendungslösung geltenden rechtlichen und(...)

Content Addressed Storage ist ein Speicherverfahren, das den Zugriff auf Daten über deren Inhalt ermöglicht und gleichzeitig ihre unveränderbare Speicherung gewährleistet. CAS-Systeme adressieren Daten nicht über deren Lage auf einem physikalischen Datenträger, sondern über einen Hashwert, der(...)

siehe CM

Cascading Style Sheets. Beschreibungssprache, entwickelt vom W3C-Konsortium zur Definition der Layout-Eigenschaften von HTML- und XML-Dokumenten wie z.B. Schriftarten und Farbe. Durch CSS können Inhalt und Layout getrennt werden, im Gegensatz zu reinen HTML-Seiten. Durch diese Trennung ist es(...)

Data Rentention Tool. Ein von SAP zur Verfügung gestelltes Werkzeug zur Extraktion (Kopieren) von steuerrelevanten Daten für die Prüfung außerhalb des SAP-Systems (Prüfungsszenario Z3 gem. der AO/GDPdU). Aus den Datenextrakten können für die eigentliche Prüfung so genannte Views(...)

Direct Access Storage Speicherperipherie (Platten, Bandlaufwerke oder -roboter, Jukeboxen), welche direkt über einen schnellen Bus an den Server angeschlossen sind. Alternativ werden solche Speicher per (SAN oder) NAS angeschlossen.

Direct Access Storage Device. Wird in der Regel assoziiert mit Magnetplatten, steht aber theoretisch für jedes Online-Speichersystem mit Direktzugriff auf die Information, wie auch die eingelegte CD-ROM oder Diskette. Im Unterschied zu Speichersystemen, deren Zugriffszeit durch(...)

Direct Attached Storage Device. Festplattenspeicher, die direkt am Server angeschlossen sind (also nicht wie z.B. bei einem SAN über ein Netzwerk).

Data Mining bezeichnet Verfahren, die mittels mathematischer und statistischer Analysewerkzeuge versuchen, signifikante Muster oder Abweichungen aus sehr großen Datenmengen zu erkennen. Im Zusammenhang mit ECM-Lösungen ist Data Mining relevant, weil es einen verschwimmenden Grenzbereich zu den(...)

Document Content Architecture, IBM-Dokumentenspezifikation. DCA beschreibt zwei verschiedene Dokumentformen: 1. Revisable Form: Text für Dokumente, die noch verändert werden 2. Final Form: Text für unveränderliche Dokumente ECM-Relevanz: DCA ist Bestandeil der MO:DCA-Dokumentarchitektur der(...)

Unter De-Skewing wird ein softwaretechnisches Verfahren zum automatischen Geraderücken schief eingescannter Seiten verstanden.

Document Enabled Networking Initiative von Xerox und Novell, Mai 1994. Einer der Vorläufer der späteren DMA, die seit dem Jahr 2000 zwar eine fertige Spezifikation DMA 1.0 vorweisen konnten (die bis heute nicht erneuert wurde), in der Praxis aber bedeutungslos war.

Deskriptoren sind Wörter aus einem kontrollierten Vokabular (z.B. dem Thesaurus), die zur Beschreibung verwendet werden.

Document Interchange Architecture, IBM Spezifikation für den Dokumentenaustausch. DCA.

DICOM steht für "Digital Imaging and Communications in Medicine". DICOM dient als standardisierte Spezifikation für die Speicherung und Austausch von Bildinformationen im Gesundheitswesen, konkret in Krankenhäusern und Arztpraxen. Nahe alle Hersteller von bildgebenden oder bildverarbeitenden(...)

Früher wurde der Begriff digitale Signatur von der elektronischen Signatur abgegrenzt, aber selten einheitlich. Praktisch gibt es aber keinen Unterschied zwischen "elektronisch" und "digital". Wir kennen kein "elektronisches" Verfahren, in dem die Daten nicht digital sondern "analog"(...)

Ein digitales Zertifikat ist eine Datenstruktur, die den Eigentümer eines öffentlichen Schlüssels beschreibt. Neben Informationen über den Eigentümer des Schlüssels enthalten Zertifikate z.B. auch Informationen über den Aussteller des Zertifikats, die Gültigkeitsdauer oder den(...)

Tätigkeit, die angewendet wird, um ausgehend von einem analogen Objekt ein digitales Abbild zu schaffen. Die Digitalisierung von Dokumenten erfolgt in der Regel durch das Scannen der entsprechenden Vorlage, vermehrt auch durch den Einsatz von Digitalkameras und Smartphone-/Tablet-Kameras. Das(...)

DIN Deutsches Institut für Normung e. V. (kurz DIN) ist die nationale Normungsorganisation der Bundesrepublik Deutschland mit Sitz in Berlin.

Veraltet: Document Image Processing. Im angelsächsischen Sprachraum früher gebräuchliche Bezeichnung für elektronische Archivierung gescannter Dokumente. Heute nicht mehr gebräuchlich.

Verfahren zur Erfassung oder Ausgabe von Grauwerten. Der Grauwert ergibt sich dabei aus einer Ansammlung von schwarzen und weißen Punkten, die als eine Art Makropunkt betrachtet werden. Je mehr Punkte des Makropunktes schwarz sind, umso dunkler erscheint der Grauwert.

Document Lifecycle Management, d.h. die Kontrolle und Verwaltung über den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes von den verschiedenen Stationen der Erstellung über die Versionierung, Speicherung/Archivierung, Genehmigung und Freigabe bis hin zum Löschen am Ende des Lebenszyklus.

siehe Document Management Alliance

siehe Dokumenten Management System

(engl.) Digital Negative. Vorschlag von Adobe für ein Rohdatenformat für Bitmap-Dateien, welches einerseits den Verlust von Bildinformationen bei JPEG vermeidet, gleichzeitig aber die Einschränkung herstellerspezifischer RAW-Formate vermeiden soll. Erweiterung des TIF-Formates für digitale(...)

Dokumenten-ID. Eindeutige Dokumentennummer in einem DMS. Die Dok-ID kann von der eigentlichen Objekt-ID abweichen, weil sich ein Dokument aus mehreren zu speichernden physischen Objekten zusammensetzen kann. Das war früher bereits bei den Single-Page-TIFF-Dokumenten der Fall und gilt heute(...)

Begriff im angelsächsischen Sprachraum (USA/UK) für Systeme, die hauptsächlich zur Erzeugung oder Verwaltung gescannter Dokumente (Dokumenten-Images) dienen. Die meisten Archivsysteme waren ihrem Ursprung nach Document Imaging-Systeme und wurden später um weitere Content-Funktionen erweitert.

Veraltet, nicht mehr relevant. Abk. DMA. Ehemalige Arbeitsgruppe innerhalb der AIIM, seit dem Jahr 2000 aufgelöst. Die DMA-Spezifikationen sollten die system- und anbieterübergreifende Nutzung von Dokumentenbibliotheken aus einer einzigen Client-Umgebung erlauben. Der DMA-"Standard" ist an der(...)

Ein vom amerikanischen Verteidigungsministerium initiierter und seit 1997 verabschiedeter Standard für Records Management Systeme. Beschreibt Minimalanforderungen, die über ein Zertifizierungsverfahren nachgewiesen werden müssen.

Das heutige Verständnis des Begriffs "Dokument" geht über die klassische Definition als "Schriftstück" mit Beweis- und Urkundencharakter weit hinaus und umfasst auch rechnererzeugte Individual- und Massenausgangsdokumente sowie Listen, Reports und ggf. auch Objekte, die keine Zeichen, sondern(...)

Häufig verwendeter Oberbegriff für informationstechnische Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und deren Prozesse. DMS-Komplettlösungen umfassen typischerweise: - Unterstützung des kompletten Dokumentenlebenszyklus inkl. Erfassung/Erstellung - Versionierung inkl. der dazu(...)

Dokumenten Management und Elektronische Archivierung. Organisationskonzept und Leistungsverzeichnis der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik (KBSt) für die elektronische Vorgangsbearbeitung in öffentlichen Verwaltungen mit den Schwerpunkten:(...)

Dots per Inch (Punkte pro Zoll), Maßeinheit zur Darstellung der Auflösung von Bildschirmen, Druckern, Scannern etc.

Digital Rights Management, d.h. Verfahren, mit denen Informationen so geschützt werden, dass sie erst nach der Bezahlung bzw. nur von berechtigten Personen genutzt werden können. Hierzu gehören auch Verfahren, die gewährleisten sollen, dass ein Dokument nicht unerlaubt kopiert oder mehrfach(...)

