Auch SAP hat im Laufe der Entwicklung von SAP R/3 bis zu den heutigen SAP Business Suiten seine Anwendungen bezüglich der Dokumentenverwaltungsfunktionen kontinuierlich erweitert. Prominent ist sicherlich die SAP ArchiveLink-Schnittstelle zur Archivierung und Verknüpfung von Dokumenten mit SAP Business-Objekten, die in vielen SAP-Kundenumgebungen zum Einsatz kommt. SAP NetWeaver als Technologie-Plattform bietet aber darüber hinaus einen bunten Strauß von ECM (Enterprise Content Management)-Funktionen.
Welche ECM-Möglichkeiten die SAP-Plattform bietet, wofür Zusatz- bzw. Partnerprodukte benötigt werden und welche möglichen Stolpersteine zu beachten sind, zeigt der nachfolgende Artikel. ECM-Komponenten
Bei der Suche nach ECM-Funktionalitäten in der SAP-Umgebung finden sich mehrere unterschiedliche Ansätze und Möglichkeiten, Dokumente zu verwalten. Die folgende Grafik zeigt auf, welche ECM-Technologien mit Hilfe von SAP-eigenen Produkten und ggf. Partnerprodukten abgedeckt werden.
Die ArchiveLink-Schnittstelle unterstützt die Verknüpfung und Archivierung von eingehenden Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen, ausgehenden Dokumenten wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, jegliche Art von Drucklisten oder auch archivierte SAP-Daten (ERP-Content). Der Zugriff auf die Dokumente ist direkt aus der Anzeige des jeweiligen SAP Business-Objekts möglich.
Für die physikalische Speicherung und Archivierung der Dokumente wird ein von SAP zertifiziertes Archivsystem (oder Content Server) benötigt.
Zwar wird der SAP Content Server aktuell kostenfrei an die Kunden ausgeliefert, aber nicht als Archiv positioniert und angeboten. Ebenfalls von SAP nicht verfügbar sind bspw. eigenentwickelte Scan-Komponenten zur Digitalisierung von Papierdokumenten oder eine E-Mail-Archivierung – eine in den letzten Jahren im Zuge der Compliance-Diskussion neu aufgekommene Anforderung zur Verwaltung aufbewahrungspflichtiger E-Mails.
SAP bietet aber als eigene Lösungserweiterung die Produkte des strategischen ECM-Partners Open Text unter der Bezeichnung SAP Extended Enterprise Content Management by Open Text an.
Der SAP-Anwender hat die Möglichkeit – neben der SAP extended ECM-Suite – aus einer größeren Anzahl von ECM-Anbietern, die ebenfalls ihre Lösung für die ArchiveLink-Schnittstelle haben zertifizieren lassen, ein passendes Archivierungssystem auszuwählen. Das Zertifikat sagt nichts über die Qualität der Archivlösung aus. Die Entscheidung sollte nicht nur durch den Preis, sondern auch durch weitere DMS-Fähigkeiten wie bspw. Erfassungs-, Aktenverwaltungs-, Postkorb-/Workflowfunktionen und auch mögliche Administrationsaufwände beeinflusst werden.Aktenverwaltung
Die ArchiveLink-Verknüpfung von Dokumenten zu SAP-Belegen hat Grenzen in der Strukturierung von Dokumenten. Über die sogenannten generischen Objektdienste (GOS) können alle zu einem SAP-Objekt verknüpften Dokumente aufgerufen und in einer eindimensionalen Trefferliste – jeweils mit Dokumentart und Datum gekennzeichnet – dargestellt werden. Bei vielen gleichartigen Dokumenten bleibt dem Anwender im Extremfall dann nur noch das sequentielle Öffnen aller, um bspw. die richtige Korrespondenz zu finden.
Mitarbeiter im Vertrieb oder in einem Call Center benötigen neben der Sicht auf Kundendaten einen schnellen und effizienten Zugriff auf verschiedene Kundendokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Korrespondenzen in Form einer Aktensicht mit grafischer Navigation. Für diese Anforderungen hat SAP das SAP NetWeaver Folder Management (vormals SAP Records Management) als modulunabhängige Basiskomponente für eine freie Gestaltung von Aktenstrukturen entwickelt.
