Zielsetzung

Mit der Auswahl des DMS-/ECM-Systems hat der Anwender eine Richtungsentscheidung getroffen; nun gilt es, die Lösung zielgerichtet im Unternehmen einzuführen und den erhofften Nutzen zu erzielen. Die alleinige Installation der DMS-/ECM-Software bietet leider noch nicht die eigentliche Fachlösung; um diese zu erhalten, sind organisationsspezifische Anpassungen notwendig sowie die Integration der DMS-/ECM-Lösung in die IT und in die Unternehmensprozesse, die ihrerseits häufig angepasst werden müssen.

• Die funktionalen und betrieblichen Anforderungen an das DMS/ECM müssen im Detail festgelegt werden. Hierbei ist u.a. zu klären, über welche Oberflächen die DMS-/ECM-Funktionen und -Inhalte zugänglich gemacht werden sollen.
• Das rechtliche Umfeld des DMS-/ECM-Einsatzes ist zu beschreiben und die Anforderungen an die Aufbewahrung sind festzuhalten. Es sollte nachvollziehbar gemacht werden, auf welche Weise hierbei konkret das DMS/ECM eingebunden werden kann und was hierzu beim Systemaufbau und in der Ablauforganisation z.B. der Erfassung beachtet werden muss.
• Es ist ein realistischer Projektplan zu entwickeln. DMS-/ECM-Projekte bedingen häufig die Zusammenarbeit besonders vieler Fachabteilungen und externer Partner. Dem Projektplan sollte zudem eine abgestimmte Einführungsstrategie zugrunde liegen, die nachvollziehbar darstellt, wie die Phase des Übergangs aus der „alten“ Arbeitsweise in die neue Arbeitsweise organisiert wird.
• Für die Einführung ist ein Roll-out-Plan zu erstellen, der aufzeigt, wann das DMS/ECM für welche Unternehmensbereiche mit welchen Funktionen und Daten genutzt werden kann.
• Es ist eine Ressourcenplanung aufzustellen mit Rollenzuordnungen, Skill-Profilen, Aufwandschätzungen und Einsatzplan.
• Gegebenenfalls ist über das Betreibermodell zu entscheiden, falls nicht alle Funktionen hausintern erbracht werden sollen oder können; die Entscheidung über den Fremdbetrieb ist besonders häufig für das Scannen von Dokumenten- und Aktenbeständen zu treffen, immer häufiger allerdings auch für den Betrieb der eigentlichen DMS-/ECM-Lösung.
• Es müssen die künftigen DMS-/ECM-basierten Unternehmensprozesse gestaltet werden, um den möglichst optimalen Nutzen aus dem DMS-/ECM-Einsatz zu ziehen und hierbei die übrigen Verfahrensanforderungen vor allem an Sicherheit und Effizienz zu berücksichtigen.
• Es ist festzulegen, wie das DMS/ECM mit Infrastruktur-Komponenten und Fachverfahren zu verbinden ist und welche Daten hierbei ausgetauscht werden sollen.
• Zudem sind die funktionalen Anforderungen an das DMS/ECM zu konkretisieren. Vor jeglicher Einrichtungstätigkeit sollte ein abgestimmtes Umsetzungskonzept vorliegen, das gemeinsam zwischen dem Anwenderunternehmen und dem Systemlieferanten erarbeitet wird. Hierbei sind die üblichen Best-Practices zu berücksichtigen und Fallstricke sind zu umschiffen.
• Die Einrichtungsarbeiten sind zu organisieren; Customizing, Integrationen und Entwicklungen sind abzustimmen und zu organisieren.
• Die Tests und Abnahmen der Einrichtungsarbeiten sind zu konzipieren und zu organisieren.
• Ein Schulungskonzept wird benötigt, um festzulegen, wie die Mitarbeiter, ggf. nach unterschiedlichen Funktionsrollen getrennt, an die neue Lösung herangeführt werden sollen.
• Schließlich sind Arbeitsanweisungen zu erstellen und anzupassen und es ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen (siehe hierzu das separate Beratungspaket „Verfahrensdokumentation“).

