Wenn es um ein prominentes Thema im Hinblick auf die Digitalisierung der Verwaltungsabläufe einer Kommune geht, dann ist es wohl die elektronische Aktenführung. Die sogenannte elektronische Akte („eAkte“) ist ein wesentlicher Baustein einer modernen und effizienten Verwaltungsarbeit. Nach wie vor gelten die Grundsätze:

• Akten zu führen
• Verfahrenshandlungen vollständig / nachvollziehbar abzubilden und
• diese wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen

Diese Grundsätze sind nicht nur für Papierakten, sondern ebenso für eAkten gültig. Zur Einhaltung der o. g. Grundsätze bietet die eAkte mehrere Vorteile, um die heute ggf. „löchrig“ gewordenen Papierakten abzulösen. Grund für diese „löchrigen Akten “ ist der zunehmende Bürgerkontakt über elektronische Kommunikationskanäle wie E-Mail oder andere elektronische Ein- / Ausgangskanäle. Häufig wird dabei das Ausdrucken, Lochen und Abheften z. B. einer E-Mail in die Papierakte vernachlässigt. So verbleibt die Mail zwar im Mail-System, aber in der Papierakte fehlen ggf. wichtige Informationen zu einem Sachverhalt. Die eAkten sammeln hier Pluspunkte, da darin alle Medienarten / -formate an einem zentralen Ort für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unverändert archiviert und ohne einen Ausdruck jederzeit wiederlesbar gemacht werden können.

EAkten in der Kommunalverwaltung einzuführen ist kein leichtes Unterfangen. Für die erfolgreiche Einführung sind Technik und Organisation zusammenzuführen. Ganz davon abgesehen, ist es von elementarer Wichtigkeit, dass das technische Werkzeug überhaupt eine eAkte abbilden kann. Eine einfache Datei- / Ordnerstruktur ist keine eAkte und führt hier nicht zum Erfolg. Wenn eine Person mit dem technischen Werkzeug „eAkte“ länger für die Aktenarbeit benötgt als mit der Papierakte, dann ist das Projekt bereits zum Scheitern verurteilt. EAkte-Lösungen unterscheiden sich ganz erheblich voneinander. Es sollte technisch unbedingt „unter die Motorhaube“ der eAkten-Lösung geschaut werden, damit langfristig alle Funktionen bedient werden können (Bewertung von Akten, Auslagerungen, ggf. auch mobile und Offline-Nutzung etc.).

Wer hier annimmt, es gibt ja nur zwei oder drei führende Anbieter auf dem Markt, der täuscht sich gewaltig, denn neben den klassischen Dokumenten Management Lösungen bieten immer mehr Fachverfahrensanbieter auch eAkten-Funktionen in ihren Lösungen an. Hier sind also auch strategische Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Damit sind wir beim wichtigsten Thema: die Organisation rund um die eAkten-Einführung.

Das Projekt eAkte besteht „gefühlt“ zu mindestens 70 % aus Organisation und zu 30 % aus Technik. Folgende Themen sind unbedingt vor der Einführung zu klären:

• Projektorganisation (Projektressourcen): Wie ist das Projektteam aufgebaut? Wer gehört noch mit in das Team – zumindest zeitweise (Personal- / Behindertenvertretung, ggf. Rechtsbereich / RPA, Datenschutz, Archivare etc.). Nicht zu vergessen sind die Mitarbeitenden aus den jeweiligen Organisationseinheiten
• Veränderungsmanagement: Abholen und Einbinden der Mitarber/innen (Schulungen, Kommunikation, Marketing für die eAkte), denn die eAkte ändert i. d. R. die Abläufe einer papierhaften Akten- / Vorgangsbearbeitung
• Dokumentenerfassungsthemen: wo, wie, wann soll Papier gescannt werden, soll Papieraktenbestand nachgescannt werden, wenn ja, wie und in welchen Mengen in welcher Form, was geschieht mit den vorhandenen Dokumenten auf Netzlaufwerken und den E-Mails im Mail-System etc.
• Fachliche Betreuung / Benutzersupport: Wo können Benutzer nachfragen, wenn etwas nicht funktioniert?
• Dokumentationen: Dienst-, Betriebsanweisungen oder eine Verfahrensdokumentation, wenn an das ersetzende Scannen gedacht wird

Hinzu kommen die eingetlichen fachlichen Themen im Projekt:

Die Einführung einer eAkte wird häufig dazu genutzt, einen „alten“ Aktenplan / Aktenzeichen zu modernisieren oder überhaupt (wieder) einzuführen. Zumindest müssen die Ablagestrukturen und Suchbegriffe festgelegt und konfiguriert werden. Da viele Fachverfahren abweichende Akten- / Geschäftszeichen generieren, sind diese zusätzlich zu den Aktenplan-Aktenzeichen zu berücksichtigen.

Neben den eAkten gibt es auch noch das allgemeine Schriftgut, also Schriftgut, welches nicht direkt einer Fall- oder Sachakte zugeordnet werden kann. Dieses allgemeine Schriftgut darf nicht vergessen werden.

Die Einführungsstrategie ist ein weiterer Erfolgsfaktor. Mit dem Hintergrund, dass die Einführung der eAkte in einer Kommunalverwaltung ein langfristiges, komlexes organisatorisches Projekt ist, sollte die Einführung in kleinen Schritten erfolgen (z. B. über Teilaktenpläne in ausgewählten Organisationseinheiten oder anhand gewisser Aktenarten, z. B. Steuerakte, Ausländerakte etc.). Es sollte nicht der Fehler gemacht werden, die eAkte in zu vielen Verwaltungseinheiten gleichzeitig einzuführen. Damit ist ggf. eine Kommune im Hinblick auf das stattfindende Veränderungsmanagement überlastet.

Dieser Artikel ist zuerst erschienen im „der gemeinderat“, Ausgabe Nr. 7-8/2018