Lösungskonzeption, Anbieter- und Systemauswahl
Das eine, beste System für alle Anwender gibt es nicht. Dazu sind u.a. die Anwender, Rahmenbedingungen und Anforderungen, aber nicht zuletzt natürlich auch die am Markt verfügbaren Lösungen viel zu unterschiedlich. Für eine ECM-Lösung gibt es keinen allgemeingültigen Standardumfang. Bereits auf grobem Level unterscheiden sich die Lösungen erheblich voneinander, z.B.
- in ihrer Architektur (z.B. Technologien auf Client- und Serverseite, mehrstufige Systeme, Verfügbarkeit eines Transportwesens, Ausprägung der Mandantenfähigkeit, Virtualisierbarkeit oder Betriebssicherheit)
- in ihren Infrastrukturanforderungen (z.B. unterstützte Datenbanken, Anforderungen an Ausstattung und Anzahl der benötigten Server und das Netzwerk)
- in den zahlreichen Anwendungsfunktionen (z.B. welche Kernfunktionen verfügbar sind und ob diese alle vom gleichen Hersteller oder auch von Drittanbietern kommen oder wie diese in die Anwendung integriert sind)
- ihrer Bedienbarkeit (Benutzerergonomie der Clients, den Client-Plattformen wie z.B. Rich-Client, Browser-Client, Mobile App, ggf. aber auch separate Akten-, Tablet- oder Offline-Clients)
- in ihrer Administrierbarkeit (z.B. erforderlicher Aufwand, Fähigkeit einer dezentralen Administration)
- in ihren Möglichkeiten zur Integration mit anderen Fachverfahren. Das können sowohl weit verbreitete Standardlösungen sein, die man ggf. mit standardisierten Schnittstellen bedient oder generische Werkzeuge zur Integration in Legacy-Applikationen oder solche ohne eigene Schnittstelle zum Andocken von Fremdsystemen.
- ihren Lizenzmodellen (z.B. Named vs. Concurrent User, Server- und Modul-Lizenzen oder Seitenpreise)
Allein am deutschsprachigen Markt sind die ECM-Produkte von über 60 Herstellern vertreten, wenn man die Betrachtung auf branchenübergreifende, unternehmenstaugliche Komplettlösungen einschränkt. Hinzu kommen zahlreiche Erweiterungen von Partnerunternehmen der Hersteller, internationale Lösungen, Speziallösungen (Nischenlösungen) oder Einzelplatzsysteme. Während auf der einen Seite eine Reihe an Lösungen nicht die architektonischen und administrativen Anforderungen für international agierende Unternehmen und Konzerne mit verteilten Standorten erfüllen, gibt es auf der anderen Seite Lösungen von großen, internationalen DMS-Anbietern, die sowohl preislich als auch aufgrund ihrer Anforderungen an die IT-Infrastruktur und den Administrationsaufwand meist nicht für mittelständische – und keinesfalls für kleine – Unternehmen betreibbar sind.
Selbstverständlich unterscheiden sich die Lösungen aber auch in der Funktionalität und dies nicht nur – wie oben bereits dargestellt – in der Anzahl der verfügbaren Kernfunktionen, sondern auch in der Ausprägung, d.h. den Detailfunktionen einer jeden Funktionsgruppe, wie z.B.:
- Erfassung von Dokumenten, Dateien und sonstigen Unterlagen
- Dokumentenklassifikation, Index- und Datenextraktion
- Dokumentenverwaltung, u.a. mit Versionierung und Attribuierung
- Aktenfunktionen
- Dokumentenanzeige
- Speicherung und Archivierung
- Client-Funktionen z.B. in Rich-, Browser-, Tablet- oder Smartphone-Clients
- Suchfunktionen für Volltext- und Attributsuche
- Integration in Office- und E-Mail-Anwendungen
- Scan-, Indizierungs- und Validierungsfunktionen
- Workflow- und Arbeitskorb für Szenarien wie Frühes Scannen aber auch zur Automation von Redaktions- und Bearbeitungsprozessen bis hin zur Integration in systemübergreifende Abläufe
- Massendruckarchivierung
- Integration in ERP- bzw. Fachanwendungen (inkl. verfügbare Standardintegrationen z.B. in SAP, SharePoint oder bestimmte FiBu-Anwendungen)
- Collaboration-Funktionen
- Individualisierbarkeit für Benutzer und Benutzergruppen
- Entwicklungsschnittstellen (API, Web Services, etc.)
- Integrationswerkzeuge oder Standard-Schnittstellen für Output- und Retrievalintegration in andere Fachanwendungen
- Verwaltungs-/Administrationswerkzeuge für die einzelnen Funktionen
- Mandanten- und Hosting-Fähigkeit
Für die Erarbeitung einer Lösungskonzeption und nachfolgender Anbieter- und Systemauswahl empfehlen wir daher eine in der Praxis bewährte Vorgehensweise, die typischerweise folgende Einzelschritte umfasst
- Sichtung der vorhandenen Unterlagen (Grobkonzepte, Pflichtenhefte, Produktdokumentationen, Organisationshandbücher)
- Kick-off-Workshop (Know-how-Transfer, Vorgehensweise, Teambildung, Aufgabenverteilung, Projektorganisation)
- Ermittlung der fachlich/funktionalen sowie technisch/architektonischen und regulatorischen Anforderungen
- Shortlist der in Frage kommenden Anbieter (in öffentlichen VOL/A-konformen Vergabeverfahren ist ein anderes Vorgehen zu wählen)
- Erstellung und Versand der Ausschreibungsunterlagen
- Auswertung der Angebote
- „Letzte Runde“: Demo-Workshops mit führenden Anbietern, ergänzende Bewertung (Ergonomie, Werkzeuge, Vertragsdetails etc.)
- Anbieter- und Systemempfehlung
Werkzeuge, Methodik:
In Auswahlverfahren kommen mehrere, in zahlreichen Zöller & Partner-Beratungsprojekten entstandene Methoden und Standard-Werkzeuge zum Einsatz:
- Projektbeschreibung (Auswahlunterlage: Definition der fachlichen und vertraglichen Anforderungen)
- Anforderungskatalog (Auswahlunterlage: spezifische, verbindliche Detailfragen zu erfolgskritischen Lösungselementen inkl. Bewertungsraster)
- Kostenvergleich
- Zöller & Partner-Anbieterübersicht
Übergebene Ergebnisse:
Zum Projektabschluss verfügt der Kunde über folgende dokumentierte Ergebnisse:
- Auswahlunterlagen inkl. Angebote
- Inhaltliche Auswertung der Angebote
- Kostenvergleich der Angebote
- Anbieter- und Vertragsempfehlung
- Abschlusspräsentation
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