Dokumenten Management Systeme sind ein perfektes Werkzeug, um in vielen Bereichen einer kommunalen Verwaltung eine effizientere Leistungserstellung zu erzielen. Allerdings kann es zu erheblichen Rückschlägen bei einer DMS-Einführung kommen, wenn gewisse „Leitplanken“ nicht eingehalten werden. Welches sind aber die fünf grundsätzlichen „Leitplanken“ für eine erfolgreiche DMS-Einführung?

Ziele exakt definieren
„Der Ziellose erleidet sein Schicksal – der Zielbewusste gestaltet es.“ Was Immanuel Kant hier formuliert, sollte sich jeder zu Herzen nehmen, der sich mit der Einführung eines DMS in seiner kommunalen Verwaltung beschäftigt. Vor einer DMS-Einführung sollten sich alle Projektbeteiligten über die eigentlichen Ziele bewusst werden und diese auch überprüfbar definieren. Ziele wie:

• eine Verbesserung von Verwaltungsprozessen oder
• eine Optimierung von Aktenzugriffszeiten

sind gut und schön, aber sehr schwammig und im Nachhinein schwer zu überprüfen. Hier ist es besser, konkrete Ziele zu definieren, wie:

• erhöhte Anforderungen während der Kfz-Zulassung mit gleichbleibender Personalstärke abzubilden
• manuelle Aufwände für ein Zuordnen von Steuerunterlagen in die Steuerakte zu sich wiederholenden Stichtagen reduzieren bzw. ganz zu vermeiden

Diese konkreten Ziele lassen bereits im Vorfeld eines Projekts Rückschlüsse auf die Wirtschaftlichkeit einer DMS-Einführung zu.

Auch sollten Ziele realistisch gewählt und vor allem strategisch geplant werden. Die Umsetzung von ein, zwei Projekten ist gut und sinnvoll, aber langfristig ist eine Reihenfolgeplanung notwendig, um möglichst viele Bereiche der Verwaltung in möglichst kurzer Zeit an das DMS anzuschließen. Hier reicht ggf. schon eine simple Mindmap, die die strategischen Umsetzungsbereiche benennt.

Das richtige DMS-Produkt
Der DMS-Markt in Deutschland hat sich, entgegen der Vorhersagen mancher Experten, bis jetzt nicht konsolidiert. Dieses belegt beispielsweise die durch das Beratungshaus Zöller & Partner GmbH erstellte DMS-Marktübersicht. Schon bei der groben Betrachtung der Funktionalitäten der Produkte wird klar, dass überraschend viele Unterschiede zu erkennen sind. Der Blick ins Detail offenbart typischerweise noch mehr technische und funktionale Produktdifferenzen, welche für die Anwender häufig höhere Bedeutung haben, als vorher vermutet. DMS-Funktionen, die im Produkt A noch programmiert werden müssen, sind im Produkt B schon im Standard enthalten. Oder es werden fehlende Funktionen über Drittanbieter-Lösungen ersetzt, was langfristig immer einen höheren Lizenz-, Betriebs- und Testaufwand mit sich bringt. Ein tiefer Blick „unter die DMS-Motorhaube“ ist also bei der Auswahl einer DMS-Lösung im Hinblick auf die DMS-Anforderungen der kommunalen Verwaltung unbedingt zu empfehlen. Die DMS-Anforderungen und die DMS-Lösung müssen zusammenpassen.

Das Produkt, das bei der Verwaltung A passt, kann bei anderen Einsatzfeldern in Verwaltung B völlig unpassend sein. Die Suche nach dem richtigen Produkt für die eigenen DMS-Verwaltungsanforderungen ist zwingend notwendig. Auch hier hilft wieder ein strukturiertes Vorgehen anhand von Checklisten, die in Zöller & Partner-Projekten als Standardwerkzeuge eingesetzt werden.

Die richtige Einführungsstrategie
Im kommunalen Umfeld wird häufig über die Einführungsstrategie diskutiert. Ist eine DMS-Einführung gleich in der Gesamtverwaltung sinnvoll oder sollte eine stufenweise DMS-Einführung durchgeführt werden? Sollte gleich die gesamte Eingangspost digital weitergeleitet werden (Stichwort: „frühes Scannen“) oder sollte zuerst wie üblich mit Papier gearbeitet werden und danach das Digitalisieren und Ablegen im DMS erfolgen (Stichwort „spätes Scannen“)?

Grundsätzlich hat sich in der Praxis eine anforderungsspezifische DMS-Einführung (also fachbereichs-/ämterspezifisch) bewährt. Je größer die Kommunalverwaltung, desto zwingender ist diese Vorgehensweise, um mittel- bis langfristig DMS-Teilprojekte erfolgreich und wirtschaftlich abschließen zu können und somit das DMS-Thema innerhalb der Verwaltung weiter voran zu treiben.

