Nicht nur das mit einer wesentlichen Platz- bzw. Raumersparnis verbundene „Leeren“ von Archivräumen, sondern vielmehr die Optimierung der fachlichen Bearbeitungsprozesse stellen starke Argumente für eine Digitalisierung von bestehenden Papierarchiven bzw. Aktenbeständen dar. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die klassische Fragestellung: „Wie soll mit den bestehenden Papierakten umgegangen werden?“ bereits in DMS-Einführungsprojekten, aber typischerweise auch bei jedem weiteren DMS-Ausbauschritt bzw. jeder weiteren Anbindung von Fachsystemen an ein bestehendes DMS beantwortet werden muss. So einfach die Antwort auf den ersten Blick erscheint („Alles scannen und im DMS ablegen, dann müssen die Anwender nur noch in einer Umgebung suchen und haben eine einheitliche Ablagestruktur und Arbeitsweise für alte und neue Akten“), so komplex sind die Aufgaben und fundamental die Auswirkungen, die sich in der Praxis ergeben. Im Nachfolgenden sollen die in diesem Zusammenhang am häufigsten genannten Fragestellungen für ein Altakten- bzw. Bestandsarchivierungsprojekt beantwortet werden:
- Welche Arten von Papierakten gibt es eigentlich?
- Sollen die bestehenden Papierakten überhaupt in das DMS/Archiv übernommen werden?
- Wie hoch sind die Kosten für die Digitalisierung der Papierarchive?
- Sollen die Papierarchive mit eigenem Personal oder mit Hilfe eines Dienstleisters digitalisiert werden?
- Welches Dateiformat ist für die Alt- bzw. Bestandsaktendigitalisierung das geeignetste?
Welche Arten von Papierakten gibt es eigentlich?
Zunächst einmal ist eine Klassifizierung der zu digitalisierenden Papierunterlagen bzw. -akten hilfreich. Erfahrungsgemäß können bestehende Papierakten in drei Gruppen aufgeteilt werden:
- Altakten: Diese werden primär zur Erfüllung der Aufbewahrungsanforderungen vorgehalten. Im Rahmen der eigentlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens finden nur noch selten Zugriffe auf diese Akten statt.
- Bestandsakten: Akten, die im Rahmen der täglichen Geschäftstätigkeit regelmäßig aber nicht ständig benötigt werden. Es muss berücksichtigt werden, dass diese Akten nicht über einen längeren Zeitraum außer Haus gegeben werden können. Weiterhin muss bei der Konzeption der Lösung berücksichtigt werden, dass diese Akten im täglichen Gebrauch sind und somit eine schnelle, komfortable und effiziente Handhabung der Akten – unabhängig davon, ob diese elektronisch im DMS oder physikalisch in Papierform vorliegen – erforderlich ist.
- Akten in Bearbeitung: Diese Akten befinden sich gerade zur Vorgangsbearbeitung bei den Sachbearbeiter/innen.
Sollen die bestehenden Papierakten überhaupt in das DMS/Archiv übernommen werden?
Es gibt unterschiedliche Gründe, warum überhaupt Papierakten digitalisiert und in einem Archiv/DMS abgelegt werden:
- Die Papierakte stellt einen Engpass in der Optimierung bzw. Beschleunigung von fachlichen Bearbeitungsprozessen dar.
- Ein relevanter Anteil der Informationen geht auf elektronischem Wege in das Unternehmen ein oder wird dort elektronisch erzeugt (E-Mail, Office-Dokumente, Druckoutput). Durch eine getrennte Ablage der elektronischen Dokumente und der Papierdokumente stellen weder die Papierakte, die Fileverzeichnisse noch die E-Mail-Verzeichnisse den vollständigen fachlichen Sachverhalt dar (die Papierakte wird immer „löchriger“).
