In den letzten Jahren hat SAP seine Anwendungen bezüglich der Dokumentenverwaltungsfunktionen kontinuierlich erweitert. In vielen SAP-Kundenumgebungen kommt die ArchiveLink-Schnittstelle zur Ablage von Dokumenten im Zusammenhang mit SAP-Objekten zum Einsatz, die bereits in den frühen 90er Jahren von SAP entwickelt wurde. Die SAP NetWeaver-Basis, die in den letzten Jahren aufgebaut wurde bietet zwischenzeitlich einen bunten Strauß von ECM-Funktionen, die gerade für SAP-zentrische Anwendungen interessant sind. Dieser Artikel ist in zwei Teile gegliedert und zeigt die Möglichkeiten und Herausforderungen bei der Nutzung unterschiedlicher SAP ECM-Komponenten auf.
Umfangreiche ECM-Technologien in SAP
Die folgende Grafik zeigt auf, welche ECM-Technologien mit Hilfe von SAP-Produkten und SAP-Partnerprodukten abgedeckt werden.
Der erste Teil des Artikels startet mit der Darstellung der unterschiedlichen Möglichkeiten der „klassischen“ Dokumentverwaltung und Dokumentspeicherung.
Verarbeitung von Eingangsdokumenten
Mit ArchiveLink bezeichnet SAP die Standard-Schnittstelle zwischen SAP und externen Ablagesystemen (aka Archivsystemen). Diese Schnittstelle, die von allen namhaften Archivsystemherstellern unterstützt wird, bietet die Möglichkeit, Dokumente aus dem Archivsystem mit SAP-Objekten zu verknüpfen. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt im Standard über die SAP-Oberfläche, eine Recherche nach Dokumenten unmittelbar im Archivsystem ist im Standard nicht vorgesehen.
Über sogenannte Erfassungsszenarien können Dokumente, typischerweise gescannte Papierdokumente, mit SAP-Buchungsbelegen, -Bestellungen, -Personalstammsätzen und zahllosen weiteren SAP-Objekten verbunden werden. Besteht beispielsweise der Wunsch, eingehende Dokumente elektronisch durch die Bearbeitungskette zu schleusen, steht das SAP-Erfassungsszenario „Ablegen für die spätere Erfassung“ zur Verfügung. Dieses Szenario arbeitet in Kombination mit der SAP-Standardkomponente SAP Business Workflow und verknüpft das gescannte Dokument mit dem in SAP entstehenden Buchungsbeleg. Ein typischer Anwendungsfall ist die elektronische Rechnungsprüfung.
SAP liefert allerdings keine ablauffertige Lösung für den eigentlichen Prozessablauf, der elektronischen Rechnungsprüfung in unserem Beispiel. Diese Verarbeitungslogik muss vom Anwenderunternehmen selbst entwickelt werden, in der Regel auf Basis des SAP Business Workflow Systems.
Standardfunktionalität im geschilderten Erfassungsszenario ist somit lediglich ein sogenannter 1-Schritt-Workflow zur Verknüpfung der gescannten Eingangsrechnung mit dem SAP-Buchungsbeleg.
Der Anwender muss sich also selbst um Konzeption und Umsetzung der geplanten Abläufe kümmern. Es ist jedoch bei Workflow-Szenarien zu beachten, dass die Einführung nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch geplant und vorbereitet werden.
Oftmals ist es notwendig, Dokumente erst nach der Bearbeitung – Beispiel Unterschriften auf Ausgangsdokumenten – zu archivieren. Dafür bietet der ArchiveLink-Standard die Funktion „Spätes Ablegen mit Barcode“ an. Der Anwender erfasst in diesem Beispiel Daten aus Vertragsunterlagen in SAP und versieht diese Dokumente mit einem Barcode, der zusammen mit der SAP-Buchung gespeichert wird. Anschließend werden diese Dokumente zum Scannen gegeben, archiviert und nachträglich dem SAP-Objekt mit dem gleichen Barcode zugeordnet.
