Archivierung und Content Management in mySAP.com

1-Tages-Inhouse-Veranstaltung für Fach- und Führungskräfte aus EDV, Fachbereichen, Revision

Zielsetzung

Dokumente bekommen eine zunehmende Bedeutung im Zusammenspiel mit betriebswirtschaftlichen SAP-Anwendungen. Dies gilt sowohl für Kunden mit Anwendungen aus der der SAP Business Suite wie bspw. SAP ERP, als auch für die Anwender von Branchenlösungen aus dem Portfolio SAP for Industries. SAP bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten der Verwaltung und Integration von Dokumenten, allerdings ist die Funktionalität auf viele Basis- und Anwendungskomponenten verteilt. Oft ist den Anwendern gar nicht bekannt, was SAP im Standard schon alles unterstützt.
Im Rahmen eines eintägigen Workshops werden neben den grundsätzlichen Möglichkeiten und Zusammenhängen auch Grundlagen der gesetzlichen Rahmenbedingungen (HGB/AO/neue GoBD) sowie ein Vorgehensmodell zur Einführung von Dokumentenmanagement im Kontext mit SAP vorgestellt.

Der Workshop beantwortet die folgenden Fragenstellungen:

• Was ist der Status des Marktes, was bedeuten Begriffe wie: Archivierung, DMS, ECM, Collaboration etc.?
• Welche Möglichkeiten bietet SAP, Dokumente zu verwalten unter Berücksichtigung eigener oder ggf. externer Systeme?
• Wie grenzen sich die Möglichkeiten gegeneinander ab?
• Welche Ablageszenarien sind für welche Dokumente sinnvoll und machbar?
• Wie stellt sich die rechtliche Situation bzgl. Aufbewahrungspflichten dar, welche Auswirkungen haben neue Regelungen für elektronische Eingangsrechnungen ohne Signaturpflicht, welche Anforderungen sind gem. der neuen GoBD zu beachten?
• Welche Vorgehensweise ist für die Einführung einer SAP DMS-Lösung geeignet?
• Welche Stolpersteine muss man berücksichtigen? Hier fließen die praktischen Erfahrung aus über 25 Jahren DMS- und ECM-Beratung ein.

Themen des Workshops

• Einführung, Überblick und Trends
  • Erläuterung der wichtigsten Begriffe: Archivierung, DMS, ECM, Collaboration etc.
  • Unterschiedliche Anforderungen bei Sachbearbeitern und Knowledge Workern
  • Aktuelle Themen: ECM in der Cloud? Tablets und Mobile, Büro 2020
• Grundlagen
  • Anforderungen für „archivische“ und „lebende“ Dokumente
  • Unterschiede DMS und Aktenverwaltung
  • Darstellung der Diskussion um „revisionssichere“ Speicher
  • Vor- und Nachteile unterschiedlicher Dokumentenformate
• Content Management in SAP
  • Überblick und Abgrenzung von ECM-Funktionalitäten in SAP-Anwendungen
  • Dokumentenarchivierung, Dokumenten Management, Collaboration, Knowledge Management, Datenarchivierung, DART
• Dokumenten Management Infrastruktur (Kpro)
  • Architektur und Middleware-Funktionen
  • Schnittstellen zu Anwendungen
  • Generische Objektdienste
• SAP Content Server
  • Architektur
  • Einsatzmöglichkeiten zur Ablage von Dokumenten
• SAP ArchiveLink
  • Basis-Funktionen
  • Ablage- und Erfassungsszenarios
  • Integration in SAP-Module und SAP Business Workflow
  • Suchwerkzeug Document Finder
• SAP Folders Management
  • Aktenverwaltung heterogener Objekte
  • Beispiele für den Einsatz
• SAP PLM Dokumentenverwaltung
  • Grundfunktionen von SAP DVS
  • Ablage von Dokumenten
  • Verknüpfung in Prozessketten
  • Integration in SAP-Module
  • Schnittstellen für Gelegenheitsnutzer
• Archivierung von Anwendungsdaten
  • Grundlagen und Verfahren (ADK)
  • Vor- und Nachteile alternativer Langzeitspeichersystem
  • Export steuerrelevanter Daten (DART)
  • Einsatzmöglichkeiten SAP ILM
• Workflow mit SAP
  • SAP Business Workflow
  • SAP Business Process Management (BPM)
  • Abgrenzung der Einsatzmöglichkeiten
• Collaboration mit SAP
  • Knowledge Management (KM) im Enterprise Portal, JAM, Mobile Documents, cFolders Management
  • Abgrenzung der Einsatzmöglichkeiten
• Rechtsgrundlagen Verfahrensdokumentation
  • Rechtliche Situation und Aufbewahrungspflichten
  • Vernichtung von Originalen beim ersetzenden Scannen
  • Neue Regelungen für elektronische Eingangsrechnungen ohne Signaturpflicht, Datenschutzanforderungen u.a.
  • Umsetzungsempfehlungen der GoBD im Umfeld SAP
  • Darstellung der Inhalte einer Verfahrendokumentation
• Vorgehensweise in einem SAP DMS /Archiv Projekt
  • Darstellung der Projektschritte
  • Vorstellung der Zöller & Partner Werkzeuge (DMS-Anwendungscheckliste, SAP-Anwendungscheckliste, SAP-Grobkonzeptrahmen). DIese sind seit über 25 Jahren in zahlreichen SAP-bezogenen DMS- und ECM-Beratungsprojekten entstanden und weiterentwickelt worden.

Zum Workshop gehören folgende Dokumente/Unterlagen:

• Komplette Dokumentation der Präsentationen (PDF)
• DMS-Anwendungscheckliste (PDF)

Konditionen

Der Workshop wird zu einem Festpreis in Höhe von EURO 2.400,- zuzüglich Reisekosten und der gesetzlichen MwSt. angeboten. Dieser Preis umfasst:

• Vorbereitung, Anpassung der Themen
• Durchführung
• Übergabe der PDF-Dokumentation vorab
• Reisezeit

Interessiert an Details?

Bei Interesse an den Details erreichen Sie uns auf folgenden Wegen:

• Sie füllen unser Kontaktformular aus, wir melden uns dann schnellstmöglich bei Ihnen
• oder Sie rufen uns an: 069 3085 1210
• oder Sie schicken eine Mail mit Angabe des Themas

Zu Zöller & Partner

• Seit 1997: strikt anbieter- und produktneutrale DMS- und ECM-Beratung
• Lösungskonzepte, Systemauswahl, Verfahrensdokumentation, Projektleitung, Workshops und Seminare
• Einführungsplanung und -begleitung
• Zahlreiche Referenzen mittelständischer und großer Organisationen aus dem privaten Sektor und der öffentlichen Hand (siehe Referenzen)