- Die klassischen Papierarchive sind voll, es steht kein Platz für die Lagerung weiterer Akten zur Verfügung (Raum-/Platzmangel)
- Der Zahn der Zeit nagt an den Papierakten: Um eine langfristige Verfügbarkeit der Informationen sicherstellen zu können, müssen diese „migriert“ werden, insbesondere wenn es sich um Dokumente handelt, die mehrere Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen (z.B. Bauakten, Betriebs- und Anlagendokumente etc.).
- Backup Szenarien: Sicherung historischer Papierdokumente in digitaler Form
Zugegebener Maßen erfordern nicht alle oben aufgeführten Aspekte zwangsläufig ein Digitalisieren und Archivieren von papierbasierten Unterlagen. Ist die Zugriffshäufigkeit auf Bestands-/Altakten sehr gering und beispielsweise ausschließlich ein Lagerplatzproblem zu lösen, dann kann eine Auslagerung bzw. das Abgeben der Papierakten an einen Lager-Dienstleister eine pragmatische und wirtschaftlich sinnvolle Lösung sein. Auch kann eine schlichte Änderung der Aufbewahrungslogik Archivraum einsparen. So reicht es vielleicht völlig aus, die in Ordnern abgehefteten Akten aus den Ordnern zu entfernen, zu registrieren und in einem Ablagebehälter (z.B. Pappkarton o.ä.) komprimiert bzw. gestapelt aufzubewahren. Allerdings wird mit diesen alternativen Methoden der Papierlagerung eine Prozessoptimierung nicht erreicht. Für Projekte, in denen eine Prozessbetrachtung aber keine Rolle spielt, stellt die Auslagerung bzw. „Kompaktierung“ des Papiers zu Aufbewahrungszwecken eine valide und ggf. kostengünstige alternative Lösung zum Digitalisieren der Papierunterlagen dar.
Wie hoch sind die Kosten für die Digitalisierung der Papierakten?
Die elementare Frage in den meisten Projekten zur Bestandsaktendigitalisierung ist die nach den Kosten. Da es sich beim Digitalisieren von Bestandsdokumenten fast immer um große Mengen von Papier handelt, ist die Kostenbetrachtung im Vorfeld eines Projekts zur Alt-/Bestandsaktendigitalisierung ein notwendiges Muss. Häufig werden die Kosten zur Bestandsdigitalisierung unterschätzt, weil nicht alle Prozessschritte der Digitalisierung berücksichtigt werden. Dieses führt dann typischerweise dazu, dass die Frage, ob die Akten digitalisiert werden sollen, nach einer ersten Kostenbetrachtung erneut diskutiert und bewertet wird. Um dieses zu vermeiden, sollen im nachfolgenden Kapitel die einzelnen Kostenpositionen betrachtet werden und was bei deren Ermittlung zu beachten ist.
Der wohl wichtigste Faktor bei der Kostenbestimmung ist die Anzahl der zu digitalisierenden Papierakten, genauer gesagt, die Blattanzahl, die zu verarbeiten ist. Die Kosten der Digitalisierung setzen sich in der Regel aus den Aktivitäten für folgende Tätigkeiten zusammen:
- Selektion, „Ausdünnen“ und fachliche Aufbereitung der Papierakten (Bsp.: 3 Akten sind in einem Ordner zusammengefasst. Welche Dokumente gehören nun zu welchen Aktenzeichen?)
- Sicherer Transport der Akten zur Scan-Stelle bzw. zum Scan-Dienstleister
- Vorbereitung der Akten: Die physische Aktenaufbereitung, die dazu führen soll, dass der Scan-Prozess ohne Unterbrechungen und Fehler laufen kann:
o Entklammern, Entfalten, Glätten, Ösen entfernen
o Ggf. kleine Dokumente auf A4 kopieren
o Aufstoßen/Ausrichten der Akten etc. - Je nach dem, wie die Indexierung und Register-/Dokumententrennung gestaltet wird, kann im Rahmen der Aufbereitung die Einsortierung von Indexvorblättern und Trennblättern (Patchcode oder Barcode) erforderlich sein.