In den Anwendungsfällen, die eine zeitnahe Ad-hoc-Erfassung von einzelnen Dokumenten erfordern, ist das Szenario „Ablegen und Erfassen“ einsetzbar. Einzelne Dokumente werden per integrierter Scan-Anwendung oder per Upload aus dem Dateisystem, archiviert und gleichzeitig mit dem aktuell in Bearbeitung SAP-Objekt verknüpft. Für eine Massenerfassung von Dokumenten ist diese Vorgehensweise weniger geeignet.
Speicherung von Ausgangspost
Neben den externen bzw. eingehenden Dokumenten besteht bei vielen Anwendern der Bedarf, auch Ausgangsdokumente, die über SAPScript oder SmartForms für den Ausdruck definiert werden, zu archivieren. ArchiveLink sieht in diesem Fall das Archiv als elektronischen Drucker und bietet dazu eine „Ablage in das Archiv“-Funktion an, die die Ausgangsdokumente im PDF-Format erzeugt, archiviert und mit dem erzeugenden SAP-Objekt in gleicher Art und Weise wie die Eingangsdokumente verknüpft. Ein ähnliches Prinzip gilt auch für Drucklisten, die als Dokumente im ALF-Format (Advanced List Format) erzeugt und im Archiv abgelegt werden. Hier gibt es allerdings keine Verknüpfung zu dedizierten SAP-Objekten wie bei ausgehenden Dokumenten, sondern eine eigenständige Drucklistenverwaltungsanwendung mit entsprechenden Recherche- und Anzeigefunktionen.
Transaktionsorientierter Zugriff
Die direkte ArchiveLink-Verknüpfung von Dokumenten zu SAP-Belegen unterstützt die transaktionsorientierte Bearbeitung und Recherche von Dokumenten. Der Anwender findet über die generischen Objektdienste einfach die zu einem SAP-Objekt verknüpften Dokumente, die in einer Trefferliste jeweils mit Dokumentart und Datum versehen dargestellt werden. Auch die Zugriffsberechtigung auf Dokumente kann auf diese Weise einfach geregelt werden: Wer die SAP-Daten sehen darf, erhält auch Zugriff auf die dazu verknüpften Dokumente.
In zahlreichen Anwendungsfällen möchte der Anwender mehrere Dokumente mit einem SAP-Objekt verknüpfen. Aus einem Lieferantenstammsatz soll z. B. auf alle damit in Zusammenhang stehenden Bestellungen, Rechnungen, Verträge und Korrespondenzen zugegriffen werden. Dies ist technisch funktional über die Standard ArchiveLink-Verknüpfung durchaus möglich. Grenzen bei dieser Art der Dokumentverwaltung zeigen sich jedoch mit steigender Anzahl verknüpfter Dokumente. Aufgrund der mangelnden Möglichkeiten zur Indizierung und Strukturierung der ArchiveLink-Dokumente wird die Trefferliste bei einer Vielzahl angezeigter gleichartiger Dokumentarten – mehrere Rechnungen, Bestellungen und Korrespondenzen – schnell unübersichtlich. Im Extremfall bleibt dem Anwender dann nur noch das sequentielle Öffnen aller gleichartigen Dokumente, um das Richtige zu finden.
Aktensicht auf Dokumente
In immer mehr SAP-Arbeitsumgebungen liegt der Mehrwert für Anwender in einer aktenorientierten Sicht auf Dokumente. Mitarbeiter im Vertrieb oder in einem Call Center benötigen neben den Kundendaten einen schnellen und effizienten Zugriff auf verschiedene Dokumente wie bspw. Rechnungen, Anträge, Korrespondenzen, die im Zusammenhang mit einem Kunden stehen. Im Gegensatz zu einer reinen ArchiveLink-Verknüpfung sind hier die Anforderungen zur Strukturierung und Bearbeitung von Dokumenten wesentlich komplexer. Idealerweise besteht für den Anwender die Möglichkeit, grafisch unterstützt in einer elektronischen Aktenstruktur zu navigieren und daraus direkt Dokumente anzuzeigen.
