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Verfahrensdokumentation

Zielsetzung

Durch die immer komplexer werdenden Unternehmensprozesse, insbesondere durch den Einsatz von Informationstechnologie, fällt es Dritten oder auch den Anwendern selbst immer schwerer, diese zu überblicken oder zu bewerten. Hinzu kommt, dass häufige Änderungen an Prozessabläufen die Nachvollziehbarkeit von „alten“ Vorgängen erschweren. Ein Unternehmen oder eine Verwaltung für sich genommen kann dieses Problem zwar akzeptieren, doch erfordern mehr und mehr regulatorische Anforderungen höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit für laufende und abgeschlossene digitale Geschäftsvorfälle sowie eine unveränderbare, dauerhafte elektronische Ablage von Daten und Dokumenten und deren Reproduzierbarkeit über Jahre hinweg. Hier setzt die Verfahrensdokumentation an. Sie soll den sachverständigen Dritten in die Lage versetzen, Prozesse nachzuvollziehen und den Nachweis der Ordnungsmäßigkeit erbringen.

Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung, in denen Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und andere Vorgaben definiert sind. Eine wichtige Verlautbarung mit Vorgaben für eine Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, 14.11.14). Zielsetzung einer jeden GoBD-konformen Verfahrensdokumentation ist der Nachweis der Erfüllung der in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzen. Hierbei kann zwischen einer Verfahrensdokumentation zur Erfüllung der GoBD insgesamt (GoBD-Verfahrensdokumentation) und einer Verfahrensdokumentation für die elektronische Aufbewahrung (DMS-Verfahrensdokumentation) unterschieden werden.

Die GoBD-Verfahrensdokumentation hat den Fokus auf allen steuerrelevanten Anwendungen, wie Finanzbuchführungssysteme, Anlagen- und Lohnbuchhaltungssysteme, Kassensysteme, Warenwirtschafts- oder Zahlungsverkehrssystem oder die Zeiterfassung. In diesen Anwendungen soll eine ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten erfolgen und der Datenzugriff im Rahmen der Betriebsprüfung muss für alle Anwendungen dauerhaft sichergestellt werden.

Inhalte einer GoBD-Verfahrensdokumentation sind typischerweise:

  • Allgemeine Beschreibung des Unternehmens und steuerliche Besonderheiten
  • Definition der steuerlich relevanten Daten für alle typischen Bereiche, wie Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung etc.
  • Beschreibung der relevanten Systeme inkl. der Umsetzung der Anforderungen für Z1, Z2 und Z3
  • Definition der nicht-steuerrelevanten Systeme inkl. einer entsprechenden Begründung.
  • Darstellung von besonderen Aspekten der digitalen Betriebsprüfung, wie E-Mail-Lösungen, Systemabschaltungen, Rolle einer DMS-Lösung etc.
  • Darstellung der organisatorischen Aspekte einer digitalen Betriebsprüfung wie Zuständigkeiten je nach Zugriffsarten, Sicherheitsregelungen bei der Datenträgerübergabe etc.

Die DMS-Verfahrensdokumentation hat den Fokus auf der ordnungsmäßigen elektronischen Aufbewahrung. Sie hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen und Dokumente über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren.

Inhalte einer DMS-Verfahrensdokumentation sind typischerweise:

