Unsere Einschätzung aktueller DMS-/ECM-Themen, für 2012 und danach.
Collaboration wird als Thema auch in 2012 allgegenwärtig sein. Die wesentlichen Gründe dafür sind die Anforderungen der Knowlegde Worker (nicht nur Sachbearbeiter) nach Dokumenten- und Content Management. Die funktionalen Anforderungen sind hier häufig komplett andere als in den klassischen DMS-Lösungen. Collaboration im Sinne von „Team Dokumenten Management“ ist ein Einsatzfeld, auf dem die klassischen DMS-Lösungen mit Lösungen wie MS SharePoint aber auch vielen anderen, zumeist rein Web-basierten Angeboten stark konkurrieren. Daneben gibt es auch eine Reihe von Collaboration-Funktionen, die mit klassischem DMS eher weniger zu tun haben wie Blogs und Wikis, Team- und Projektportale (virtuelle Projekträume), Anwendungs-Sharing inkl. Audio- ggf. auch Videoconferencing, die eher von Knowledge Workern als von Sachbearbeiten nachgefragt werden. Eine häufige Diskussion wird daher in 2012 die Abgrenzung DMS und Collaboration sein, weil man in beiden Umgebungen Dokumente „verwaltet“, aber mit jeweils sehr unterschiedlichen Funktionalitäten.
Social Networks als „Know-how-Börse“. Die Ablage in und Zugriff auf statische Akten für Fachwissen wird Konkurrenz erhalten durch moderne Internet-Werkzeuge, in denen Dokumente und Unterlagen nicht nur einfach abgelegt und hoffentlich wiedergefunden werden. Vielmehr haben die modernen Werkzeuge Funktionen zur Kommentierung, zur echten Multi-User-Erstellung, semantischen Kategorisierung und Suche (nicht nur Attributsuche) und viele andere Funktionen mehr, die wir heute bereits aus dem persönlichen oder privaten Internet-Umfeld kennen.
SOA im Sinne von Aufrufbarkeit einzelner ECM-Funktionen aus verschiedenen Quell- und Zielsystemen, nicht nur monolithische Anwendungen oder nur ein fernsteuerbarer Client und hierbei echte Multi-Mandantenfähigkeit. Content Management ist nicht nur eine Anwendung, sondern in vielen Umgebungen eine Diensteschicht, deren unterschiedliche Content-Funktionen von anderen Anwendungen unterschiedlich genutzt werden sollen. Mandantenfähigkeit beinhaltet auch Trennung von System- und Fachadministrationsfunktionen, Abrechenbarkeit auf Mandantenbasis und andere nicht fachlich/funktionale Themen.
Cloud / Outsourcing: Cloud ist als genereller IT-Trend nicht überhörbar. Ob das dauerhaft auch im Bereich ECM so bleibt, werden wir noch sehen. Fakt ist, dass das Thema Auslagerung von IT-Funktionen und Geschäftsprozessen bei vielen Anwendern mindestens diskutiert wird und mit der allgemeinen Cloud-Diskussion wird sich auch die Kenntnis zu Vor- und Nachteilen dieser Lösungen verbreiten. Und damit wird dann auch wieder eine Diskussion möglich sein, die sich primär mit den sachlichen Argumenten auseinandersetzt.
Boom bei KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) setzt sich fort. Kleine und mittlere Hersteller haben die höheren Zuwachsraten, weil sie diesen KMU-Markt besser bedienen. Vom Umfang der Funktionaliät „im Standard“ der kleineren Hersteller dürfen sich manche der global Player eine Scheibe abschneiden. In diesem Zusammenhang: Komplettsysteme. Ein modernes DMS umfasst mittlerweile Funktionen, für die früher mehrere Systeme miteinander integriert werden mussten. Dieser Trend gilt auch für die KMU-fähigen Systemen der kleineren und mittleren Hersteller.
Vorkonfektionierte Lösung, statt Individualanpassung. Zunehmend sehen wir fertige Vorlagen für bestimmte Arten von Anwendungen wie Rechnungseingangsbearbeitung, Vertrags- , Personal- oder Liegenschaftsakte, die dann nur noch begrenzt anpassbar sind (und bei denen sich der Kunden eher der Lösung anpassen muss als umgekehrt), dafür aber schneller zum Laufen kommen.
E-Mail-Archivierung und PC-Dateiablage in einem DMS statt im E-Mail oder File-System (auch gepusht durch die vereinfachte Vorsteuer-Abzugsfähigkeit bei elektronischen Eingangsrechnungen). Wenn ein Mitarbeiter Unterlagen nicht dort findet, wo er sie vermutet, hat das Unternehmen Kosten- und Ordnungsmäßigkeitsprobleme. DMS-/ECM-Lösungen können diese Probleme lösen. Sensibilisiert durch die anhaltenden Compliance-Diskussionen wird Unternehmen zunehmend klar, dass im Bereich File-Systeme und E-Mail Ordnungsprobleme gelöst werden müssen
Dokumentformate für Scans: Weg von TIFF, hin zu PDF. TIFF deckt im Gegensatz zu PDF seit Jahren viele Anforderungen nicht mehr ab. Volltextsuche, „effiziente“ Farbfähigkeit, Multi-Client-Support, Formularfunktionen, Integrationen mit Hintergrundsystemen, XML-Attributstandards, etc. PDF ist daher das Mittel der Wahl für die meisten „aber nicht alle“ langfristig aufzubewahrenden Unterlagen. Nur: Manche Hersteller haben nach wie vor sehr TIFF-lastige Erfassungs- und Anzeige-Komponenten.
Workflow, frühes Scannen, Integration in nachgelagerte Geschäftsprozesse (nicht nur Fachanwendungen). Das war zwar schon immer ein Thema, aber immer auch ein „machen wir nicht sofort“. Hier ist daher noch extrem viel Verbesserungspotential vorhanden und mit der besseren Verfügbarkeit von Leitungskapazitäten auch im WAN, funktionalen Web-Clients und weitgehend ausgeschöpftem Nutzenpotential bei der reinen Archivierung wollen Firmen zunehmend die Geschäftsprozesse im Anschluss an die frühe Dokumentenerfassung beschleunigen und regelgestützt steuern.
Mobile Anwendungen. Die Knowledge Worker wollen von überall Rechnungen freizeichnen und Dokumente und Akten sichten, nicht nur am verdrahteten Arbeitsplatz. Warum geht für DMS nicht, was für E-Mail selbstverständlich ist? Wer professionell mit Dokumenten arbeiten muss, will die gleiche Verfügbarkeit wie bei seiner E-Mail: Jederzeit/Überall. Überall heißt nicht nur geografisch, sondern auch auf alternativen, ergänzenden Client-Plattformen. Problem für die Anbieter: Was ist wirklich Umsatz-relevant, wo lohnen sich die Entwicklungskosten für neue Plattformen, welche der zahlreichen mobilen Plattformen (iPhone und iPad erfordern eigentlich unterschiedliche Varianten, plus Android, Windows Mobile 7, und ggf. weitere) werden unterstützt und mit welchem Funktionsumfang?
Aber leider auch ein Trend: Zunehmende personelle Ressourcenknappheit bei Anbietern. War aus unserer Wahrnehmung bereits in 2011 häufige Ursache für Projektprobleme in 2011. Das mag auch daran liegen, dass die Anbieter auch mal Projekte geschultert haben, für die das Produkt nicht geeignet ist, aber auch das ist ursächlich ein personelles Problem (Mangel an Projektqualifikation im Pre-Sales).
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