- Scannen der Akte: Die Dauer des eigentlichen Scannens der aufbereiteten Akte hängt von der Scangeschwindigkeit des Scanners ab.
- Qualitätssicherung der gescannten Akten (Bildauflösung und -qualität, Vollständigkeit der Akte, Vorder-/Rück seite vorhanden etc.)
- Indexierung und Import ins Archiv/DMS (fachliche Ablage in das elektronische Archiv/DMS)
- Nachbereiten (z.B. Lagern oder Vernichten der gescannten Akten)
Je einfacher die Erfassung konzipiert wird, desto geringer der manuelle Aufwand für die Aufbereitung, das Indexieren und die Qualitätssicherung der Akten. Da diese manuellen Tätigkeiten die Preistreiber beim Scannen sind, kann hierüber Einfluss auf die Kosten genommen werden. Je weniger indexiert und je weniger „vereinzelt“ (Trennung in Einzelregister oder Trennung in Einzeldokumente) werden muss, desto niedriger der manuelle Aufwand.
Auch hier hilft bei der Bewertung ein Blick auf die Nutzungshäufigkeit und die Aufgabe der digitalisierten Akte. Handelt es sich um eine Altakte, die ausschließlich aufgrund der Aufbewahrungsanforderungen digitalisiert wird, kann es ausreichend sein, die komplette Akte in ein PDF-Dokument zu scannen (also keine Vereinzelung der Dokumente oder Registertrennung) und über einen Indexwert zu indexieren. Für den Fall, dass die Akte tatsächlich benötigt wird, kann beispielsweise über eine Volltextsuche die fehlende Struktur teilweise kompensiert werden.
Handelt es sich jedoch um Akten, die noch in der täglichen Sachbearbeitung benötigt werden, dann müssen die fachlichen Anforderungen an die Sachbearbeitung berücksichtigt und mit den Kosten in Einklang gebracht werden, Das bedeutet, dass genau geprüft werden muss, ob doch eine Trennung in Einzeldokumente erforderlich ist oder ob eine Trennung nach Aktenregistern ausreichend ist. Allein über diese Vereinfachung in der Strukturierung der elektronischen Alt-/Bestandsakte lassen sich relevante Reduzierungen der Digitalisierungskosten erzielen.
Der Einsatz praxiserprobter Werkzeuge zur Kostenkalkulation im Vorfeld eines Digitalisierungsprojekts ist vorteilhaft (siehe Abbildung unten), denn hiermit lässt sich schnell ein erster Eindruck über die anfallenden Kosten, die notwendige Personenzahl zur Aktenverarbeitung und sogar den Speicherbedarf für das Digitalisierungsprojekt bestimmen. Insbesondere personalintensive Tätigkeiten wie z.B. das Vorbereiten bzw. „Ausdünnen“ der Papierunterlagen (Akten aus Ordner entnehmen, sortieren, entklammern, glätten, umkopieren, etc.), die Vollständigkeitskontrolle und damit die Qualitätssicherung der Scanergebnisse sind entscheidende Kostentreiber und sollten nicht unterschätzt werden.
Selbst scannen oder Scan-Dienstleister?
In der Regel haben Projekte zur Digitalisierung von Alt-/Bestandsakten immer eine begrenzte Laufzeit. Soll das Projekt mit eigenem Personal durchgeführt werden, dann müssen erfahrungsgemäß zusätzliche Personalkapazitäten für die Dauer des Projekts bereitgestellt werden. Diese Personalkapazitäten werden aber häufig nach Abschluss des Projekts nicht mehr benötigt, was typischerweise in Unternehmen zu Problemen führen kann. Hier hilft ggf. die Projektierung mit Hilfe eines externen Scan-Dienstleisters weiter. Dieser kann innerhalb eines Bestandsdigitalisierungsprojekts zum einen nur gewisse Teilaufgaben übernehmen, um beispielsweise personelle Spitzenlasten abzufangen, zum anderen aber auch mit der kompletten Durchführung des Projekts beauftragt werden (also z.B. mit dem Aktentransport, dem Scannen, dem Bereitstellen der gescannten Unterlagen bis hin zur Lagerung und Papiervernichtung). Eine vorher abgestimmte Aufgabenverteilung und damit verbundene SLAs (Service Level Agreements) sind dann Pflicht.
