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ECM- / DMS-Seminar-Konfigurator

Komplett Online oder auf Wunsch vor Ort

Mit dem ECM- / DMS-Seminar-Konfigurator bieten wir Ihnen eine einfache Möglichkeit, sich ein maßgeschneidertes Seminar zu allen Fragen rund um die Themen Archivierung, Dokumenten Management und Enterprise Content Management selbst zusammenzustellen.

Das Seminar kann Online oder auf Wunsch auch in Ihren Räumen durchgeführt werden.

So funktioniert es:

1. Sie erstellen einen ersten Agenda-Entwurf im Konfigurator: Sie bestimmen die Themen und deren zeitliche Gewichtung. Themen, die im Konfigurator nicht aufgeführt sind, fügen Sie am Ende einfach hinzu.

2. Sie sehen nach jeder Eingabe, wie viele Stunden:Minuten Sie konfiguriert haben. Zur Orientierung haben wir bei einigen Themen Empfehlungen für den zeitlichen Rahmen eines Themas hinzugefügt, basierend auf der Erfahrung aus Hunderten von Seminaren und Workshops.

3. Seminarpausen stimmen wir später gemeinsam ab und bauen sie in die Agenda ein.

4. Wenn Sie wollen, konfigurieren wir Ihr Seminar gerne gemeinsam. Hierzu einfach anrufen (+49 69 3085-1210).  Alternativ können Sie auch einen ersten, noch unfertigen Vorschlag erfassen und Ihren Rückrufwunsch in das Feld „Anmerkungswunsch“ eintragen. Wir melden uns und sprechen über Ablauf und Inhalte.

5. Nach dem Absenden des Kontaktformulars zusammen mit Ihren Terminpräferenzen erhalten Sie zeitnah ein unverbindliches Angebot.

Der weitere Ablauf ist dann wie folgt:

1. Nach Beauftragung besprechen wir Details zu Inhalten, Reihenfolge der Themen, Pausen und dem Seminartermin. Nachträgliche Änderungen sind jederzeit möglich und solange sich der zeitliche Umfang nicht ändert, muss auch kein neues Angebot erstellt werden.

2. ca. 10 Tage vor der Veranstaltung erhalten Sie die elektronischen Unterlagen, die für Sie personalisiert sind. Sie dürfen die Unterlagen in Ihrer Organisation für Ihre Projektzwecke auch Kolleginnen / Kollegen zur Verfügung stellen, aber nicht nach außen geben.

3. Gerne können Sie uns vorab Fragen aus Ihrer Organisation zu den Seminarthemen zukommen lassen, die wir dann im Seminar an passender Stelle beantworten.

4. Wenn der Kunde keine eigene präferierte Plattform für die Durchführung der Online-Variante bevorzugt, erhält er von uns eine Einladung in Microsoft Teams. Diese Einladung kann er an die anderen Teilnehmer weiterleiten. MS Teams erlaubt die einfache Nutzung auch ohne Konto bei Microsoft und ohne Installation (WebSession statt App). Aber wir nutzen gerne auch jede andere vom Kunden genutzte Plattform mit vergleichbarer Funktionalität (WebEx, Zoom u. a.)

5. Wir empfehlen, einige Tage vor dem Seminar einen kurzen Test (10 Minuten) durchzuführen, um sicherzustellen, dass alles funktioniert wie gewünscht.

Sie können in der folgenden Tabelle folgende Angaben machen:

  • Zeit auf 0 setzen: Die Agenda enthält zwar das Thema (als eine Art „Merker“), zeigt aber 0 Minuten dafür an
  • Zeit nicht setzen: Die Ihnen zugehende Agenda enthält dieses Thema nicht
  • Zeit auf anderen Wert setzen: Die Agenda zeigt den gesetzten Wert und berechnet die summierte Gesamtzeit in Stunden:Minuten
  • Weitere Themen vorschlagen: Wenn Sie andere Themen behandeln möchten, die in der Agenda nicht dargestellt wurden, können Sie dies am Ende der Agenda eintragen.
  • Wir haben für alle Themen Zeit-Empfehlungen vorangestellt auf Basis von Hunderten von Workshops und Seminaren. Man kann eine ganze Reihe von Themen kurz und prägnant in 15 Minuten zusammenfassen, was dann natürlich keine Detailbetrachtungen oder Diskussionen zulässt. Es ist aber nicht sinnvoll für ALLE Themen 15 Minuten vorzusehen, weil komplexere Themen wie Rechtsgrundlagen, Systemauswahl oder Einführungsplanung dann sehr viele Facetten aufweisen, die dann nicht mehr sinnvoll erläutert werden können.
Thema und Erläuterung
Dauer

Begrüßung

Empfehlung: 15 Min
Vorstellung der Agenda, Teilnehmer und Referenten.

