Autor: Ulrich Gerke, Seniorberater, Zöller & Partner GmbH

Die Einführung einer DMS-Lösung geht an manchen Stellen über die Komplexität anderer IT-Projekte hinaus. Das Projekt erfordert ein gutes Verständnis der heutigen und zukünftigen Arbeitsabläufe und Ablagestrukturen bei den Anwendern, den IT-Rahmenbedingungen (Integration in Infrastruktur und Fachverfahren) sowie den regulatorischen Anforderungen.

Ebenso wichtig ist aber auch die Berücksichtigung der Bereitschaft (oder dem Mangel an solcher) der Anwender zur Umstellung ihrer gewohnten Arbeitsweisen, Berechtigungen und Zuständigkeiten (Stichwort: Change-Management). Die Projektleitung bzw. das Projektteam muss daher die Fähigkeit besitzen, ein solches Projekt mit unterschiedlichen Teilprojekten und personellen Ressourcen zu managen (klassisches Projektmanagement). Um konkreter zu veranschaulichen, welche Aufgaben auf das Projektteam zukommen, nachfolgend einige Bespiele:

• Analyse bestehender Ablagestrukturen (Papier, Gruppenlaufwerk etc.) und Erarbeitung neuer, digitaler Ablage- und Ordnungssysteme für digitale Akten, Vorgänge, Dokumente und deren Meta-Daten. In öffentlichen Verwaltungen ist häufig auch das „Wiederbeleben“ eines Aktenplans mit der Sachakte als Ersatz für die bisher genutzten Papierordner und Gruppenlaufwerke sowie die Ergänzung der Ordnungssysteme in vorhandenen Fachsystemen üblich. Wichtig: Ein DMS ist kein Ersatz für das Gruppenlaufwerk. Eine tief gestaffelte Baumstruktur, wie sie oftmals im Gruppenlaufwerk vorzufinden ist, ist in einer DMS-Lösung praktisch nie notwendig und in der Regel auch nicht zu empfehlen.
• Entwicklung der Berechtigungssteuerung auf Dokumente, Akten und Metadaten unter Berücksichtigung zentraler Rechtesysteme (AD), und der fachlich-funktionalen oder regulatorisch definierten Berechtigungen der verschiedenen Bereiche.
• Spezifische regulatorische Anforderungen, insbesondere:
  • Pflichten zur revisionssicheren Aufbewahrung von Unterlagen
  • Pflichten zur zeitgerechten Datenlöschung gem. DS-GVO
  • dauerhafte Aufbewahrung oder Vernichtung von Originalen (Stichwort: ersetzendes oder kopierendes Scannen, Hybridakte)
• Technischer Aufbau des DMS (u.a. Client, Server, Office/Mail Integrationen, mobiler Zugriff auf elektronische Akten und Dokumente)
• Aufbau der Entwicklungs- und Testumgebung sowie Einrichtung von Transportsystemen für das Staging Entwicklung -> Test -> Produktion und die für die Entwicklungs- und Testphase notwendigen Werkzeuge wie Testscripte, Ticketsysteme, definierte Abnahmekriterien etc.
• Integration der DMS-Lösung in Drittsysteme (in z.B. vorhandene Fachsysteme in den Fachbereichen) für die verschiedenen Integrationsanforderungen
• Ablösung papierhafter Umlaufmappen durch elektronische Umlaufmappen
• Arbeitsoptimierung mit elektronischen, regelbasierten Workflows (z.B. elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung etc.)
• Anbindung moderner Dokumenteneingangs/-ausgangswege für elektronische Unterlagen wie z.B. Portalanwendungen, beBPo etc.
• Berücksichtigung neuer, verpflichtender Formate XRechnung, ZUGFeRD für Erfassung, Bearbeitung/Viewing und Ablage
• Gestaltung der Übernahmeprozesse von Daten aus Altsystemen oder Dateilaufwerken
• Beteiligung weiterer Organisationseinheiten (Fachbereiche, Personalrat, Rechtsstelle etc.) am Projekt zur Klärung von Fachfragen
• Steuerung der Integrationspartner (vor allem DMS-Anbieter und Fachverfahrensanbieter, ggf. Scan-Dienstleister)
• Projektcontrolling, Projektsteuerung (z.B. Vertragsüberwachung, Projektplanungen, Abstimmungen mit dem DMS-Lieferanten und bei Integrationen in Fachsysteme auch mit dem Fachverfahrensanbieter)
• Mögliche Dokumentationspflichten (Stichwort: GoBD-, TR-RESISCAN-Verfahrensdokumentation)