Digital Time Stamp Service. - Ein Netzdienst, welcher einen digitalen Zeitstempel zurückliefert. Ein solcher Zeitstempel wird zuweilen zur Beurkundung oder zum sicheren Nachweis der Unveränderbarkeit digitaler Unterlagen benötigt.

Digital Versatile Disk. Optisches Speichermedium in den Formaten 80 oder 120 mm mit Speicherkapazitäten von 2,6 bis 17 GB je nach Format und Typ. DVDs sind in folgenden Varianten erhältlich: DVD-ROM: Read Only Modus DVD-R: einmal beschreibbar DVD-RW: Read-Write, wiederbeschreibbare Version(...)

Elektronische Formulare. Anwendungen zur elektronischen Bearbeitung von Anträgen, Reisekostenabrechnungen etc. und anderen administrativen oder formularbasierten operativen Prozessen. Elektronische Formularanwendungen können die erfassten Daten synchron oder asynchron direkt an(...)

Der Extended Binary Coded Decimals Interchange Code (EBCDIC, deutsch „erweiterter binär codierter dezimaler Austauschcode“) ist eine von IBM entwickelte 8-Bit-Zeichenkodierung. EBCDIC wird praktisch ausschließlich auf Großrechnern verwendet. ECM-relevant, wenn EBCDIC-codierte Massendokumente(...)

Enterprise Content Management. Über DMS hinausgehender Begriff, der alle relevanten Informationsobjekte eines Unternehmens umfasst und nicht nur diejenigen, die sich als Dokument definieren lassen. In ECM-Lösungen würden also auch Buchungsrecords in einer Kundenakte als Bestandteil der Lösung(...)

Electronic Data Interchange. Als "elektronischer Datenaustausch" wird die Übertragung kommerzieller und administrativer Daten zwischen Computern nach einer vereinbarten Norm zur Strukturierung einer EDI-Nachricht bezeichnet.

Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. ISO 9735 für EDI-Anwendungen. Internationale Norm: UN/EDIFACT In den 80er Jahren Standards wurde durch die Vereinten Nationen die UN EDIFACT-Standards geschaffen, die als weltweit ratifiziertes Regelwerk den(...)

Elektronisches Dokumenten Management. Verwaltung "lebender" Dokumente über den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung, dem Umlauf, der Freizeichnung/Genehmigung über die Ablage bis hin zur Veröffentlichung. Heute nur noch selten gebrauchte Bezeichnung, taucht in der Literatur aber manchmal(...)

Engineering Drawing Management: PDM/-EDM-Systeme beinhalten häufig Funktionen, die man früher auch als Engineering Drawing Management bezeichnet hat. Diese Funktionen erlauben die Erfassung und Verwaltung großformatiger Zeichnungen oder CAD-Objekte, ggf. mit Änderungsfunktionen wie Redlining,(...)

Engineering Data Management geht im Unterschied zu reinen ­PDM-Systemen über die Produktdaten hinaus und beinhaltet auch Daten aus dem Entwicklungsprozess, wie z.B. Entwurfsskizzen, Montageanweisungen, Änderungsanträge.

Engineering Document Management System. Nicht mehr gebräuchlicher Begriff. Bezeichnet Systeme zur Verwaltung technischer Zeichnungen. Bei diesen Systemen liegt der Aufgabenschwerpunkt häufig in der Verwaltung der Zeichnungsänderungen und der damit zusammenhängenden Versionsverwaltung in einer(...)

Electronic identification and trust Services. EU-Verordnung Nr. 910/2014 vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG. Mit der eIDAS Verordnung ist es nun möglich, statt(...)

Enterprise Information Management. Wird seit ca. 2013/2014 in der ECM-Branche als erweiterte Marktdefinition kontrovers diskutiert. Danach umfasst EIM bei weitem nicht nur Dokumenten Management, sondern auch alle anderen Anwendungssysteme, in denen geschäftsrelevante Informationen vorgehalten(...)

Einfache elektronische Signaturen sind zum Beispiel E-Mail-Signaturen in Form textlicher oder bildlicher Absenderangaben. Hier wird eine Identität nur behauptet. Die Richtigkeit dieser Angabe ist nicht prüfbar. Eine solche Signatur ist bestenfalls ein Augenscheinsbeweis, hat daher im Zweifel(...)

Umfasst alle Arten elektronischer Signaturen inkl. einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen. Davon abweichend Digitale Signatur.

Mit „Enterprise Search“ („Unternehmensweite Suche“) werden Lösungen bezeichnet, die eine Vielzahl von Datenquellen des Unternehmens mittels einer einheitlichen Suchoberfläche zugänglich machen. Hierfür bieten Enterprise Search Produkte in der Regel Konnektoren für unterschiedliche Datenbanken,(...)

Beim Ersetzenden Scannen wird das Papieroriginal nach dem Digitalisieren vernichtet (in der Regel erst nach einer bestimmten Zeit).

Vom lat. fac simile (mache ähnlich). Originalgetreue Nachbildung von Vorlagen, entweder auf fotografischem Wege oder, wie heute am weitesten verbreitet, durch elektronische Abtaster in Faxgeräten und Scannern.

Anzahl der Bits, mit der ein Pixel dargestellt werden kann. Steht nur 1 Bit zur Verfügung, lassen sich nur 2 hoch 1 = zwei Werte darstellen (schwarz oder weiß), bei 8 Bit stehen 2 hoch 8 = 256 Abstufungen (Graustufen oder Farbe) zur Verfügung, bei 2 hoch 16 sind es 65.536 Farben (HighColor),(...)

Mit Fax Gruppe 3 und 4 werden häufig die Kompressionsalgorithmen bezeichnet, die bei der Reduktion der Datenmengen von schwarz-weißen (bitonalen) Faksimile-Dokumenten verwendet werden. Auf einem schwarz-weißen Dokument lassen sich innerhalb der Scanzeilen die aufeinanderfolgenden schwarzen(...)

Bezeichnung für Daten und Dokumente, die einmal gespeichert und anschließend nicht mehr verändert werden, z.B. elektronische Abbilder von Geschäftsdokumenten, die aufgrund von gesetzlichen Vorgaben für die Dauer einer bestimmten Aufbewahrungsfrist unveränderbar archiviert werden müssen.

Bezeichnung für eine Schrift bzw. deren Beschreibung/Definition im Rechner. Zur Angabe eines Fonts gehören Schriftart, Schriftschnitt und unter Umständen auch die Schriftgröße, also z.B.: "Times Roman, 12 Punkt." Für ein DMS sind Fonts dann wichtig, wenn sie zur Reproduktion notwendig sind.(...)

Fortgeschrittene elektronische Signaturen ermöglichen es dem Empfänger eines signierten Dokuments, die Identität des Urhebers und die Integrität der Information zu prüfen. Fortgeschrittene elektronische Signaturen können dem Inhaber des zugeordneten privaten Schlüssels eindeutig zugeordnet(...)

Eine Form der Suche, die nicht auf bestimmte Felder eines Datensatzes, sondern auf alle Felder des Datensatzes gleichzeitig angewendet wird. Der Suchende muss daher nicht wissen, in welchem Datenfeld eines Datensatzes der gesuchte Ordnungsbegriff gespeichert wurde.

Engl.: schwammig oder ungenau. Bezeichnung für eine Art "fehlertolerante" Suche in Volltextdatenbanken, bei der Suchbegriffe und in Dokumenten enthaltene Wörter nicht buchstabengenau, sondern auch mit gewissen Abweichungen toleriert werden. Beispiele sind fehlende Buchstaben oder verdrehte(...)

1 Gigabyte = 1.073.741.824 Bytes (1 GB = 1024 MB à 1024 KB à 1024 Bytes)

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Verwaltungsanweisung, die mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 17. Juli 2001 (es gab auch eine Vorläuferversion vom Oktober 2000) an die obersten Finanzbehörden der Länder verteilt wurden. Sie definieren die Regeln(...)

Graphic Interchange Format. Ursprünglich von Unisys entwickelt, später von CompuServe eingeführtes Format für komprimierte Rasterbilder. Max. 256 Farben, 2 Versionen: GIF87a und GIF89a. Letzteres unterstützt "Transparenz", d.h. statt eines weißen Pixels ist die Stelle "durchsichtig" (erlaubt(...)

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind sowohl geschriebene als auch ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung in Unternehmen. Sie ergeben sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden.

"Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Veröffentlicht in aktualisierter Fassung am 28. November 2019 (GZ IV A 4 - S 0316/19/10003 :001, Dok: 2019/0962810). Die GoBD ersetzten seit 2014(...)

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz. Sollten ursprünglich "Nachfolger" der GoBS werden. Das BMF hat sich jedoch entschieden, stattdessen die GOBS und die GDPdU durch ein anderes Dokument eines anderen Autorenteams zu ersetzen. Diese GoBD erschienen am 14. November 2014(...)

Grundsätze ordnungsmäßiger IT-gestützter Buchführungssysteme. Die GoBS wurden von der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung erarbeitet und mit einem BMF-Begleitschreiben am 7. November 1995 veröffentlicht (IV A 8 - S 0316 - 52/95- BStBl 1995 I S. 738). Die Referenzierung GoBS(...)

Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung. Vorläufer der GoBS von 1995

Die Anzahl der unterscheidbaren Graustufen bei Schwarz-Weiß-Bildern. Die maximale Anzahl Graustufen wird bestimmt durch die Bit-Tiefe. Ein 8-Bit-Graustufenbild kann maximal 2 hoch 8 = 256 Graustufen enthalten.

Vorlagen bzw. Abbildungen, die neben reinem Schwarz und Weiß auch Grautöne oder neben den reinen Grundfarben auch Farbabstufungen enthalten.

Ein Hashwert ist ein eindeutiger Zahlenwert, der durch einen mathematischen Algorithmus aus dem Inhalt einer Information gebildet wird. Somit ist die Integrität einer Information überprüfbar, da die erneute Bildung des Hashwerts bei einem kollisionsresistenten Hashverfahren den gleichen(...)

HD Photo ist ein von Microsoft 2007 mit dem damaligen Windows XP Nachfolger Vista vorgestelltes Bildformat, das eine höhere Kompression als JPEG aufweisen soll. Im Juni 2009 wurde JPEG XR (extended Range), welches auf der HD Photo Spezifikation basiert, als ISO Standard 29199(...)

Im DMS-Umfeld wird der Begriff "Header" häufig im Zusammenhang mit Dateiformaten wie z.B. TIFF gebraucht, die eine beschreibende und eine Inhaltskomponente haben. Zum Beispiel sind im TIFF-Header beschreibende Merkmale zum Inhalt untergebracht wie Auflösung, Farbformat und andere.

Handelsgesetzbuch. Aufbewahrungsrelevante Vorschriften finden sich vor allem im Dritten Buch (Handelsbücher), erster Abschnitt (Vorschriften für alle Kaufleute) in den §§ 239 und 257. Die Aufbewahrungsvorschriften in HBG waren bis 1.1.2002 weitgehend identisch mit den Vorschriften der(...)

Vorläufer des ISO 9660 Standards für CD-ROM. Die High Sierra Gruppe hatte die Standards vorbereitet und an die ISO als Vorschlag weitergeleitet. Der Name leitet sich aus dem Ortsnamen ab, in dem die Gruppe die erste konstituierende Sitzung hatte.

Hierarchical Storage Manager (oder ...Management). Software zur Erweiterung der Speicherhierarchie eines Betriebssystems, z.B. zum Anschluss von Jukeboxen an Serversysteme. HSM-Software dient hauptsächlich der für den Benutzer möglichst nicht spürbaren Ausbalancierung zwischen schnellen und(...)

Hypertext Markup Language: Seitenbeschreibungssprache für Web-Seiten. Eine HTML-Seite ist eine relativ primitiv strukturierte Seite (zumindest im Vergleich zu den Möglichkeiten heutiger Textverarbeitungssysteme) mit der komfortablen Möglichkeit, auf andere Seiten im Internet per Hyperlink zu(...)

Kompressionsverfahren für Binärdaten, 1952 entwickelt von David A. Huffman. Huffman Code-Kompression wird in einer Vielzahl von Dateiformaten angewendet, so z.B. bei JPG, MP3, PKZIP und anderen.

Unter Hybridakte wird eine Lösung verstanden, bei der parallel neben der elektronischen Akte noch ganz oder teilweise Bestände der Papierakte geführt werden. Dies kann rechtliche, betriebswirtschaftliche oder praktische Gründe haben. Beispiel für rechtliche Gründe: Urkunden sind nur im(...)

Ein Hyperlink ist eine Verknüpfung in einem Dokument (z.B. einer Webseite), die auf eine andere Textstelle, ein anderes Dokument oder eine andere Ressource verzweigt.

Intelligent Character Recognition bzw. Image Character Recognition. Siehe hierzu OCR. Allgemeiner Oberbegriff für Methoden zur Erkennung oder Klassifizierung von Dokumenteninhalten ergänzend zur reinen ­ OCR. Neben der reinen Zeichenerkennung werden weitere Referenzinformationen, ggf. Feld-(...)

Veraltet: Integriertes Dokumenten Management System. Nur noch selten gebräuchliche Bezeichnung für Systeme, die mehrere funktionale Komponenten wie z.B. Archivierung, EDM, COLD etc. in einem homogenen Konzept integrieren. Der Begriff wird heute kaum noch verwendet, taucht aber gelegentlich in(...)

Internet Engineering Task Force. Offene, internationale Gemeinschaft von Herstellern und Anwendern, die an der Entwicklung des Internets arbeiten. Im Zusammenhang mit DMS/ECM sind die IETF-Standards wie zum Beispiel WebDAV relevant.

Information Life Cycle Management: Begriff, der über den engeren Dokumenten- oder Content-Begriff hinausgehen soll. Bei ILM geht es um die Steuerung und Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von unternehmenskritischen Informationen: von der Entstehung, über die statische oder dynamische,(...)

Aus dem angelsächsischen Sprachraum kommende Bezeichnung für ein farbiges oder - typischerweise - schwarz-weißes Raster-Image als Abbild (Image) des Originaldokumentes. Dementsprechend steht "Document Image" in der Regel für ein gescanntes Dokumentabbild.

Im Unterschied zum Begriff "Index" in der Datenbanktechnologie, ist hier ein Merkmal eines Dokuments gemeint. Synonym zu "Attribut" oder "Schlüssel". Indices eines Dokuments können sein: die Dokumenten-ID, das Erfassungsdatum, das absolute oder relative Löschdatum etc. oder - in einer(...)

Image Object Content Architecture. IBM-Spezifikation für Rasterformate beliebiger Farbtiefe. IOCA-Objekte können Teil eines IBM MO:DCA-Dokumentes sein.

Metadatenstandard für Bilddateien, spezifiziert vom International Press Telecommunications Council in Zusammenarbeit mit der Newspaper Association of America. Der IPTC-Standard legt eine Reihe von Feldern fest wie z.B. Copyright-Hinweise, Bildunterschriften etc., die dann von(...)

Image and Scanner Interface Specification, entwickelt von der Firma Pixel Translations (gehört jetzt zu EMC/Captiva). Weit verbreitete Schnittstelle zwischen Scanner-Hardware und Anwendungssoftware. Wird von vielen DMS-Herstellern als Basis für eigene Erfassungssoftware genutzt.

Verzeichnisstandard für das CD-ROM-Format. Erlaubt den plattformunabhängigen Austausch von Dateien auf Basis der CD-ROM. Standardisiert sind aber nicht die auf einer CD-ROM abgelegten Dateiformate, sondern nur die Struktur des Dateisystems.

Die Norm ISO 15489 (Information and Documentation - Records Management) regelt die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei Unternehmen und öffentlichen Organisationen für den internen und externen Gebrauch entstehen. Sie bezieht sich auf alle Informationen eines Unternehmens,(...)

siehe PDF/A

ISO-Images sind Kopien von Speichern, die mit einem ISO-Dateisystem beschrieben wurden, also beispielsweise ISO 9660 für CD-Oberflächen. Backup- und andere Kopierwerkzeuge erzeugen ISO-Images, um diese Binärdateien auf Speichern abzulegen, die selbst nicht nach diesem ISO-Filesystem(...)

International Telecommunications Union. In Genf ansässige UN-Behörde. Wurde bereits 1865 in Paris von 20 Ländern als International Telegraph Union gegründet. Verschiedene Arbeitsgruppen regeln Belange der Telekommunikation, so die ­CCITT. Seit Anfang der 90er-Jahre werden die ehemaligen(...)

Joint Bi-Level Image Group. Verfahren zur verlustfreien Kompression von schwarz-weißen Images. Ursprünglich von IBM in den 80er-Jahren entwickelt, ca. 40-60% effizienter als der ältere, aber weiter verbreitete Kompressionsalgorithmus der ­CCITT.