Einführung und Überblick

Empfehlung: 30-45 min
Einführung: Grundlagen, Begrifflichkeiten: „revisionssichere“ Archivierung, DMS, ECM, Workflow, Collaboration. Aktuelle Marktsituation, Entwicklung der Anbieterlandschaft. Neue Anforderungen der Anwender: Tablets, Mobile & Offline, Cloud, Workflow, Ablösung Gruppenlaufwerk, Einbindung Externer, neue Formen der Büroarbeit für Knowledge Worker.

Dokument- und Dateiformate

Empfehlung: 15-60 min.
Erläuterung der Vor- und Nachteile unterschiedlicher Dokument- und Dateiformate, wie PDF/A, TIFF, ZUGFeRD 2.0 und XRechnung. Wann man native Formate (z. B. aus MS Office) aufbewahren sollte (und darf oder sogar MUSS). Welche Formate sich technisch nicht in PDF konvertieren lassen. Hinweise bei nicht-augenlesbaren Belegen wie ZUGFeRD bzw. XRechnung, SWIFT, EDI, DALE etc. Warum das Auslesen/Erkennen der Attribute ebenso wichtig ist wie die Formatfrage.

„Revisionssichere“ Speicher

Empfehlung: 15 min.
Erläuterung des Begriffs "revisionssichere Speicherung" und resultierende Anforderungen. Gestaltungsfreiheiten und -vorschriften für die IT. Braucht man heute noch WORM-Speicher? Wieso die (veralteten) BSI-Grundschutzkataloge an dieser Stelle nicht befolgt werden dürfen (die aktuellen Versionen enthalten die Forderung nach WORM-Speichern nicht mehr! --> siehe Edition 2023 der BSI Grundschutzkataloge)

Dokumentenerfassung

Empfehlung: 30-60 min.
Erläuterung der Aufgaben bei der Erfassung analoger und digitaler Dokumente. Häufige Fragestellungen: Zentrales oder dezentrales, frühes oder spätes Scannen? Inhouse oder Dienstleister? Ersetzendes oder kopierendes Scannen? Was tun mit Altakten? Erfassung und Ablage elektronischer Individualunterlagen aus MS Office, Outlook oder Filesystem und wie umgehen mit Massendrucksachen?

Automation der Dokumentenerfassung

Empfehlung: 30-45 min.
Erläuterung der wesentlichen Bausteine: Texterkennung (OCR), Klassifikation und fachliche Zuordnung. Möglichkeiten und Grenzen der Zeichen- und Texterkennung (OCR), Einflussfaktoren für die Erkennungsrate. Anforderungen zur Integration mit nachgelagerten Fachanwendungen.

„Standardlösung“ Kreditorenworkflow

Empfehlung: 30-45 min.
Unterschiede der Produkte zur automatischen Rechnungseingangsbearbeitung. Erläuterung der kaufmännischen Funktionen: Rechnungsvarianten, Rechnungseingangsbuch, Regelwerke für Prüfung und Freigabe, Arbeitskorb und ERP-Integration. Besonderheiten bei der Integration in SAP bzw. andere ERP-Systeme. Änderungen durch die ab 2025 geltende Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnung.

Unterscheidungsmerkmale der DMS-/ECM-Lösungen

Empfehlung: 45-90 min.
Unterscheidungsmerkmale moderner DMS- / ECM-Lösungen wie beispielsweise: Erfassung, Verwaltung versionierter (lebender) Dokumente, native Apps für Tablets, Mobile & Offline-Nutzung, Aufbewahrungsfristen und Löschregeln, Volltext- und Attributsuche, E-Akte und Aktenplan, Multi-Format-Viewing, Postkorb / Workflow, Integration mit PC- und Fachanwendungen. Abgrenzung zu File-Server und Collaboration-Angeboten.

E-Mail-Archivierung

Empfehlung: 30-45 min.
Die 3 Varianten der Mail-Archivierung (journal-, Regel- und Anwender-basierte Mail-Archivierung) und deren ab- bzw. zunehmende Bedeutung. Erläuterungen der Funktionalität und der Integrationsanforderungen. Stolpersteine: Formate, Anhänge, verschlüsselte und private Mail, Viren- und Spamfilter.

