In den letzten Jahren hat sich in vielen DMS-Projekten ein Anforderungswandel vollzogen: weg von einer einfachen transaktionsbezogenen Dokumentenverwaltung, hin zu einer komplexen aktenbezogenen Contentverwaltung.
Die Nutzung von Microsoft® SharePoint stellt sich für Anwender oft schwieriger dar als erwartet. Mit den richtigen Weichenstellungen gelingt die Einführung.
Mehr und mehr Informationen liegen bereits in elektronischer Form vor. Rechnungen werden elektronisch versendet, Kundenanfragen oder -benachrichtigungen werden komplett mit dem E-Mail-System abgewickelt und Papierdokumente werden am Posteingang gescannt.
Aus der Praxis: Anruf des DMS-Projektleiters eines mittelgroßen Unternehmens. Man bittet uns um Hilfe, weil die ständigen Nachforderungen des Anbieters mittlerweile ein Mehrfaches des ursprünglichen Angebotspreises ausmachen, kein Ende abzusehen.
Nicht nur das mit einer wesentlichen Platz- bzw. Raumersparnis verbundene „Leeren“ von Archivräumen, sondern vielmehr die Optimierung der fachlichen Bearbeitungsprozesse stellen starke Argumente für eine Digitalisierung von bestehenden Papierarchiven bzw. Aktenbeständen dar.
Der Umfang aufbewahrungswürdiger Daten und Dokumente steigt ständig an, ebenso die Zahl der eingesetzten Verwaltungssysteme. Anwender beklagen die schlechte Auffindbarkeit wertvoller Informationen in diesem Content-Chaos. ECM-Strategien helfen, die Content-Verwaltung kostengünstiger zu gestalten und hierbei zusätzlich einen besseren Zugang zu Inhalten zu erzielen.
Die stetig zunehmende Zahl von nationalen und internationalen Vorgaben und Richtlinien und deren kurzfristige Umsetzung stellen eine große Herausforderung für kommunale Verwaltungen und Behörden dar.
Je mehr Standards, desto besser – so denkt man vielleicht, wenn es um die Auswahl einer ECM-Anwendung geht. Bei einer so langfristigen und gewichtigen Entscheidung soll natürlich in keinem Fall einen Fehler gemacht werden.
Derzeit stehen viele Städte, Gemeinden und Landkreise hinsichtlich einer verwaltungsübergreifenden, rechtskonformen und zuverlässigen elektronischen Kommunikation untereinander und beim „digitalen“ Kundenservice noch am Anfang.
Der Wunsch, angesichts der eher chaotischen Ablage wichtiger Informationen, wieder auskunftsfähig zu werden, wachsende Sensibilisierung für rechtliche Anforderungen und schnell wachsende, kaum noch zu kontrollierende Belastung der Mail-Infrastruktur sind die wesentlichen Triebfedern für den Markt für E-Mail Management und –Archivierung.