Bei der Beauftragung eines Scan-Dienstleisters sind außer der Kostenbetrachtung und der Aufgabenverteilung noch weitere Aspekte zu beachten:
- Lässt der Sachbearbeitungsprozess es zu, dass ggf. nicht auf die Akte zugegriffen werden kann, da diese gerade beim Dienstleister zur Digitalisierung ist? Für die Bestandsakten, die im Rahmen der täglichen Sachbearbeitung benötigt werden, kann dies problematisch sein.
- Datenschutz: Je nach Inhalt der Akten kann es sein, dass eine Verarbeitung durch Dritte oder Herausgabe der Akten außer Haus aus Datenschutzgründen nicht gestattet ist. Der rechtliche Aspekt lässt sich in der Praxis über entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarungen regeln. Wie die jüngsten Datenschutzskandale gezeigt haben, kann ein Verstoß gegen die Vertraulichkeitsvereinbarung jedoch einen so großen Schaden anrichten, dass es sein kann, dass man sich gegen eine Verarbeitung durch Dritte entscheidet.
- Wird die Digitalisierung an einen Dienstleister vergeben, kann es trotz der Auslagerung der eigentlichen Digitalisierung zu umfangreichen Arbeiten auf Seiten des Kunden kommen. Hat man keinen „All-Inclusive-Vertrag“, müssen die Akten im Archiv selektiert, für den Transport verpackt, ggf. beschriftet und an einen Ort verbracht werden, an dem die Akten von einem LKW abgeholt werden können. Sollen mehrere Millionen Seiten Papier transportiert werden, geht es z.B. um die Frage, ob die im Archiv verpackten Akten auf eine Palette gestapelt und von dort an eine Übergabestelle transportiert werden können, an dem die Palette auf einen LKW verladen werden kann. Möglicherweise können hier zu enge Türen, Aufzüge und mögliche Zugangswege zum Gebäude (nicht alle Bürogebäude verfügen über einen ebenerdigen Zugang oder gar Verladerampen) aufwändige Hindernisse sein.
Daher lautet die Empfehlung zu diesem Teilaspekt, dass bei der Entscheidung für oder gegen externes Scannen zum einen die Kosten voll umfänglich (inkl. Aufwand für Selektieren, Verpacken, Beschriften, Sicherstellen der Prozesssicherheit) ermittelt und gegenübergestellt werden müssen und dass zum anderen neben den Kosten auch die Aspekte Datensicherheit und mögliche Einschränkungen in der Sachbearbeitung betrachtet und bewertet werden sollten.
Ergänzend soll als mögliche Alternative zwischen den beiden genannten Verfahren noch erwähnt werden, dass einige Dienstleister auch anbieten, mit Hardware und Personal zum Kunden zu kommen, um vor Ort die Akten zu digitalisieren. So können zum Scannen ausgelagerte Akten sehr schnell zur Sachbearbeitung transportiert werden, wenn sie benötigt werden.
Ein Szenario mit der Bezeichnung „Scan-On-Demand“ kann für das Scannen mit eigenem Personal ggf. eine charmante Alternative darstellen. Hier wird nicht gleich der gesamte Aktenbestand digitalisiert, sondern nur die Akten, die durch die Fachbereiche gerade zur aktuellen Sachbearbeitung angefordert werden. Diese Papierakten werden i.d.Regel vom Archivar bzw. dem Registraturpersonal „gezogen“ und dann direkt gescannt und elektronisch im Archiv/DMS gespeichert. Optional können diese digitalen Akten dann sogar elektronisch und gar nicht mehr in Papierform an die Sachbearbeitung weitergeleitet werden.