Workflow

Empfehlung: 30-45 min.
Erläuterung der „Workflow“-Varianten: Frühes Scannen und attributbasiertes Weiterleiten in Einzel- oder Gruppenpostkörbe, Freigabe- und Genehmigungsworkflows, Verfügungsworkflows. Was man bei der Systemauswahl beachten sollte: Werkzeuge zur Prozessmodellierung, Client-Funktionen, Entwicklungswerkzeuge, Systemintegration, Monitoring und Reporting. Typische Stolpersteine aus der Praxis bei Konzepterstellung. Organisatorische Konsequenzen der Workflow-Einführung.

Integration mit Fachanwendungen

Empfehlung: 30-45 min.
Erläuterung wichtiger Integrationsaufgaben: a) Verknüpfungsszenarien für frühe, gleichzeitige und späte Erfassung sowohl für Scans als auch E-Mail und andere Dokumentarten zu automatisieren Ablage von Ein- und Ausgangspost b) Rechercheintegration zum Aufruf von Belegen oder E-Akten aus dem Kontext der externen Anwendungen c) Aufruf weiterer ECM-Funktionen aus externen Fachanwendungen beispielsweise für Aktenanlage, Attributänderungen, Löschvormerkungen etc. Hinweise auf Aufgaben zu Zugriffsschutz und Transaktionssicherheit

DMS / ECM und SAP

Empfehlung: 30-60 min.
Erläuterung der relevanten SAP-Komponenten: ArchiveLink, EasyDMS bzw. dessen Nachfolger Document Center, DVS, PLM, SAP BPM und SAP Business Workflow, SAP ILM, Enterprise Portal (früher: NetWeaver-Portal), Mobile Documents. Abgrenzung zu klassischen DMS-Lösungen. Was man bei Einsatz von S/4HANA beachten sollte. Häufige Frage aus der Praxis: Braucht man als SAP-Anwender überhaupt ein externes DMS?

Rechtsgrundlagen

Empfehlung: 30-90 min.
Steuerliche und andere rechtliche Anforderungen zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Archivierung. Erläuterung der wesentlichen Anforderungen der GoBD 2.0 und die häufigsten GoBD-Missverständnisse. Die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens im privaten und öffentlichen Bereich. DMS-relevante Datenschutzanforderungen gem. DS-GVO. Häufiges Thema: Darf man Dokumente mit eigenhändiger Unterschrift vernichten (nach ordnungsgemäßem Archivieren der elektronischen Kopie in einer DMS-Lösung)? Neue Themen: Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnung ab 2025, Nachweisgesetz.

Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Empfehlung: 15-45 min.
Erläuterung, Vorgehensweise und Tipps aus der Praxis zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Ein 60-seitiges „Verfahrensdokumentation-Whitepaper“ und eine Verfahrensdokumentation-Checkliste sind Bestandteil der Seminarunterlagen.

Elektronische Signatur

Empfehlung: 15-45 min.
Erläuterung der verschiedenen Signaturvarianten und Einsatzfelder. Wann der Einsatz der qualifizierten Signatur in DMS-Anwendungen nicht sinnvoll ist. Wieso die qualifizierte elektronische Signatur in Scan-Prozessen Unfug ist, aber trotzdem manchmal gefordert wird. Warum die sichere, systemgestützte Authentifizierung (Username/Passwort) 95% der Anforderungen abdeckt und die wenigen Ausnahmen, die eine "echte" digitale Signatur erzwingen. Die Rolle des BSI und deren Richtlinien TR-ESOR und TR-RESISCAN. Erläuterung der Inhalte des Whitepapers von PWC und Zöller & Partner zur TR-RESISCAN.

Entwicklung einer ECM-Strategie und Zielarchitektur

Empfehlung: 15-45 min.
Die ECM-Strategie als organisationsweit gültiger Handlungsleitfaden zur Reduzierung von Systemwildwuchs und als Voraussetzung für eine strukturierte Vorgehensweise bei Lösungskonzeption und Rollout in unterschiedlichen Bereichen. Typisches Strategiethema: Abgrenzung DMS/ECM-Plattform versus Collaboration-Plattformen wie MS SharePoint/Office 365. Vorgehensweise, beispielhafte Gliederungsstruktur, Projektbeteiligte. Erfahrungen aus der Praxis.

Projektwerkzeuge

Empfehlung: 30-45 min.
Erläuterung einer praxiserprobten Vorgehensweise zur Ermittlung der technisch-architektonischen sowie fachlich-funktionalen Anforderungen und Erarbeitung einer Lösungskonzeption. Tipps für die Teambesetzung und Projektorganisation. Vorstellung der beigelegten Werkzeuge und Checklisten.

