Die PK-DML (Prüfkriterien für Dokumenten Management-Lösungen) sind in einer neuen Auflage beim VOI, Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. erschienen.

Die Prüfkriterien für Dokumenten Management-Lösungen, kurz PK-DML, haben sich zu einem Standard bei Revisionen und Prüfungsstellen entwickelt, wenn es darum geht, die Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Archivsystems festzustellen.

Der Vorteil dieser rund 80 Kriterien liegt auf der Hand: Sie sind konkret, fassbar, nachprüfbar und lassen kaum Interpretationsspielraum zu. Was die GoBS in allgemeinen, teils buchhaltungsspezifischen Kriterien definiert, wird in den PK-DML klar und DMS-bezogen beim Namen genannt.

Die Prüfkriterien, denen eine DMS-Lösung standhalten muss, gliedern sich in 10 Bereiche.
Dies sind die allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes, die Beschreibung der sachlogischen und technischen Systemlösung inkl. der technischen und organisatorischen Prozesse, Kriterien zu den Themen IT-Sicherheit, technischer Betrieb und internes Kontrollsystem sowie der nach Nachweis von durchgeführten Test, vorhandenen Mitarbeiterqualifikationen und die Sicherstellung von Service und Support.

Die nun erschienene 2. Auflage konkretisiert und aktualisiert diese Bereiche. Beispielsweise wurde das Thema der digitalen Signatur aufgenommen, bei dem es bezogen auf die Langzeitarchivierung immer noch viele offene Fragen gibt.

Die Prüfkriterien wurden von einer Arbeitsgruppe erarbeitet, die sich wie schon bei der ersten Auflage aus Mitarbeitern von DMS-Herstellern und Beratungsunternehmen zusammensetzte, so dass in die neue Auflage viel Branchen-Know-how und Praxiserfahrung eingearbeitet wurde. Die Zielsetzung hat sich nicht verändert: Der Betrieb von DMS-Lösungen soll sicherer und transparenter werden.

Wenn im Rahmen einer Verfahrensdokumentation die Kriterien der Prüfliste abgearbeitet werden, steht einer Zertifizierung und Anerkennung durch Dritte meist nichts mehr im Wege. Und das mit vergleichsweise geringem Aufwand, da die Kritirien klar definiert sind und Hersteller und Berater mehr und mehr Musterverfahrensdokumentationen besitzen, die sich an dieser Struktur orientieren.

Die aktuelle Auflage der PK-DML ist zu beziehen über www.voi.de. Die GoBS-Checkliste von Zöller & Partner gibt einen ersten Überblick über die diese Kriterien (siehe www.zoeller.de Download-Bereich).