Bei kleineren Kommunen (z.B. ab Größenklasse 5) ist es durchaus sinnvoll, über eine verwaltungsweite DMS-Einführung innerhalb eines vorher festgelegten Zeitraums nachzudenken. Hierzu gibt es schon einige Erfolgsgeschichten (zumindest mit dem Szenario „Spätes Scannen“; also die papierbasierte Sachbearbeitung mit anschließendem Scannen der Papieroriginale).

Apropo Umsetzungsbereiche: Bitte nicht die falschen Pilotprojekte wählen. Eine digitale Bearbeitung und elektronische Ablage von „wohlstrukturierten“ Rechnungen ist erheblich einfacher umzusetzen als die digitale Akte im Rechtsbereich. Hierbei sind nicht nur Zusatzfunktionen wie z.B. schnelle elektronische Vermerke zu einem Dokument erstellen maßgeblich, sondern auch Themen wie Aussonderung, Weitergabe der Akte an z.B. Gerichte etc. Die Komplexität des Projektes ist erheblich höher als in Projekten mit repetitiven Abläufen (z.B. ein OWI-Verfahren, die Kfz-Zulassung etc.).

Grundsätzlich abzuraten ist von einem frühen Scannen der gesamten Eingangspost und dem elektronischen Verteilen dieser Post per DMS als initiales DMS-Einführungsprojekt. Dieses Projektvorgehen als DMS-Einführungsprojekt ist wohl eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern einer DMS-Einführung in der Kommunalverwaltung. Mit diesem Vorgehen erhöht sich die Projektkomplexität (Einführung eines neuen IT-Systems, Umstellung der Verwaltungsprozesse über die gesamte Verwaltung, neue Regelungen zur Postverteilung etc.) und damit auch die Projektkosten. Besser ist es, mit dem späten Scannen anzufangen und im Projektverlauf – wenn alles funktioniert – den nächsten Schritt des frühen Scannens anzugehen. Dieses ist aber auch erst einmal nur für ausgewählte Dokumententypen wie z.B. einfache Rechnungen etc. empfehlenswert.

Eine systematische, strukturierte Vorgehensplanung anhand von Checklisten zum Identifizieren der Komplexität und des Umsetzungsnutzens mit einem DMS hat sich hier bewährt. Daher ist die Erhebung des Nutzens einer DMS-Einführung in Dezernaten / Fachbereichen / Sachgebieten / Ämtern etc. anhand von Checklisten immer Bestandteil bei einer DMS-Einführungs-/Strategieplanung, die durch die Zöller & Partner GmbH begleitet wird.

Die Projektbeteiligten
Ein DMS-Einführungsprojekt ist eher ein organisatorisches Projekt als ein IT-Projekt. Wichtig ist, alle Projektbeteiligten mit in den Einführungsprozess zu involvieren. Diese sind (abhängig von der Organisation der Kommune):

• die Leitungsebene der Kommunalverwaltung
• die IT
• die Fachbereiche/Ämter
• die Organisation/der Personalbereich/die Rechtsabteilung
• und die Personalvertretungen

„Involvieren“ ist hier vielleicht nicht das richtige Wort. Für eine DMS-Einführung müssen die personellen Ressourcen auch zur Verfügung stehen. Das sind nicht nur die Ressourcen aus dem DMS-Projektteam, sondern vielmehr die Ressourcen aus den Fachbereichen bzw. Ämtern selbst. Die Fachleute müssen bereits bei der Pflichtenhefterstellung dabei sein, um die fachlichen Anforderungen zu definieren. Später muss dann durch den Fachbereich die DMS-Anwendung getestet und bedient werden. Schulungen sind somit ebenfalls einzuplanen. Wenn es heute schon keine Zeit für DMS-Aktivitäten in einem Sachgebiet/Amt gibt, dann sollte man die Einführung hier erst einmal etwas verschieben.

Schulen und werben
Mitarbeiter/innen sollten von Trainern unterstützt werden und innovative Ideen bzgl. des DMS-Einsatzes an das Projektteam weitergeben können. Nicht nur die von der DMS-Einführung betroffenen Fachbereiche/Ämter sollen ausgiebig geschult und unterstützt werden, sondern die gesamte Verwaltung sollte regelmäßig und aktiv über den Stand der Einführung eines DMS informiert werden.

Es ist nicht unüblich, dass es gegenüber neuen, papierärmeren Arbeitsweisen mit einem DMS Widerstände in der Belegschaft geben kann. Diese müssen durch ständige Informationsvermittlung, offenen Kommunikation und durch transparente Vermittlung des Nutzens eines DMS aufgelöst werden, was mit Hilfe von externen Fachleuten oftmals leichter fällt.