SAP bietet für solche Anforderungen das Records Management als Modul-unabhängige generische Basiskomponente. Über das Werkzeug Records Modeller können individuelle Aktenmodelle als Vorlage für die eigentlichen Akten definiert werden.
Records Management erfüllt die typische Anforderung an eine elektronische Aktenverwaltung, dass die Akten – unabhängig von den darin verwalteten Dokumenten – als eigenständige Objekte definiert werden können. Dazu gehört auch die Möglichkeit zur Abbildung aktenspezifischer Metadaten in Form eines „Aktenkopfes“ und ein eigenständiges Berechtigungsmodell auf Akten- und Registerebene. Im Vergleich zu anderen DMS-basierten Aktenverwaltungen bietet SAP Records Management den Vorteil, beispielsweise die Kopfdaten einer Personalakte nicht fest in der Akte zu speichern, sondern dynamisch aus dem Personalstamm in SAP HR anzuzeigen. Notwendige Abgleichvorgänge bei geänderten HR-Stammdaten können somit vermieden werden.
In einer SAP RM-Akte können neben Dokumenten noch weitere Informationsobjekte wie Verknüpfungen zu Transaktionen, SAP Business Workflows, SAP Reports und URLs verwaltet werden. Für die Integration anderer individueller Elemente wie bspw. externer Fachanwendungen steht eine programmierbare Schnittstelle, sogenannte Service Provider, zur Verfügung. SAP Records Management kann aufgrund dieser Verknüpfungsmöglichkeiten auch als individuell zugeschnittene Arbeitsoberfläche für SAP-Anwender eingesetzt werden. D.h. ein Sachbearbeiter kann auf alle für seine Tätigkeit notwendigen Informationen, Prozesse und Dokumente in einer RM-basierten Anwendung zugreifen.
Technisch wird die Instanz einer Akte als XML-Datei geführt, die entweder in der SAP-Datenbank oder in einem Content Server gespeichert werden kann.
Integration Dokumenterfassung
Die Bearbeitung von Akten erfordert spezifische Anwendungsfunktionen, um Dokumentarten aus verschiedenen Quellen zu erfassen. Dazu gehören nicht nur eingehende Papierdokumente, sondern auch in SAP-Anwendungen erzeugte Ausgangsdokumente. Zudem gibt es zunehmend mehr Anforderungen auch E-Mails und individuelle Office-Dokumente in einer elektronischen Akte abzulegen. SAP Records Management bietet dazu im Standard eine universelle Upload-Funktion, um Dokumente aus einem Dateisystem in die Akte zu speichern. Darüber hinaus gehende Anforderungen zur Erfassung von Eingangspost oder ausgehenden SAP-Dokumenten können zwar über die ArchiveLink-Funktionalität grundsätzlich umgesetzt werden, die letztendliche Verknüpfung solcher Dokumente in eine Akte muss aber immer projektspezifisch über Customer-Exits oder einen Eingriff in die Ereignissteuerung umgesetzt werden.
Ebenso bietet der SAP-Standard nur begrenzte Möglichkeiten der Integration von Office-Dokumenten. Diese können nur als Inplace-Variante, d.h. der Anwender startet MS Word oder MS Excel aus der SAP RM-Anwendung automatisch, in der Akte gespeichert werden. Hierbei können auch Vorlagen zu Dokumentarten hinterlegt werden. Eine „Speichern in SAP-RM“-Funktion aus MS Office, MS Outlook, Lotus Notes, etc. mit direkter vollständiger Indizierung und Ablage in einer ausgewählten Akte steht nicht zur Verfügung. Die von SAP angebotene WebDAV-Integration von Records Management ermöglicht zwar eine Ablage über die Speicherfunktion von Anwendungen in ein Dateisystem, erfordert aber immer ein späteres erneutes Öffnen und Nachindizieren der Dokumente in der SAPGUI-Oberfläche. Einige SAP-Partner bieten Ergänzungslösungen an, die solche funktionalen Lücken im SAP-Standard ausfüllen.