Mit Hilfe dieses Beratungspaketes zur DMS-/ECM-Einführung führt Zöller & Partner den Kunden strukturiert durch sein DMS-/ECM-Projekt. Der Erfolg des Projektes wird von einer realistischen Erwartungshaltung und einer stringenten Umsetzung der vereinbarten Ergebnisse bestimmt. Zöller & Partner sorgt mittels wertvoller Umsetzungserfahrung (Best-Practices) und zahlreichen aufgabenspezifischen Werkzeugen für eine geordnete und erfolgreiche Systemeinführung und hilft bei der Steuerung aller an der Umsetzung beteiligten Parteien.
Das Beratungspaket beinhaltet wahlweise folgende Leistungen:

• Ermittlung des Status Quo: Wo steht das Projekt und welche besonderen Herausforderungen sind zu meistern?
• Wenn Anbieterauswahl noch nicht final: Konzeption, Planung und Begleitung eines Proof-of-Concept (PoC) vor Vertragsabschluss
• Sichtung und Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen mit den Umsetzungspartnern; Ermittlung der Kritikalität und der Betriebsanforderungen; Festlegung der SLAs, KPIs sowie Festlegung des Betreiber- und des Betriebsmodells.
• Gestaltung und Unterstützung beim Projekt-Kick-off und den ersten Workshops mit dem Systemanbieter, um eine Übergabe aller wesentlichen Informationen/Anforderungen aus der DMS-/ECM-Auswahlphase an den ausgewählten DMS-/ECM-Anbieter sicherzustellen. Hierzu gehört bei Bedarf auch die Durchführung eines „Reality Checks“, d.h. ein Abgleich wichtiger Anbieterzusagen aus der Vertriebsphase mit der Realität im Projektgeschäft.
• Sichtung und Unterstützung bei der Projekt- und Meilensteinplanung inkl. Einführungsplanung, Roll-out-Strategieentwicklung / -Planung.
• Unterstützung bei der Erstellung einer für die DMS-/ECM-Einführung passenden Projektmethodologie, also beispielsweise einem empfohlenen Vorgehensmodell (wie Wasserfallmodell, agile Methoden) und einer Projektmethodik in Ihrem DMS-/ECM-Projekt.
• Detailfestlegung der Systemarchitektur inkl. der technischen Schnittstellen.
• Detailermittlung der Fachanforderungen (v.a. DMS-/ECM-Prozesse, Oberflächen, Ablage, Recherche, Anzeige, Aktengestaltung, Berechtigungskonzept, Versionierung, Ausgaben).
• Detailfestlegung der Integrationen: Infrastruktur-Komponenten (z.B. Server, Speicher, Datenbanken, Multifunktionsgeräte, Fax, Mail-Server, Benutzerverzeichnis), Fachanwendungen (Dokumenten- und Datenaustausch).
• Unterstützung bei der Erstellung von „Use Cases“. Diese Beschreibungen von fachlichen Anwendungsfällen (im Ist- und im Sollzustand) sind einerseits erforderlich, damit der Systemanbieter die umzusetzenden fachlichen Prozesse inhaltlich versteht. Andererseits kann anhand vorhandener Use Cases bei der Abnahme des Projektes sehr konkret geprüft werden, ob der Anbieter die gewünschten Anforderungen tatsächlich wie erwartet umgesetzt hat.
• Qualitätssicherung der Detail- und Umsetzungskonzepte der Anbieter bzw. Integratoren.
• Planung des Scanbetriebs, ggf. Einbindung eines Scandienstleisters für Aktionen oder Dauerbetrieb; Gestaltung der Fachprozesse zur Dokumentenerfassung.
• Umgestaltung der Fachprozesse bei Anwendung der abgestimmten DMS-/ECM-Funktionen.
• Festlegung des Regel- und des Notfallbetriebs.
• Sichtung / Erstellung von Arbeitsanweisungen, Verfahrensdokumentation.
• Unterstützung bei Test und Abnahme, inkl. Aufstellung Testplan, Verabschiedung Abnahmekriterien und Testbegleitung.
• Sichtung / Entwicklung eines Schulungskonzepts, Begleitung bei der Einführung.
• Unterstützung bei der Erstellung eines DMS-/ECM-Betriebskonzeptes.
• Unterstützung bei der Erstellung einer Betriebsvereinbarung über den DMS-/ECM-Betrieb.
• Unterstützung der Projektleitung, z.B. Mitwirkung im Projektlenkungsausschuss.
• Übernahme einer Teilprojektleitung oder in Ausnahmefällen auch der Gesamtprojektleitung.
• Erstellung von Arbeitsanweisungen und einer (GoBD-) Verfahrensdokumentation (siehe hierzu das separate Beratungspaket „Verfahrensdokumentation“).

Werkzeuge, Methodik

Für in DMS-/ECM-Einführungsprojekten wiederkehrende Aufgaben hat Zöller & Partner Werkzeuge und Methoden entwickelt, die sowohl die inhaltlichen als auch organisatorischen Projektaufgaben unterstützen, wie beispielsweise Werkzeuge zur bereichs- bzw. prozessspezifischen Anforderungsermittlung, Vorlagen für Aufgabenverfolgung, Kostenschätzwerkzeuge für Dokumentenerfassung, Test- und Abnahmekriterien, u.v.a.

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