Anbieter- und Systemauswahl

Empfehlung: 45-60 min.
Vorgehensweise für eine systematische und strukturierte Anbieter- und Systemauswahl. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen inkl. Leistungsbeschreibung, Preisabfrage für Lizenzen und Dienstleistungen sowie Anforderungskatalog. Alternativen für verkürzte Vorgehensweisen. Besonderheiten und Pflichten bei nationalen oder EU-weiten öffentlichen Vergabeverfahren.

Zielgruppe Öffentliche Verwaltung: Anbieter und Systemauswahl im öffentlichen Vergabeverfahren

Empfehlung: 30-60 min.
Vorgehensweise zur Anbieter- und Systemauswahl unter Berücksichtigung der Regularien im öffentlichen Vergabeverfahren. Vorstellung von Projektwerkzeugen und Tipps für Anforderungskatalog, Preisabfrage, Fachkonzept. Empfehlung der Vergabeart bei Archiv-/DMS-/ECM-Projekten.

Einführungsplanung und Change Management

Empfehlung: 30-60 min.
Die verschiedenen Phasen nach der Anbieterentscheidung: vom Projektstart bis zum Rollout in weitere Abteilungen. Projektvorbereitung, Teambildung, Projektplan und Arbeitspakete, organisatorische Maßnahmen inkl. Test & Abnahme sowie Schulung der verschiedenen Benutzergruppen: End-User, Admins und Fachadmins, ggf. Scan-Personal. Aufgaben für die IT: Integration in Infrastruktur, Integration mit Berechtigungssystemen, Transportsysteme für Entwicklung, Test und Produktion u.a. Planung bei der Einführung neuer Arbeitsweisen, Akzeptanzsicherung durch Berücksichtigung unterschiedlicher Auswirkungen auf den Arbeitsplatz und IT-Affinität bei Endanwendern.

Kosten- und Nutzenaspekte

Empfehlung: 30-45 min.
Tipps zur Ermittlung quantifizierbarer und qualifizierbarer Nutzeneffekte. Argumente für die Einführung einer DMS-Lösung im Vergleich zu Papier und Gruppenlaufwerken. Welche regulatorischen Risiken durch ein DMS konkret vermieden werden. Werkzeuge zur Nutzenermittlung und Projektbeispiele aus der Praxis.

Migration eines elektronischen Archivs / DMS

Empfehlung: 15-45 min.
Beschreibung der Aufgaben für die Migration einer Archiv-/DMS-Lösung. Wieso die Migration der Dokumente und Attribute vergleichsweise einfach ist im Unterschied zu Integrationsschnittstellen und individuellen Anpassungen von Akte, Workflow, Berechtigungen. Typische Stolpersteine in Migrationsprojekten. Vorgehen und spezifische Analyseinhalte. Tipps zur Aufwandsminderung und Revisionssicherheit. Überblick der Migrationsdienstleister im D.A.CH-Markt.

Standards und Normen

Empfehlung: 15-30 min.
Übersicht und kritische Betrachtung zu sinnvollen und sinnlosen Standards und Normen für DMS-Anwender: ISO 15489, Moreq2, WfMC, DMA//ODMA, die verschiedenen JSR-Content- und Portal-Standards. Wie sinnvoll ist CMIS nach Einstellung der Weiterentwicklung durch OASIS? Europäischer Standard CEN 16931 zur strukturierten elektronischen Rechnung und die Varianten XRechnung und ZUGFeRD. Welche Standards sind wichtig, welche sind für Anwender nutzlos und verhindern ggf. sogar die Beschaffung der am besten geeigneten Lösung? Welche praktische Bedeutung haben die Richtlinien des BSI mit DMS/ECM-Relevanz: TR-ESOR und TR-RESISCAN?

DOMEA-Nachfolge: Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit

Was bleibt von DOMEA? Welche Markt-Relevanz hat das DOMEA-Nachfolge Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit? Abgrenzung Sachakte und Fallakte im Aktenplan.

Druckdatenarchivierung/COLD

Empfehlung: 15-45 min.
Varianten zur automatischen Ablage von Massenausgangs-Schriftgut. Integrationsaspekte mit Output Management Systemen. Besonderheiten beim Druckspoolformaten wie IBM AFP, Xerox Metacode etc. Vor- und Nachteile der Aufbewahrung im Originalformat (Druckspoolformate) bzw. nach Konvertierung PDF bzw. PDF/A.
Gesamt: 0 Stunden 0 Minuten