Der Begriff Archivierung wird häufig in drei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet:
1. Archivierung der öffentlichen Hand: Für historisch relevante Informationen bestehen archivische Aufbewahrungsfristen von über hundert Jahren und manchmal sogar (bei Originalurkunden von kultureller oder historischer Bedeutung) zeitlich unbeschränkt. Gesetzliche Grundlagen sind Bundes- und Landesarchivgesetze.
2. Archivierung im eher umgangssprachlichen Sinne, so wie er auch in der DMS-Branche verwendet wird, ist gleichzusetzen mit der manipulationsgeschützten (revisionssicheren) Ablage aufbewahrungswürdiger oder aufbewahrungspflichtiger Informationen aller Art. Die Kernanforderung ist die Sicherstellung der bildlich oder inhaltlich identischen Reproduktionsfähigkeit über die Dauer der Aufbewahrungsfrist und der Schutz gegen unzulässige Manipulation (Verlust, Änderung). Die Dauer der Aufbewahrungsfrist kann wenige oder über 100 Jahre betragen. Eine Löschverpflichtung nach Ablauf der Frist ist damit regelmäßig – Ausnahme Datenschutz – nicht verbunden. Leitlinie: Wenn keine Löschpflichten entgegenstehen, sollten Unterlagen mindestens so lange aufbewahrt (archiviert) werden, bis keine Forderungen oder Verbindlichkeiten aus dem dokumentierten Sachverhalt mehr entstehen können.
3. Datenarchivierung: Auslagerung von Daten aus Produktivsystemen mit der Möglichkeit, diese wieder in die Produktivumgebung zurückzuholen. Typischer Anwendungsfall: Datenauslagerung zur Erhöhung der Systemperformance.