Just a Bunch of Disks, eine Einheit aus mehreren Magnetplatten, welche jedoch keine RAID-Funktionalität bieten.

In vielen E-Mail-Systemen kann man den E-Mail-Verkehr aufzeichnen und als Kopie in separate Postfächer stellen (= Journalfunktion). Von dort können andere Systeme diese journalisierten E-Mails abgreifen und zum Beispiel in ein Archivrepository übernehmen. Die E-Mail-Systeme unterscheiden sich(...)

1991 veröffentlichtes Format der Joint Photographic Experts Group zur Kompression von Farbbildern. Diese Expertengruppe setzte sich zusammen aus Mitgliedern verschiedener Standardisierungsorganisationen (ISO, IEC, ITU). Der offizielle Titel der veröffentlichten JPEG-Spezifikation lautet daher(...)

Imageformat der Joint Photographic Experts Group, Fertigstellung der Spezifikation erfolgte im Jahr 2000. JPEG 2000 verwendet Wavelet-Kompressionsalgorithmen statt der bisher verwendeten DCT-Algorithmen (Discrete Cosine Transformation). Wavelet-Kompression erlaubt sowohl verlustfreie als auch(...)

XR steht für Extended Range. Eine ursprünglich von Microsoft entwickelte Spezifikation für Bitmap-Formate, die später gemeinsam mit der Joint Photographic Experts Group der ITU und der ISO als Standardvorschlag vorgelegt wurde. Verabschiedung als ITU-T-Empfehlung T.832 im März 2009 und als(...)

JPM ist die Dateierweiterung für ein Dokumentformat gemäß der ISO Norm 15444-6 (JPEG 2000/Part 6). Dieses Dokumentenformat ist ein so genanntes Multi-Layer-Format (siehe auch MRC), in dem verschiedene Ebenen mit unterschiedlichen Kompressionsverfahren erlaubt sind. Daher auch die Abkürzung(...)

Der Portlet-Standard JSR 168 standardisiert die Aggregation mehrerer Inhalte in einer Portalseite. Damit können Portlets entwickelt werden, die unabhängig vom verwendeten Portal sind. Dies bietet den Kunden die Möglichkeit, Anwendungen zu schreiben, ohne sich an einen Anbieter binden zu(...)

Der Java Specification Request (JSR) 170: Content Repository for Java Technology API (JCR), definiert eine einheitliche Programmierschnittstelle auf Basis der Java Plattform, um über eine einheitliche Schnittstelle unterschiedliche, JCR-konforme, Content Repositories anbinden zu können. JSR(...)

Nachfolger des Portlet-Standards JSR 168.

Nachfolger der Java-basierten Content-Schnittstelle JSR 170. Unsere Meinung: Beide Java Content Repository Spezifikationen (JSR 170 und JSR 283) haben sich bisher wenig verbreitet. Eine Alternative für Anwender mit der Notwendigkeit auf unterschiedliche Repositories aus einer einheitlichen(...)

Häufige Bezeichnung für Robotik-Systeme für Wechselmedien wie optische Platten, Bänder etc.

Zuordnung eines Dokumentes zu einem bestimmten Themenbereich. Ein Beispiel für eine umfassende Systematik zur Kategorisierung sind die Sachgruppen der Deutschen Nationalbibliothek, die Klassifikation der Library of Congress u.a. Wie beim Schlagwortkatalog wird ein geschlossenes Vokabular(...)

Kilobytes = 1.024 Bytes

Knowledge Management (System) Verfahren und Systeme, um das Know-how im Unternehmen für mehr Mitarbeiter zugreifbar zu machen. KM umfasst Segmente wie e-Learning, Collaboration, Dokumenten Management/Dokumentenarchivierung, Report Mining, Internet-Portale, Data Warehouse und andere(...)

siehe KM, KMS

Allgemeine Bezeichnung für eine Vielzahl von Technologien zur Reduzierung der Anzahl Bits, die Information darstellen, in einem Übertragungs- oder Speicherobjekt. Bei der De-Kompression wird der Originalzustand wieder hergestellt, sofern der Kompressionsalgorithmus verlustfrei arbeitet.

Verlustbehaftete Kompression. Bezeichnet im DMS-Umfeld Kompressionsverfahren, die beim Komprimieren von Bilddaten Details zu Gunsten der Dateigröße reduzieren. Typisches Beispiel sind JPEG-Fotos, in denen ursprüngliche Details im Originalbild durch einstellbare Kompression verloren gehen.

Logical Unit Number. Eine eindeutige Adresse einer Speichereinheit wie zum Beispiel Platte oder Partition, typischerweise im Kontext eines SAN.

Kompressionsverfahren für Daten und Images, benannt nach Abraham Lempel, Jacob Ziv und Terry A. Welch. LZW wird verwendet in ARC, GIF, ZIP und LHARC. Basiert auf dem Lempel-Ziv Algorithmus, bei Unisys 1984 erweitert. LZW-Kompression ist grundsätzlich verlustfrei. Unisys wurde 1985 das Patent(...)

Megabyte= 1.048.576 Bytes (1 MB = 1024 Kilobytes á 1024 Bytes).

MD5 (Message Digest Algorithm 5) ist eine weit verbreitete kryptographische Hashfunktion, die einen 128-Bit-Hashwert erzeugt. MD5 wird aufgrund der nachgewiesenen Möglichkeit von Angriffen im Erzeugungsprozess als nicht mehr absolut sicher eingestuft. Ein bestehendes, mit MD5 erzeugtes,(...)

Metadaten sind Informationen, die andere gespeicherte Informationen beschreiben. In einem ECM/DMS wird ein Dokument z.B. durch Metadaten wie Dokumententyp, Eingangsdatum, Vertragsnummer etc. beschrieben.

Magnetic Ink Character Recognition. Die Druckfarbe enthält Eisenoxid, so dass spezielle Lesegeräte die Schriftzeichen magnetisch erkennen können. MICR ist in Europa wenig verbreitet.

Bezeichnet den gesamten Bereich der Bildverarbeitung mit den verschiedenen Mikrofilm-Technologien. Hierzu gehören die Ausgabe, die Handhabung und Lagerung, die maschinelle Suche, die Darstellung, Ausgabe und das Kopieren von Mikrofilmdaten. Auch das Einscannen von Image-Vorlagen, vom Mikrofilm(...)

Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) ist ein Kodierstandard, der die Struktur und den Aufbau von E-Mails und anderer Internetnachrichten festlegt. Es sind mehrere Kodierungsmethoden spezifiziert, die die Übertragung von Nicht-ASCII-Zeichen in Texten sowie von Nicht-Text-Dokumenten wie(...)

Veraltet, heute nicht mehr relevant: Magneto-Optik. Hybridtechnologie, die eine hohe Aufzeichnungsdichte und die Auswechselbarkeit laser-optischer Speicher mit der Wiederbeschreibbarkeit magnetischer Medien kombiniert. Während sich im Consumer-Bereich aus Preis-/Kostengründen Phase-Change(...)

Mixed Object: Document Content Architecture. IBM-Spezifikation für Verbunddokumente. MO:DCA-Dokumente können aus unterschiedlichen Objekttypen bestehen, wie z.B. Rastergrafik und Images, Texte, Vektorgrafiken, Barcodes. MO:DCA-Dokumente können "externe" Formate, wie z.B. ­TIFF beinhalten.

Mixed Object: Document Content Architecture for Presentation MO:DCA-Version, die bereits voll formatiert alle zur Reproduktion notwendigen Informationen enthält wie Text, Daten, Grafik inkl. Angaben, welche Fonts und Positionierungsangaben für die Seitenbestandteile. MO:DCA-P ist(...)

Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq ist ein modellhafter Anforderungskatalog für ein elektronisches Records Management System, erarbeitet im Auftrag der Europäischen Kommission. Die Version 2 wurde nach heftiger Kritik überarbeitet, und im Jahre 2011 als Moreq(...)

MP3 ist ein Format für komprimierte Audiodateien. Im Vergleich zu einer unkomprimierten Audio-Datei, wie man sie auf einer normalen Audio-CD findet, benötigt eine MP3-Datei nur einen Bruchteil des Speicherplatzes (grob gerundet: ein Zehntel bei mittlerer Qualität, ist aber im Detail abhängig(...)

