Im Frühjahr 2003 ist eine überarbeitete Version des Fragen- und Antworten-Kataloges zum Datenzugriff GDPdU vom Bundesfinanzministerium erschienen. Er ersetzt die Vorgängerversion vom 22. August 2002 – die herbeigeführten Klärungen sind jedoch leider begrenzt.
Durch die am 6. März 2003 überarbeitete Fassung ergeben sich die folgenden Änderungen und Konkretisierungen:
Bezüglich des Zugriffs auf Daten, die vor dem 1.1.2002 archiviert wurden, wird noch einmal darauf hingewiesen, dass es sich bei dem genannten Stichtag um den Zeitpunkt der Archivierung der Daten und nicht um den Veranlagungs- oder Gewinnzeitraum handelt.
Bei GDPdU-konformer Zertifizierung wird unterstrichen, dass nicht ein Produkt-Zertifikat ausreichend ist, sondern vielmehr das Gesamtverfahren den Anforderungen der GoBS entsprechen muss. Hierzu gehört u.a. die Erstellung und Bereitstellung einer ständig aktualisierten Verfahrensdokumentation.
Bezüglich des unmittelbaren Datenzugriffs wird hervorgehoben, dass ausschließlich vorhandene Auswertungsmöglichkeiten verwendet werden können. Ein Anspruch auf Programmierung von neuen Auswertungen besteht von Seiten der Finanzbehörden nicht.
Steuerwirksame Berechnungen in Tabellenkalkulationen werden als maschinell auswertbar betrachtet und sind daher aufzuheben.
Die Kriterien für ein GDPdU-konformes Archiv (auswertbares Archiv, steuerliche Datenkonserve) wurden definiert: Bei einem Auslagerungsszenario, wie es die Datenarchivierung bei SAP R/3 vorsieht, kann das eingesetzte Archivprodukt allein nicht als „GDPdU-konforme Archivierung“ angesehen werden, da der Zugriff hier weiterhin über das SAP-Produktionssystem erfolgen muss: Ein „GDPdU-konformes Archivsystem“ hat unmittelbar die gleichen Auswertungsmöglichkeiten archivierter Daten zu besitzen wie das Produktivsystem.
Als Auswertungsprogramme beim direkten Datenzugriff darf all das verwendet werden, was beim Unternehmen vorhanden ist, also auch die Dinge, die zum Zeitpunkt des Zugriffs zwar gekauft, aber noch nicht installiert sind (Hintergrund: SAP AIS, Audit Info System ist bei den meisten Kunden vorhanden, aber nicht immer installiert).
Sollten sich die Auswertungsmöglichkeiten durch einen Systemwechsel verringern, muss der Steuerpflichtige sicherstellen, dass die Auswertungsverfahren des Altsystems auch weiterhin eingesetzt werden können.
In Summe also nicht viel Neues und wenig Klärung bezüglich der offenen Fragen: Anwender müssen auch weiterhin genau analysieren, welche Daten zur AO-konformen Archivierung herangezogen und welche Auswertungsmöglichkeiten tatsächlich verfügbar gemacht werden müssen. Deutlich wird jedoch, dass ein DMS mit reiner Indexfeldbeschreibung von Anwendungsdaten alleine nicht als GDPdU-konformes Archiv anzusehen ist. Eine revisionssichere Gesamtlösung gem. GOBS kann überdies nur dann vorliegen, wenn eine aktuelle Verfahrensdokumentation bereitgestellt wird.