Die Akten-Anwendung selbst muss kundenspezifisch umgesetzt (tlw. programmiert) werden.
Auf das Folder Management spezialisierte SAP-Partner bieten zur Minimierung von Implementierungsaufwänden sogenannte Template-Lösungen bspw. zur Personalakten- oder Vertragsverwaltung an, sowie MS Office-Integrationen, die im SAP-Standard fehlen.
SAP positioniert das Folder Management nur noch als Werkzeug für die strukturierte Darstellung von Anwendungsdaten in Business-Prozessen und bietet als Ersatz für dokumentenzentrische Aktenanwendungen die direkt in SAP-Technologie entwickelten Lösungen des Kooperationspartners Open Text an.
Als weitere Option aus Kundensicht stellen einige ECM-Anbieter eine DMS-basierte Aktensicht – integriert in die SAP-Oberfläche – zur Verfügung. Stolpersteine sind hier die dauerhafte Synchronisation zwischen SAP und DMS zur automatisierten Pflege von DMS-Aktenstrukturen und den Zugriffsberechtigungen.
Für SAP-zentrische Anwender bleibt das Folder Management aufgrund seiner Stärken, der direkten Integrationsmöglichkeit von SAP-Stammdaten (z.B. als Aktenkopf) und der Fähigkeit, neben Dokumenten auch SAP-Objekte oder Workflows in eine elektronische Akte zu verknüpfen, trotzdem immer noch eine interessante Alternative.
Postkorb/Workflow
Mit einer elektronischen Vorgangsbearbeitung oder einem Workflow Management sollen typischerweise wichtige Unternehmensprozesse automatisiert werden. Als Bordwerkzeug wird dafür SAP NetWeaver Process Management (früher SAP Business Workflow) angeboten, das auch zur Ablaufsteuerung von dokumentenzentrischen Prozessen genutzt werden kann. Auch hier findet der Anwender erst einmal nur einen Werkzeugkasten zur grafischen Definition von Abläufen, eine Standard Postkorboberfläche (SAP Inbox) und Monitoring-Funktionen. Die eigentlichen Abläufe und Regelwerke müssen immer projektspezifisch programmiert und umgesetzt werden. SAP liefert selbst keine eigenentwickelten Standard-Workflows für typische dokumentenzentrische Anwendungsszenarien aus, sondern bietet z.B. für die elektronische Rechnungsverarbeitung die Lösung von Open Text an.
Weitere SAP-Partner haben ebenfalls auf SAP Workflow-Mitteln basierende Template-Lösungen entwickelt und versprechen damit Vorteile bei der Umsetzung.
Bei SAP-zentrischen Prozessen liegen die Vorteile von SAP NetWeaver Process Management klar in den Möglichkeiten der direkten Integration von SAP-Anwendungsdaten zur Steuerung oder zur Übergabe nach der Erfassung. Darüber hinaus können bereits in SAP vorhandene Organisations- und Berechtigungsstrukturen genutzt werden. Bei einer externen Workflow-Anwendung – als alternativer Lösungsansatz – müssen immer Schnittstellen in die SAP-Umgebung implementiert und dauerhaft gepflegt werden.
Dokumenten Management
Eine weitere Möglichkeit zur Dokumentenverwaltung bietet das SAP Document Management – auch unter dem Begriff DVS (Dokumentenverwaltungssystem) bekannt- ein eigenständiges Anwendungsmodul innerhalb der SAP-Basis an. Ein typisches Einsatzgebiet für das DVS ist die Verwaltung von „lebenden“ Dokumenten mit mehrstufiger Versionierung gemeinsam mit komplexen Produktstrukturen im Zusammenhang mit SAP PLM (Product Life Cycle Management). Im DVS werden Dokumente mit individuell definierten Indexwerten und Klassifizierungsmerkmalen versehen und in einem sogenannten DIS (Dokument Info Satz) verwaltet, der wiederum mit jedem beliebigem SAP-Objekt verknüpft werden kann.