Welches Dateiformat ist das Richtige?
Durch die falsche Wahl des Dateiformats kann ein enormer Speicherbedarf für die zu digitalisierenden Alt-/Bestandsakten entstehen. Insbesondere wenn es sich nicht nur um Standard A4 Papierformate, sondern auch um großformatige Pläne oder Zeichnungen (z.B. DIN A3-A0 Formate) handelt. Kommen zusätzlich Anforderungen hinzu, dass Dokumente nicht nur in schwarz/weiß, sondern auch in Farbe zu archivieren sind, weil z.B. Gemarkungen auf Grundstücksplänen farbig markiert sind oder Dokumentfreigaben durch verschiedene Personen anhand der Kugelschreiberfarbe auf den Papierdokumenten dokumentiert wurden, muss über „intelligente“ Komprimierungsverfahren für die erzeugten digitalen Dokumente nachgedacht werden. Nur um dieses einmal näher zu verdeutlichen, werden nachfolgend die durchschnittlichen Dateigrößen für ein und dieselbe farbige Papierseite aus einer Bestandsakte gegenüber gestellt:
- TIFF Schwarz/Weiß gescannt ohne Komprimierung: ca. 285 KB
- TIFF Schwarz/Weiß gescannt mit G4 Komprimierung: ca. 18 KB
- TIFF Farbig gescannt: ca. 2.500 KB
Noch deutlicher wird es z.B. bei Planzeichnungen. Ein konkretes Beispiel aus der Praxis zeigt, dass ein farbiger A0 Katasterplan mit einer Originalgröße von 34 MB (TIFF) mit Hilfe von Komprimierverfahren auf eine Dateigröße von sage und schreibe 270 KB (PDF) verdichtet werden kann.
Bei rein bitonaler Erfassung der Dokumente ist also die Speicherung als TIFF G4 am effizientesten. Im direkten Vergleich zwischen TIFF- und PDF-Dokumenten ist eine Seite in TIFF G4 typischerweise ca. 10 KB kleiner als in PDF.
Bei farbiger Erfassung dreht sich das Bild erwartungsgemäß drastisch um. Bei der TIFF-Erfassung kann der Speicherbedarf einer farbigen Seite mehrere MB umfassen! Bei der Speicherung in PDF werden die Farbdokumente als JPEG komprimiert. Somit verringert sich der durchschnittliche Speicherbedarf um erhebliche Faktoren. Durch spezielle Kompressionswerkzeuge lässt sich die Speichergröße pro Seite allerdings noch weiter minimieren, wie es das Beispiel mit dem Katasterplan zeigt.
Fazit
Die vorstehenden Ausführungen zeigen, dass es vielfältige Herausforderungen bei der Alt- bzw. Bestandsaktendigitalisierung gibt. Grundsätzlich sollte immer die Frage gestellt werden, ob papierbasierte Altbestände wirklich digitalisiert werden sollen bzw. müssen. Hierzu ist eine Kosten/Nutzen Abschätzung zwingend notwendig. Außerdem sind wesentliche Rahmenbedingungen wie Aktenmengen, Lagerorte, Qualität und Format der Papiere, Zeitfenster für die Archivierung, selbst scannen oder per Dienstleister, Vorbereitung der Altbestände, Verfahren zur Qualitätssicherung/-überwachung, die Bild- und Indexqualität, Dokumentenformate, rechtliche Anforderungen und Vorgaben, Anforderungen an den Dienstleister (Stichwort: SLA) und die Vernichtung und Entsorgung der Papierbelege im Vorfeld des Projekts zu klären. Praxiserprobte Werkzeuge und Checklisten machen es in diesen komplexen Projekten leichter, die wichtigen und richtigen Entscheidungen zu treffen.