DMS-Lösungen werden nicht mehr ausschließlich für eine Abteilung oder einen einzelnen Anwendungszweck geplant. Heute geht es zunehmend darum, möglichst viele Anforderungen in einer Lösung abzudecken.
Das „E“ in ECM (Enterprise Content Management) wird häufig mit Großunternehmen assoziiert, dabei ist damit eher „unternehmensweit“ im Sinne von abteilungsübergreifend gemeint. Und hier ergeben sich nicht nur für Großunternehmen, sondern auch für viele mittelständische Unternehmen Anforderungen bzgl. Performance, Skalierbarkeit und Robustheit sowie Integration in andere Enterprise-Lösungen, wie z.B. ERP, CRM, Mail / Groupware und Benutzerverwaltung, die bei Lösungskonzeption und Plattformauswahl oft zu spät – wenn überhaupt – berücksichtigt werden.
„Ich sehe absolut keinen Grund, warum sich jemand zuhause einen Computer hinstellen sollte“ Kenneth Olsen, Gründer von DEC, 1977
Es gibt viele Prognosen aus der IT-Industrie wie diese, die grandios daneben lagen. Aber wenige Vorhersagen sind so einfach zu verstehen, von vielen so erwünscht und dann (scheinbar) doch so weit weg von der Realität wie das „papierlose Büro“.
Ein Dokumenten Management System (DMS) ist eine technische Infrastruktur zur Verwaltung von unstrukturierten Informationen, die nicht bereits in Datenbanken oder Fachsystemen strukturiert vorgehalten werden. Darunter fallen nicht nur Papierdokumente, sondern auch E-Mails, Dateien auf Dateiservern und auch Informationen, die aus Fachsystemen heraus generiert werden.
Die aktuelle vom BITKOM herausgegebene DMS-Marktübersicht 2013 zeigt, dass der DMS-Markt den Anwendern eine wachsende Anzahl von Lösungsmöglichkeiten für die Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung aufbewahrungswürdiger und –pflichtiger Dokumente und sonstiger Unterlagen zur Verfügung stellt.
Der Markt für Content Management Systeme ist zerplittert. Das liegt einmal am Begriff „Content“ selbst, der sehr umfassend ist und kaum eine Informationsart ausgrenzt.
