Nicht nur auf kommunaler Ebene, sondern auch auf Landes- und Bundesebene ist die „eAkte“, also das elektronische Führen von Verwaltungsakten, momentan voll im Trend.
So empfiehlt ein vom Bundeskabinett im September 2012 beschlossener Regierungsentwurf des sog. „eGovernment-Gesetzes“ z.B. allen Bundesbehörden und bundesunmittelbaren Körperschaften etc. die elektronische Aktenführung. Signalwirkung hierbei haben die vorgenommenen Änderungen zum im Januar 2012 veröffentlichten Referentenentwurf; während der Referentenentwurf den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur mit zusätzlichem Hinweis auf die technische Richtlinie 03125 (TR-ESOR) des BSI forderte, verzichtet der Gesetzentwurf gänzlich auf die Forderung zum Einsatz elektronischer Signaturen. In § 6 des Gesetzentwurfs ist nun lediglich vermerkt „Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden“.
Im Hinblick auf konkrete Umsetzungsprojekte ist diese eher allgemeine Formulierung sicherlich förderlich, da die rechtlichen und auch die technischen Vorgaben zur Umsetzung einer elektronischen Akte gemildert wurden. Der Vollständigkeit halber muss hier allerdings auch erwähnt werden, dass der Gesetzentwurf im November 2012 vom Bundesrat gestoppt wurde, aber die Artikel und die Paragrafen zur elektronischen Aktenführung nicht die Gründe für den Stopp waren (siehe Stellungnahme des Bundesrates 557/12).
Was ist eine eAkte?
Aus der eigenen Projekterfahrung lässt sich feststellen, dass in vielen Kommunen bereits elektronische Akten eingesetzt werden oder deren Einführung geplant wird. Technologisch wird das entweder mit Hilfe von Fachverfahren, die elektronische Aktenführung zulassen, oder mit Dokumenten Management Systemen (DMS) umgesetzt. Alle, die bereits ein solches Projekt umgesetzt haben, wissen, die Einführung einer elektronischen Akte ist nicht so trivial wie es im ersten Moment scheint. Es fängt schon beim Begriff „eAkte“ an. Hier gibt es nicht selten unterschiedliche Begriffsdefinitionen.
Unter der eAkte wird meistens die Abbildung der heutigen Papierablage verstanden, also der gute alte Papieraktenordner oder das Hängeregister, nur in elektronischer Form mit komfortablen Suchmöglichkeiten. Aber auch komplexe, regelbasierte Postkorb-/Workflowsysteme, welche jegliche Verwaltungspost elektronisch an die zuständigen Anwender weiterleiten, können Bestandteil eines eAkten-Projektes sein.
Es ist ein MUSS, vor einem Projekt im Team genau zu definieren, was denn unter der eAkte verstanden wird, denn es sind vielfältige fachliche und technische Herausforderungen zu meistern, die nicht nur eine mögliche Produktauswahl einer eAkten-Lösung betreffen, sondern auch das Vorgehen innerhalb des eigentlichen Umsetzungsprojekts. Für eine erfolgreiche Umsetzung eines eAkten-Projekts ist der Einsatz des „richtigen“ Produktes und die passende Prozessunterstützung notwendig.
Das richtige Produkt
Häufig wird in kommunalen Verwaltungen ein DMS zur elektronischen Aktenführung eingesetzt. Die wesentliche Grundanforderung an eine elektronische Aktenverwaltung ist, dass das DMS überhaupt ein „Aktenobjekt“ kennt, was nicht selbstverständlich ist. Folgende Grundanforderungen müssen in einem DMS gegeben sein, um eine ergonomische elektronische Aktenführung zuzulassen:
- Der klassische Aktendeckel muss technologisch abbildbar sein
- Aktenregister müssen elektronisch umgesetzt werden können
- Verlinkungen oder Kopien von Akten, Registern, Dokumenten und Workflowobjekten müssen möglich sein
- Aktenpläne müssen umgesetzt werden können – mittels Aktenplan kann von Akte zu Akte einheitlich strukturiert werden (z.B. einheitliche Unterordnerstruktur)
- Auch individuelle Strukturen ohne Aktenplan können abgebildet werden
- Elektronische Akten können eigene Zugriffsrechte besitzen
- Akten besitzen Löschregeln, Verweildauern und Aussonderungsvorgaben
- Multiformatviewer oder automatisierte Formatkonvertierungen sind verfügbar, um verschiedene Dokumentenformate (also Mail, Word, Excel, PDF etc.) schnell in einer eAkte anzeigen zu können (Stichwort: Schnelles Aktenblättern)
Notwendige Prozessveränderungen
Eine elektronische Aktenführung flächendeckend für alle Prozesse, Abläufe und Aktenarten einer gesamten Verwaltung einzuführen, ist sehr vielschichtig und mit hohem Aufwand und daher auch mit hohem Projektrisiko verbunden. Viele kommunale eAkten-Projekte haben gezeigt, dass sich eine schrittweise, entweder organisations-, verfahrens- oder auch anwendungsorientierte Einführungsstrategie bewährt hat. Hintereinander geschachtelte Einzelprojekte werden nach und nach abgearbeitet, bis die eAkte komplett in der Verwaltung eingeführt ist. Klar ist, die elektronische Akten- und Vorgangsbearbeitung kann nicht von heute auf morgen eingeführt werden, sondern besitzt eher langfristigen Projektcharakter, manchmal auch über mehrere Jahre hinweg.
Hilfestellung durch externe Fachleute bei der Qualifizierung oder der Umsetzung von eAkten-Projekten kann hier viel Geld sparen. Tiefes Knowhow und langjährige Erfahrung macht sich hier wirklich bezahlt.
Zuerst erschienen in „der gemeinderat“, Ausgabe 02-2013