Grundsätzlich muss bei Änderungen an Akten systemseitig verhindert werden, dass mehrere Anwender gleichzeitig eine Akte bearbeiten können. SAP kennt dafür den Änderungsmodus mit automatischer Sperre einer Akte. Weitere Anwender können dann nur lesend auf die gesperrte Akte zugreifen und bekommen einen entsprechenden Hinweis. Kritisch sind in diesem Zusammenhang nur die durch das SAP-System im Hintergrund veranlassten Änderungsversuche – z.B. Einfügen einer SAPScript-Bestellung zur Einkaufsakte -, die im System-Standard nicht abgefangen, sondern abgebrochen werden. Somit besteht aus Anwendersicht eine Unsicherheit in Bezug auf die Vollständigkeit einer Akte. Auch hier helfen Partnerlösungen, die eine solche Problematik verhindern.
Arbeiten in Akten
Für den Einstieg in die Aktenbearbeitung stehen grundsätzlich 2 Anwendungen zur Verfügung. Der Records Organizer bietet dem Anwender eine Auswahl rollenbasierter Sichten und damit verbundener Funktionen zur Bearbeitung von Akten sowie Zugriffsmöglichkeiten auf den eigenen Postkorb (SAP-Inbox), seine Wiedervorlagen und gespeicherte favorisierte Suchen bzw. Akten. Der Records Browser führt den Anwender direkt in vordefinierte Aktenstrukturen. Der Aufruf der o.g. Anwendungen ist sowohl direkt über eine Transaktion oder alternativ auch aus SAP-Transaktionen über die generischen Objektdienste möglich. Die Verknüpfung zwischen SAP-Beleg und Akte muss aber explizit erstellt werden, typischerweise bei der Entstehung eines SAP-Objektes. Ein Mitarbeiter in der Personalverwaltung kann so aus einem Personalstammdatensatz direkt in die dazugehörige Personalakte abspringen.
Für die Darstellung einer Akte bietet der SAP RM-Standard sowohl eine Listendarstellung als auch eine Baumstruktur mit Möglichkeit zur Navigation über Unterordner. Neben der strukturierten Suche über definierte Metadaten wie Kundennummer oder Projektnummer in Verbindung mit einer Register- und Dokumentart ist manchmal eine Suche über Inhalte der einzige Weg, bspw. Dokumente aktenübergeifend zu finden, die einen bestimmten Wortlaut im Text enthalten. SAP RM bietet in diesem Kontext die Möglichkeit, Dokumentinhalte über die SAP-eigene Suchmaschine TREX als Volltext zu indizieren und bei der Suche auch zu berücksichtigen. Volltextinhalte oder -ausschnitte werden allerdings in der Trefferliste nicht angezeigt.
In vielen Anwendungsbereichen müssen unterschiedliche Dateiformate innerhalb einer einzigen elektronischen Akte verwaltet werden.
SAP liefert im Standard den Document Viewer aus, der gängige Rasterformate wie TIFF, JPEG und diverse CAD-Formate anzeigen kann. Er bietet überdies die Möglichkeit, Anmerkungen wie Notizen, Markierungen, etc. direkt auf Dokumenten anzubringen. Für Office-Formate oder PDF-Dokumente müssen allerdings die entsprechenden Originalanwendungen oder Plug-Ins geladen werden. SAP-Kunden können alternativ die Dokumentenanzeigefunktion des angeschlossenen DMS verwenden, falls dieses mehr Dokumentenformate unterstützt oder sonstige Zusatzfunktionen bietet. Über die BC-XDC-Schnittstelle besteht die Möglichkeit externe Lösungen zur Formatkonvertierung – z.B. PDF – anzuschließen.
Eine typische Dokumenten Management-Anforderung, die auch in Aktenanwendungen anzutreffen ist, ist die Möglichkeit zur Verwaltung von Dokumentversionen, die von einem oder mehreren Anwendern erzeugt werden. Records Management bietet dazu Dokumenten Management-Funktionen mit Check-in-/-out und einfacher Versionierung von Dokumenten. Die Dokumentanzeige erlaubt die Auswahl und Anzeige einer ausgewählten Version eines Dokuments.
