Eine Akte in einer Archiv-, DMS- oder ECM-Lösung enthält alle zu einem Ordnungsbegriff (z.B. dem Aktenzeichen, der Kundennummer, dem Mitarbeiter, dem Projekt etc.) gehörenden Unterlagen. Sehr häufig werden solche Aktenanwendungen auch visuell dargestellt wie die bisher bekannten Papierakten, d.h. hierarchisch mit Unterregistern und den dazugehörenden Dokumentarten. Häufig sind die elektronischen Akten aber nur noch Visualisierungen von Informationen und Zusammenhängen. In einer elektronischen Akte kann sich ebenso gut der Link auf eine SAP-Transaktion befinden oder auf eine eine Audio-Datei oder ein Unterregister, welches aber nur bestimmten Personenkreisen zugänglich ist. Außerdem kann die Darstellung der Akte je nach Benutzer abweichen. Während die kaufmännische Abteilung die Kundenakte nach Datum oder Rechnungsnummer sortiert nutzt, verwendet die Vertriebsabteilung die gleichen Informationen, aber sortiert nach Vertriebsgebiet und Projekt-ID. Die Unterschiede der DMS-Lösungen am Markt bzgl. der Modellierbarkeit von Akten sind erheblich. Eine größere Zahl an DMS-Lösungen hat überhaupt keine eigene Datenobjekte für „Akte“ oder „Register“. Typische Attribute einer Akte wie „Aktenstatus“, „angelegt von“, „angelegt am“, „Aktenzeichen“ muss dann aufwendig und häufig genug verwirrend mit Dokument-Attributen gebildet werden.  Vor allem dann, sogar ein –> Aktenplan zum Einsatz kommen soll (wie im öffentlichen Bereich) sind die Grenzen der Modellierung einer Akte mit Hilfe von Dokumentattributen schnell erreicht.