Mit SharePoint 2010 (ab Standard Edition) hat sich Microsoft dieses Themas angenommen und stellt Funktionen zum Definieren, Bearbeiten und Anzeigen von Dokumentenmappen und deren Metadaten zur Verfügung, die der Anwender ohne Programmierung einsetzen kann. Das Feature heißt „Dokumentenmappe“ (Document Set) und kann als neuer Inhaltstyp (Content Type) pro Websitesammlung aktiviert werden.

Die SharePoint Document Sets sind als eine spezielle Form von Ordnern implementiert und beinhalten Mappen-Funktionalitäten wie Anzeigen und Bearbeiten von Eigenschaften, Versionierung und ein eigenes Erscheinungsbild für jeden Mappentyp. Pro benutzerdefiniertem Mappentyp (z.B. Vertragsmappe, Angebotsmappe, Projektmappe, etc.) kann der SharePoint-Administrator – analog zu einem Aktendeckel – festlegen, welche der Eigenschaften der Mappe beim Öffnen der Mappe angezeigt werden sollen.  Microsoft hat das Datenmodell für die Mappen einfach gehalten:  die  Metadaten für die Mappen entsprechen den Metadaten für die Dokumente der Bibliothek. Sollen die Inhalte einer Mappe weiter nach benutzerdefinierten Feldern wie Status, Dringlichkeit, etc. gruppiert werden, so kann das  leicht durch eine kundenspezifische Ansicht einer Mappe erreicht werden.

SharePoint unterstützt eine Versionsverwaltung auf Mappenebene, unabhängig von der Versionierung von Einzeldokumenten. Bei der Erstellung einer neuen Mappenversion werden sowohl sämtliche Werte der Eigenschaften der Mappe (Metadaten) als auch die entsprechenden Versionen der in der Mappe enthaltenen Dokumente zu dem Zeitpunkt erfasst. Mit diesem Versionierungskonzept  für Mappen ist es einfach möglich, auf eine alte Version einer Mappe zurückzugreifen und die entsprechenden Versionen der Dokumente aufzurufen, die in der alten Version der Mappe enthalten waren. Es ist bei der Mappenversionierung darauf zu achten, dass das Löschen von alten Dokumentenversionen in der Dokumentenbibliothek durch geeignete Berechtigungen unterbunden wird, sonst wären die alten Dokumentenversionen zu einer bestimmten Mappenversion evtl. bereits gelöscht.

Dokumentenmappen besitzen eine eigene ID und sind direkt per URL aufrufbar. Sie können also einfach verlinkt und per Funktion „Link per E-Mail versenden“ verschickt werden. Über die SharePoint-Abo-Funktionen kann der Anwender leicht auf dem Laufenden bleiben: Änderungen an Eigenschaften einer Mappe oder deren Inhalten kann er sich per E-Mail oder in seinem persönlichen SharePoint-Bereich (mySite) mitteilen lassen.

Im Unterschied zu Ordnern können Mappen jedoch keine Unterordner oder Untermappen enthalten. Auch die häufig benötigte Strukturierung von Mappeninhalten in mehrere Register ist nicht ohne Programmierung möglich. Damit unterscheidet sich das SharePoint-Mappenkonzept von spezialisierten Produkten, die eine weitergehende  Strukturierung umfangreicher, elektronischer Akten ermöglichen.

Anders als bei den meisten traditionellen DMS-basierten Lösungen werden Dokumente einer Mappe im SharePoint nicht unabhängig vom Speicherort verwaltet und bei Bedarf ggf. einer oder mehrerer Mappen zugeordnet, sondern sie werden direkt in einer Mappe gespeichert. Das führt dazu, dass beim Löschen einer Mappe auch alle Dokumente in der Mappe gelöscht werden. Gelöschte Dokumente, die ggf. per Link in anderen Mappen verknüpft waren, führen damit zu toten Links. Zur Vermeidung des Problems kann die Funktion „Senden an“ benutzt werden – dabei wird eine Kopie des Dokuments erstellt. Diese Kopie kann SharePoint optional mit dem Original synchronisieren.

Im Hinblick auf die maximale Kapazität gibt es keine harte Grenze bei der Anzahl von Mappen in einer Dokumentenbibliothek und von Dokumenten in einer Mappe. Die systemseitige Grenze ist aus Performancegründen standardmäßig auf 5.000 Objekte eingestellt, kann aber bei Bedarf erhöht werden. Im Hinblick auf die Gesamtgröße von Dokumentenmappen empfiehlt Microsoft als Obergrenze 50 MB pro Mappe, da dies ein Limit für die „Senden an“-Funktion ist.

