Business Process Management (BPM) verfolgt das Ziel, komplexe Abläufe in den Unternehmen transparenter zu gestalten, sie zu optimieren und teilweise zu automatisieren, um letztendlich die Produktivität zu verbessern. Zum Einsatz kommen dabei Geschäftsprozess-orientierte Software-Architekturen, die in vorhandene Applikationen integriert werden müssen.

Der Nutzen von BPM-Lösungen kann deutlich über dem Nutzen einfacher Archivlösungen liegen. Um dies zu erreichen, müssen sich allerdings die Kosten der Einführung in Grenzen halten. Die folgenden Tipps und Hinweise sollen helfen, „klassische“ Stolpersteine frühzeitig zu identifizieren und vorab aus dem Weg zu räumen.

Die Einführung einer BPM-Lösung ist grundsätzlich mit relativ hohem Projektaufwand verbunden – insbesondere im Vergleich zu reinen Archivlösungen. Dies liegt vor allem an der gesteigerten Komplexität einer BPM-Lösung sowohl in technischen als auch in organisatorischen Belangen.

Warum BPM-Projekte erhöhten Einrichtungsaufwand bedingen
Auf der technischen Seite ist zu beachten, dass BPM-Lösungen den Kern unterschiedlichster Anwendungen bilden und somit vielfältige Integrationen bedingen. Einerseits sollen Anwender über die BPM-Lösung ihre Daten in den führenden (ERP-, CRM- oder sonstigen) Anwendungen pflegen, andererseits soll die BPM-Lösung erweiterte Informationen, in den meisten Fällen zugehörige Dokumente anzeigen und Datenabgleich betreiben.

Zu beachten ist, dass konsistente Berechtigungen in allen beteiligten Komponenten vorliegen: Es wäre zum Beispiel fatal, wenn ein Anwender, der keine Berechtigung und somit keinen Zugang zu Reisekostenabrechnungsdaten der Geschäftsleitung besitzt, dennoch über das BPM Zugang zu den Rechnungsdokumenten erhielte.

Um Konsistenz in der Berechtigungsstruktur zu gewährleisten, wird häufig eine Integration des BPM in das firmeninterne Benutzerverzeichnis (z.B. via LDAP) gefordert. Das Erfüllen dieser Anforderung ist jedoch nur eine von mehreren Voraussetzungen für die Gewährleistung konsistenter Berechtigungen.

Die funktionale Integration der BPM-Lösung in Fachanwendungen ist häufig deshalb mit hohem Aufwand verbunden, weil viele Fachanwendungen auf ganz unterschiedlichen Plattformen (Host, Server, Client) ablaufen und unterschiedlichste Schnittstellentechnologien genutzt werden müssen. Eine Besonderheit stellen Integrationen in Web-Umgebungen dar: Dort etablieren sich einerseits Industriestandards zur Integration von Anwendungen wie .NET und J2EE, andererseits befinden sich auch diese Standards im ständigen Umbruch, so dass die „Halbwertzeit“ integrierter Lösungen ständig abnimmt.

Häufig wird zu wenig berücksichtigt, dass jede Integration nicht nur geschaffen, sondern auch ständig lauffähig gehalten werden muss – hierbei kommt es schnell zu einer Kostenexplosion. Insbesondere dann, wenn der Datenabgleich zwischen Anwendungssystemen über das BPM erfolgt, bleibt gerne der „Standard-Fehlerfall“ konzeptionell unberücksichtigt, dass eine der beteiligten Komponenten zum Zeitpunkt des geplanten Datenaustauschs nicht verfügbar ist. Beispielsweise muss eine in der Frontend-Applikation (z.B. Web-Server) eingegangene Bestellung verlässlich in die Backend-Applikation (z.B. Vertriebsanwendung) übertragen werden, sonst drohen nicht nur Kunden- und Reputationsverlust, sondern möglicherweise weitergehende Regressforderungen.

Organisatorische Umstellungen beachten
Auf der organisatorischen Seite ist zu beachten, dass Prozessautomation Verantwortlichkeiten von den beteiligten Mitarbeitern auf das BPM-System verlagert. Soll das System Terminüberwachungen, Prüfprozesse wie Vier-Augen-Prinzip und Verfügbarkeiten von Mitarbeitern automatisiert abhandeln – und dies sind häufig geforderte und sinnvolle Funktionen von BPM-Lösungen –, dann müssen dort vielfältige Regelwerke einschließlich aller Ausnahmen hinterlegt werden können.

Besonders wichtig ist es zu beachten, dass Prozesse und Regeln von Geschäftsprozessen ständigen Änderungen unterworfen sind und dass diese Änderungen in der BPM-Lösung einfach und schnell eingearbeitet werden können – schließlich wird die Geschwindigkeit der Organisationsanpassungen zu einem immer wichtigeren Faktor der Produktgenerierung und damit der Konkurrenzfähigkeit von Unternehmen.

Die besondere Herausforderung bei der Planung und Auswahl einer BPM-Lösung besteht darin, fachliche und technische Anforderungen gleichermaßen zu berücksichtigen. Die zur Verfügung stehenden Werkzeuge der angebotenen Lösung sind diesbezüglich genau zu untersuchen. Hierbei reicht es nicht aus, möglichst viele Schnittstellen zu fordern – die funktionalen Inhalte sind in der Regel von höherer Bedeutung.
Gerade BPM-Anforderungen werden im Vorfeld gerne verkompliziert. Häufig sind die Regeln der Prozessbearbeitung auch zu komplex, um diese vollständig elektronisch abzubilden. Daher sollten besonders in BPM-Projekten die KISS-Regel (Keep it simple and stupid) angewendet und einfache Lösungen geschaffen werden – dies erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit und senkt zugleich die Projektkosten.

Fazit
Unternehmen sollten BPM vor allem dort implementieren, wo stark strukturierte Prozesse vorliegen, die Zahl der Prozessdurchläufe im Zeitablauf hoch ist und zugleich die Anzahl der beteiligten Stellen hoch ist. In diesen Umgebungen ergeben sich die größten Einsparpotenziale für BPM-Lösungen, die alle genannten Mühen durchaus wert sind.