Moving Pictures Expert Group. Bezeichnung für einen Standard zur Kompression von Audio und Video. Es existieren verschiedene MPEG-Verfahren mit unterschiedlichen Kompressionsstufen: MPEG1, MPEG2, früher gab es auch MPEG3 (jetzt Teil von MPEG2) und MPEG4. Teil der Videoströme sind auch die(...)

Mixed Raster Content. Der Begriff Raster steht für Bitmap-Objekte, die beispielsweise als TIFF- oder JPEG-Objekt beim Scannen (oder digitalen Fotografieren ) entstehen. Normalerweise ist einer solchen Datei EINE Informationsart zugewiesen. Wenn das Bild sowohl Grafik als auch Text enthält(...)

Im Unterschied zu Single-Page-TIFF werden mehrseitige Dokumente in einer einzigen TIFF-Datei unterbracht.

Im Unterschied zu CDs der allerersten Generation, die nur komplett und auf einmal beschrieben werden konnten, erlauben Multi-Session CDs das Füllen der CD in mehreren (theoretisch maximal 99) Schreib-Sessions. Jede Session verbraucht ca. 10-14 MB Speicherplatz für Verwaltungsinformationen.

Network Attached Storage. Spezialisierte Fileserver, die direkt am Netzwerk angeschlossen und nutzbar sind. Statt eines kompletten Fileserver-Betriebssystems verfügen diese Systeme in der Regel nur über einen Mikrokernel für die Basisfunktionen. NAS bearbeiten nur I/O-Requests auf Basis der(...)

Non-Coded Information. Dokumente, deren Informationen nur als Bitmap bzw. Rasterbild vorliegen. Beispiele für NCI sind gescannte Textseiten, die zwar immer noch lesbar sind (die Information also immer noch da ist), die Zeichenkodierung aber durch das Scannen verloren geht. Stattdessen hat man(...)

Typischerweise Speichersysteme wie z. B. Magnetband- oder Robotiksysteme für Bänder und optische Platten, bei denen der Zugriff auf die Information nicht sofort, sondern erst nach Abarbeitung mechanischer Bewegungszeiten etc. im Bereich von 10 - 60 Sekunden erfolgt.

Engl. für nicht-verlustbehaftet. "Non-Lossy Compression" bezeichnet im DMS-Umfeld Kompressionsverfahren, die beim Komprimieren von Bilddaten alle Dateiinformationen nach dem Scannen noch behalten. Zwar geht beim Scannen selbst natürlich Information verloren - ein mit 200 dpi gescanntes(...)

Reference Model for an Open Archival Information System. Von der ISO im Jahre 2003 als ISO-Standard 14721 verabschiedetes Referenzmodell, welches die Funktionsschnittstellen eines modular aufgebauten Archiv-Repositories beschreibt. In 2012 durch ISO 14721:2012 aktualisiert.

Open Common Annotation Language. Initiative von Adobe, dem Eigentümer der TIFF-Spezifikationen, zur Standardisierung von Annotationen in den 90er-Jahren. OCALA wurde jedoch nie realisiert. Annotationen sind nicht und werden wohl auch nie Bestandteil der TIFF-Spezifkationen werden und sind(...)

Optical Character Recognition. Ursprünglich Name für Verfahren zur Erkennung genormter Schriften wie OCR-A (nur Großbuchstaben) und OCR-B (Groß- und Kleinbuchstaben) über optische Leseeinheiten. Heute steht der Begriff allgemeiner für die Erkennung von maschinell oder auch handschriftlich(...)

Online Certificate Status Protocol. Protokoll zur automatisierten Statusabfrage von Zertifikaten beim Zertifikatsdiensteanbieter.

Open Document Format for Office Applications. Standardisiertes XML-Dateiformat für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationswerkzeuge auf Basis von OpenOffice.org. Nach der Standardisierung durch die ECMA als ISO/IEC Standard DIN 26300 vorgeschlagen. Wird bereits von einer Reihe(...)

Open Document Management API. High Level-Schnittstelle zur Integration von Client-Anwendungen (z.B. Word) mit DMS. Die Bedeutung von ODMA hat aus verschiedenen Gründen stark abgenommen, u.a. wegen der mangelnden Internet-Fähigkeit (funktioniert nicht über HTTP) und der eingeschränkten(...)

Optical Mark Reading. Technologie zum Erkennen von Markierungen wie Kreuze, Kringel usw. in gescannten Dokumenten und Bestandteil gängiger OCR/ICR-Engines. Typischer Einsatz erfolgt bei der automatisierten Erfassung von Fragebögen oder ausgefüllten Formularen.

Output Management ist die Verwaltung und Steuerung aller Prozesse und Geräte, die notwendig sind, um in einem Unternehmen Dokumente jeder Art für einen Empfänger zu erzeugen und so weiter zu verarbeiten, dass sie mit möglichst geringen Kosten in der gewünschten Form (Brief, Fax, E-Mail oder(...)

Office Open XML. Entwickelt von Microsoft als XML-Dateiformat für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationswerkzeuge. Standard-Format seit MS Office 2007 für Word, Excel und PowerPoint. Als ECMA-Standard 376 in 2006 verabschiedet, 2 Jahre später als ISO Standard ISO/IEC(...)

Veraltet: Speicherplatten, die mittels Laseroptik beschrieben und gelesen werden können. Es gab unterschiedliche Technologien und Produktlinien optischer Speicher: auf CD oder BluRay-Technologie basierende Daten- oder Multimedia-Medien. Von diesen gibt es sowohl einmal beschreibbare als auch(...)

Spezifikation für einmal beschreibbare CDs.

Der Begriff der ordnungsgemäßen Aufbewahrung findet sich sehr häufig im kaufmännischen Aufbewahrungsrecht (HGB, AO). Er gilt aber inhaltlich ebenso in anderen Bereichen, in denen Unterlagen so aufzubewahren sind, dass sie über eine bestimmte oder unbestimmte Zeit noch inhaltlich oder bildlich(...)

Optical Storage Technology Association (OSTA) 1992 gegründet als internationale Industrievereinigung zur Förderung der Anwendung optischer Speichertechnologien zur Datenspeicherung. Hat UDF entwickelt.

Output Text Format. Bezeichnung für ein SAP-proprietäres Format für ausgehende Dokumente, die aus SAP Script/Smartforms generiert und auch archiviert werden können. Ab R/3 Release 4.0B werden ausgehende Dokumente für die Archivierung nur noch im PDF-Format erzeugt, bei der Anzeige sind aber(...)

Im DMS-Umfeld wird mit Overlay typischerweise eine Methode bezeichnet, mit der eine Abbildung, die häufig unverändert vorkommt (z.B. ein Rechnungsformular) und individuelle Daten (z.B. die individuellen Werte der Rechnungsempfänger) beim Retrieval auf Bildschirm oder Drucker übereinander(...)

Portable Document Format, entwickelt von Adobe und 1993 vorgestellt. PDF basiert auf Postscript und erlaubt die plattformunabhängige Erstellung und Verteilung von Dokumenten, gerade auch bei grafisch anspruchsvollen Inhalten. PDF ist ein Containerformat, es kann sowohl CI- (zum Beispiel Texte)(...)

Kurzbezeichnung für die ISO-Norm 19005-1 "ISO 19005-1, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)". PDF/A wurde als Dokumentenformat für die Langzeitarchivierung konzipiert. Teil 1 der ISO-Norm basiert auf PDF-Version 1.4(...)

Portable Data File. Ein 2D-Barcode, ausgelegt auf größere Textmengen (bis zu 1850 Zeichen).

Production (Product) Data Management Systeme dienen hauptsächlich der Verwaltung von Metainformationen zu Dokumenten und Zeichnungen bzw. den Produktdaten (z.B. den Stücklisten), die auch auf einem Hintergrundsystem liegen können. So können die metrischen Informationen einer CAD-Zeichnung zu(...)

Peppol („Pan-European Public Procurement OnLine“) ist ein Projekt der Non-Profit Organisation OpenPeppol (Sitz in Brüssel) zur Standardisierung öffentlicher und ggf. auch länderübergreifender Beschaffungsprozesse. Mit Hilfe der international verfügbaren Infrastruktur des Peppol-Netzwerks(...)

PerfectPage ist eine Bildverbesserungssoftware der Firma Kodak, mit der die Images von gescannten Dokumenten automatisch verbessert werden können. Zu den enthaltenen Funktionen gehören das Geraderichten (De-Skewing) und die Randentfernung (Black Border Removal) sowie die Optimierung des(...)

