Für Workflow-Tools gibt es viele Optionen, einige sind in der Organisation in der Regel schon vorhanden. Damit die Auswahl nicht zu viel Zeit und Aufwand in Anspruch nimmt, ist es wichtig, die wesentlichen Faktoren für die Auswahl zu kennen.
Die Identifizierung der Prozesse, für die sich eine Digitalisierung am meisten lohnt, sollte der Anfang eines Projektes sein. Sind die Prozesskosten alleine ausschlaggebend und wie kann das Einsparpotenzial ermittelt werden?
Die GoBD erlaubt grundsätzlich keine ersatzweise Konvertierung digitaler Eingangsformate in andere Formate. Wenn man in andere Formate konvertiert sollen die empfangenen Urbelege ebenfalls aufbewahrt werden. In der Praxis ist es aber häufig so, dass bestimmte Formate nur ein Transport/Trägerformat für die eigentlichen Inhalte sind. Ein Beispiel sind TIFF- oder PDF-Objekte. Beides sind Container-Formate, die ein identische schwarz-weißes Bitmap im Format ITU G4 (früher: CCITT G4) beinhalten können. Da manche Scan-Anwendungen TIFF-Container mit ITU G4-Inhalt erzeugen (z.B. ein ganz normaler schwarz-weißer-Scan eines Rechnungsbeleges) , die man auf der Ablage aber lieber im modernen PDF-Format ablegen möchte (mit dem identischen, unveränderten ITU G4 Rechnungsbeleg) hat man nun das Problem, dass man häufig diskutiert, ob man diese Konvertierung vornehmen darf, weil man ja bildlich/inhaltlich nichts ändert.
Der folgende Artikel ist zuerst in der bit, Ausgabe 1-2018 erschienen. Gefragt waren Einschätzungen zu Markt-, Technologie- und Thementrends
Veränderungen auf dem Markt:
Die Vielfalt an Angeboten hat sich nicht reduziert. Die immer wieder vorhergesagte (und von uns schon immer bestrittene) Konsolidierung hat nicht stattgefunden. Übernahmen wie die von Saperion durch Perceptive/Lexmark oder von Ceyoniq durch Kyocera oder von Documentum durch OpenText haben nicht zu einer Reduzierung an Systemangeboten geführt. Die wenigen Systeme, die am Markt tatsächlich nicht mehr aktiv vermarktet werden, sind zahlenmäßig durch Neueinsteiger ersetzt worden.
Bitkom Research und Zöller & Partner veröffentlichen „DMS-Marktübersicht 2018“.
Mit 62 Systemen ist die aktuelle vierte Auflage der „DMS-Marktübersicht“ mit ca. 900 Seiten die umfassendste Systemübersicht auf dem D.A.CH-Markt (Deutschland, Österreich, Schweiz). Sie ist auch ein Indiz für die Vielfältigkeit des Angebotes in einem schnell wachsenden Marktsegment der Informationstechnologie.
Mit der TR 03138 „RESISCAN – Ersetzendes Scannen“ hat das BSI vor 5 Jahren (am 20.03.2013) eine technische Richtlinie veröffentlicht (und am 02.03.2017 in der Version 1.1. aktualisiert, mit nach unserer Meinung leider nur unwesentlichen Änderungen), die Anwendern bei Einhaltung der Vorgaben eine erhöhte Rechtssicherheit beim sogenannten ersetzenden Scannen bieten soll. Diese Richtlinie hat in diesen 5 Jahren für viel Ärger und kontroverse Diskussionen gesorgt, vor allem im Bereich öffentlicher Einrichtungen.
Der folgende Artikel ist zuerst erschienen in der BIT 1-2017 zum Thema „Arbeitsplatz im Wandel“
BIT: Zukunftsorientierte Arbeitsplatzkonzepte rücken in den Fokus vieler Unternehmen. Der moderne Arbeitsplatz bringt zugleich Herausforderungen und Umwälzungen mit sich. Wie sehen Sie diese Entwicklung im Rahmen der Digitalisierung, vor allem im Hinblick auf neue Technologien?
Die Erfindung und Verbreitung von Smartphones haben die Welt verändert. Noch zu Beginn meines Berufslebens bedeutete eine Dienst- oder Urlaubsreise faktisch Unerreichbarkeit. Heute sind wir, privat und beruflich, zumindest gefühlt nahezu immer erreichbar, da meistens online. Und schleppte man früher noch kiloweise Papier auf Geschäftsreisen mit sich, kopierte man später große Datenvolumen auf sein Notebook, um unterwegs für alle Eventualitäten gewappnet zu sein, verlässt man sich heute oft auf die Möglichkeit des Online-Zugriffs, um an alle erforderlichen Informationen zu gelangen.
Die Prozessdigitalisierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalen Transformation. Doch der Einstieg in das frühe Scannen oder gar die Einrichtung der digitalen Poststelle bedeutet mehr, als lediglich den Scanzeitpunkt zu verschieben. Hierbei sind viele Herausforderungen zu meistern, die häufig auf den ersten Blick gar nicht erkennbar sind. Die Gefahren zu scheitern sind groß. Mit der richtigen Herangehensweise gelingen jedoch selbst komplexe Projektvorhaben.