In der praktischen Handhabung weisen Dokumentenmappen einige Unzulänglichkeiten auf, die die Geduld der Anwender auf die Probe stellen, falls diese Funktionen häufig benötigt werden:

• Das Verschieben von Dokumenten zwischen Mappen wird nicht direkt, z.B. per Drag & Drop unterstützt, d.h. die Inhalte müssen heruntergeladen, in der alten Mappe gelöscht und in die neue Mappe hochgeladen werden.
• Die Ablage von E-Mail aus Outlook heraus ist umständlich. Nachrichten müssen zuerst ins Dateisystem und von da in eine Mappe hochgeladen werden.

Das Auffinden von Mappen funktioniert  bei einer kleinen Anzahl von Objekten gut – man öffnet die gewünschte Dokumentenbibliothek und navigiert einfach zur gesuchten Mappe. Bei hunderten von Mappen ist das jedoch nicht mehr möglich, sodass man entweder geeignete Filter in der Ansicht einrichten oder die SharePoint-Suche bemühen muss. Gleiches gilt bei der Suche nach Informationen in einer Mappe mit vielen Dokumenten. Die eingeschränkte SharePoint-Suche in einer speziellen  Mappe ist dabei jedoch im Standard leider nicht möglich, sondern erfordert ein Customizing der Sucheinstellungen.

Häufig werden Akten oder Mappen im Zusammenhang mit elektronischen Postkörben eingesetzt, um die Vorgangsbearbeitung zu organisieren:

• Bearbeitung und fallbezogene Ablage eingehender Schriftstücke in einer eAkte
• Terminsteuerung mit Wiedervorlagen
• Arbeitsspeicher für eingehende Anfragen, Anträge, etc. als Einzel- oder Gruppenpostkorb

SharePoint besitzt mit den Aufgabenlisten (Tasklist) eine einfache Übersicht der anstehenden Aufgaben, weitergehende Postkorb-Funktionen müssen jedoch kundenspezifisch im Projekt entwickelt werden. Viele Anwender benutzen deshalb oft lieber Outlook als Postkorb, um – gesteuert durch einfache Workflows – neue Aufgaben per E-Mail an einen Benutzer zu leiten. Vorteil dabei ist, dass der Anwender mit der Umgebung vertraut ist und keinen zusätzlichen Aufgabenpool  überwachen muss, da er sowieso ständig in seinem E-Mail-Client arbeitet. Ein gravierender Nachteil ist aber, dass Aufgaben in der täglichen E-Mail-Flut leicht übersehen werden. Für wichtige, unternehmenskritische Aufgabenstellungen ist dieser Ansatz deshalb nur bedingt geeignet.

Die SharePoint-Dokumentenmappen sind exzellent in Microsofts Collaboration-Umgebung eingebettet und sehr gut geeignet für einfache Mappen-Anwendungen. Weitergehende Anforderungen in folgenden Bereichen sind jedoch als K.o.-Kriterien für deren Einsatz zu werten:

• Modellierung von Aktenstrukturen oder Strukturierung der Mappeninhalte: Sobald Register, Unterordner oder geschachtelte Teilakten als Anforderung festgestellt werden, sind SharePoint-Dokumentenmappen aufgrund des einfachen Datenmodells kaum geeignet.
• Es sind dedizierte Postkorbfunktionen erforderlich, die wesentlich über Outlook-Funktionen oder eine einfache SharePoint-Aufgabenliste hinausgehen.

In diesen Fällen ist abzuwägen, ob eine Individualentwicklung auf Basis der Entwicklungsplattform SharePoint in Frage kommt oder ob man sich für eine eAkten-Lösung aus dem Segment der traditionellen DMS-Anbieter entscheidet. Erfahrungsgemäß sind diese, sofern  spezialisierte Aktenfunktionen im Produktstandard verfügbar sind, mit geringerem Projektrisiko und Kosten einzuführen.

Man sollte sich also unbedingt vor Projektstart fragen, welche Anforderungen hinsichtlich elektronischer Akten im Unternehmen insgesamt bestehen. Ist es notwendig, eine „große“ Aktenlösung einzuführen oder kommt man mit einfachen Dokumentenmappen aus?  Im letzteren Fall bietet Microsoft mit SharePoint Server 2010 eine umfassende Collaboration-Umgebung, die nicht nur das Thema Dokumentenmappe gut adressieren kann.

Geschrieben von Jürgen Rentergent, Zöller & Partner GmbH (www.zoeller.de)