2-Tage Intensiv-Seminar für Fach- und Führungskräfte
Agenda Tag 1
| 09:00 – 09:15 | Begrüßung | ||
| Vorstellung der Agenda, Teilnehmer und Referenten. | |||
| 09:15 – 10:15 | Einführung und Überblick | ||
| Einführung: Grundlagen, Begrifflichkeiten: „revisionssichere“ Archivierung, DMS, ECM, Workflow, Collaboration. Aktuelle Marktsituation, Entwicklung der Anbieterlandschaft. Neue Anforderungen der Anwender: Tablets, Mobile & Offline, Cloud, Workflow, Ablösung Gruppenlaufwerk, Einbindung Externer, neue Formen der Büroarbeit für Knowledge Worker. | |||
| 10:15 – 11:00 | Dokument- und Dateiformate | ||
| Erläuterung der Vor- und Nachteile unterschiedlicher Dokument- und Dateiformate, wie PDF/A, TIFF, ZUGFeRD und XRechnung. Wann man native Formate (z. B. aus MS Office) aufbewahren sollte (und darf). Welche Formate sich technisch nicht in PDF konvertieren lassen. Hinweise bei nicht-augenlesbaren Belegen wie XRechnung, ZUGFeRD, SWIFT, EDI etc. Warum das Auslesen/Erkennen der Attribute viel wichtiger ist als die Formatfrage. | |||
| 11:00 – 11:15 | Kaffeepause | ||
| 11:15 – 12:15 | Dokumentenerfassung | ||
| Erläuterung der Aufgaben bei der Erfassung analoger und digitaler Dokumente. Typische Fragestellungen: Zentrales oder dezentrales, frühes oder spätes Scannen? Ersetzendes oder kopierendes Scannen? Inhouse oder Dienstleister? Was tun mit Altakten? Erfassung und Ablage elektronischer Individualunterlagen aus MS Office, Outlook oder Filesystem und wie umgehen mit Massendrucksachen? | |||
| 12:15 – 13:15 | Mittagspause | ||
| 13:15 – 14:15 | Automation der Dokumentenerfassung | ||
| Erläuterung der wesentlichen Bausteine: Texterkennung (OCR), Klassifikation und fachliche Zuordnung. Möglichkeiten und Grenzen der Zeichen- und Texterkennung (OCR), Einflussfaktoren für die Erkennungsrate. Grenzen einer KI-basierten Lösung, Anforderungen zur Integration mit nachgelagerten Fachanwendungen. | |||
| 14:15 – 14:45 | „Standardlösung“ Kreditorenworkflow | ||
| Unterschiede der Produkte zur automatischen Rechnungseingangsbearbeitung. Erläuterung der kaufmännischen Funktionen: Rechnungsvarianten, Rechnungseingangsbuch, Regelwerke für Prüfung und Freigabe, Arbeitskorb und ERP-Integration. Ab 2025: Pflicht zum Versand und Erfassung strukturierter elektronischer Rechnungen nach CEN 16931. Besonderheiten bei der Integration in SAP bzw. andere ERP-Systeme. | |||
| 14:45 – 15:00 | Kaffeepause | ||
| 15:00 – 16:15 | Unterscheidungsmerkmale der DMS- / ECM-Lösungen | ||
| Unterscheidungsmerkmale moderner DMS- / ECM-Lösungen wie beispielsweise: Erfassung analoger und digitaler Dokumente, Verwaltung versionierter (lebender) Dokumente, Apps für Tablets, Mobile & Offline-Nutzung, Aufbewahrungsfristen und Löschregeln, Volltext- und Attributsuche, E-Akte, Multi-Format-Viewing, Workflow-Varianten im ECM-Kontext, Integration mit PC- und Fachanwendungen. Abgrenzung zu File-Server und Collaboration-Angeboten. | |||
| 16:15 – 17:00 | E-Mail-Archivierung | ||
| Die 3 Varianten der Mail-Archivierung (journal-, regel- und anwenderbasierte Mail-Archivierung) und deren ab- bzw. zunehmende Bedeutung. Erläuterungen der Funktionalität und der Integrationsanforderungen. Stolpersteine: Formate, Anhänge, verschlüsselte und private Mail, Viren- und Spamfilter. Hinweise für die Betriebsvereinbarung. Besonderheiten bei beA, beN und beBPO. | |||
