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26
Aug
2025

Mieten statt Kaufen – Lizenzierung im Wandel

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Autor: Volker Halstenbach

Der Trend, Lizenzen zu vermieten, statt zu verkaufen, hat den ECM-Markt erreicht: Die ersten Anbieter stellen ihre Kunden von Lizenzkauf auf Miete um und bieten für Neukunden bevorzugt oder ausschließlich Lizenzen zur Miete an. Wird das DMS damit nur teurer – oder auch besser? Was können Anwender tun, welche Optionen stehen zur Verfügung?

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26
Aug
2025

Cloud als Option bei der der Auswahl einer ECM-Lösung

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Autor: Jobst Eckardt

Viele potenzielle Anwender würden gerne den Betriebs- und Pflegeaufwand für den dauerhaften Betrieb einer ECM-Lösung minimieren. Die Auslagerung von Teilen einer IT-Lösung in die Cloud bietet für diesen Aspekt zahlreiche Vorteile. Daher bieten einige ECM-Anbieter ihre Lösungen auch als Cloud-Anwendung alternativ zum On Premise-Betriebsmodell an.

Im folgenden Artikel umfasst das Akronym alle Arten Dokumenten-verwaltender Systeme inkl. klassischer Archiv- und DMS-Lösungen. Es wird beleuchtet, welche Kriterien bei der Auswahl einer ECM-Lösung im Cloud-Modell zu beachten und welche Stolpersteine dabei zu berücksichtigen sind.

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15
Nov
2022

Digital Workplace meets ECM-Strategie – ist MS Teams das neue DMS?

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Das dezentrale Arbeiten – bis vor ein paar Jahren auf einzelne Berufsgruppen beschränkt – ist spätestens seit der Corona-Zeit in vielen Branchen, Unternehmen und Teams etabliert. Die Arbeitsweisen und Werkzeuge, die zum Teil gezwungenermaßen eingeführt werden mussten, haben neben einer Reihe von (offenen) Herausforderungen im Bereich der Digitalisierung (z. B. Zugriff auf Inhalte aus Papierakten) auch etliche Vorteile und Nutzenpotenziale offengelegt.

Damit Abstimmungen und gemeinsame Arbeitstermine möglich bleiben, wurden in vielen Unternehmen Videokonferenzlösungen eingeführt. Microsoft Teams ist eine der Lösungen, der man mittlerweile häufig begegnet. Wurde das Tool zunächst nur als Ersatz für Präsenztermine mit Beamer genutzt, bei denen man sich gegenseitig sehen und Inhalte und Anwendungen präsentieren kann, haben Anwender entdeckt, dass Teams mehr kann als nur Videokonferenzen: Chats, Umfragen, redaktioneller Inhalt oder auch eine einfache Dokumentenverwaltung gehören beispielsweise dazu.

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30
Jun
2022

CMIS: Nutzbarer Standard trotz Ende der OASIS-Arbeitsgruppe?

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Autoren: Bernhard Zöller, Jobst Eckardt

In fast allen unseren DMS/ECM-Projekten ist eine technische Integration der Archiv-/ECM-Lösung mit (einer oder mehreren) IT-Anwendungen gewünscht. Die funktionalen Integrationsanforderungen sind vielfältig. Der Klassiker ist die Verknüpfung zu Business-Objekten der IT-Anwendung für ein- und ausgehende Dokumente. Zweck: die automatischer Ablage im DMS und das einfache Retrieval aus der IT-Anwendung heraus. Mit anderen Worten: Das Dokument liegt im DMS, die User arbeiten aber nur mit ihrer vertrauten IT-Anwendung und sehen gar keine DMS-Oberflächen. Das DMS ist in diesem Fall nur ein Dienst, der von der IT-Anwendung aufgerufen wird.

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18
Jan
2019

Erfolgsfaktoren für die Einführung der eAkte in der Kommunalverwaltung

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Wenn es um ein prominentes Thema im Hinblick auf die Digitalisierung der Verwaltungsabläufe einer Kommune geht, dann ist es wohl die elektronische Aktenführung. Die sogenannte elektronische Akte („eAkte“) ist ein wesentlicher Baustein einer modernen und effizienten Verwaltungsarbeit.

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13
Nov
2017

Arbeitsplatz im Wandel

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Der folgende Artikel ist zuerst erschienen in der BIT 1-2017 zum Thema „Arbeitsplatz im Wandel“

BIT: Zukunftsorientierte Arbeitsplatzkonzepte rücken in den Fokus vieler Unternehmen. Der moderne Arbeitsplatz bringt zugleich Herausforderungen und Umwälzungen mit sich. Wie sehen Sie diese Entwicklung im Rahmen der Digitalisierung, vor allem im Hinblick auf neue Technologien?

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22
Feb
2017

Herausforderungen bei der Prozessdigitalisierung meistern

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Die Prozessdigitalisierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalen Transformation. Doch der Einstieg in das frühe Scannen oder gar die Einrichtung der digitalen Poststelle bedeutet mehr, als lediglich den Scanzeitpunkt zu verschieben. Hierbei sind viele Herausforderungen zu meistern, die häufig auf den ersten Blick gar nicht erkennbar sind. Die Gefahren zu scheitern sind groß. Mit der richtigen Herangehensweise gelingen jedoch selbst komplexe Projektvorhaben.

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24
Nov
2015

Digitalisierung: Hindernisse und Erfolgsfaktoren

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Dieses Interview erschien zuerst in der BIT-Ausgabe Nr. 7/2015.

Papier beherrscht in den meisten Unternehmen noch die Arbeitsabläufe, zumindest jedoch die Archive. Dies obwohl die meisten Dokumente heute elektronisch eintreffen, man denke nur an die E-Mail-Flut. Es gilt jedoch als sicher, dass eine Umstellung auf digitale Prozesse für Unternehmen jeglicher Größe und Branche überlebensnotwendig sein wird. Das Megathema „Digitale Transformation“ kann daher nicht von der Galerie aus betrachtet werden, sondern erfordert von jedem Unternehmen, weitere Schritte einzuleiten. Bernhard Zöller vom Beratungsunternehmen Zöller & Partner zeigt im Gespräch mit BIT, wo Unternehmen die wichtigsten Ansätze für den digitalen Wandel finden können.

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1
Okt
2014

Dokumentenmanagement im Gesundheits- und Sozialwesen: Unterstützung und Optimierung dokumentbasierter Prozesse

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Waren früher Dokumentenmanagement-, Archivierungs- oder Workflow-Lösungen überwiegend bei großen Versicherungen, Banken und Konzernen im Einsatz, so sind die verfügbaren Lösungen mittlerweile für (fast) alle Branchen und Unternehmensgrößen geeignet, weit verbreitet sowie oftmals gar unverzichtbar, auch und gerade in Organisationen und Unternehmen des Gesundheits- und Sozialwesens.

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