ZöllerECM-Blog | Zöller & Partner

Nov

2015

Digitalisierung: Hindernisse und Erfolgsfaktoren

Geposted von Bernhard ZöllerECM-Markt & Trends, ECM-StrategieKeine Kommentare

Dieses Interview erschien zuerst in der BIT-Ausgabe Nr. 7/2015.

Papier beherrscht in den meisten Unternehmen noch die Arbeitsabläufe, zumindest jedoch die Archive. Dies obwohl die meisten Dokumente heute elektronisch eintreffen, man denke nur an die E-Mail-Flut. Es gilt jedoch als sicher, dass eine Umstellung auf digitale Prozesse für Unternehmen jeglicher Größe und Branche überlebensnotwendig sein wird. Das Megathema „Digitale Transformation“ kann daher nicht von der Galerie aus betrachtet werden, sondern erfordert von jedem Unternehmen, weitere Schritte einzuleiten. Bernhard Zöller vom Beratungsunternehmen Zöller & Partner zeigt im Gespräch mit BIT, wo Unternehmen die wichtigsten Ansätze für den digitalen Wandel finden können.

Okt

2015

Experten erläutern die GoBD: Mobiles Scannen

Geposted von Bernhard ZöllerGoBD, RechtsgrundlagenKeine Kommentare

Im Zeitalter von Smartphones und anderen mobilen Endgeräten mit Fotofunktion stellt sich zunehmend die Frage, inwieweit der fotografisch festgehaltene Beleg steuerrechtlich anerkannt wird. Vor allem seit über entsprechende „Scanner-Apps“ die Möglichkeit besteht, Belege komfortabel abzulichten und medienbruchfrei (etwa via spezieller App) an das Unternehmen zu übermitteln, stellt sich für Unternehmen die Frage der steuerlichen und insbesondere umsatzsteuerlichen Anerkennung der zugrunde liegenden, auf diese Art und Weise erzeugten elektronischen Belege. Den Maßstab hierfür bilden aktuell die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Sep

2015

GoBD goes DMS: Eine Checkliste für Anbieter und Anwender

Geposted von Thorsten BrandGoBD, RechtsgrundlagenKeine Kommentare

Am 14. November 2014 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – oder kurz GoBD – erschienen. Sie lösen die 1995 erschienenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die im Jahre 2001 für den elektronischen Datenzugriff hinzugekommenen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ab.

Sep

2015

Experten erläutern die GoBD: Formatkonvertierung

Geposted von Bernhard ZöllerGoBD, RechtsgrundlagenKeine Kommentare

Eine grundsätzliche Frage, welche die Unternehmen beschäftigt, ist die Zulässigkeit von sog. Formatkonvertierungen für empfangene oder intern ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen. Solche Konvertierungen können beispielhaft aus folgenden Gründen notwendig oder geboten sein:

Aug

2015

Über die Sinnhaftigkeit des Signatur-Einsatzes im DMS-Umfeld

Geposted von Volker HalstenbachArchivierung, DMS-Funktionalität, E-Signatur, ECM in der öffentl. Verwaltung, Erfassung, RechtsgrundlagenKeine Kommentare

Elektronische Signaturen sind geeignete Instrumente, das Vertrauen in den digitalen Dokumentenaustausch zu erhöhen, denn sie können eine hohe Authentizität und damit Beweiskraft für die Herkunft und den Inhalt digitaler Dokumente bieten. Es erscheint naheliegend, die Verwendung elektronischer Signaturen im DMS-Umfeld zu forcieren, um die Unversehrtheit archivierter Dokumente nachzuweisen und damit deren Beweiswert zu erhalten. Doch aufgepasst: Im DMS-Umfeld gelten andere Rahmenbedingungen als beim einfachen Dokumentenaustausch und es gibt bedeutende Nachteile, die gegen den Einsatz der elektronischen Signatur sprechen.

Aug

2015

SharePoint Defizite – Interview ECMguide.de

Geposted von Jürgen RentergentCollaboration, DMS-FunktionalitätKeine Kommentare

»Auch nach fünf SharePoint-Generationen erstaunliche Defizite«
Was typische Features aus dem Dokumentenmanagement betrifft, sieht Jürgen Rentergent, Senior Berater von Zöller & Partner, im ECMguide.de-Interview auch nach fünf SharePoint-Generationen noch erstaunliche Defizite wie fehlende Möglichkeiten für elektronische Postkörbe und E-Akten. Dass ECM-Drittsysteme diese Lücken füllen, wird mit den kommenden SharePoint-Cloud-Lösungen seiner Meinung nach schwieriger als bisher. Eine hybride Lösung aus SharePoint-Cloud und –Server-Betrieb betrachtet er aufgrund der unterschiedlichen Lösungsarchitekturen auch als wenig erstrebenswert.

Jul

2015

Experten erläutern die GoBD: Zeitgerechtheit

Geposted von Bernhard ZöllerGoBD, RechtsgrundlagenKeine Kommentare

Einer der Hauptdiskussionspunkte zur GoBD waren und sind die Anforderungen zur Zeitgerechtheit. Das Erfordernis der Zeitgerechtheit verlangt demnach, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht. Die Zeitgerechtheit umfasst sowohl die zeitnahe Erfassung, als auch die zeitnahe Buchung.

Jul

2015

Positionspapier zur TR-RESISCAN

Geposted von Bernhard ZöllerArchivierung, E-Signatur, ECM in der öffentl. Verwaltung, RechtsgrundlagenKeine Kommentare

PricewaterhouseCoopers hat in Zusammenarbeit mit Zöller & Partner eine gemeinsame Stellungnahme zur Technischen Richtlinie TR 03138 (TR RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik herausgebracht.

Jul

2015

Tipps zur Auswahl einer DMS-Lösung

Geposted von Marc-Björn SeidelDMS-Funktionalität, Vorgehensweise, AuswahlverfahrenKeine Kommentare

Die Annahme, dass sich viele Dokumenten Management Systeme (DMS) am Markt nur marginal unterscheiden, hält sich hartnäckig. Dabei gibt es keinen Funktionsstandard, den man auf jeden Fall erwarten kann. Bereits bei den DMS-Kernfunktionen unterscheiden sich die Systeme mehr als erwartet. Was ist zu beachten bei der Auswahl der geeigneten DMS-Lösung?

Jul

2015

Microsofts neue SharePoint-Strategie – Chance oder Risiko für DMS-Anwender?

Geposted von Jürgen RentergentCollaborationKeine Kommentare

Die SharePoint Community ist derzeit gespalten. Die einen finden die Produktstrategie Richtung Cloud, die von Seth Patton, (Microsoft Senior Direktor SharePoint und OneDrive) im Mai 2015 auf der Ignite in Chicago vorgestellt wurde prima, weil Microsoft Innovationen vorantreibt. Die anderen sind eher skeptisch, weil sie durch die angekündigten Richtungswechsel und die damit einhergehenden vielen offenen Fragen befürchten, als DMS-Anwender auf der Strecke zu bleiben.

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