Ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung durch eine DMS-Verfahrensdokumentation

1-Tages-Inhouse-Veranstaltung für Fach- und Führungskräfte aus EDV und Revision

Zielsetzung

Die Verfahrensdokumentation hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion zu dokumentieren.

Darüber hinaus dient die Verfahrensdokumentation aber auch dazu sowohl dem Betreiber wie auch dem Hersteller die nötige Sicherheit eines voll funktionsfähigen Systems zu gewährleisten. Der Hersteller hat die Sicherheit, dass keinerlei Eingriffe in das System erfolgen, die nicht vom Betreiber dokumentiert werden. Der Betreiber hat die Sicherheit, dass alle Veränderungen durch den Hersteller dokumentiert werden müssen und diese gemeinsam durch Betreiber und Hersteller abgenommen werden.

Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung ergibt sich aus den kaufmännischen Aufbewahrungsanforderungen nach HGB und AO, die in Grundzügen  Anforderungen wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und andere Vorgaben enthalten. Einen besonderen Stellenwert (mehr als 20 Erwähnungen) nimmt die Verfahrensdokumentation in den im November 2014 erschienenen GoBD ein. Eine Checkliste oder einen Gliederungsvorschlag findet man dort allerdings nicht, statt dessen eine sehr allgemeine Formulierung „was zum Verständnis notwendig ist“.

Der Workshop beantwortet die folgenden Fragenstellungen:

• Was sind die konkreten Inhalte einer DMS-Verfahrensdokumentation?
• Welche neuen Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation ergeben sich durch die seit 1.1.2015 geltenden GoDB (Bsp. Erhaltung Auswertbarkeit, Prüferzugriff, Migration)?
• Welche vorhandenen Dokumentationen können für eine Verfahrensdokumentation genutzt werden?
• Was sollte man beim Projektstart beachten, um spätere Aufwände zu reduzieren?
• Was kann man vom DMS-Hersteller fordern? Von welchen DMS-Hersteller existieren bereits Musterverfahrensdokumentationen?
• Sollte man eine Verfahrensdokumentation vom TÜV zertifizieren lassen? Was ist der Umfang einer Zertifizierung?

Themen des Workshops

• Darstellung der Rechtsgrundlagen und anderer Basisdokumente im Umfeld Verfahrensdokumentationen:
  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Abgabenordnung (AO)
  • Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBD
  • Prüfkriterien Dokumenten Management Lösungen (TÜViT/ VOI)
  • GoBD-Checkliste (Zöller & Partner)
• Vorstellung der Inhalte einer DMS-Verfahrensdokumentation
  • Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes
  • Beschreibung der sachlogischen Systemlösung
  • Beschreibung der technischen Systemlösung
  • Migration (Hardwarekomponenten, Softwarekomponenten, Systemwechsel)
  • IT-Sicherheit (Daten- und Zugriffsschutz, Datenflusskontrolle, Protokollierung)
  • Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen, Betriebsbedingungen)
  • DMS-bezogene Prozessbeschreibung und Arbeitsanweisungen
  • Mitarbeiterqualifikation (Rollen, erforderliche Kenntnisse)
  • Test und Abnahme
  • Wartung (Wartungsbereiche, Wartungspersonal, Wartungsdokumentation)
• Erarbeitung einer Umsetzungsempfehlung
  Parallel zur Vorstellung der Inhalte wird festgelegt, welche Art und Tiefe an Dokumentation erforderlich ist. Organisatorische Zuständigkeiten werden festgelegt.Die erarbeiteten Ergebnisse werden in einem Protokoll zusammengefasst.

Zum Workshop gehören folgende Dokumente/Unterlagen:

• Komplette Dokumentation (PDF)
• Protokoll über die Aufgaben und Zuständigkeiten
• Mustergliederung und Inhaltbeschreibung einer DMS-Verfahrensdokumentation
  (GoBD-Checkliste von Zöller & Partner)

Konditionen

Der Workshop wird zu einem Festpreis in Höhe von EURO 2.400,- zuzüglich Reisekosten und der gesetzlichen MwSt. angeboten. Dieser Preis umfasst:

• Vorbereitung, Anpassung der Themen
• Durchführung
• Übergabe der PDF-Dokumentation vorab
• Reisezeit

Interessiert an Details?

Bei Interesse an den Details erreichen Sie uns auf folgenden Wegen:

• Sie füllen unser Kontaktformular aus, wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen
• oder Sie rufen uns an: 069 3085 1210
• oder Sie schicken eine Mail mit Angabe des Themas

Zu Zöller & Partner

• Seit 1997: strikt anbieter- und produktneutrale DMS- und ECM-Beratung
• Lösungskonzepte, Systemauswahl, Verfahrensdokumentation, Projektleitung, Workshops und Seminare
• Einführungsplanung und -begleitung
• Zahlreiche Referenzen mittelständischer und großer Organisationen aus dem privaten Sektor und der öffentlichen Hand (siehe Referenzen)