Der Trend, Lizenzen zu vermieten, statt zu verkaufen, hat den ECM-Markt erreicht: Die ersten Anbieter stellen ihre Kunden von Lizenzkauf auf Miete um und bieten für Neukunden bevorzugt oder ausschließlich Lizenzen zur Miete an. Wird das DMS damit nur teurer – oder auch besser? Was können Anwender tun, welche Optionen stehen zur Verfügung?
Viele potenzielle Anwender würden gerne den Betriebs- und Pflegeaufwand für den dauerhaften Betrieb einer ECM-Lösung minimieren. Die Auslagerung von Teilen einer IT-Lösung in die Cloud bietet für diesen Aspekt zahlreiche Vorteile. Daher bieten einige ECM-Anbieter ihre Lösungen auch als Cloud-Anwendung alternativ zum On Premise-Betriebsmodell an.
Im folgenden Artikel umfasst das Akronym alle Arten Dokumenten-verwaltender Systeme inkl. klassischer Archiv- und DMS-Lösungen. Es wird beleuchtet, welche Kriterien bei der Auswahl einer ECM-Lösung im Cloud-Modell zu beachten und welche Stolpersteine dabei zu berücksichtigen sind.
Die Einführung einer DMS-Lösung geht an manchen Stellen über die Komplexität anderer IT-Projekte hinaus. Das Projekt erfordert ein gutes Verständnis der heutigen und zukünftigen Arbeitsabläufe und Ablagestrukturen bei den Anwendern, den IT-Rahmenbedingungen (Integration in Infrastruktur und Fachverfahren) sowie den regulatorischen Anforderungen.
Der folgende Artikel ist zuerst erschienen im ECM GUIDE. Die Fragen an die Zöller & Partner Berater Jobst Eckardt und Marc-Björn Seidel stellte Annette Stadler vom ECM GUIDE.
Welche Risiken und Chancen birgt KI im Vertragsmanagement? Marc-Björn Seidel und Jobst Eckardt sind Senior Berater beim ECM-Consulting-Unternehmen Zöller & Partner und legen ihre Ansichten dar. Außerdem geben sie Wissen aus ihrer Beraterpraxis preis.
Im Umfeld von elektronischen Rechnungen tut sich etwas. Neue Vorschriften fordern den Einsatz von elektronischen Rechnungsformaten, auch an den Formaten selbst wird gearbeitet. Gemeint sich hierbei nicht einfache Rechnungen im PDF-Format, sondern strukturierte Rechnungsformate, wie ZUGFeRD (Zentrale User Guides des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung.
In vielen Projekten der öffentlichen Verwaltung besteht im Kontext des Aktenplans eine Verwirrung über die Nutzung von Sachakten vs. der Nutzung von Fallakten[1]. Dabei verfolgen beide Ansätze dasselbe Ziel:
Unterlagen, die zu einem bestimmten Sachverhalt gehören, werden gemeinsam in einer Akte verwaltet.
Kontroverse Unterscheidung zwischen Sachakte und Fallakte
Von da ab gehen die Kontroversen aber los. Dabei stammt die Unterscheidung der behördlichen Aktenführung in Sach- und Fallakten aus der Papierwelt und wird in Verwaltungen bereits seit Jahrhunderten gelebt.
Geschrieben von Marc-Björn Seidel und Bernhard Zöller
Im Zuge der Digitalisierung ist die Posteingangsbearbeitung eine typische Teilaufgabe in ECM-Projekten. Planen Unternehmen (oder einzelne Bereiche) Unterlagen und Vorgänge digital zu bearbeiten und zu verwalten, gibt es viele Bausteine und Fragen, die zu bedenken sind.
Der Beitrag ist zuerst erschienen in eGovernment, Ausgabe 06/2023
Warum und wofür ein DMS geeignet bzw. nicht so gut geeignet ist, wurde im ersten Teil des Artikels behandelt. Auch einheitliche Begriffsdefinitionen im DMS-Umfeld, die bereitzustellenden personellen Ressourcen und DMS-Bestandsaufnahmen wurden thematisiert. Im zweiten Teil runden Tipps zur DMS-Auswahl, zur DMS-Umsetzung und zur DMS-Strategie das Gesamtbild ab.
Der Artikel ist zuerst erschienen in der e-Government, Ausgabe 05/2023
Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in der öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen und zur Verbesserung der Verwaltungseffizienz. Gleichzeitig ist das Ziel des verwaltungsweiten Einsatzes einer DMS-Lösung jedoch auch mit Herausforderungen verbunden. Ein solches DMS-Projekt besteht häufig aus mehreren Projektetappen, weil Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen in Teilprojekten abgedeckt werden müssen und die Auswirkungen auf die Arbeitsweisen dauerhaft und fundamental sind. Der zweiteilige Artikel soll die bei Planung, Beschaffung und Einführung von DMS-Lösungen am häufigsten übersehenen Themen und Aufgaben aufzeigen.