Der Begriff Phasenwechsel- oder Phase-Change-Technologie bezeichnet die optische Speicherung veränderbarer Daten auf Speichermedien. Das Prinzip der Phase-Change-Technologie beruht darauf, dass ein relativ energiereicher Laserstrahl amorphe Zonen auf der Oberfläche erzeugt, die das Licht des(...)

Wenn eine Datenbank die phonetische Suche erlaubt, werden z.B. bei der Suche nach "Meier" auch Einträge wie "Meyer" oder "Mayer" gefunden. Die Urversion der phonetischen Suche ist Soundex, ein Algorithmus, der bereits in den 30er-Jahren entwickelt wurde.

Die Phrasensuche findet Wortfolgen wie "Dokumenten Management System", aber nicht Dokumente, die nur das Wort "Management" in sich tragen.

Kunstwort für "Picture Element". Ein Pixel ist ein einzelner Punkt eines gescannten Bildes oder eines anderen Rasterbildes. Ein Pixel kann mit einem Bit codiert werden (schwarz oder weiß) oder mehr als 1 Bit, z.B. 8 Bit für 256 Farben.

Gibt die Informationsmenge in Bits pro ­Pixel (Bildpunkt) an.

Siehe Public Key Infrastructure

Product Life Cycle Management. PLM ist eine Unternehmensstrategie für die bereichs-, standort- und firmenübergreifende Unterstützung von produktbezogenen Prozessen für: Produktplanung und -entwicklung, Produktpflege, Beschaffung, Produktion, Verkauf, Produktwartung sowie Produktstilllegung und(...)

Portable Network Graphics. Rastergrafikformat mit verlustfreier Kompression, das im Unterschied zu GIF mit 16 Millionen Farben (GIF ist auf 256 Farben beschränkt) arbeiten kann.

Portlets sind Komponenten einer Portalwebsite, die im Browser-Client die Oberfläche für Portalfunktionen zur Verfügung stellen, welche auf dem Portal-Server ausgeführt werden. Typische Beispiele sind Portlets für E-Mail, Diskussionsforen, Wetterabfrage etc.

Postscript ist eine von der Firma Adobe entwickelte und 1985 vorgestellte Seitenbeschreibungssprache, die es erlaubt, den Inhalt einer kompletten Seite mit komplexem Text und Grafikinhalt zu beschreiben und diese Beschreibung an einen Drucker oder ein anderes postscriptfähiges(...)

pages per minute - Seiten pro Minute (Leistungsangabe bei Scannern und Druckern)

Das präventive Holen von Speicherobjekten (z.B. Altakten) aus einem langsameren Speicher (z.B. Jukebox für Band oder optische Platte) auf ein schnelleres Medium (z.B. Magnetplatte), um die Zugriffszeiten im Bearbeitungsfall zu verkürzen.

Presentation Text Object Content Architecture. IBM-Spezifikation zur Beschreibung von Textobjekten mit unterschiedlichen Fonts (Schriftsätzen), Farben und anderen Merkmalen. PTOCA-Objekte können Teil eines IBM MO:DCA-Dokumentes sein.

siehe Schlüssel, öffentlicher

Der Begriff Public Key Infrastructure bezeichnet ein System zur Erstellung, Verwaltung, Verteilung und Prüfung von digitalen Zertifikaten. Bestandteil eines solchen Systems sind verschiedene Stellen, die Anträge auf Zertifikate prüfen und genehmigen, die Zertifikate ausstellen, die Dienste zur(...)

Asymmetrische Verschlüsselung

Qualifizierte elektronische Signaturen sind fortgeschrittene elektronische Signaturen, die auf einem zum Zeitpunkt der Signaturerstellung gültigen Zertifikat beruhen und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wurden. Die Zertifikate werden von Zertifizierungsstellen zur(...)

RAID steht für "Redundant Array of Inexpensive Disks" (manchmal auch "independent"). Technologie, bei der mehrere Magnetplatten zu einem logischen Speichersystem verbunden sind, um eine höhere Sicherheit oder Performance zu gewährleisten. Man unterscheidet je nach Grad der Speicherredundanz(...)

Bildliche Darstellung, bestehend aus einer Menge an schwarzen oder farbigen Bildpunkten (Pixel). Eine TIFF-Datei ist eine Rasterdarstellung, ebenso JPEG und GIF. Gegensatz zu Rasterimage ist Vektorgrafik.

Ein Record (Aufzeichnung) im Kontext von Records Management Systemen ist eine Information, die - unabhängig vom Medium - eine geschäftliche Transaktion beschreibt. Eine solche Aufzeichnung könnte ein Buchungssatz in einer Finanzbuchhaltung oder ein analoges oder digitales Dokument sein.

In der IT wird der Begriff Record - abweichend vom Verständnis in der Archiv- und DMS-Branche - für einen Datensatz in einer Datenbank verwendet.

Für den englischen Begriff Records Management (Record = Aufzeichnung) gibt es im DMS-Markt unterschiedliche Erläuterungen. Die wesentlichen sind: 1) Löschfristenverwaltung 2) Schutzfunktionen, häufig in Verbindung mit Löschfristenverwaltung 3) Aktenverständnis, das heißt, die Zusammenführung(...)

Begriff für das Anbringen von Anmerkungen (Rotstift) auf technischen Zeichnungen in einem Viewer. Gespeichert werden diese Daten in Layern; die Originaldatei bleibt unverändert.

Ausprägung: Ein Dokument kann in einer Ablage in mehreren Ausprägungen vorliegen (z.B. als Word-Dokument und zusätzlich als PDF- oder TIFF-Dokument oder als deutsche und englische Version).

Dokumenten- oder Objektbestand. Im Zusammenhang mit einem DMS bezeichnet man dasjenige Teilsystem als Repository, das für die Verwaltung der physischen Dokumentbestände verantwortlich ist.

Zeitdauer, innerhalb der eine Aufzeichnung (ein Dokument, ein Datensatz etc.) nicht gelöscht werden darf. DMS-/ECM- und Records Management Systeme verfügen über Funktionen, die die gespeicherten Objekte in dieser Zeit schützen. Regulatorische Anforderungen verlangen zunehmend eine(...)

Suchen und Reproduktion von Informationen, Dokumenten etc.

Der Begriff "Revisionssicherheit" ist gesetzlich nicht verankert und es existiert keine offizielle Zertifizierung für "revisionssichere" Archivsystemprodukte. Man bezeichnet solche Systeme und Verfahren als revisionssicher, die den Anforderungen der §§ 146, 147 AO, §§ 239, 257 HGB sowie der(...)

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Sicherstellung der Reproduktionsfähigkeit bildlich oder inhaltlich unveränderter Unterlagen über die Dauer der Aufbewahrungspflicht. WICHTIG dabei: Die Ordnungsmäßigkeit muss so dokumentiert sein, dass ein "sachverständiger Dritter" die Einhaltung der(...)

Ein von den Mathematikern R. Rivest, A. Shamir und L. Adleman entwickeltes asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren, das sich zum Chiffrieren vertraulicher Daten als Standard etabliert hat.

Rich Text Format. Von Microsoft entwickelte Dokumentenbeschreibungssprache, die auf unterschiedlichen Plattformen (Windows, Apple Mac etc.) unterstützt wird. Werden Dokumente direkt als RTF erzeugt, ist eine Konvertierung von bzw. zu proprietären Dokumentformaten nicht mehr notwendig. Anders(...)

Sehr einfaches Kompressionsverfahren welches für Schwarz-Weiß-Verfahren entwickelt wurde und beste Ergebnisse liefert, wenn das Originalbild möglichst lange Folgen gleichfarbiger "runs", also Pixel gleicher Farbe, enthält. Run Length eignet sich daher für Schwarz-Weiß-Bilder mit großen(...)

Secure MIME. Definition zur Absicherung von E-Mails durch Authentifizierung über Digitale Signaturen und Verschlüsselung.

Storage Area Network. Netzwerkarchitektur mit zentralen oder dezentralen Speichern, die über Kanalanschlüsse wie SSA, ESCON oder schnelle, remotefähige Glasfaser-SCSI-Verbindungen angebunden sind. In einem SAN können mehreren Servern hochverfügbare Speicherkapazitäten zur Verfügung gestellt(...)

Verfahren, bei denen die typischen gezackten Kurven und Kanten eines reinen (bitonalen) Schwarz-Weiß-Bitmaps per Software geglättet werden und dadurch die Lesbarkeit am Bildschirm oder auf dem Ausdruck erhöht wird. Die Display-Software fügt hierzu in Pixel-Lücken weitere Pixel nach einem(...)

