Zielsetzung

Der Wechsel einer ECM-Plattform (DMS, Archiv etc.) stellt eine hohe Herausforderung dar, aber nicht wegen der hohen Dokumentmengen, die ggf. umkopiert oder – bei Altformaten – sogar konvertiert werden müssen. Vielmehr sind es die Integrationsschnittstellen mit anderen Anwendungen, die individuellen Anpassungen der Standard-Plattform, ggf. konzeptionelle Unterschiede zwischen Altsystem und Neusystem in der Architektur aber auch bei Anwendungsfunktionen wie Akte, Workflow etc. Gleichzeitig darf der Produktivbetrieb durch die Migration nicht beeinflusst werden. Ein wesentliches Werkzeug unserer Migrationsberatung ist daher die Migrationscheckliste, die sicherstellt, dass die typischen Stolpersteine eines Migrationsprojektes im Vorfeld berücksichtigt werden.

Typische Fragestellung in Migrationsprojekten sind:

• In welchen Bereichen, mit welchen Beständen und bei welchen Prozessen wird gegenwärtig welche DMS-Funktionalität eingesetzt (Archivierung Eingangs-/Ausgangspost, Drucklisten, Technische Dokumente, Archivierte Daten etc.)?
• Welche Schwachstellen der heutigen DMS-Lösung sollten in einer künftigen Lösung behoben werden?
• Wie sieht eine aus technischer und wirtschaftlicher Sicht sinnvolle Lösung aus?
• Wie kann ein passendes Herstellersystem ermittelt werden?
• In welcher Reihenfolge sind die Bestände und Anwendungen zu migrieren?
• Mit welchen Kostengrößenordnungen ist zu rechnen?
• Wie sieht ein realistischer Vorgehens- und Zeitplan aus?

• Kick-off-Workshop: Erläuterung der Begrifflichkeiten, Klärung der Anwendersituation, Erläuterung der Migrationscheckliste
• Datenerhebung, Ist-Analyse, Abgleich mit Ziel-System, Aufzeigen von potentiellen Problembereichen. Dies beinhaltet die Dokumentation der Dokument-/Datenbestände im Altsystem inkl. Dokumentarten und Belegmengen (je Untersuchungseinheit, z.B. Abteilung etc.)
• Erarbeitung Migrationskonzept (ggf. Erarbeitung von Handlungsoptionen)
• ggf. Einholen Angebote von Migrationsdienstleistern (Ausschreibung)
• Kostenschätzung
• Abstimmung im Projektteam, Endpräsentation

Werkzeuge, Methodik:

Es kommen mehrere, in zahlreichen Beratungsprojekten entstandene Methoden und Standard-Werkzeuge zum Einsatz:

• Zöller & Partner-Checkliste „ECM-Migrationen“
• Grobkonzept (Rahmen) für Migrationsprojekte

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