Bitkom Research und Zöller & Partner veröffentlichen „DMS-Marktübersicht 2018“.

Mit 62 Systemen ist die aktuelle vierte Auflage der „DMS-Marktübersicht“ mit ca. 900 Seiten die umfassendste Systemübersicht auf dem D.A.CH-Markt (Deutschland, Österreich, Schweiz). Sie ist auch ein Indiz für die Vielfältigkeit des Angebotes in einem schnell wachsenden Marktsegment der Informationstechnologie.

„Global Player“ wie Open Text, IBM und Microsoft sind ebenso vertreten wie die erfolgreichen mittelständischen Anbieter im deutschsprachigen Markt.

Hunderte von Funktionsfragen mit über 1.000 Einzelinformationen, strukturiert in 20 Funktionskategorien decken das breite Funktionsspektrum einer modernen DMS-Lösung ab:

• Erfassung von Papier und elektronischen Unterlagen
• Dokumentenklassifikation und Datenextraktion
• Import strukturierter Massendaten
• Archivierung und Löschfristenverwaltung
• DMS-Funktionen inkl. Formatkonvertierung (Rendition), Check-out/Check-in und Versionierungsfunktionen
• Rich Client- und Web-Client-Funktionalität
• Mobile-, und Offline für Notebooks, Tablets und Smartphones
• Integration mit MS Office und anderen PC-Anwendungen
• Integration mit SAP und anderen führenden Fachverfahren
• Aktenverwaltung
• Server- und Client-basierte E-Mail-Archivierung für MS Exchange/Outlook, IBM Domino/Notes und andere
• Workflow
• Signaturfunktionen
• Collaboration-Funktionen
• CMIS und andere Zertifikate
• SharePoint-Integration
• und ggf. weitere Ergänzungsmodule

Vor der eigentlichen Hersteller- und Produktübersicht werden diese DMS-Funktionen in einem einleitenden Kapitel erläutert.

Teilnehmen konnten alle Hersteller/Anbieter, die ein mehrplatzfähiges Dokumenten Management System im Sinne der Marktübersicht herstellen und im deutschsprachigen Markt anbieten. Die Teilnahme war kostenlos und nicht abhängig von einer Mitgliedschaft im BITKOM (die Bitkom Research GmbH ist Herausgeber der Marktübersicht). Teilgenommen haben alle relevanten DMS-Hersteller auf dem deutschsprachigen Markt, sowohl die internationalen Hersteller als auch zahlreiche nationale und mittelständische Anbieter.

Die aktuelle DMS-Marktübersicht dient der schnellen Orientierung auf einem Markt mit sehr vielen unterschiedlichen Angeboten. Typischerweise werden in Auswahlprojekten aufgrund architektonischer, funktionaler und wirtschaftlicher Rahmenbedingungen nur eine Untermenge der Hersteller betrachtet. Die Marktübersicht erleichtert dem Anwender eine erste Vorauswahl, sodass dann mit dem gesparten Aufwand die verbleibenden Anbieter und deren Systeme umso detaillierter unter die Lupe genommen werden können. Die Marktübersicht ist kein Ersatz für eine detaillierte Betrachtung, aber eine gute Gliederung und Checkliste für die nachfolgende Projektarbeit bei System- und Anbieterauswahl.

Aus der aktuellen Bestandsaufnahme und den Beobachtungen am Markt ziehen die Autoren von Zöller & Partner wichtige Schlüsse:

• Der Markt bleibt vielfältig. Für jeden Geldbeutel finden Anwender eine passende DMS-Lösung. Betrachtet wurden nur mehrplatzfähige Lösungen, keine Einplatz-Lösungen. Die letzte Marktübersicht aus 2013 beinhaltete bereits 62 Systeme, die höchste Zahl an betrachteten Produkten aller bis dahin von uns veröffentlichen Marktübersichten. Mit 62 Systemen in der aktuellen Marktübersicht hat sich die Marktvielfalt auf hohem Niveau bestätigt.
• Archivierung ist kein eigenständiger Markt (mehr). Archivierung im Sinne von „über die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegen unzulässige Manipulation schützen und die Reproduktionsfähigkeit sicherstellen“ kann jedes moderne DMS. Die Zeiten, als man dafür dedizierte Archivsysteme kaufen musste, sind lange vorbei. Die Funktion Archivierung ist aber selbstverständlich nach wie vor in vielen DMS- und ECM-Projekten wichtig und häufig genug der Projektauslöser.
• EU DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung, Ende der Übergangsfrist am 25. Mai 2018) und andere regulatorische Anforderungen zwingend zum Anwenden von Schutzfristen, granulierten Zugriffsrechtesystemen, Löschmöglichkeiten und Exportmöglichkeiten. Das war in der Vergangenheit schon eine Anforderung, erhält aber nun unter dem Eindruck zunehmender Sensibilisierung eine höhere Gewichtung.
• Moderne DMS-Lösungen bieten sehr umfangreiche Komplettfunktionen: Unterstützung des kompletten Dokumentenlebenszyklus, unveränderbare (revisionssichere) Ablage und Archivierung, Versionierung inkl. der dazu notwendigen Check-Out/Check-In-Funktionen, Genehmigungs-, Freizeichnungs-, Publishingprozesse, Metadatenverwaltung, Inhaltssuche (erfordert Volltext-DB), Aktenverwaltung, Postkorb/Workflow-Funktionen, Rendition/Formatkonvertierung, Integration in Fachsysteme für Output- und Retrievalintegration gehören mittlerweile bei vielen Lösungen zum Standard.
• Es gibt zunehmend Cloud-basierte Angebote, die auch neue Zielmärkte eröffnen, wo Anwender aus Aufwandsgründen vor einer On-Premise-Installation zurückschreckten.
• Zunehmend wichtig werden: Web-Clients, mobile Clients, Offline Clients, native Apps für Tablets, Mandantenfähigkeit, Hosting-Fähigkeit und vor allem Customizing-Werkzeuge (und dokumentierte APIs) zur flexiblen Anpassung an die individuellen Anforderungen.
• Die Vielfalt am Markt ist für Anwender ein Fluch und Segen gleichzeitig. Sie macht einerseits den Markt unübersichtlich und daher eine Systemauswahl schwieriger. Gleichzeitig verfügen mittlerweile viele Systeme aufgrund des Funktionswettbewerbs über sehr umfangreiche Komplettfunktionen im Standard.
• Es ist daher keinesfalls so, dass „kleinere“ Lösungen für den Mittelstand weniger Funktionen aufweisen als die Lösungen der internationalen Player. Manchmal ist es sogar umgekehrt, da mittelständische Anbieter auf spezifische regionale Anforderungen schneller reagieren, wie zum Beispiel bei Integrationskomponenten in Fachapplikationen, die nur im DACH-Markt vorkommen.
• Die Abgrenzung zwischen Collaboration- und DMS-Lösungen fällt zunehmend schwerer. Jede Collaboration-Lösung hat Dokumenten-verwaltende Funktionen und viele moderne DMS-Lösungen weisen teilweise auch Collaboration-Funktionen auf.
• Die Marktübersicht kann ab Ende Februar 2018 bei der Bitkom Research GmbH (Bestellseite bei Bitkom Research) in drei Varianten bestellt werden:
  • Als Buch in Papierform für EUR 490,- zzgl. MwSt. und Versand
  • als PDF-Datei für EUR 490,- zzgl. MwSt.
  • oder als Komplettpaket inkl. Papierform und PDF-Datei für EUR 650,- zzgl. MwSt. und Versand.

Eine Leseprobe finden Sie hier