Dokumentationen sind langweilig. Ein DMS vermeidet Papier und unterstützt meine Prozesse. Warum sollte ich das Produkt und die Abläufe auch noch dokumentieren?
Zum einen gibt es eine rechtliche Grundlage: Diese ergibt sich aus dem HGB, in dem Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und andere Vorgaben definiert sind.
Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS, 7.11.95). Aber auch andere Regelungen und Bestimmungen fordern dies (FAMA 1/1987, § 257 Abs. 1 HGB, § 147 Abs. 1 AO, IDW PS 880 zu Software-Bescheinigungen).
Eine Verfahrensdokumentation dient dazu, den Nachweis der Erfüllung der oben genannten allgemein definierten Anforderungen zu erbringen. Mittlerweile sind die Inhalte und Strukturen durch diverse Veröffentlichungen standardisiert. Der Aufwand für die Erstellung ist abschätzbar und liegt in typischen Projekten zwischen 10 und 20 Tagen.
Neben der Erfüllung einer gesetzlichen Anforderung dient die Verfahrensdokumentation aber auch dazu, sowohl dem Betreiber wie auch dem Hersteller die nötige Sicherheit eines voll funktionsfähigen Systems zu gewährleisten. Der Hersteller hat die Sicherheit, dass keinerlei Eingriffe in das System erfolgen, die nicht vom Betreiber dokumentiert werden. Der Betreiber hat die Sicherheit, dass alle Veränderungen durch den Hersteller dokumentiert werden müssen und diese gemeinsam durch Betreiber und Hersteller abgenommen werden.
Die Verfahrensdokumentation sichert somit die Transparenz beim Betrieb eines DMS. Und dies gilt nicht nur für die technischen Prozesse. Gerade die Arbeitsanweisungen für Erfassung, Indizierung oder Administration bestimmen maßgeblich einen ordnungsgemäßen Betrieb. Der Nutzen der Dokumentation von den täglichen Routineaufgaben dieser Stellen ist in Zeiten von hoher Personalfluktuation sofort nachvollziehbar.
Auch werden die Abhängigkeit zum Hersteller in einer Verfahrensdokumentation deutlich und der Weg eines Herstellerwechsels aufgezeigt. Damit ist klar: Wenn eine Migration unausweichlich ist, ist auch der technische Weg dokumentiert. Damit funktioniert die Umstellung natürlich nicht automatisch, aber man hat sich bereits frühzeitig über die Möglichkeiten von Export-Werkzeugen und Migrations-Pfaden Gedanken gemacht.
Für manche Anwender ist der Nachweis gegenüber Prüfern, Revisionen, Gerichten, Betriebsräten oder Behörden ein weiteres Kriterium. Selbst wenn die obigen Nutzen als gering eingestuft werden, kann eine Verfahrensdokumentation die Betriebsqualität gegenüber Dritten dokumentieren und aufzeigen, wie ein System beitrieben wird.
Die Nutzen liegen also auf der Hand. Wenn bei der Herstellerauswahl das Thema berücksichtigt wird, und einige Hersteller besitzen bereits Musterverfahrensdokumentationen, dann bedeutet dies geringen Aufwand mit großem Nutzen.