Agenda Tag 2
| 08:30 – 09:15 | Workflow |
| Erläuterung der verschiedenen, im ECM-Kontext relevanten „Workflow“-Varianten für Umlauf-, Freigabe- und Vorgangsworkflow inkl. Attribut-basiertem Weiterleiten bei „frühem Scannen“. Woran man erkennt, ob ein Anbieter über ein Workflow-Produkt verfügt oder aufwendige Maßanfertigung erzwingt. Werkzeuge zur Prozessmodellierung, Client-Funktionen, Entwicklungswerkzeuge, Systemintegration, Monitoring und Reporting. Organisatorische Konsequenzen der Workflow-Einführung. | |
| 09:15 – 10:00 | Integration mit Fachanwendungen |
| Erläuterung wichtiger Integrationsaufgaben: a) Konzeption der Verknüpfungsszenarien für frühe und späte Erfassung für Ein- bzw. Ausgangsdokumente; b) Rechercheintegration: Zugriff auf ECM-Funktionen aus externen Fachanwendungen, c) Prozessintegration. Hinweise auf Aufgaben zu Zugriffsschutz und Transaktionssicherheit. | |
| 10:00 – 10:45 | DMS / ECM und SAP |
| Erläuterung der relevanten SAP-Komponenten: ArchiveLink, EasyDMS bzw. dessen Nachfolger Document Center, DVS, PLM, SAP BPM und SAP Business Workflow, SAP ILM, Enterprise Portal (früher: NetWeaver-Portal), Mobile Documents. Abgrenzung zu klassischen DMS-Lösungen. Was man bei Einsatz von S/4HANA beachten sollte. Abgrenzung CMIS versus ArchiveLink in der SAP-Welt. | |
| 10:45 – 11:00 | Kaffeepause |
| 11:00- 12.15 | Rechtsgrundlagen |
| Steuerliche und andere rechtlich/regulatorische Anforderungen zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Archivierung. Erläuterung GoBD und GoBD-Missverständnisse, Zulässigkeit des ersetzenden Scannens im privaten und öffentlichen Bereich, DS-GVO , E-Mail-Archivierung, die Bedeutung elektronischer Signaturen und Siegel. Neue Themen: E-Rechnungspflicht ab 2025 (Wachstumschancengesetzt). | |
| 12:15 – 12:45 | Erstellung einer Verfahrensdokumentation |
| Erläuterung, Vorgehensweise und Tipps aus der Praxis zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Ein 60-seitiges „Verfahrensdokumentation- Whitepaper“ und eine Projekt-Checkliste sind Bestandteil der Seminarunterlagen. |
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| 12:45 – 13:45 | Mittagspause |
| 13:45 – 15:00 | Projektwerkzeuge, Anbieter- und Systemauswahl |
| Erläuterung einer praxiserprobten Vorgehensweise zur Erarbeitung einer Lösungskonzeption für Archiv- / DMS- / ECM-Projekte. Herausforderungen bei Anforderungsanalyse und Umsetzung. Tipps für die Projektorganisation. Vorstellung der beigelegten Werkzeuge und Checklisten. Empfehlungen zur Anbieter- und Systemauswahl. | |
| 15:00 – 15:15 | Kaffeepause |
| 15:15 – 16:00 | Fortsetzung Anbieter- und Systemauswahl |
| Besonderheiten und Tipps für öffentliche Vergabeverfahren. Vorstellung von Projektwerkzeugen und Tipps für Anforderungskatalog, Preisabfrage, Fachkonzept. Wie man Endanwender einbezieht und Projektakzeptanz schafft. | |
| 16:00 – 16:30 | Kosten- und Nutzenaspekte |
| Tipps zur Ermittlung quantifizierbarer und qualifizierbarer Nutzeneffekte. Sonderteil: Compliance-Checkliste (welche regulatorischen Risiken werden durch DMS konkret vermieden). Kostencheckliste zur Ermittlung von Kosten und Aufwand. Werkzeuge zur Nutzenermittlung und Projektbeispiele aus der Praxis. | |
| 16:30 – 16:45 | Abschließende Empfehlungen |
| 16:45 | Ende der Veranstaltung |