Gerade technische Dokumente müssen oftmals, in verschiedenen Formatrepräsentationen verwaltet werden. So soll eine CAD-Zeichnung bspw. als 3D-Modell für die interne Nutzung verwaltet werden, während für Anwender ohne CAD-Software eine PDF-Version zur Verfügung steht. Hier muss der Anwender Konvertierungslösungen von SAP-Partnern integrieren, da SAP keine eigene Lösung – oft Standard bei DMS-Lösungen – anbietet.
Für die physikalische Speicherung von Dokumenten steht die ArchiveLink- oder HTTP Content Server-Schnittstelle zur Verfügung. In der Praxis wird oftmals der SAP Content Server zur Ablage von technischen Dokumenten im Zusammenhang mit dem DVS genutzt.
Alternativ zur klassischen SAPGUI-Oberfläche steht Easy DMS für die klassischen Microsoft Desktop-Benutzer mit Drag & Drop-Ablage von Dokumenten an.
Dokumenterfassung
Einer der wesentlichen Anforderungen an ein ECM-System sind Möglichkeiten, Dokumente aus unterschiedlichen Quellen möglichst ohne große Aufwände und automatisiert abzulegen. Plant der Anwender bspw. eingehende Dokumente elektronisch durch die Bearbeitungskette zu schleusen, steht das SAP-Erfassungsszenario „Ablegen für die spätere Erfassung“ zur Verfügung. In Kombination mit SAP NetWeaver Process Management kann das gescannte Dokument weitergeleitet und mit relevanten SAP-Objekt(en) verknüpft werden. SAP liefert allerdings keine eigenentwickelten ablauffertigen Lösungen wie bspw. eine elektronische Antragsbearbeitung aus. Die Verarbeitungslogik muss vom Anwender entweder selbst oder auf Basis von Template-Lösungen von SAP-Partnern entwickelt werden.
Oftmals sind Dokumente erst nach der Bearbeitung – Beispiel Unterschriften auf Ausgangsdokumenten – zu archivieren. Dafür kann die Funktion „Spätes Ablegen mit Barcode“ genutzt werden. Der Anwender erfasst zum Beispiel Daten aus Vertragsunterlagen in SAP und versieht diese Dokumente mit einem Barcode, der zusammen mit dem SAP-Vertragsobjekt gespeichert wird. Nach dem Scannen und Archivieren erfolgt eine nachträgliche automatische Verknüpfung zu dem SAP-Objekt mit dem gleichen Barcode.
Für Anwendungsfälle, die eine zeitnahe Ad-hoc-Erfassung von einzelnen Dokumenten erfordern, ist das Szenario „Ablegen und Erfassen“ einsetzbar. Einzelne Dokumente werden per ArchiveLink-integrierter Scan-Anwendung oder per Upload aus dem Dateisystem archiviert und gleichzeitig mit dem aktuell in Bearbeitung befindlichen SAP-Objekt verknüpft.
Standard Erfassungsszenarien SAP ArchiveLink-Schnittstelle
Für die Archivierung von SAP-Ausgangsdokumenten (SAPScript, SmartForms) stellt ArchiveLink das Archiv als elektronischen Drucker dar und verknüpft die im PDF-Format erzeugten Ausgangsdokumente mit dem definierten SAP-Objekt in gleicher Art und Weise wie die Eingangsdokumente.
Die sogenannten generischen Objektdienste (GOS) bieten standardisierte Funktionen, die in unterschiedlichen SAP-Anwendungen gleich aufgerufen und angewendet werden können. Neben der Dokumentanzeige werden u.a. folgende Ad-hoc-Funktionen unterstützt:
- das Hochladen oder Scannen und Verknüpfen eines Dokumentes mit einem SAP-Objekt
- das Erfassen eines Barcodes zu einem SAP-Objekt (zur Unterstützung der nachträglichen Erfassung und Zuordnung von Dokumenten)
- das Erstellen von Verknüpfungen zwischen einem SAP-Objekt und Dokumenten, die bereits im Archiv liegen
- das Starten eines Workflows zu einem SAP-Objekt
Im Vergleich zu vielen am Markt angebotenen ECM-Lösungen bietet der SAP-Standard bereits ein umfangreiches Portfolio an standardisierten Erfassungsfunktionen, die per Customizing den jeweiligen SAP-Anwendungen zugeordnet werden können und den Lernaufwand für die Endanwender minimieren.
