Am 14. November 2014 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – oder kurz GoBD – erschienen. Sie lösen die 1995 erschienenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die im Jahre 2001 für den elektronischen Datenzugriff hinzugekommenen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ab. Die in den GoBD definierten Grundsätze, wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit müssen dabei auch von einem DMS erfüllt werden. Sie sind daher die neue Bibel für die ordnungsmäßige elektronische Aufbewahrung in Dokumenten Management Systemen. Begriffe wie Scannen, Barcodes, Dokumenten-IDs, OCR und PDF werden in dem BMF-Schreiben erwähnt – alles Schlagworte aus der DMS-Welt.
Daher ist es naheliegend, sich einmal im Detail mit den Anforderungen an die elektronische Archivierung auseinanderzusetzen. Der Arbeitskreis ECM-Compliance des IT-Branchenverbandes Bitkom e.V. hat dies seit dem Erscheinen der GoBD getan. Neben Stellungnahmen und Merksätzen war schnell klar, dass die GoBD auch eine gute Grundlage für eine Checkliste darstellt, in der eine Best-practice-Sammlung für die Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen zur Verfügung gestellt werden kann. Sie gibt diverse Hilfestellungen, was bei der Umsetzung innerhalb der Unternehmens-IT konkret zu beachten ist und richtet sich sowohl an die Hersteller von DMS-Anwendungen als auch an Systemintegratoren sowie Anwender der entsprechenden Lösungen.
Inhalte der Checkliste
Die Checkliste führt von den grundsätzlichen Anforderungen – abgeleitet aus den Ordnungsmäßigkeitsanforderungen, wie Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechte Buchung, Ordnung und Unveränderbarkeit – zu den Anforderungen für den IT-Betrieb im Allgemeinen. Dann wird auf die Besonderheiten von speziellen DMS-Prozessen eingegangen, wie Scannen, Archivierung von Ausgangsdokumenten, E-Mail-Archivierung und Rechnungsarchivierung. Auch die Anforderungen aus dem steuerlichen Datenzugriff werden betrachtet. Abschließend werden die Anforderungen an eine DMS-Verfahrensdokumentation dargestellt.
Im Detail wird auf die folgenden Inhalte eingegangen:
Bereich | Inhalte | Besonderheiten |
Nachvollziehbarkeit |
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Vollständigkeit |
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Richtigkeit |
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Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung |
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Ordnung |
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Unveränderbarkeit |
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IT-Betrieb: Allgemein |
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IT-Betrieb: Infrastruktur und RZ-Betrieb |
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IT-Betrieb: Betriebsbedingungen und Wartung |
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IT-Betrieb: Problembehebung und Support |
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IT-Betrieb: Berechtigungssystem |
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IT-Betrieb: Mitarbeiter |
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Scannen von Papierdokumenten |
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Archivierung von Ausgangsdokumenten |
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Archivierung von E-Mails |
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Archivierung von Rechnungen |
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Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff |
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Spezialthemen:
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Auslagerung und Migration |
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Outsourcing und Auslagerung |
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Verfahrensdokumentation |
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Ergänzt wurde das Dokument um ein Abkürzungsverzeichnis und ein umfangreiches Glossar.
Die Checkliste ist ein Gemeinschaftswerk von Zöller & Partner GmbH, Peters, Schönberger & Partner mbB und der EASY SOFTWARE AG. Es erfolgte eine Qualitätssicherung durch die Mitglieder des Arbeitskreises ECM-Compliance des Bitkom e.V. So wurden die Sichtweitweisen von DMS-Beratern, Wirtschaftsprüfern und DMS-Herstellern berücksichtigt.
Die „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ steht auf unserer Homepage zum kostenlosen Download bereit.