Der Trend, Lizenzen zu vermieten, statt zu verkaufen, hat den ECM-Markt erreicht: Die ersten Anbieter stellen ihre Kunden von Lizenzkauf auf Miete um und bieten für Neukunden bevorzugt oder ausschließlich Lizenzen zur Miete an. Wird das DMS damit nur teurer – oder auch besser? Was können Anwender tun, welche Optionen stehen zur Verfügung?
Viele potenzielle Anwender würden gerne den Betriebs- und Pflegeaufwand für den dauerhaften Betrieb einer ECM-Lösung minimieren. Die Auslagerung von Teilen einer IT-Lösung in die Cloud bietet für diesen Aspekt zahlreiche Vorteile. Daher bieten einige ECM-Anbieter ihre Lösungen auch als Cloud-Anwendung alternativ zum On Premise-Betriebsmodell an.
Im folgenden Artikel umfasst das Akronym alle Arten Dokumenten-verwaltender Systeme inkl. klassischer Archiv- und DMS-Lösungen. Es wird beleuchtet, welche Kriterien bei der Auswahl einer ECM-Lösung im Cloud-Modell zu beachten und welche Stolpersteine dabei zu berücksichtigen sind.
Die Einführung einer DMS-Lösung geht an manchen Stellen über die Komplexität anderer IT-Projekte hinaus. Das Projekt erfordert ein gutes Verständnis der heutigen und zukünftigen Arbeitsabläufe und Ablagestrukturen bei den Anwendern, den IT-Rahmenbedingungen (Integration in Infrastruktur und Fachverfahren) sowie den regulatorischen Anforderungen.
In vielen Projekten der öffentlichen Verwaltung besteht im Kontext des Aktenplans eine Verwirrung über die Nutzung von Sachakten vs. der Nutzung von Fallakten[1]. Dabei verfolgen beide Ansätze dasselbe Ziel:
Unterlagen, die zu einem bestimmten Sachverhalt gehören, werden gemeinsam in einer Akte verwaltet.
Kontroverse Unterscheidung zwischen Sachakte und Fallakte
Von da ab gehen die Kontroversen aber los. Dabei stammt die Unterscheidung der behördlichen Aktenführung in Sach- und Fallakten aus der Papierwelt und wird in Verwaltungen bereits seit Jahrhunderten gelebt.
Der Beitrag ist zuerst erschienen in eGovernment, Ausgabe 06/2023
Warum und wofür ein DMS geeignet bzw. nicht so gut geeignet ist, wurde im ersten Teil des Artikels behandelt. Auch einheitliche Begriffsdefinitionen im DMS-Umfeld, die bereitzustellenden personellen Ressourcen und DMS-Bestandsaufnahmen wurden thematisiert. Im zweiten Teil runden Tipps zur DMS-Auswahl, zur DMS-Umsetzung und zur DMS-Strategie das Gesamtbild ab.
Der Artikel ist zuerst erschienen in der e-Government, Ausgabe 05/2023
Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in der öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen und zur Verbesserung der Verwaltungseffizienz. Gleichzeitig ist das Ziel des verwaltungsweiten Einsatzes einer DMS-Lösung jedoch auch mit Herausforderungen verbunden. Ein solches DMS-Projekt besteht häufig aus mehreren Projektetappen, weil Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen in Teilprojekten abgedeckt werden müssen und die Auswirkungen auf die Arbeitsweisen dauerhaft und fundamental sind. Der zweiteilige Artikel soll die bei Planung, Beschaffung und Einführung von DMS-Lösungen am häufigsten übersehenen Themen und Aufgaben aufzeigen.
Elektronische Archivsysteme – heute Bestandteil jeder modernen ECM-Lösung – gab es schon in den 80er Jahren. Die damaligen Systeme waren teuer und hatten wenig Funktionalität. Im Prinzip handelte es sich um hochskalierbare Bibliotheken für archivische Dokumente. Bei Großunternehmen, die sich das leisten konnten – vor allem Banken und Versicherungen, wenige Handels- und Telekommunikationskonzerne und einige große Behörden – kamen diese Archiv-Repositories als Teil der Anwendungslandschaft zum Einsatz, hoch integriert in die eigenen, häufig Host-basierten Anwendungen. Dies führte zu der paradoxen Situation, dass mit dem Aufkommen moderner ECM-Lösungen mit deutlich besserem Funktionsumfang diese Lösungen dennoch weiter betrieben werden mussten, weil eine Migration wegen der tiefen Integration in die eigenen Host-Anwendungen zu aufwendig war. Daher laufen einige dieser Archiv-Dinosaurier heute noch, und die Hersteller verdienen viel Geld an den Software-Wartungsgebühren für nicht mehr weiterentwickelte Software mit dünner und veralteter Funktionalität.
Die Einsatzgebiete von DMS-Lösungen werden immer vielfältiger und komplexer. Stand vor einiger Zeit oft noch die Archivierung im Mittelpunkt, sind in den letzten Jahren immer stärker die Verarbeitung und Verwaltung sogenannter lebender Dokumente sowie die Abbildung von dokumentenzentrierten Prozessen in den Fokus gerückt.
Für Workflow-Tools gibt es viele Optionen, einige sind in der Organisation in der Regel schon vorhanden. Damit die Auswahl nicht zu viel Zeit und Aufwand in Anspruch nimmt, ist es wichtig, die wesentlichen Faktoren für die Auswahl zu kennen.