Ein Scanner ist ein Gerät zur Digitalisierung von Papierunterlagen. Der Scanner liefert ein Rasterbild der eingescannten Informationen, d.h. das in einzelne Punkte (Pixel) aufgelöste Abbild der Vorlage. Im Markt werden Geräte ganz unterschiedlicher Kategorien und Preisklassen angeboten, die(...)

Mit einem öffentlichen Schlüssel (public key) kann eine beliebige Person Daten chiffrieren, die nur vom Inhaber des zugeordneten privaten Schlüssels dechiffriert werden können. Außerdem können digitale Signaturen und die Identität des Inhabers des privaten Schlüssels mit dem öffentlichen(...)

Der Inhaber eines privaten Schlüssels kann Daten dechiffrieren, die mit dem zugeordneten öffentlichen Schlüssel chiffriert wurden. Außerdem kann er digitale Signaturen erzeugen, die mit dem entsprechenden öffentlichen Schlüssel überprüft werden können.

Small Computer Systems Interface. SCSI war eine weit verbreitete Schnittstelle für Peripheriegeräte wie Magnetplatten, Scanner oder Jukeboxen. Wurde zunehmend von anderen Technologien wie Firewire oder USB 2.0 bzw. USB 3.0 (für Scanner) abgelöst.

Mit dem Begriff wird häufig die Möglichkeit verstanden, ein Subset aus einem DMS oder einem Archiv zu erzeugen und mit sämtlichen zur Recherche und Reproduktion notwendigen Daten und Metadaten auf ein Medium zu bringen, um diese ohne Zugriff auf das DMS/Archiv nutzen zu können.

Die Abkürzung steht eigentlich für "Standard Generalized Markup Language", beinhaltet als Wortspiel aber auch die Anfangsbuchstaben der Nachnamen der drei IBM-Mitarbeiter, die SGML Ende der 60er Jahre entwickelten: Charles Goldfarb, Edward Mosher und Raymond Lorie. SGML wurde 1986 als(...)

Vorläufer der DMA (Document Management Alliance), gegründet von Saros und IBM. Heute ohne Bedeutung.

„Single Instance Storage“ bezeichnet die Fähigkeit eines Systems, zu erkennen, dass bestimmte Speicherobjekte (Dateien oder Datenblöcke) mehrfach vorkommen. Diese Mehrfachinstanzen eines Speicherobjektes werden reduziert, indem ein solches Objekt nur einmal gespeichert wird und die anderen(...)

Bei einem Single-Page-TIFF-Dokument (zu TIFF siehe dort) werden die Seiten eines mehrseitigen Dokumentes als einzelne TIFF-Dateien gespeichert und über die DMS-Anwendung wieder in einem Dokumentzusammenhang (also Seitenstruktur mit Blättermöglichkeit etc.) gebracht. Hintergrund dieser(...)

Storage Networking Industry Association. Anbietervereinigung in der Speicherindustrie.

Der Begriff SOP kommt aus dem englischen "Standard Operating Procedure" und lässt sich mit "Standardvorgehensweise" übersetzen. SOPs sind Dokumente, die für kritische Anwendungsbereiche wie z.B. der Pharmaherstellung, klinische Studien, der Wartung von KKWs oder in der Luftfahrt (dort heißen(...)

Single Sign On. Ein System, bei dem man sich nur einmal anmeldet und damit Zugang zu mehreren Systemen und Anwendungen erhält. ECM-relevant, weil ECM-Lösungen in vielen Fällen nur eine von mehreren genutzten Anwendungen darstellen und daher fast immer die Notwendigkeit zur Vermeidung von(...)

Die Stammsuche berücksichtigt bei der Suche, wie Wörter gebildet werden und erkennt daher auch Wörter in verschiedenen Deklinations- und Konjugationsformen. Die Suche nach "Haus" findet auch "Häuser" etc.

Standard for the Exchange of Product Model Data. Ein Datenaustauschformat für CAD-Zeichnungen und Produktionsdaten. Es wurde zunächst als europäische Spezifikation entwickelt und liegt seit Ende 1994 als internationaler Standard vor.

Stopworte sind Worte, die keine relevante Bedeutung tragen wie beispielsweise: "in", "bis", "und", "zu", "auch", "wenn", "dann" etc. Sie werden daher bei der Indexierung einer Volltextdatenbank ignoriert.

Scalable Vector Graphics: SVG ist eine XML-Sprache, die im Gegensatz zu den meisten anderen XML-Abkömmlingen nicht die Struktur eines Dokumentes beschreibt, sondern dessen grafische Darstellung durch Text, Liniengrafik und Bilder.

Sehr performante Verschlüsselungsmethode, bei der zur Verschlüsselung und Entschlüsselung der Daten der gleiche geheime Schlüssel verwendet wird. Die Verwendung nur eines Schlüssels ist aber ein Nachteil des Verfahrens bei anonymer Teilnehmerschaft bzw. gelegentlicher Nutzung, da zum Austausch(...)

Synonyme sind Wörter mit gleicher Bedeutung. Beispielsweise ist "Schimmel" ein Synonym für "weißes Pferd".

Englisch: "stillschweigendes Wissen". Bezeichnet in der Knowledge Management-Diskussion solches Wissen, das an den (menschlichen) Wissensträger gebunden ist und sich durch seine mangelnde Konkretisierbarkeit dem "Export" in andere Formen entzieht. Beispiele sind Einfühlungsvermögen,(...)

1 Terabytes = 1.099.511.627.776 Bytes (1.024 GB à 1.024 MB à 1.024 KB à 1024 Bytes).

Dachverband der Industriekonsortien X/Open und Open Software Foundation (OSF).

Kleine Voransicht eines Dokuments bzw. dessen erster Seite. In vielen DMS-Projekten gewünschte Funktionalität. Erhebliche Unterschiede in der praktischen Umsetzung. Manche Systeme erzeugen eine Thumbnail-Ansicht zum Zeitpunkt der Ablage und legen diese Thumbnail in der Datenbank ab. Das ist(...)

Tagged Image File Format. Entwickelt von Aldus ab 1986 unter Beteiligung anderer Firmen (Microsoft, HP u.a.). 70 Tags (Merkmalskennzeichner) zur Beschreibung der Eigenschaften wie z.B. Kompressionsalgorithmus, Anzahl Bits per Pixel, Anzahl vertikale und horizontale Pixel. Seit TIFF Version 5.0(...)

Die korrekte Bezeichnung dieser Technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik ist TR 03138. Die Bezeichnung RESISCAN deutet als einfach merkbares Wort auf den Anspruch der TR hin, dass nämlich hiermit eine Leitlinie für "rechtssicheres" im Sinne von(...)

Die Transferfrist stammt u.E noch aus dem Papierzeitalter und ist mit der digitalen Aktenführung nicht mehr notwendig. Die z.d.A. geschriebenen Papierakten wurden häufig in „Kellerarchiven“ oder anderen Lagerorten im Rahmen der Transferfrist vorgehalten – nur raus aus den Büros mit den(...)

Mit Trunkierung (engl. trunk = Baumstamm) kann man nach allen Wörtern suchen, von denen man nur einen Teil der Zeichenfolge hat. Fehlende Wortteile werden durch Platzhalter ersetzt. Die Suche nach "?halt?" würde also die Worte "Platzhalter" oder "Schalter" finden.

TWAIN ist die Bezeichnung für eine generische, nicht scannerhardwarespezifische Scanner-Treibersoftware. Initiiert wurde TWAIN von der gleichnamigen Non-Profit-Organisation, bestehend aus mehreren Herstellern wie z.B. Bell&Howell, Canon, Eastman Kodak, Fujitsu, Hewlett-Packard, Kofax, Ricoh(...)

Das Universal Disk Format (UDF) ist ein von der Optical Storage Technology Association (OSTA) entwickeltes und spezifiziertes, vor allem bei DVDs verwendetes, plattformunabhängiges Dateisystem.

Ultra Density Optical. Entwicklung von Plasmon und Hewlett-Packard als Ablösung der alten MO-Disks, die sich technologisch nicht mehr weiter entwickeln ließen. Eine 2-seitige 5,25-Zoll Cartridge speicherte in der ersten Generation ca. 30 GB, die nächste Generation speichert ca. 60 GB und(...)

Eine Kodierung für Texte bzw. Textzeichen wie ASCII oder EBCDIC, wobei jedoch pro Zeichen ein 16-Bit-Code verwendet wird. Unicode erlaubt alle Zeichen der amerikanischen und europäischen Länder im Code unterzubringen. Unicode ist vor allem bei international operierenden Anwendern eine wichtige(...)