Nicht von SAP im Standard verfügbar sind – wie bei besseren ECM-Lösungen – direkt in gängige MS Office-Anwendungen, MS Outlook oder IBM Lotus Notes integrierte „Speichern in SAP“- oder „Drag & Drop“-Funktionen für E-Mails oder Office-Dokumente. Der SAP-Kunde muss entweder das Standard-Upload-Verfahren (manuelles Mehrschrittverfahren) nutzen oder auf Zusatzlösungen von SAP-Partnern zurückgreifen.
Die konzeptbedingte Vorgabe zur Verknüpfung von Dokumenten mit SAP-Objekten stellt sich als Stolperstein bei der Erfassung und Sammlung von unterschiedlichen Dokumenten dar, die in einer frühen Phase eines Vorgangs oder Prozesses entstehen und zu diesem Zeitpunkt noch keinem SAP-Objekt zugewiesen werden können. Die in vielen am Markt verfügbaren ECM-Lösungen angebotenen Möglichkeiten zur dynamischen Vorgangsbildung, stehen im SAP-Standard so nicht zur Verfügung.
Enterprise-Fähigkeiten
Die Einführung einer ECM-Lösung ist auch immer ein organisatorisches Projekt, bei dem neue Arbeitsabläufe mit möglichst geringem Aufwand in der Unternehmensorganisation abgebildet werden müssen. Gefordert sind Möglichkeiten zu Abbildung unterschiedlich komplexer Benutzerrollen und die Integrationsfähigkeit der DMS-Benutzerverwaltung in zentrale Verzeichnisdienste wie bspw. MS AD.
Größere Organisationen haben typischerweise mehrere Systemumgebungen, sodass die Konfiguration von Oberflächen, Dokumentstrukturen, Abläufen / Workflows, etc. vom Entwicklungs- zum Test-, Produktiv- und Schulungssystem transportiert werden kann. Auch das ECM sollte diese Verfahrensweise unterstützen.
Mandantenfähigkeit ist eine Muss-Anforderung, wenn mehrere rechtlich eigenständige Unternehmen auf einem DMS ihre Dokumente ablegen. Wichtig aus administrativer, aber auch aus rechtlicher Sicht sind die Trennung von Dokumentbereichen und deren fachliche und technische Administration.
Der unternehmensweite Einsatz eines ECM verlangt typischerweise die Integrationsfähigkeit der Dokumentverwaltung in unterschiedliche führende Anwendungen. Dafür sind entweder Standard-Integrationen oder generische DMS-Schnittstellen für die Dokumentbearbeitung (z.B. als Web-Services) gefordert.
In der Gesamtkostenbetrachtung spielen die Administrierbarkeit, Verfügbarkeit und Unterstützung von Monitoring eine wesentliche Rolle.