Speziell für die öffentliche Verwaltung kommen hinzu:

• Anforderungen an die Barrierefreiheit
• Anforderungen an die Post- bzw. Scanstelle (in der öffentlichen Verwaltung: z.B. TR-03138 / RESISCAN und deren Prüfkriterien für unterschiedliche Schutzklassen)
• Elektronische Signaturen und die Konsequenzen aus der BSI TR-03125 (TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dateien)
• Anforderungen aus der Nutzung besonderer elektronischer Behördenpostfächer wie beBPo, eBO und weitere
• Neu-Nutzung standardisierter Austauschformate wie xRechnung, xJustiz, xBau etc.
• Manchmal notwendig: Entwicklung von Akten-/Teilakten-Plänen für Sachakten und deren Abgrenzung zu Fallakten

Nachfolgende Abbildung fasst die DMS-Komponenten und die Aufgaben zum Verbinden der technischen Komponenten mit den Anforderungen aus der Organisation zusammen:

DMS-Kernteam und Projektleitung

Das DMS-Kernteam ist der Dreh- und Angelpunkt eines DMS-Projekts und sollte unterschiedliche Talente aufweisen, wie z.B.

• über IT-Know-how verfügen und aufgeschlossen sein gegenüber neuen Technologien
• Verständnis über jetzige und Konzeptionskompetenz für zukünftige elektronische Prozesse haben
• neue Ordnungssysteme und Ablagesysteme erarbeiten und den betroffenen Fachbereichen diese auch vermitteln können
• konzeptionelle Arbeiten übernehmen können (Fachkonzepte erarbeiten, abstimmen, umsetzen etc.)
• „Alte Zöpfe abschneiden“ können, also Entscheidungsbefugnisse besitzen

Ein Beispiel soll zeigen, wie die typische Organisation eines DMS-Projektteams aussehen kann:

Bei der Implementierung einer DMS-Lösung kommen auf die IT besondere Aufgaben zu:

• Installation aller DMS-Module (Server, Client, Scan-Anwendungen, periphere Systeme wie Stapelimporter etc.)
• Integrationen der DMS-Benutzerverwaltung in die zentralen Rechtesysteme (AD u.a.)
• Einrichten der im DMS-Umfeld häufig komplexen, Attribut-basierten Berechtigungssteuerung für Dokumente, Akten und Vorgänge
• Anbindung spezieller Speichersysteme
• Integrationen in die Office- und E-Mail-Programme
• Integrationen in ERP- und Fachsysteme
• Erstellen bzw. Konfigurieren der neuen Ordnungssysteme (Metadaten für Akten, Dokumente und Vorgänge, inkl. Aktenstrukturen, Sachakte/Fallakte etc.)
• Zugänge für ggf. Mobile oder Remote-Arbeitsplätze schaffen
• Technische Administration und Überprüfung des Systemzustands
• Performanceoptimierungen
• Importe von Daten/Dokumentenbeständen
• Backup und Restore (ggf. auch Ausfallszenario simulieren)

Tests

Auch Tests in einem DMS-Projekt sind gegenüber anderen IT-Projekten teilweise anders geartet. Nachfolgend eine nur beispielhafte Liste von DMS-Testaufgaben:

