Unterscheidungsmerkmale moderner DMS- / ECM-Lösungen wie beispielsweise: Erfassung, Verwaltung versionierter (lebender) Dokumente, native Apps für Tablets, Mobile & Offline-Nutzung, Aufbewahrungsfristen und Löschregeln, Volltext- und Attributsuche, E-Akte und Aktenplan, Multi-Format-Viewing, Postkorb / Workflow, Integration mit PC- und Fachanwendungen. Abgrenzung zu File-Server und Collaboration-Angeboten.