Zielsetzung

Das Beratungspaket „Vorstudie DMS/ECM“ wurde auf Basis der Erfahrungen aus zahlreichen vergleichbaren DMS-Projekten geschaffen, um einem Anwender mit überschaubarem Aufwand eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen an die Hand zu geben. Sehr häufig wird dieses Beratungspaket genutzt, um in einer Vorstudie die Sinnhaftigkeit des Gesamtprojektes zu ermitteln und die Handlungsoptionen aufzuzeigen.

Folgende Informationen sind typischerweise Ergebnis einer solchen Vorstudie:

• Identifikation, Quantifizierung und Priorisierung der ECM-Kernanforderungen (Archiv, DMS, Output, Akte, Workflow, Collaboration) in den wichtigsten Bereichen/Prozessen.
• Ermittlung der Integrationsanforderungen zu Fachanwendungen
• Erarbeitung eines Architektur-Zielbildes
• ECM-Schwachstellenanalyse, Aufzeigen realisierbarer Verbesserungsmöglichkeiten (Potentialanalyse)
• Aufzeigen einer technisch und wirtschaftlich sinnvollen Lösung
• Erste Auflistung der technischen und funktionalen Anforderungen
• Erarbeitung der Rahmenbedingungen und Projektprioritäten für ein weiteres Vorgehen
• Kostenschätzung
• Vorgehens- und Zeitplan

Typische Einzelschritte sind:

• Projektvorbereitung
  Während der Projektvorbereitung erfolgt die Sichtung des vorhandenen Materials (und bereits erstellter Analyse-Fragebogen) und die Vorbereitung des Kick-off-Workshops inkl. einer ersten Anpassung der vorhandenen Werkzeuge zur Erhebung von DMS-/ECM-relevanten Informationen wie Mengen, Technik etc.
• Kick-off-Workshop 
  Vor Beginn der eigentlichen Projektarbeit wird unter allen relevanten Projektmitarbeitern ein Wissens- und Methodenkonsens durch einen 1-tägigen Kick-off-Workshop erarbeitet. Im Rahmen dieses Workshops werden die Werkzeuge für die Ist-Aufnahme und die Prozessanalyse vorgestellt, diskutiert und angepasst. Weiter werden die grundsätzliche Vorgehensweise bei der Analyse, die relevanten Prozesse und Bereiche sowie die jeweiligen Ansprechpartner festgelegt. Am Ende des Workshops stehen der Arbeitsumfang und der Terminplan für Ist-Analyse/Interviews, Workshops, die Zwischenabstimmungen und die Endpräsentation fest. Sollten spezielle Darstellungs- oder Layout-Vorgaben existieren, werden diese im Rahmen des Workshops festgelegt und im weiteren Verlauf berücksichtigt.
• Ist-Analyse 
  Im Rahmen der Ist-Analyse erfolgt die Betrachtung aller DMS-relevanten Informationen bezogen auf Prozesse, IT-Systeme, vorhandene ECM-Lösungen, Mengen und Zugriffshäufigkeiten etc. Hierbei kann grundsätzlich unterschieden werden zwischen:
  • der Erfassung der Abläufe
  • der Erfassung der Mengen und Häufigkeiten
  • der Identifikation der wesentlichen zu lösenden Probleme
  • der Ermittlung der IT-Rahmenbedingungen
• Erstellung Grobkonzept 
  In der Phase der Grobkonzeption erfolgt die Konsolidierung der Analysen. Hierzu zählen die folgenden Teilaufgaben:
  • Zusammenfassung der Ergebnisse aus der Ist-Aufnahme und der Prozess-Analyse
  • Entwicklung, Bewertung und Abstimmung der Lösungsszenarien
  • Bereichsbezogene Darstellung der Problemfelder und Lösungsalternativen
  • Herleitung eines unternehmensweiten DMS-Gesamtkonzeptes für den Kunden
  • Ableitung der organisatorischen und technischen Konsequenzen für den Kunden
  • Schätzung der groben Kosten inkl. Aufwandsschätzung der Umsetzungsstufen
  • Bewertung der Nutzenpotenziale
  • Entwicklung eines Stufenplans für die Umsetzung des DMS-Gesamtkonzeptes
  • Empfehlung zur Projektorganisation
  • Erste Eingrenzung relevanter Hersteller und Produkte
• Dokumentation und Abschlusspräsentation
  Abstimmung im Projektteam, Endpräsentation, Übergabe der Dokumentation

Werkzeuge, Methodik:

In solchen Vorstudien kommen mehrere, in zahlreichen Beratungsprojekten entstandene Methoden und Standard-Werkzeuge zum Einsatz, die es erlauben, die Dauer solcher Projekte erheblich zu verkürzen:

• DMS-/ECM-Anwendungscheckliste
• Problemidentifikation und Nutzenpotenzialermittlung anhand von Fragebogen
• Grobkonzeptrahmen

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