Für den englischen Begriff Records Management (Record = Aufzeichnung) gibt es im DMS-Markt unterschiedliche Erläuterungen. Die wesentlichen sind: 1) Löschfristenverwaltung 2) Schutzfunktionen, häufig in Verbindung mit Löschfristenverwaltung 3) Aktenverständnis, das heißt, die Zusammenführung aller zu einem bestimmten Ordnungsbezug (z.B. Kreditakte, Personalnummer, Kundennummer) gehörenden Informationen und schließlich 4) allgemeine Schriftgutverwaltung mit Archivfunktionen, wie sie die ISO in ihrer Records Management Spezifikation DIN/ISO 15489 modellhaft darstellt.