Die Verfahrensdokumentation nach GoBS dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung und der GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den §§ 239, 257 HGB, aus denen die Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen, sowohl in Papier als auch in elektronischen Archivsystemen, abgeleitet sind. Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation war bis Ende 2014 die Grundsätze ordnungsmäßiger DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und seit Anfang 2015 gelten die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.