In vielen E-Mail-Systemen kann man den E-Mail-Verkehr aufzeichnen und als Kopie in separate Postfächer stellen (= Journalfunktion). Von dort können andere Systeme diese journalisierten E-Mails abgreifen und zum Beispiel in ein Archivrepository übernehmen. Die E-Mail-Systeme unterscheiden sich sowohl bzgl. der grundsätzlichen Möglichkeit zu journalisieren (manche können gar nicht journalisieren) als auch im Hinblick auf die Filterregeln, mit denen nur bestimmte Mails journalisiert werden (zum Beispiel nur bestimmte Postfächer, Eigenschaften der E-Mails etc.)