Im Unterschied zu Rastergrafik werden Vektorgrafiken durch mathematische Formeln für Geraden, Kurven, Schrägen etc. definiert. Vektorgrafiken haben den Vorteil, dass sie ohne Qualitätsverluste skaliert werden können.

Ein logisch zusammengehörender Verband unterschiedlicher Dokumentformate (Text, Image, Vektorgrafik). Im englischen Sprachraum als Compound-Document bekannt.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBS dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung und der GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation(...)

Verwaltung der im Laufe des Lebenszyklus eines Dokumentes entstehenden Versionen. Kann sich auch auf Programme oder Quellcode beziehen. Manche Systeme unterscheiden Minor- und Major-Versionen (Neben- und Hauptversionen) und können mit diesen Versionskategorien Attribute, Rechte und/oder(...)

Bezeichnung für die Konvertierung einer codierten Dokumentdatei (z.B. Word) in das TIF-Format, typischerweise in Schwarz-Weiß (wegen der hier verfügbaren Kompressionsverfahren für bitonale Bitmaps). Der Grund für die Vertiffung ist häufig, dass auch Benutzer, die nicht über den jeweiligen(...)

Eine Volltextdatenbank dient hauptsächlich der Indexierung der Dokumentinhalte und nicht nur ihrer Metadaten. Somit sind auch Inhaltssuchen möglich. Fast alle ECM-/DMS-Lösungen erlauben neben der strukturierten Indexierung (in relationalen oder anderen Datenbanken zur Verwaltung der Metadaten)(...)

Virtual ReScan (VRS) ist eine Bildverbesserungssoftware der Firma Kofax, mit der gescannte Dokumentenimages automatisch überarbeitet werden, um die Bildqualität zu erhöhen. Zu den Funktionen gehören u.a. das Geradedrehen der Bilder (Deskewing), das Vermeiden schwarzer Ränder (Black Border(...)

Web Content Management. WCM-Systeme erleichtern neben der eigentlichen Website-Verwaltung auch das Publizieren von Dokumenten im Web, indem sie Werkzeuge zur Erfassung, Kontrolle, Sicherung und Veröffentlichung von Webseiten anbieten. DMS-relevant, weil DMS-Lösungen entweder als Content-Quelle(...)

Web Distributed Authoring and Versioning. Eine Erweiterung des HTTP-Protokolls. Mit WebDAV lassen sich Web-Server wie Dateiverzeichnisse verwenden inkl. Funktionen für Ordner und mehrfache Unterordner, Kopieren, Verschieben und Löschen etc. Dadurch wird es möglich, aus einer(...)

Workflow Management Coalition, gegründet 1993. Vereinigung von über 200 Firmen mit dem Ziel, verschiedene Aspekte des Themas "Workflow" zu standardisieren. Das Thema wurde in 5 verschiedene Layers gegliedert, denen eine sogenannte Interface Beschreibung zugeordnet ist. Diese sind: Interface(...)

Workflow Management Systeme sind Anwendungen bzw. Lösungen, mit deren Hilfe man strukturierte Aufgaben und Geschäftsprozesse modellieren und spezifizieren und deren Ausführung steuern kann. Das Thema Workflow wird am ECM-Markt in drei grundsätzlich unterschiedlichen Ausprägungen(...)

Business Process Management ist ein dem Thema ECM oder Postkorb übergeordnetes und dokumentenunabhängiges Thema. Hier geht es generell um alle Arten geschäftsrelevanter Prozesse und Regeln, unabhängig davon, ob diese manuell oder in IT-Systemen abgebildet sind. Daher sind die Themen(...)

Postkorbanwendungen sind die auf dem ECM-Markt am häufigsten vorkommenden Workflow-Lösungen. Ein elektronischer Postkorb ist hierbei das zentrale Arbeitsmittel der Sachbearbeiter. Eingehende Arbeit z.B. aus gescannten Dokumenten oder Arbeitsaufträge aus Hintergrundsystemen für(...)

Write Once Read Many (Times): Mit dem Akronym WORM werden Speichersysteme kategorisiert, die mittels physischer Eigenschaften des Mediums oder per Firmware bzw. Software die Unveränderbarkeit und Nichtlöschbarkeit gespeicherter Informationen sicherstellen. Dies können sowohl optische Medien(...)

Einmal beschreibbare Bänder. Zwei Ausprägungen. Einmal auf Basis optischer Technologien: die Oberfläche wird beschrieben wie bei einem rotierenden, festen Datenträger. Diese Bänder haben sich bisher nicht durchgesetzt. Das andere Verfahren basiert auf herkömmlichen Magnetbändern, in denen ein(...)

XAM ist sowohl die Bezeichnung für eine Initiative der Storage Networking Industry Association (SNIA) als auch für die Spezifikation einer Schnittstelle zur Kommunikation zwischen Anwendungen, die Fixed Content erzeugen, und Storage Systemen, die Fixed Content speichern. Innerhalb der(...)

eXtended Image File-Format von ScanSoft (ehemals Xerox Image-Format), Dokumentenformat für gemischtfarbige Dokumente. Text- und Bildregionen auf dem Dokument werden unterschiedlich komprimiert und gespeichert, was in sehr kleinen Dokumenten resultiert. Spielt heute keine große Rolle mehr, da(...)

eXtensible Markup Language, abgeleitet von SGML. XML ist sowohl ein Datenformat als auch eine Metasprache zur Beschreibung der formalen Eigenschaften eines Textes. XML kann Metadaten wie z.B. Versionsinformationen oder selbstdefinierte Indexwerte beinhalten und eignet sich daher zur(...)

Extensible Metadata Platform, eine von Adobe im Jahr 2001 entwickelte und in 2004 veröffentlichte Spezifikation für die Definition von Metadaten zu digitalen (PDF-) Unterlagen. Das Einbetten von Metadaten - inkl. so genannten Custom Meta Fields - in PDF/A-Dokumente erzwingt die Nutzung von XMP(...)

XML Paper Specification (ehemals Metro). Entwickelt von Microsoft als universelles Dokument- und Druckformat für das Betriebssystem Vista und spätere. Eine XPS-Datei besteht aus Objekten, welche mit Hilfe von XML beschrieben sind. Konkurrenz zu PDF. Zweck: EIN Format für Dokumenterstellung und(...)

Die XRechnung ist ein XML-basiertes strukturiertes Rechnungsformat, basierend auf dem europäischen Standard CEN 16931.  Im Unterschied zur -- ZUGFeRD-Spezifikation sieht die XRechnung kein Rechnungsbild sondern nur die XML-Struktur als Rechnungsinhalt vor. Die Visualisierung einer XREchnung(...)

eXtensible Stylesheet Language. In einer XSL-Datei werden Gestaltungselemente wie z.B. Fonts, Tabellenstrukturen etc. getrennt von den Angaben in  XML verwaltet. Die Einbindung einer externen XSL-Definition in ein XML-Dokument wird über einen Referenz-Befehl vorgenommen.

Inoffizielle, aber gebräuchliche Abkürzungen für die Zugriffskategorien der deutschen Finanzverwaltung auf steuerrelevante Daten nach § 146 Abs. 6 AO: Z1 beschreibt den unmittelbaren Zugriff auf die steuerrelevanten Daten der prüfrelevanten Anwendungssysteme (Zugriff direkt durch Außenprüfer(...)

Im Sinne des Signaturgesetzes ist ein Zeitstempel die Bescheinigung, dass ein elektronisches Dokument dem Urheber zum Zeitpunkt der Ausstellung des Zeitstempels vorgelegen hat. Ein Zeitstempel enthält neben der gesetzlich gültigen Zeit (von einem entsprechenden Zeitdienst oder Zeitserver)(...)

Digitales Zertifikat

Eine Zertifizierungsstelle ist Bestandteil einer Public-Key-Infrastruktur. Sie vergibt digitale Zertifikate an Personen oder Organisationen und weist ihnen damit einen öffentlichen Schlüssel zu, mit dessen Hilfe die Identität der Person oder Organisation durch jedermann überprüft werden kann.

ZUGFeRD steht für "Zentrale User Guidelines Forum elektronische Rechnung Deutschland". Dahinter verbirgt sich eine Spezifikation für eine PDF/A-3 basierte Rechnung, die nicht nur die augenlesbaren (bildhaften) Rechnungsdaten in einer normal nutzbaren PDF-Datei enthält, sondern darüber hinaus(...)