Waren früher Dokumentenmanagement-, Archivierungs- oder Workflow-Lösungen überwiegend bei großen Versicherungen, Banken und Konzernen im Einsatz, so sind die verfügbaren Lösungen mittlerweile für (fast) alle Branchen und Unternehmensgrößen geeignet, weit verbreitet sowie oftmals gar unverzichtbar, auch und gerade in Organisationen und Unternehmen des Gesundheits- und Sozialwesens.
…oder auch: Klassisches DMS vs. MS SharePoint – gibt es hier Unterschiede?
Mit der ersten Version des Microsoft SharePoints vor rund 15 Jahren (Projektname damals: Tahoe) wurde der Dokumenten Management Branche und insbesondere den eher kleinen Herstellern das nahe Ende vorhergesagt. Aber entgegen aller Prophezeiungen gibt es heute so viele Dokumenten Management System (DMS)-Anbieter am deutschen Markt wie nie zuvor.
Mit dem SharePoint Server 2013 hat Microsoft eine Vielzahl neuer Konzepte und Funktionen eingeführt. Schlagworte wie Social Collaboration, Mobile Devices, SharePoint Apps, Web Content Management oder Cloud-Readiness sorgen in dem Zusammenhang für viel Aufmerksamkeit.Wir wollen diese Hype-Themen an dieser Stelle nicht näher betrachten, sondern versetzen uns in die Lage eines Anwenders, der wissen möchte, welche konkreten Fortschritte Microsoft gegenüber der SharePoint Version 2010 im Hinblick auf wichtige DMS-Funktionen gemacht hat. Dabei betrachten wir die Funktionen, die SharePoint out-of-the-box mitbringt.
DMS-Lösungen werden nicht mehr ausschließlich für eine Abteilung oder einen einzelnen Anwendungszweck geplant. Heute geht es zunehmend darum, möglichst viele Anforderungen in einer Lösung abzudecken.
Das „E“ in ECM (Enterprise Content Management) wird häufig mit Großunternehmen assoziiert, dabei ist damit eher „unternehmensweit“ im Sinne von abteilungsübergreifend gemeint. Und hier ergeben sich nicht nur für Großunternehmen, sondern auch für viele mittelständische Unternehmen Anforderungen bzgl. Performance, Skalierbarkeit und Robustheit sowie Integration in andere Enterprise-Lösungen, wie z.B. ERP, CRM, Mail / Groupware und Benutzerverwaltung, die bei Lösungskonzeption und Plattformauswahl oft zu spät – wenn überhaupt – berücksichtigt werden.
Für einen Anwender, der sich mit der Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) beschäftigt stellt sich der Markt erst einmal unübersichtlich dar. Schnell wird klar: Schlagwörter und Abkürzungen wie ECM, DMS, Workflow oder Records Management verwirren eher bei der Bewertung von Lösungen, weil natürlich jeder Anbieter (und Berater) seine eigenen Definitionen hat.
Kleines Rätsel: Wen beschreiben wir hier? Kann nichts wegwerfen, weil er/sie nicht weiß, ob man es vielleicht doch noch gebrauchen kann. Also wird ohne Ordnung zugemüllt, bis die Füllgrenze erreicht ist.
Marktgängige Collaboration-Lösungen bieten Anwendungsfunktionen, die auf die Zusammenarbeit im Team ausgerichtet sind und die projektbezogene Dokumentenverwaltung beinhalten.
Das Staunen ist der Anfang der Erkenntnis. So staunen häufig die Projektbeteiligten, wenn die Rückläuferunterlagen einer ECM-Ausschreibung gesichtet und bewertet werden. Jetzt wird vielen Anwendern erst bewusst, wie stark sich ECM-Systeme funktional und technisch voneinander unterscheiden.