• Einführung: Grundlagen, Begrifflichkeiten, Marktüberblick, aktuelle Themen
• Funktionale Unterschiede der ECM-Lösungen am Markt: Worauf man bei der Anbieter- und Systemauswahl achten muss
• Positionierung und Abgrenzung zu Microsoft OneDrive/SharePoint/Teams
• 3 Varianten der E-Mail-Archivierung und was das mit DMS/ECM zu tun hat
• Dokumentenerfassung: Altaktendigitalisierung, Papierneuzugang, Ablage aus Mail- und MS Office
• Manuelle und automatische Dokumentenerfassung und Datenextraktion
• Eingangsrechnungsworkflow, XRechnung, ZUGFeRD 2.0 & Co.
• Adhoc- und strukturierte Dokumenten-Workflows für Freigabe-, Verfügungs- und Vorgangsworkflows. Abgrenzung zu IT-Fach- und ERP-Anwendungen
• Integration in ERP-, SAP- und Fachanwendungen: Verknüpfungsszenarien, Recherche- und Retrieval-Integration
• Rechtsgrundlagen: Zwänge und Gestaltungsfreiheiten, Abgrenzung AO/GoBD zu anderen Rechtsgrundlagen, ECM-Relevanz DS-GVO, ab 2025: E-Rechnungspflicht
• Erläuterung zu elektronischen Signaturen und Optionen in einer DMS-/ECM-Lösung und Scan-Prozessen.
• Wieso die System-gestützte Authentifizierung in 95% der Fälle eine elektronische Signatur ersetzen kann
• Projektwerkzeuge und Vorgehensweise, Checklisten und Anleitungen zur Projektorganisation
• Tipps und Werkzeuge für Anbieter- und Systemauswahl
• Fazit und Ausblick

DMS-/ECM-Lösungen sind für viele Unternehmen und Behörden zum unverzichtbaren Bestandteil ihrer Anwendungslandschaft geworden. Sie lösen in der Praxis eine Vielzahl von Problemen  und schaffen die Voraussetzung und sind Grundlage durchgängig digitaler Arbeitsprozesse, verstärkt durch die Gestaltung neuer Arbeitsplatzkonzepte mit gemischten Home-Office/Präsenzregelungen.

• Integration aller analogen und digitalen Alt- und Neudokumentarten (Papier, E-Mail, MS Office u.a.) in einem vereinheitlichten System (E-Akte)
• Ablösung der unkoordinierten Ablagevielfalt in Papierakten, File- und E-Mail-Ablagen
• Schaffung Bereichs-spezifischer, verlässlicher Ablagestrukturen
• Schaffung durchgehend digitaler Prozesse ohne System- und Medienbruch
• Sicherstellung der Einhaltung regulatorischer Anforderungen (Ordnungsmäßigkeit/Revisionssicherheit,  Datenschutz, Berechtigungsregeln) 
• Integration in IT- und Fachverfahren

Die Projektarbeit in einem DMS-/ECM-Projekt erfordert ein solides Verständnis der technisch/funktionalen Möglichkeiten des Marktangebotes, der regulatorischen Anforderungen und der auf den Anwender zukommenden Projektaufgaben. Die Seminarinhalte vermitteln umfangreiche Grundlagen für Einsteiger und Vertiefungen für ECM-erfahrene „Auffrischer“. In das Seminar fließen die Erfahrungen aus über 25 Jahren DMS- und ECM-Beratung mit zahlreichen Tipps und Werkzeugen für die Projektarbeit ein.

„Ich dachte, das ist Standard“

Die Branche macht es den Kunden schwer. Das liegt zum einen an den unklaren Begrifflichkeiten und an der für Neueinsteiger schwierigen Vergleichbarkeit der Angebote, deren Unterschiede zu spät erkannt werden. Dies gilt eigentlich für alle Basis- und Erweiterungsfunktionen: Erfassung von Papier und elektronischen Unterlagen, Ablagestrukturen und E-Akte, Workflow, E-Mail- und MS Office-Integration, Integration in vorhandene Fachverfahren für Ablage und Anzeige, Systemverwaltung, Architektur und Skalierbarkeit, Customizing- und Programmierwerkzeuge und viele Aspekte mehr.

Es gibt keine Standardlösung. In allen Projektfällen bei mittelständischen und großen ECM-Projekten wird eine mal mehr, mal weniger aufwendige – nach Personentagen fakturierbare – Dienstleistung erforderlich zur Anpassung der verschiedenen Komponenten. Daher ist in den Projektphasen Feinkonzeption, Umsetzung, Test, Abnahme und Rollout unverzichtbar, begründet einschätzen zu können, was eigentlich selbstverständlich ist und was eine vom Anbieter nicht erwartbare Zusatzleistung ist, die zu Mehraufwendungen führt.

Die Folge der mangelnden Erfahrung mit diesem Thema sind ungeplante Zusatzkosten, vor allem (aber nicht nur) bei den Dienstleistungspositionen. Wichtige Voraussetzungen für den Projekterfolg sind daher Kenntnisse dessen, was eine moderne DMS-/ECM-Lösung an Funktionalität im Standard mitbringt, wie man Individualanforderungen so beschreibt, dass der Löwenanteil der Projektkosten nicht durch unvorhergesehene Change Requests entsteht.

