Je mehr Betriebsprüfungen ins Land gehen, desto wichtiger wird es den Unternehmen, einige interne Festlegungen für die digitale Betriebsprüfung zu treffen und auch zu dokumentieren. Ob dies nun die interne Zusammenstellung von steuerrelevanten Daten, die Relevanz der dazugehörigen IT-Systeme oder die Zuständigkeiten sind, wenn ein Prüfer kommt: Viele Dinge werden frühzeitig geregelt und sollten dokumentiert sein.
Häufig wird in diesem Zusammenhang das Stichwort Verfahrensdokumentation genannt. Doch was gehört hinein und gibt es Vorlagen, die man verwenden kann?
Bei einem Blick in die rechtlichen Grundlagen stolpert man schnell über die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführungsysteme (GoBS). Hier sind einige allgemeine Anforderungen an eine GoBS-Verfahrensdokumentation aufgeführt, wie sachlogische Lösung, programmtechnische Lösung oder Programmidentität. Begriffe wie steuerrelevante Daten, Z1, Z2, Z3 oder maschinelle Auswertbarkeit sucht man aber vergebens.
Abgrenzung GoBS und GDPdU
Im Gegensatz zu den Anforderungen der Beleg-, Konten- und Journalfunktion, die durch die GoBS definiert sind, stehen bei der GDPdU die steuerrelevanten Daten und deren Verfügbarmachung im Vordergrund. Es werden andere Schwerpunkte gelegt.
Waren die Anforderungen der GoBS die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, was sich auch auf die elektronische Archivierung ausweiten lässt, liegt der Fokus der GDPdU auf dem Filtern und Sortieren von strukturierten elektronischen Daten.
Die folgende Tabelle stellt die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale gegenüber:
| Bereich | GoB / GoBS | GDPDU |
| Steuerlicher Fokus | Buchungsdaten Buchungsbelege (in Papier oder elektronisch) |
Buchungsdaten Elektronische Dokumente |
| Anwendungen | Buchführungsanwendungen Systeme für die elektronische Archivierung |
Buchführungsanwendungen Sonstige Anwendungen mit steuerlichem Hintergrund |
| Speicherung | Beliebig, solange die allgemeinen Anforderungen der GoBS eingehalten werden (Vollständigkeit, Richtigkeit etc.) | Elektronische Daten müssen elektronisch vorgehalten werden („Was maschinell auswertbar ist, muss es auch bleiben“) |
| Reproduktion | Papier Bildschirm oder Ausdruck |
Direkter Systemzugriff (Z1, Z2) Elektronische Bereitstellung der Daten (Z3) |
Aus den unterschiedlichen Zielsetzungen ergeben sich somit auch unterschiedliche Inhalte für eine Verfahrensdokumentation. Im Gegensatz zu einer GoBS-Verfahrensdokumentation steht hier z.B. eine DMS-Lösung nicht im Mittelpunkt, da zwar auch die ordnungsgemäße und unveränderte Speicherung von Dokumenten und Daten relevant ist, aber andere wichtige Themen, wie Systemabschaltung oder Stammdaten von höherer Bedeutung sind.
Doch was sind die Inhalte einer GDPdU-Verfahrensdokumentation?
Die GDPdU-Verfahrensdokumentation hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess der Umsetzung der Anforderungen der GDPdU zu beschreiben. Hierzu zählen die Definition der steuerrelevanten Daten, die Bewertung der dazugehörigen technischen Systeme sowie die Festlegungen für die Sicherstellung der für die Betriebsprüfung geforderten Zugriffsmöglichkeiten.
| Abschnitt | Inhalt |
| Allgemeine Beschreibung des Unternehmens | Allgemeine Beschreibung des Unternehmens aus steuerlicher Sicht. |
| Steuerrelevante Daten | Definition der steuerlich relevanten Daten für alle typischen Bereiche, wie Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung etc. |
| Steuerrelevante Systeme | Beschreibung der relevanten Systeme inkl. der Umsetzung der Anforderungen für Z1, Z2 und Z3 |
| Nicht steuerrelevante Systeme | Definition der nicht-steuerrelevanten Systeme inkl. einer entsprechenden Begründung. |
| Besonderheiten | Darstellung von besonderen Aspekten der digitalen Betriebsprüfung, wie E-Mail-Lösungen, Systemabschaltungen, Rolle einer DMS-Lösung etc. |
| Vorgehen im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung | Darstellung der organisatorischen Aspekte einer digitalen Betriebsprüfung wie Zuständigkeiten je nach Zugriffsarten, Sicherheitsregelungen bei der Datenträgerübergabe etc. |
Die Detailkriterien sind in der GDPdU-Checkliste von Zöller und Partner enthalten (Download über www.zoeller.de). Durch die Bearbeitung dieser Punkte kann leicht eine vollständige und auch gegenüber einem Prüfer aussagefähige Dokumentation erstellt werden. Zumal sich viele Ergebnisse, die sich während der Projektarbeit der Analyse und Umsetzung ergeben, hier leicht nutzen lassen.
Fazit
Für eine GPDdU-Verfahrensdokumentation gibt es bisher keine Standards und auch die Definitionen der GoBS helfen hier nicht weiter. Durch die GDPdU-Checkliste von Zöller & Partner ist nun eine Basis für die relevanten Inhalte einer solchen Dokumentation vorhanden.