Die nachfolgende Tabelle zeigt die Ausprägung einiger Enterprise-Funktionen von SAP ECM-Technologie im Vergleich mit einer SAP-integrierten externen DMS-Lösung:
| Kriterium Enterprise-Fähigkeit | SAP-ECM | Externes DMS |
| Backup-/Recovery | Backup nur für eine Datenbank (Verknüpfungen, SAP-Objekte, Akten, Workflow, etc.) | Backup-/Recovery für mehrere Systeme und Datenbanken (SAP und DMS |
| Berechtigungssystem | Einheitliches Berechtigungssystem, Unterstützung fachlicher Rollen | Teilweise separate Berechtigungssysteme für Dokumente, Akten, Postkorb/WorkflowKein Standard: Unterstützung von fachlichen Rollen |
| Integration in Verzeichnisdienste | LDAP-Integration und Single Sign On (SSO) verfügbar | LDAP-Integration und Single Sign On (SSO) typischerweise verfügbar |
| Mandantenfähigkeit | Standard: Trennung von mandantenbezogenen Berechtigungen | Kein Standard: Trennung von fachlicher und technischer Administration |
| Monitoring/Betrieb | Standardfunktionen in gemeinsamer Oberfläche | Teilweise getrennte Werkzeuge DMS, Akten, Postkorb/Workflow |
| Skalierbarkeit | Standard über SAP-Architektur | Nur bei besseren DMS-Lösungen vorhanden |
| Schnittstellen ECM-Funktionen | Keine direkte Integration von ArchiveLink-gespeicherten Dokumenten in Nicht-SAP-Anwendungen | Weitgehend Standard: Verfügbarkeit von APIs zur Integration in AnwendungenTeilweise vorhanden: Standard-Integration in unterschiedliche ERP-Systeme |
| Transportsystem | Standard: Transaktionssicherer Transport von Customizing-Einstellung zwischen SAP-Systemen | Nur bei wenigen DMS-Lösungen als Update-Funktion vorhanden, oftmals manuelle Nacharbeit oder erneutes komplettes Customizing in Zielsystem notwendig |
Handlungsalternative: Externe DMS-Lösung
Aus SAP-Kundensicht stellt sich in ECM-Projekten oft die Frage: Was sind die Vorteile und Nachteile beim Einsatz von Funktionen einer externen, eigenständigen DMS-Lösung versus Nutzung von SAP ECM-Funktionen.
Ein wichtiges Kriterium ist sicherlich Art und Umfang der unternehmensweit mit einem DMS zu integrierenden Anwendungssysteme. Sind außer SAP noch weitere, mit höheren Benutzeranzahlen ausgestattete ERP-, CRM-Systeme etc. dauerhaft im Einsatz, zeigt eine anwendungsunabhängige Lösung Vorteile in Bezug auf Integrationsmöglichkeiten und die freie Definition und Verwaltung von Dokument- und Aktenstrukturen. Für alle Nicht-SAP-Anwender stehen bei einer SAP-basierten Lösung zusätzliche SAP-Lizenzkosten im Raum.
Ein Stolperstein bei Einsatz einer DMS-basierten Akten- oder Workflow-Funktion für die Verwaltung von SAP-relevanten Dokumenten ist immer die Synchronisation von mindestens 2 Berechtigungssystemen (DMS und SAP), um zu verhindern, dass Anwender im DMS bspw. auf Dokumente einer Personalakte zugreifen können, für die keine SAP-Berechtigung vorhanden ist. In der Praxis ist ein solcher Abgleich, insbesondere bei komplexen Berechtigungsanforderungen, nur mit hohem Aufwand dauerhaft pflegbar.
Eine SAP-basierte Lösung zeigt Vorteile bei SAP-zentrischen Anwendungsszenarien. Die Anwender kennen die Oberfläche und SAP-Bedienlogik, die auch im Bereich Dokumentverwaltung zum Einsatz kommt.
Fazit
Eine Betrachtung der seitens SAP angebotenen ECM-Möglichkeiten lohnt sich immer für Unternehmen mit einer intensiven Nutzung unterschiedlicher SAP-Module. Die durch die Umpositionierung des Folders Management geschaffenen Lücken werden durch die eigene Vermarktung von Open Text-Produkten weitgehend wieder gefüllt.
In der Praxis kann ein SAP-Kunde auf Basis seiner in seinem SAP-Rahmenvertrag definierten Konditionen diverse ECM-Funktionen (bspw. Aktenverwaltung oder Eingangsrechnungsverarbeitung) beschaffen.
Während dedizierte Archiv- und Dokumenten Management Systeme häufig erweiterte Integrationen zur Aufnahme, Verwaltung und Reproduktion von Dokumenten in unterschiedliche Anwendungssysteme bieten, steht bei einer SAP-basierten Lösung die tiefe Integration in die betriebswirtschaftliche Umgebung und Konsolidierung von Administrationsaufwänden im Vordergrund. Die Entscheidung, welche der möglichen Handlungsoptionen zur Abbildung von ECM-Funktionen in SAP-zentrischen Dokumentprozessen passender sind, muss von Situation zu Situation einzeln entschieden werden.
Vorab erschienen in S@PPORT Sonderheft ‚SAP & Dokumente 2013‘