Technisches Dokumenten Management
Eine weitere Möglichkeit zur Dokumentenverwaltung bietet das SAP Document Management – auch bekannt unter dem Begriff DVS (Dokumentenverwaltungssystem) – als eigenständiges Anwendungsmodul innerhalb der SAP-Basis. Ein typisches Einsatzgebiet bildet die Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit Produktstrukturen in SAP PLM (Product Life Cycle Management). Im DVS wird ein Dokument mit von SAP fest vorgegebenen Indexwerten und Klassifizierungsmerkmalen versehen und in einem sogenannten DIS (Dokument Info Satz) verwaltet. Ein DIS kann wiederum 1-n sogenannte Originale (Dateien) enthalten und mit jedem beliebigem SAP-Objekt verknüpft werden. Dies erlaubt einen transaktionsorientierten Zugriff aus SAP-Transaktionen auf Dokumente ähnlich bei den ArchiveLink-Verknüpfungen über die generischen Objektdienste.
Gerade technische Dokumente müssen oftmals, in verschiedenen Formatrepräsentationen verwaltet werden. So soll eine CAD-Zeichnung bspw. als 3D-Modell für die interne Nutzung verwaltet werden, während für Anwender ohne CAD-Software eine PDF-Version zur Verfügung gestellt wird. Auch die Referenzierung von Dokumenten, die sich nicht als Datei im System befinden (z.B. Papierunterlagen) ist möglich. Für die physikalische Speicherung der Originale (Dateien) in den logischen Dokumenten (DIS) wird typischerweise ein Content Server eingesetzt.
Bei der Definition von Dokumentarten können bestimmte Verhaltensweise in Bezug auf die Bearbeitung definiert werden. Unterschieden werden kann bspw. über eine automatische oder benutzergetriebene Versionierung bei der Bearbeitung von Dokumenten. Insbesondere bei technischen Dokumenten sind oftmals kontrollierte Erstellungs- oder Änderungsdienste erforderlich. SAP DVS bietet im Standard für jede Dokumentart die Definition von möglichen Status (z.B. erstellt, geprüft, freigegeben). Zusätzlich können sogenannte Statusnetzwerke (Vorgänger-, Nachfolgebeziehung von Status) für die Bearbeitung hinterlegt werden. Das System ermittelt dann automatisch den Nachfolgerstatus und damit verbundene Aktionen. Dies können auch SAP Business Workflow-Prozesse sein, die Aufgaben an ausgewählte Mitarbeiter verteilen.
Zur Dokumentation von komplexen Bauteilen oder Produkten, wie bspw. einem PC, müssen auch die in diesem Zusammenhang vielfältigen Informationen (Dokumente) in entsprechenden Einheiten (z.B. Baugruppen) zusammengefasst und in einer mehr oder weniger komplexen Produktstruktur beschrieben werden. Über sogenannte Mappen, die auch ineinander geschachtelt sein können, ermöglicht SAP DVS den Aufbau von Dokumentstücklisten, die beispielsweise die vollständige Dokumentation eines Motors in Form von Textdateien, mehreren technischen Zeichnungen, Fotos, verschiedenen Wartungsanleitungen sowie Filmen von Tests umfasst.
Mappen sind Dokumenteninfosätze mit einer eigenen, fest vorgegebenen Dokumentart und führen Angaben zu darin enthaltenen Dokumenten (Dokumentart, Version) und Menge. Sie sind daher nicht vergleichbar mit einer Akte in Records Management, die bspw. individuelle e Kopfdaten zu Akten führen kann.
Für die Konvertierung von Originalen bspw. in das PDF-Format stellt das DVS eine Schnittstelle für externe Konvertierungslösungen zur Verfügung. Die Konvertierung kann manuell aber auch über einen Status ausgelöst werden. Allerdings nutzt diese Konvertierung nicht die BC-XDC-Schnittstelle wie bei Records Management, sondern eine eigene RFC-Funktion.
