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6
Nov
2026

„Was wirklich zählt“: Fünf Erfolgsfaktoren der DMS/ECM Einführung

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Autoren: Ulrich Gerke, Volker Halstenbach, Bernhard Zöller

Die Einführung eines Enterprise Content Management (ECM) bzw. eines Dokumenten Management Systems (DMS) umfasst weit mehr als die bloße Bereitstellung und Verteilung der erworbenen Softwarelizenzen. Es ist immer ein technisch-organisatorisches Projekt, welches tief in die Arbeitsweise von Unternehmens- bzw. Verwaltungsbereichen und Abteilungen eingreift. Ein DMS/ECM verändert, wie Informationen entstehen, wie sie verarbeitet, dokumentiert und abgelegt werden. Damit beeinflusst es typischerweise die Zusammenarbeit, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege in einem Unternehmen bzw. einer Verwaltung.

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12
Nov
2025

Absurde Projektbremse TR-RESISCAN

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Projektbremse TR-RESISCAN

Mit der Technischen Richtlinie TR-03138 (TR-RESISCAN)[1] wollte das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) 2013 eine Scan-Richtlinie zur Verfügung stellen, die als regulatorisch belastbare Handreichung für das ersetzende Scannen im öffentlichen Sektor dienen soll. Das war bis dahin nur für steuerlich aufbewahrungspflichtige Dokumente schriftlich legitimiert (sieht man von speziellen Regelungen im Sozialversicherungsrecht ab). An unserer seit damals geäußerten Kritik ändert auch die aktuelle Version 1.5 (Aug. 2024 bzw. Febr. 2025) nichts. Die RESISCAN kann ihren Anspruch zur Erhöhung der Rechtssicherheit nicht erfüllen, Scan-Projekte werden massiv verteuert, ECM/DMS-Projekte erheblich verkompliziert. Hauptgrund: die absurde Nutzung von Kryptografie in der Scanstrecke.

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26
Aug
2025

Mieten statt Kaufen – Lizenzierung im Wandel

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Autor: Volker Halstenbach

Der Trend, Lizenzen zu vermieten, statt zu verkaufen, hat den ECM-Markt erreicht: Die ersten Anbieter stellen ihre Kunden von Lizenzkauf auf Miete um und bieten für Neukunden bevorzugt oder ausschließlich Lizenzen zur Miete an. Wird das DMS damit nur teurer – oder auch besser? Was können Anwender tun, welche Optionen stehen zur Verfügung?

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26
Aug
2025

Cloud als Option bei der der Auswahl einer ECM-Lösung

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Autor: Jobst Eckardt

Viele potenzielle Anwender würden gerne den Betriebs- und Pflegeaufwand für den dauerhaften Betrieb einer ECM-Lösung minimieren. Die Auslagerung von Teilen einer IT-Lösung in die Cloud bietet für diesen Aspekt zahlreiche Vorteile. Daher bieten einige ECM-Anbieter ihre Lösungen auch als Cloud-Anwendung alternativ zum On Premise-Betriebsmodell an.

Im folgenden Artikel umfasst das Akronym alle Arten Dokumenten-verwaltender Systeme inkl. klassischer Archiv- und DMS-Lösungen. Es wird beleuchtet, welche Kriterien bei der Auswahl einer ECM-Lösung im Cloud-Modell zu beachten und welche Stolpersteine dabei zu berücksichtigen sind.

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8
Aug
2025

Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS)10 Tipps für einen erfolgreichen Start

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Autor: Ulrich Gerke, Seniorberater, Zöller & Partner GmbH

Die Einführung einer DMS-Lösung geht an manchen Stellen über die Komplexität anderer IT-Projekte hinaus. Das Projekt erfordert ein gutes Verständnis der heutigen und zukünftigen Arbeitsabläufe und Ablagestrukturen bei den Anwendern, den IT-Rahmenbedingungen (Integration in Infrastruktur und Fachverfahren) sowie den regulatorischen Anforderungen.

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31
Jul
2025

Vertragsmanagement und KI: Eine ‚geratene‘ Antwort ist ein inakzeptables Risiko

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Der folgende Artikel ist zuerst erschienen im ECM GUIDE. Die Fragen an die Zöller & Partner Berater Jobst Eckardt und Marc-Björn Seidel stellte Annette Stadler vom ECM GUIDE.

Welche Risiken und Chancen birgt KI im Vertragsmanagement? Marc-Björn Seidel und Jobst Eckardt sind Senior Berater beim ECM-Consulting-Unternehmen Zöller & Partner und legen ihre Ansichten dar. Außerdem geben sie Wissen aus ihrer Beraterpraxis preis.

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2
Apr
2024

Das Ende der Rechnungslesung…

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Autor: Thorsten Brand

Einleitung

Im Umfeld von elektronischen Rechnungen tut sich etwas. Neue Vorschriften fordern den Einsatz von elektronischen Rechnungsformaten, auch an den Formaten selbst wird gearbeitet. Gemeint sich hierbei nicht einfache Rechnungen im PDF-Format, sondern strukturierte Rechnungsformate, wie ZUGFeRD (Zentrale User Guides des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung.

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2
Apr
2024

Sachakten und Fallakten entwirrt

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Autoren: Volker Halstenbach, Bernhard Zöller

In vielen Projekten der öffentlichen Verwaltung besteht im Kontext des Aktenplans eine Verwirrung über die Nutzung von Sachakten vs. der Nutzung von Fallakten[1]. Dabei verfolgen beide Ansätze dasselbe Ziel:

Unterlagen, die zu einem bestimmten Sachverhalt gehören, werden gemeinsam in einer Akte verwaltet.

Kontroverse Unterscheidung zwischen Sachakte und Fallakte

Von da ab gehen die Kontroversen aber los. Dabei stammt die Unterscheidung der behördlichen Aktenführung in Sach- und Fallakten aus der Papierwelt und wird in Verwaltungen bereits seit Jahrhunderten gelebt.

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