Die Unterschiede, vor allem in der DMS-/ECM-Funktionalität, bei Verwaltungsfunktionen, Architektur und Skalierbarkeit und den Werkzeugen zur Anpassung an die individuellen Anforderungen und vieler anderer kritischer Merkmale, offenbaren sich dem Anwender, der unvorbereitet solche Systeme auswählt, allzu häufig erst nach Vertragsabschluss. Das Seminar gibt konkrete Hilfestellung und Tipps wie man diese Aspekte VOR Vertragsabschluss berücksichtigen kann

Lösung für jedes Budget, Boom bei mittelständischen Lösungen

Eine Reihe mittelständischer Hersteller adressiert mit ihren Komplettlösungen, inkl. E-Akten-Funktionen, E-Mail- und MS Office-Archivierung bis hin zu integrierten Arbeitskorb-/Workflow-Komponenten, erfolgreich den Markt für kleine und mittelständische Organisationen. Dieses Marktsegment wurde von den großen, internationalen Anbietern bis heute weder preislich noch architektonisch adressiert. Es sind daher häufig Hersteller aus dem D.A.CH-Markt, die hier eine starke Position einnehmen: sowohl im Hinblick auf die Funktionalität, als auch bzgl. der Integration für IT-Fachverfahren, die es im globalen Markt gar nicht gibt, also auch bzgl. des Preis-Leistungsverhältnisses und der lokalen Supportorganisation.

Regulatorische Anforderungen

Die IT muss für eine wachsende Flut von Dokumenten und Unterlagen Systemumgebungen schaffen, die einer Vielfalt gesetzlicher Anforderungen entsprechen müssen (Stichwort: „revisionssichere“ Archivierung). Das betrifft ein- und ausgehende E-Mail ebenso wie gescannte Eingangspost, intern erstellte PC-Dokumente, aber zunehmend auch die unveränderbare Ablage strukturierter Dokumente wie XRechnung, ZUGFeRD oder EDI-Nachrichten, ausserdem Zertifikats-basierte Nachrichten aus den besonderen elektronischen Postfachnachrichten (beA, beN, beBPO etc).

Elektronische Archivierung, Records- und Mail-Management sind typische DMS-/ECM-Funktionen, die dem Anwender helfen , solche Anforderungen abzudecken. Dazu gehören auch die seit 2016 geltenden (und spätestens nach Auslaufen der Übergangsfrist in 2018 umzusetzenden) Auskunfts- und Löschpflichten der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Besonderheiten im öffentlichen Bereich

Kommunale Einrichtungen und andere öffentliche Organisationen haben im Kern häufig die gleichen Anforderungen wie der private Sektor. Ergänzend kommen aber Themen hinzu, die es im privaten Sektor praktisch nicht gibt, wie beispielsweise: Aktenplan, Aussonderungsfunktionen, Integration in Fachverfahren, die nur in der öffentlichen Verwaltung vorkommen, spezifische regulatorische Rahmenbedingungen der öffentlichen Verwaltungen wie beispielsweise BSI-Richtlinien TR ESOR und TR RESISCAN (aus unserer Sicht beide massiv projektbremsend), die VITAKO-Leitlinie (Lese-Tipp! Sehr hilfreich), besondere Anforderungen an das Vergabeverfahren.

Ein DMS-Projekt ist zu mindestens 51 % eine Organisationsaufgabe

„Nur“ die Beschaffung von ECM-Software löst die Probleme nicht. Die Konzeption der Ordnungssysteme für Dokumente und Akten, die Abstimmung zu rechtlichen Leitplanken, das Überdenken der Arbeitsabläufe erfordern eine Teambesetzung, in der sowohl die IT als auch die Nutzerseite vertreten sein müssen. Das Seminar erläutert ein in der Praxis erprobtes Vorgehensmodell mit den entsprechenden Empfehlungen für Team- und Projektorganisation.

Solide Wissensgrundlage: Der Blick „unter die Haube“

Das Zöller & Partner DMS-Seminar vermittelt eine solide Wissensgrundlage – sowohl für Neueinsteiger als auch mit vielen Vertiefungen für ECM-Experten – und beantwortet eine Vielzahl von Detailfragen zum gesamten Themenbogen mit vielen Tipps aus der Projektpraxis aus zahlreichen DMS- und ECM-Beratungsprojekten.

Die seit über 25 Jahren hervorragende Bewertung der Teilnehmer (Stimmen von Teilnehmern) bestätigt das praxisnahe Konzept. Wenn Sie Fragen zum Inhalt haben, können Sie sich unter info@zoeller.de jederzeit an uns wenden.

Seminarumfang: Unterlagen, Werkzeuge, Checklisten, Anleitungen

Bestandteil der Teilnehmerunterlagen sind neben der umfangreichen Seminardokumentation auch zahlreiche Projektwerkzeuge, die in der DMS- und ECM-Beratung entstanden sind, außerdem DMS-Anwendungs-, Compliance- und Migrations-Checklisten für die konkrete Projektarbeit sowie aktuelle Leitfäden zur AO/GoBD und Verfahrensdokumentation.

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