Die Bezeichnung RESISCAN deutet als einfach merkbares Wort auf den Anspruch der TR hin, dass nämlich hiermit eine Leitlinie für „rechtssicheres“ im Sinne von „rechtlich vertrauenswürdiges“ ersetzendes Scannen verfügbar sei.
Die erste Version 1.0 wurde am 20.3.2013 auf der BSI Website veröffentlicht. Zur TR RESISCAN gehören das eigentliche Kerndokument sowie 5 normative oder informative Anlagen. Später Versionen unterscheiden sich inhaltlich wenig, sodass unsere Kritik an der RESISCAN bestehen bleibt. Die aktuelle Version 1.4. stammt vom April 2020.
Die TR entstand, weil viele Anwender außerhalb der kaufmännischen Aufbewahrung trotz Digitalisierens von Papier die Originaldokumente noch behalten. Nur im kaufmännischen Bereich ist die Vernichtung der Originale bei ordnungsgemäßer elektronischer Aufbewahrung der Dokumentation des Verfahrens seit Jahren gängige Praxis und seit der GoBS 1995 auch wiederholt von der Finanzverwaltung schriftlich legitimiert, so auch seit November 2014 durch die GoBD (Nachfolgedokument zu GoBS und GDPdU). Außerhalb dieser handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsregeln bestehen für viele Anwender Unsicherheiten, ob und wenn ja, wann Originale vernichtet werden können. Diese Lücke soll die TR RESISCAN schließen. Die TR RESISCAN wird jedoch am Markt sehr kontrovers diskutiert, da die Erfüllung für viele Anwender mit deutlich erhöhten Anforderungen verbunden wäre, die weit über das hinausgehen, was beispielsweise die Finanzverwaltung von den Unternehmen verlangt. Unsere Meinung zur TR RESISCAN können Sie hier nachlesen.
Unsere klare Empfehlung zur Technischen Richtlinie (BSI TR 03138) ist, die geschäftsrelevanten Papierdokumente so per ersetzendes Scannen zu digitalisieren, wie die TR RESISCAN die Schutzbedarfsklasse NORMAL definiert. Für diese Dokumente genügt eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, wie sie beispielsweise für kaufmännische Belege seit 30 Jahren üblich ist in Verbindung mit der ordnungsgemäßen Ablage („revisionssichere Archivierung“) auf einer der weit verbreiteten DMS-/Archivlösungen.
Sollte es wenige Papierdokumente geben, die den Schutzbedarf „HOCH“ oder „SEHR HOCH“ haben, dann empfehlen wir, diese Dokumente per „kopierendes Scannen“ zu digitalisieren. Das heißt, das Papieroriginal bleibt erhalten, wodurch der extrem hohe Aufwand für eine TR RESISCAN-konforme Erfassung und Dokumentation für diese Schutzklassen entfällt.
Es gibt Scan-Dienstleister, die für die Kunden auch fortgeschrittene Signaturen und einen RESISCAN-konformen Transfervermerk erstellen für die Schutzbedarfsklasse HOCH. Das enthebt den Anwender aber nicht von der Erfüllung der MUSS-Anforderungen der unterschiedlichen Aufbaumodule für Schutzklasse HOCH der RESISCAN sobald die Dokumente vom Dienstleister übergeben wurden. Man entledigt sich also nicht der zusätzlichen Komplexitäten, indem man das eigentliche Scannen an Dritte vergibt.