Das Thema Cloud ist allgegenwärtig und damit in der ECM-Branche natürlich auch die Frage nach der Relevanz von Cloud-Angeboten für elektronische Archivierung, DMS und andere ECM-Funktionen.
Mit einem erfolgreichen Migrationsprojekt wird man nicht Projekt-Manager des Jahres. Migrationsprojekte sind unbeliebt, aber von großer Tragweite. Im Unterschied zum Wechsel einer Textverarbeitungs- oder einer Router-Software müssen rechtliche Anforderungen berücksichtigt werden, vorhandene Anwendungen müssen integriert werden und umfangreiche Datenbestände müssen bewegt und verändert werden.
In den letzten Jahren hat SAP seine Anwendungen bezüglich der Dokumentenverwaltungsfunktionen kontinuierlich erweitert. In vielen SAP-Kundenumgebungen kommt die ArchiveLink-Schnittstelle zur Ablage von Dokumenten im Zusammenhang mit SAP-Objekten zum Einsatz, die bereits in den frühen 90er Jahren von SAP entwickelt wurde.
In den letzten Jahren hat sich in vielen DMS-Projekten ein Anforderungswandel vollzogen: weg von einer einfachen transaktionsbezogenen Dokumentenverwaltung, hin zu einer komplexen aktenbezogenen Contentverwaltung.
Die Nutzung von Microsoft® SharePoint stellt sich für Anwender oft schwieriger dar als erwartet. Mit den richtigen Weichenstellungen gelingt die Einführung.
Mehr und mehr Informationen liegen bereits in elektronischer Form vor. Rechnungen werden elektronisch versendet, Kundenanfragen oder -benachrichtigungen werden komplett mit dem E-Mail-System abgewickelt und Papierdokumente werden am Posteingang gescannt.
Aus der Praxis: Anruf des DMS-Projektleiters eines mittelgroßen Unternehmens. Man bittet uns um Hilfe, weil die ständigen Nachforderungen des Anbieters mittlerweile ein Mehrfaches des ursprünglichen Angebotspreises ausmachen, kein Ende abzusehen.
Nicht nur das mit einer wesentlichen Platz- bzw. Raumersparnis verbundene „Leeren“ von Archivräumen, sondern vielmehr die Optimierung der fachlichen Bearbeitungsprozesse stellen starke Argumente für eine Digitalisierung von bestehenden Papierarchiven bzw. Aktenbeständen dar.
