Vereinfachung ist das Ziel

Der Trend hin zur elektronischen Aktenführung in Kommunen und anderen öffentlichen Verwaltungen ist deutlich spürbar. Daher boomt der Markt für eAkten-Lösungen. Meistens werden diese mit einem Dokumenten Management System (DMS) umgesetzt. Doch nur durch die Beschaffung einer eAkten-Lösung ist die elektronische Aktenführung in einer Kommune noch längst nicht etabliert.

Spezielle eAkten-Anforderungen der Kommunalverwaltung erkennen und bewerten 

Auf der fachlichen Ebene müssen die aktenbezogenen Anforderungen umfänglich analysiert werden. Neben reinen Mengenerfassungen sind Kenntnisse über die fachlichen Anforderungen, wie z.B. die Aktenstrukturen, Zugriffsberechtigungen, spezielle Papierformate oder –beschaffenheiten, Aufbewahrungs-, Aussonderungs- und Vernichtungspflichten, zu erlangen.

In einem weiteren Schritt sind die Prozessanforderungen zu analysieren und festzulegen, also: Wie soll eine eAkte in die fachlichen Prozesse eingebunden werden? Da diese Informationen aufgrund ihrer Komplexität immer häufiger nur über Vor-Ort-Erhebungen und Interviews ermittelbar sind, ist ausreichende Zeit für diese grundlegende Informations¬ermittlung einzuplanen. Je nach Größe der Kommune, Prozess-Komplexität und Aufgaben¬trennung in den Arbeitsprozessen sind häufig sogar mehrere Monate für diese Erhebungsphase einzurechnen. Dieses wird in der Praxis sehr häufig unterschätzt!

Ziele genau definieren

Je konkreter die Planung und je genauer die Dokumenten- und Prozessanalyse, umso exakter können diese Ziele der eAkte definiert werden. Ziele sollten greifbar und realistisch gesteckt werden, wie z.B. „Mit Hilfe der eAkte und gleich bleibender Personalstärke im Bürgerbüro zwischen 5% – 10% mehr Kunden bedienen.“ So kann im Nachhinein der Projekterfolg überprüft werden.

Übrigens, um das Potenzial einer eAkte voll auszuschöpfen, müssen i.d.R. auch Fachprozesse neu überdacht werden. Papierprozesse in einem DMS 1:1 abzubilden, funktioniert typischerweise nicht. Auch das könnte ein realistisches Ziel sein.
Die passende eAkten-Lösung auswählen

Häufig wird in kommunalen Verwaltungen ein DMS zur elektronischen Aktenführung eingesetzt. Die wesentlichen Grundanforderungen an eine elektronische Aktenverwaltung sind komplex und nicht in jedem Produkt gegeben. Wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche eAkten-Einführung ist daher, das passende Produkt zu finden und zu verwenden. Dieses Produkt sollte mindestens

• elektronische Aktenpläne oder individuelle Strukturen ohne Aktenpläne
• elektronische Aktendeckel/-vorblätter
• elektronische Aktenregister
• ausgefeilte Berechtigungssysteme / Zugriffsberechtigungen auf die eAkte oder Teile der eAkte
• vordefinierbare Löschregeln, Verweildauern und Aussonderungsvorgaben
• technisch abbilden können. Multiformat-Viewer oder automatisierte Formatkonvertierungen sollten verfügbar sein, um verschiedene Dateiformate schnell in einer eAkte recherchieren und anzeigen zu können. Hier bedarf es fundierter Kenntnis, um die am Markt verfügbaren Lösungen bewerten zu können.

Personal für das Thema eAkte bereitstellen

Es ist leicht ersichtlich, dass das Thema eAkte kein temporäres Projekt, sondern ein fortlaufendes Thema in der Verwaltung darstellt. Insbesondere die organisatorischen Maßnahmen für eine erfolgreiche eAkten-Einführung stellen den größten Brocken dar. Eine Faustregel besagt, dass eine eAkten-Einführung aus ca. 70 – 80 % organisatorischen und „nur“ 20 – 30 % technischen Aktivitäten besteht. Hierfür muss das entsprechende Personal bereitgestellt werden. Wer versucht, eAkten-Lösungen nebenbei, zusätzlich zu seinen eigentlichen Tätigkeiten einzuführen, der ist schon so gut wie gescheitert.

Welche Fehler drohen noch bei der eAkten-Einführung und wie lassen sie sich am besten vermeiden?

Häufig besteht die Erwartung darin, durch die technische Installation eines Produktes bereits eine erfolgreiche eAkte in der Kommunalverwaltung etabliert zu haben. Hierbei wird der Fokus zu sehr auf die Technik gerichtet. Besonders kritisch wird es, wenn Produkte zur eAkte rein funktional betrachtet werden („Hauptsache, die Lösung kann Aktenstrukturen abbilden, in Akten scannen bzw. ablegen und archivieren…“), ohne die notwendigen Optimierungen in der täglichen Handhabung zu berücksichtigen.

Die Messlatte liegt hier allerdings hoch, denn das Lochen und Abheften eines Papierstapels in einer Papierakte sind als Maßstab anzusetzen, wenn Mitarbeiter künftig diese Tätigkeiten in einer eAkte ausüben sollen. Durch die Auswahl einer unpassenden eAkten-Lösung können anstelle einer Prozessverbesserung und  beschleunigung im schlimmsten Fall die gegenteiligen Ergebnisse erzielt werden – und das ist leider nicht selten der Fall.

Auch ist Ungeduld ein schlechter Begleiter für eAkten-Projekte: Die erfolgreiche Einführung einer eAkte muss als dauerhafter Prozess und nicht als Einmalprojekt verstanden werden.

Wann ist eine eAkte erfolgreich eingeführt

Eine eAkte ist immer dann erfolgreich, wenn es die Arbeitsprozesse spürbar verbessert. Hierfür ist eine hohe Verlässlichkeit grundlegende Voraussetzung: Anwender müssen dort, wo sie es erwarten, die Informationen finden, die sich dort vereinbarungsgemäß befinden sollen.

Zuerst erschienen in „der gemeinderat“, Ausgabe 02-2014