Lösungskonzeption, Anbieter- und Systemauswahl für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV)
Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) stellt seit Jahren die am weitesten verbreitete Dokumenten-Management Anwendung dar. Nahezu jeder DMS-Hersteller, diverse Integratoren, aber auch ERP-Anbieter, Capture- und Komponentenhersteller bieten sogenannte Standardlösungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung an (manchmal auch Kreditoren-Workflow genannt), die immer häufiger nicht nur papierhafte, sondern auch elektronisch eingehende Rechnungen berücksichtigen. Die Aufhebung der bei den Anwendern unbeliebten Pflicht zur Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) durch den Gesetzgeber, die vor wenigen Jahren noch zur Anerkennung des Vorsteuerabzugs bei elektronischen Eingangsrechnungen notwendig war, ermöglicht seit wenigen Jahren auch den Versand von Rechnungen im PDF-Format per E-Mail. Gerade kleine und mittelgroße Unternehmen profitieren von dieser Vereinfachung, und überlegen sich nun die Anschaffung einer ERV-Lösung.
- Digitalisierung der Papierrechnung (Scannen)
- Importieren elektronischer Dokumente, ggf. Konvertieren (EDIFACT, ZUGFeRD)
- Optische Zeichenerkennung (OCR) der Kopf- und Fußdaten, Rechnungspositionen
- Rechnungsinterpretation (Erkennungslogik, anhand derer z.B. Beträge als Mehrwertsteuer und Kreditoren unter Zugriff auf Stammdaten z.B. anhand ihrer Bankverbindung erkannt werden)
- Prüfung und Korrektur / Validierung (z.B. §14 UStG – Konformität der Rechnung)
- Rechnungseingangsbuch (REB) zur Verwaltung aller Rechnungen
- Rechnungsprüfungsworkflow mit rechnerischer & sachlicher Prüfung und Freigaben, teilweise mit Smartphone-Apps für die Einbindung mobiler Anwender
- Verarbeitung und Weitergabe zur Buchung an das ERP-System
- GoBD-konforme Aufbewahrung der Rechnungen, beispielsweise in einem DMS-Systems
Vorgehensweise
Für die Erarbeitung einer Lösungskonzeption und der nachfolgenden Anbieter- und Systemauswahl empfehlen wir eine in der Praxis bewährte Vorgehensweise, die typischerweise folgende Einzelschritte umfasst:
- Die Vorbereitung der ERV-Auswahl startet mit einer Sichtung der vorhandenen Unterlagen (Grobkonzepte, Pflichtenhefte, Produktdokumentationen, Organisationshandbücher usw.).
- Im Kick-off-Workshop erfolgt eine Erläuterung der typischen Begrifflichkeiten, ein erster Know-how-Transfer, die Klärung spezifischer Fragen und die Erläuterung der weiteren Vorgehensweise.
- Gemeinsam mit dem Projektteam des Kunden werden die fachlich/funktionalen sowie technisch/architektonischen Anforderungen an die neue Software ermittelt, analysiert und dokumentiert. Es entstehen das Lastenheft und ein Anforderungskatalog für die Anbieterauswahl.
- Beim Potentialcheck werden durch die Gegenüberstellung der Ist-Prozesse mit dem Soll-Konzept die unternehmerischen Potentiale (z.B. betriebswirtschaftliche Kennziffern und strategisch/organisatorische Verbesserungen) erarbeitet. Daraus werden Vorschläge zur Verbesserung Ihrer Prozesse in der Eingangsrechnungsverarbeitung abgeleitet.
- Auf Basis der Informationen des Kunden wird eine Liste der in Frage kommenden Anbieter und die eigentlichen Ausschreibungsunterlagen erstellt. Gerne kümmern wir uns für Sie um den kompletten Ausschreibungsablauf inklusive der inhaltlichen und preislichen Auswertung der Angebote. Hieraus resultiert eine Anbieter- und Vertragsempfehlung.
- Anbieterpräsentation: Optional werden die Anbieter der Shortlist auch zur Vorstellung ihres Unternehmens und ihres Lösungsansatzes zu einem halb- bis ganztägigen Workshop eingeladen. Alle erhalten im Vorfeld eine Vorgabe, welche Funktionen und Abläufe gezeigt und diskutiert werden sollen. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Bewertung der Ergonomie für die späteren Anwender, auf die Praktikabilität der Werkzeuge für Konfiguration und Administration, wie auch der Klärung erster Vertragsdetails. Zum Abschluss werden die Ergebnisse des Workshops sowie des Preisvergleichs bewertet und gewichtet. Hieraus wird die finale Anbieter- und Systemempfehlung abgeleitet und präsentiert.
Werkzeuge, Methodik
In einem ERV-Auswahlverfahren kommen mehrere, in zahlreichen Zöller & Partner-Beratungsprojekten entstandene Methoden und Standard-Werkzeuge zum Einsatz:
- Projektbeschreibung mit einer Definition der fachlichen und vertraglichen Anforderungen
- Anforderungskatalog mit einem umfangreichen Katalog an spezifischen, verbindlichen Detailfragen zu erfolgskritischen Lösungselementen und einem hinterlegten, kundenspezifisch anpassbaren Bewertungsraster
- Kostenvergleich
- Zöller & Partner-Anbieterübersicht
Übergebene Ergebnisse
Zum Projektabschluss verfügt der Kunde über folgende dokumentierte Ergebnisse:
- Die Auswahlunterlagen inkl. Angebote
- Eine inhaltliche Auswertung aller Angebote
- Ein Kostenvergleich der Angebote
- Die Anbieter- und Vertragsempfehlung
- Eine Abschlusspräsentation
Interesse an Details?
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