  • Allgemeine Beschreibung (Organisation, Anwendungsfälle und Einsatzbereiche des DMS)
  • Überblick und fachliche Beschreibung der Prozesse mit Zuordnung zur Aufbau- und Ablauforganisation, z.B. Buchung, Dokumenterfassung, Rechnungsprüfung etc.
  • Beschreibung der Daten- und Dokumentenbestände inkl. Aufbewahrungsregeln und –fristen
  • Darstellung der Ordnungsmäßigkeit des Gesamtverfahrens, bezogen auf die rechtlichen Anforderungen (Bsp. Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit)
  • Übersichtliche Systemdarstellung mit allen Komponenten (Hard- und Software) inkl. der Darstellung von Beziehungen zu vorgelagerten Systemen
  • Darstellung der vorhandenen Mitarbeiterqualifikation (Rollen, erforderliche Kenntnisse, durchgeführte Qualifizierungsmaßnahmen), Kompetenzen und Verantwortlichkeiten für den Betrieb
  • Organisationsanweisungen für die fachlichen Prozesse / Arbeitsanweisungen für den Standardbetrieb (z.B. Scannen, Indizierung, Datensicherung, Umgang mit Originalen) und für Notfallszenarien (Restart, Recovery, K-Fall)
  • Darstellung der technischen und manuell durchgeführten Kontrollen (internes Kontrollsystem)
  • Darstellung der Langfristverfügbarkeit (Migrationsmöglichkeiten, Bedingungen für die Migration)
  • Vorgehensweise bei Test und Abnahme inkl. des eingesetzten Change-Management-Verfahrens
  • Darstellung der Wartungsregelungen (Verantwortlichkeiten, Eskalationswege, präventive Wartung, Störungsbehebung, Dokumentation)

Projektschritte

Die typischen Projektschritte bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation sind:

Vorbereitung und Kick-off-Workshop
  • Sichtung der vorhandenen Unterlagen (Pflichtenhefte, Produktdokumentationen, Organisationshandbücher)
  • Kick-off-Workshop: Erläuterung der rechtlichen Grundlagen, detaillierte Diskussion der relevanten Inhalte, Festlegung von Art und Tiefe an Dokumentation, Zuordnung von Arbeitspaketen, Vorstellung der Struktur einer produkt- und projektneutralen Musterverfahrensdokumentation für die spätere Arbeit)
  • Erstellung eines Workshop-Protokolls
Erstellung der Inhalte der Verfahrensdokumentation
  • Durchführung Workshops zu Spezialthemen
  • Bereitstellung von Muster-Texten
  • Erstellung von neuen Inhalten
  • Zusammenführung der Einzeldokumentationen und Qualitätssicherung
  • Abstimmung und Verabschiedung der Verfahrensdokumentation
Die Erarbeitung der Inhalte kann sowohl beim Kunden als auch bei Zöller & Partner liegen und basiert auf den Workshop-Ergebnissen. Die Aufwände richten sich nach dem Umfang an bereits vorhandenen Unterlagen und der Komplexität der zu betrachtenden Anwendungen.

Systemprüfung (optional)

Nicht nur die Erstellung einer konformen Verfahrensdokumentation, sondern auch die Begutachtung der dazugehörigen Systeme kann optional mit erfolgen. Als Ergebnis werden die Verfahren bestätigt bzw. mögliche Schwachstellen im organisatorischen/technischen Regelwerk identifiziert und Optimierungsmaßnahmen aufgezeigt.

Die Einzelschritte sind hierbei:
  • Erstellung Testkatalog auf Basis der vorhandenen Verfahrensdokumentation
  • Systemprüfung
  • Abstimmung der Prüfungsergebnisse
  • Erstellung Prüfbericht
Bei einer Prüfung wird der GoBD-Kriterienkatalog des Bitkom e.V. für den ordnungsmäßigen Einsatz von DMS-Systemen als Grundlage verwendet, an dessen Erstellung Zöller & Partner mitgewirkt hat.

Werkzeuge, Methodik

Für die Erstellung von Verfahrensdokumentationen kommen mehrere, in zahlreichen Beratungsprojekten entstandene, Methoden, Standard-Werkzeuge und Mustervorlagen zum Einsatz, bspw.:

  • Umfangreiches Zöller & Partner Whitepaper zum Thema Verfahrensdokumentation
  • GoBD-Checkliste zum Thema Verfahrensdokumentation für die Durchführung von Workshops
  • Mustervorlage Verfahrensdokumentation (mit Fokus GoBD und für DMS-Lösungen)
  • GoBD-Kriterienkatalog für den ordnungsmäßigen Einsatz von DMS-Systemen des Bitkom e.V.

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