• Bereitstellen von Testdokumenten unterschiedlicher Formate
• Bei hochvolumigen Anwendungen sollten Testdokumente in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. Klärung, ob diese Testdokumente anonymisiert werden müssen oder nicht
• Durchführen von Tests in der Erfassungsstelle bzgl. Auslesen von Daten (z.B. bei der Rechnungserkennung) – „Anlernen“ der Erkennungslösung
• Überprüfen der Ordnungssysteme/Ablagestrukturen Metadaten
• Dokumentenablage und Rechercheszenarien
• Test der Berechtigungssteuerung für die verschiedenen Rollen und in arbeitsteiligen Workflows
• Test der neuen elektronischen Prozessabläufe (Workflows), ob sie funktional und technisch fehlerfrei sind und – noch wichtiger – ob End-User damit klarkommen
• Integrationen in Drittsysteme
• Speziell im Verwaltungsbereich:
  • selektive Aktenexporte/-importe
  • Auslagerungsszenarien

Schulungen

Schulungen sollen sicherstellen, dass alle Nutzer das neue System akzeptieren und für die tägliche Arbeit intuitiv nutzen können. DMS-Lösungen haben im Vergleich zu anderen IT-Lösungen wie MS Office oder Gruppenlaufwerk eine komplett andere Benutzerführung. Die vielleicht vorhandenen Erfahrungen in anderen Bereichen mit dem gleichen DMS hilft nur begrenzt, da Aktenstrukturen, Workflows, etc. häufig Bereichs-spezifisch gestaltet sind. Daher ist bei DMS-Projekten ein entsprechender Schulungsaufwand für unterschiedliche Benutzergruppen zu berücksichtigen, z.B.:

Projektdokumentation

Die Dokumentation in einem DMS-Projekt ist häufig umfangreich, daher sollten folgende Dokumentationen immer Bestandteil in einem DMS-Umsetzungsprojekt sein, wie z.B.:

• System-Handbücher
  • Erfassungssoftware
  • Client-Anwendung
  • Operating Handbücher (Betriebskonzepte)
  • Administration / Konfiguration
    • Server
    • Client
  • Programmierhandbücher
• Technische Dokumentation
  • Systemparameterwerte
    • Server
    • Client
    • Scan-Stationen/Arbeitsplätze
  • Datenbankkonfiguration
• Anwendungsdokumentation
  • Feinkonzepte
  • Bedienungshandbücher
  • Arbeitsanweisungen/Dienstanweisungen

Change-Management und Projektkommunikation

Von Beginn eines Projektes an muss das Thema Change-Management und Projektkommunikation vom DMS-Projektteam unbedingt aufgegriffen werden. Die Einführung einer DMS-Lösung tangiert viele Aspekte aber auch Ängste bei den Betroffenen, u.a.:

• Entwertung des bisher personen-gebundenen Know-hows
• Angst, dass das eigene Know-how ersetzbar wird
• Gefährdung der bisherigen Ressourcenallokation bzw. Verlust von Rückgriffen auf altbekannte Informationsquellen
• Gruppenträgheit, Trägheit der Organisation
• Gefährdung vorhandener Hierarchien (Zuständigkeiten, Stellung, Einfluss etc.)

Bei der Einführung einer DMS-Lösung bezieht sich das Change-Management auf die systematische Planung und Umsetzung von Veränderungen innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, Veränderungen, wie zum Beispiel neue Prozesse, Technologien oder Strukturen, erfolgreich einzuführen und dabei die Mitarbeitenden mitzunehmen. Es geht also darum, den Wandel so zu gestalten, dass er reibungslos verläuft und die Organisation sowie die Mitarbeitenden davon profitieren.

Fazit

Bei der Einführung einer DMS-Lösung sind viele technische, funktionale und organisatorische Dinge, aber auch der gesamte Change-Prozess von allen Projektbeteiligten zu beachten. Der Einsatz externer Expertise kann dabei sehr hilfreich sein. Sie erhöht die Projektqualität, transferiert Praxis-Know-How aus anderen DMS-Projekten an das Projektteam, unterstützt bei Identifizierung und Durchführung der relevanten Teilaufgaben, steuert externe Dienstleister, sichert die Einhaltung von Terminen und reduziert die Arbeitsbelastung für das interne Projektteam.