Während in der Vergangenheit die Nutzung des DVS nur über das SAPGUI und somit für klassische SAP-Nutzer möglich war, bietet SAP mittlerweile Easy DMS für die klassischen Microsoft Desktop-Benutzer als alternative Oberfläche an. Das SAP DVS präsentiert sich in diesem Client als Laufwerk im MS Windows Explorer, in dem sich analog zu den üblichen Arbeitsweisen Dokumente ablegen lassen. Damit können auch nicht typische SAPGUI-Anwender in die Dokumentenverwaltung einbezogen werden. Allerdings lassen sich dort nicht alle verfügbaren Funktionen des DVS ausführen. Dazu zählt bspw. der Anstoß von Bearbeitungs-Workflows für Dokumente. Easy DMS verfügt über eine Offline-Funktion, d.h. Dokumentbestände können für die Offline-Bearbeitung auf einem Laptop mitgenommen werden.
Alternative Dokumentspeicher
Für den SAP-Anwender stellt sich immer die Frage nach der Wahl eines geeigneten Content Servers zur physischen Speicherung von Dokumenten. Die Integration erfolgt immer über die ArchiveLink- oder HTTP-Content Server-Schnittstelle. SAP prüft bei der Zertifizierung von Anbietern nur die Funktionalität, aber keine Qualität des Archivsystems als solches. Mit dem ArchiveLink-Zertifikat erhält der Anbieter also kein DMS-Gütesiegel, sondern lediglich eine Bestätigung, dass sein System entsprechend der von SAP vorgegeben Definition die Archivierung von SAP-Dokumenten unterstützt.
SAP selbst stellt für SAP-Anwender den in der SAP-Basis enthaltenen SAP Content Server zur Verfügung. Dieser unterstützt funktional die Speicherung von Dokumenten, Drucklisten und Archivdateien über die HTTP Content Server-Schnittstelle. Im Vergleich zu ArchiveLink-zertifizierten ECM-Produkten stellt SAP aber keine eigenen integrierten Erfassungskomponenten für das Scannen und Verknüpfen von eingehenden Papierdokumenten zur Verfügung. Auch fehlt eine SAP-seitige Unterstützung für die nachträgliche Zuordnung von gescannten Papierdokumenten nach der Sachbearbeitung über das „Späte Ablegen mit Barcode“-Verfahren. Unternehmen, die bspw. den Einsatz einer elektronischen Rechnungsprüfung planen, müssen dann selbst für Umsetzung der Capture-Funktionen oder Beschaffung geeigneter Zusatz-Module sorgen.
Eine weitere Einschränkung ergibt sich bei der Wahl der Speichertechnologien. Im Standard unterstützt der SAP Content Server nur die Speicherung von Dokumenten in der SAP-eigenen Datenbank SAP DB als BLOBs (Binary Large Objects) oder auf einem Filesystem. Bestehen Anforderungen zur Integration typischer WORM-Speicher, wie zum Beispiel EMC Centera, NetApp mit SnapLock, HP RISS, IBM DR550, etc. über Speicher-spezifische Schnittstellen, bieten zertifizierte ECM-Produkte typischerweise eine entsprechende Unterstützung. Dennoch ist der SAP Content Server vom Grundsatz her in der Lage, Anforderungen für eine ordnungsgemäße Speicherung von Dokumenten zu erfüllen. Vor einer Entscheidung zum Einsatz sind allerdings immer die unternehmenspezifischen Anforderungen zu prüfen. Typische Fragestellungen in diesem Zusammenhang können sein: Sind neben einer reinen SAP-Integration noch weitere DMS-Anforderungen außerhalb von SAP vorhanden? Welche Dokumentvolumen müssen verarbeitet werden?
Neben funktionalen Aspekten sollte ein Anwender sich auch Gedanken über die Umsetzung und den Nachweis der revisionssicheren Speicherung von Dokumenten machen. Dazu gehört die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für die Gesamtlösung, um nicht nur unternehmensintern, sondern beispielsweise auch gegenüber Wirtschaftsprüfern abgesichert zu sein.