Haben sich früher vor allem Großanwender Systeme zur elektronischen Rechnungsbearbeitung geleistet, die bezüglich der Mengen und Häufigkeiten auch entsprechende Skaleneffekte ausnutzen konnten, so führt die hohe funktionale und preisliche Attraktivität mittelstandsgeeigneter Lösungen dazu, dass solche Lösungen mittlerweile auch für kleinere Organisationen interessant geworden sind.
Waren früher Dokumentenmanagement-, Archivierungs- oder Workflow-Lösungen überwiegend bei großen Versicherungen, Banken und Konzernen im Einsatz, so sind die verfügbaren Lösungen mittlerweile für (fast) alle Branchen und Unternehmensgrößen geeignet, weit verbreitet sowie oftmals gar unverzichtbar, auch und gerade in Organisationen und Unternehmen des Gesundheits- und Sozialwesens.
…oder auch: Klassisches DMS vs. MS SharePoint – gibt es hier Unterschiede?
Mit der ersten Version des Microsoft SharePoints vor rund 15 Jahren (Projektname damals: Tahoe) wurde der Dokumenten Management Branche und insbesondere den eher kleinen Herstellern das nahe Ende vorhergesagt. Aber entgegen aller Prophezeiungen gibt es heute so viele Dokumenten Management System (DMS)-Anbieter am deutschen Markt wie nie zuvor.
Der folgende Artikel zum Thema EIM erschien im Frühjahr 2014 zuerst als Interview mit Bernhard Zöller in der BIT (siehe auch www.bit-news.de).
EIM versus ECM: Wo treibt die Entwicklung hin und was steckt hinter dem neuen Akronym?
BIT: Die Informationsquellen nehmen zu. Smartphones, Tablets, Web-Portalen und Social Media-Anwendungen liefern immer mehr geschäftsrelevante Informationen, die es zu berücksichtigen und zu verarbeitet gilt.
In Teil 1 dieses Artikels (hier) wurde die Ausgangssituation in vielen Unternehmen dargestellt: die Probleme, die durch den Mangel an koordinierter Vorgehensweise entstehen und jene, die der ECM-Markt durch seine Unübersichtlichkeit verursacht.
Der Trend hin zur elektronischen Aktenführung in Kommunen und anderen öffentlichen Verwaltungen ist deutlich spürbar. Daher boomt der Markt für eAkten-Lösungen. Meistens werden diese mit einem Dokumenten Management System (DMS) umgesetzt.
Im April 2013 erschien der erste Entwurf der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff oder kurz GoBD. Diese neuen Grundsätze sollen die bereits 1995 erschienenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die im Jahre 2001 für den elektronischen Datenzugriff hinzugekommenen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ablösen.
Mit dem SharePoint Server 2013 hat Microsoft eine Vielzahl neuer Konzepte und Funktionen eingeführt. Schlagworte wie Social Collaboration, Mobile Devices, SharePoint Apps, Web Content Management oder Cloud-Readiness sorgen in dem Zusammenhang für viel Aufmerksamkeit.Wir wollen diese Hype-Themen an dieser Stelle nicht näher betrachten, sondern versetzen uns in die Lage eines Anwenders, der wissen möchte, welche konkreten Fortschritte Microsoft gegenüber der SharePoint Version 2010 im Hinblick auf wichtige DMS-Funktionen gemacht hat. Dabei betrachten wir die Funktionen, die SharePoint out-of-the-box mitbringt.