Gesetze rund um das E-Government und elektronische Aktenhaltung (Stichwort: „E-Akte“) spielen eine zunehmend bedeutende Rolle in öffentlichen Verwaltungen, Behörden und Ministerien und sollen Abläufe effizienter gestalten. Dabei hilft die vom 29. September bis zum 1. Oktober 2015 in Stuttgart stattfindende IT & Business. Die Fachmesse für digitale Prozesse und Lösungen bietet am ersten Messetag einen speziell auf öffentliche Verwaltungen ausgerichteten Themenslot. Dieser liefert Entscheidern praxisbezogene Tipps und Ideen und setzt somit Signale für die künftige Arbeit.

Bernhard Zöller, Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH, eröffnet die Vortragsreihe. Seine Keynote bietet einen Überblick zu den aktuellen Themen im Hinblick auf das Dokumenten Management (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM). Er erklärt Begriffe wie Archivierung, DMS, ECM und Collaboration und erläutert Abgrenzungen zwischen den einzelnen Plattformen. Bernhard Zöller spricht über unterschiedliche Anforderungen von Sachbearbeitern und Knowledge-Workern und stellt die Vielfalt der Hersteller und Produkte am Markt dar. Dabei geht er auf Themen wie DMS/ECM auf mobilen Geräten und weitere Trends ein.

Darauf folgt ein Vortrag von Ulrich Gerke, Senior Systemberater bei Zöller & Partner über die Besonderheiten bei der DMS-Auswahl in öffentlichen Verwaltungen, Behörden und Kommunen. Möglichkeiten der öffentlichen Vergabeordnung zur DMS-Auswahl und Tipps zur erfolgreichen Einführung einer DMS-Lösung runden seinen Vortrag ab. Danach geben Anwender Erfahrungen weiter.

Günter Graskamp, Fachbereichsleiter der KDZ Westfalen-Süd, berichtet über die Besonderheiten bei der DMS-Auswahl in der kommunalen Datenzentrale mit 20 angeschlossenen Verwaltungen.

Mirko Schreiber, Leiter Haupt- und Personalamt des Landkreises Saalfeld-Rudolstadt, spricht über die Einführung und aktive Nutzung der elektronischen Personalakte in der Kreisverwaltung und thematisiert dabei Herausforderungen.

Der Vortrag von Georg Schnüttgen, Hauptamtsleiter der Stadt Olpe, trägt den Titel „Potenziale und Synergien bei einer flächendeckenden Einführung der digitalen Schriftgutverwaltung“ und zeigt auf, welche Potenziale und Synergien mit einem DMS erzielt werden können.

Eine Diskussion mit allen Beteiligten über Auswahl, Einführung und Betrieb inklusive Stolperfallen einer DMS-Lösung in einer Behörde bzw. öffentlichen Verwaltung rundet die Vortragsreihe ab.