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# Zöller & Partner

Neutrale Beratung Archivierung, DMS und ECM

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- [XML Sitemap](https://zoeller.de/sitemap.xml): Contains all public & indexable URLs for this website.

## Beiträge

- [ECM-Blog](https://zoeller.de/ecm-blog/)
- [Sachakten und Fallakten entwirrt](https://zoeller.de/sachakten-und-fallakten-entwirrt/) - Autoren: Volker Halstenbach, Bernhard Zöller In vielen Projekten der öffentlichen Verwaltung besteht im Kontext des Aktenplans eine Verwirrung über die Nutzung von Sachakten vs. der Nutzung von Fallakten[1]. Dabei verfolgen beide Ansätze dasselbe Ziel: Unterlagen, die zu einem bestimmten Sachverhalt gehören, werden gemeinsam in einer Akte verwaltet. Kontroverse Unterscheidung zwischen Sachakte und Fallakte Von da
- [Absurde Projektbremse TR-RESISCAN](https://zoeller.de/absurde-projektbremse-tr-resiscan/) - Projektbremse TR-RESISCAN Mit der Technischen Richtlinie TR-03138 (TR-RESISCAN)[1] wollte das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) 2013 eine Scan-Richtlinie zur Verfügung stellen, die als regulatorisch belastbare Handreichung für das ersetzende Scannen im öffentlichen Sektor dienen soll. Das war bis dahin nur für steuerlich aufbewahrungspflichtige Dokumente schriftlich legitimiert (sieht man von speziellen Regelungen im Sozialversicherungsrecht
- [Vertragsmanagement und KI: Eine 'geratene' Antwort ist ein inakzeptables Risiko](https://zoeller.de/vertragsmangement-und-ki-eine-geratene-antwort-ist-ein-inakzeptables-risiko/) - Welche Risiken und Chancen birgt KI im Vertragsmanagement? Marc-Björn Seidel und Jobst Eckardt legen ihre Ansichten dar und geben Wissen aus ihrer Beraterpraxis preis. Der folgende Artikel ist zuerst erschienen im ECM GUIDE. Die Fragen an die Zöller & Partner Berater Jobst Eckardt und Marc-Björn Seidel stellte Annette Stadler vom ECM GUIDE. Welche Risiken und Chancen birgt KI im Vertragsmanagement? Marc-Björn Seidel und Jobst Eckardt sind Senior Berater beim ECM-Consulting-Unternehmen Zöller & Partner und legen ihre Ansichten dar. Außerdem
- [Was bedeutet Change Management für DMS-Projekte?](https://zoeller.de/was-bedeutet-change-management-fuer-dms-projekte/) - Autor: Marc-Björn Seidel Was ist eigentlich Change Management und braucht man das überhaupt? Die bedruckte Tasse Während es in machen Projekten als eine erst seit Neustem entdeckte, neue Disziplin gehypt wird, ignorieren oder umgehen es andere eher. Trotz mancher recherchierbaren Definition gibt es in der Projektpraxis nicht immer Konsens diesbezüglich. Der Begriff wird offenbar unterschiedlich
- [Mieten statt Kaufen - Lizenzierung im Wandel](https://zoeller.de/mieten-statt-kaufen-lizenzierung-im-wandel/) - Autor: Volker Halstenbach Der Trend, Lizenzen zu vermieten, statt zu verkaufen, hat den ECM-Markt erreicht: Die ersten Anbieter stellen ihre Kunden von Lizenzkauf auf Miete um und bieten für Neukunden bevorzugt oder ausschließlich Lizenzen zur Miete an. Wird das DMS damit nur teurer – oder auch besser? Was können Anwender tun, welche Optionen stehen zur
- [Cloud als Option bei der der Auswahl einer ECM-Lösung](https://zoeller.de/cloud-als-option-bei-der-der-auswahl-einer-ecm-loesung/) - Autor: Jobst Eckardt Viele potenzielle Anwender würden gerne den Betriebs- und Pflegeaufwand für den dauerhaften Betrieb einer ECM-Lösung minimieren. Die Auslagerung von Teilen einer IT-Lösung in die Cloud bietet für diesen Aspekt zahlreiche Vorteile. Daher bieten einige ECM-Anbieter ihre Lösungen auch als Cloud-Anwendung alternativ zum On Premise-Betriebsmodell an. Im folgenden Artikel umfasst das Akronym alle
- [Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS)10 Tipps für einen erfolgreichen Start](https://zoeller.de/einfuehrung-eines-dokumenten-management-systems-dms-10-tipps-fuer-einen-erfolgreichen-start/) - Autor: Ulrich Gerke, Seniorberater, Zöller & Partner GmbH Die Einführung einer DMS-Lösung geht an manchen Stellen über die Komplexität anderer IT-Projekte hinaus. Das Projekt erfordert ein gutes Verständnis der heutigen und zukünftigen Arbeitsabläufe und Ablagestrukturen bei den Anwendern, den IT-Rahmenbedingungen (Integration in Infrastruktur und Fachverfahren) sowie den regulatorischen Anforderungen. Ebenso wichtig ist aber auch die
- [Das Ende der Rechnungslesung...](https://zoeller.de/das-ende-der-rechnungslesung/) - Autor: Thorsten Brand Einleitung Im Umfeld von elektronischen Rechnungen tut sich etwas. Neue Vorschriften fordern den Einsatz von elektronischen Rechnungsformaten, auch an den Formaten selbst wird gearbeitet. Gemeint sich hierbei nicht einfache Rechnungen im PDF-Format, sondern strukturierte Rechnungsformate, wie ZUGFeRD (Zentrale User Guides des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung. Mit dem gerade verabschiedeten Wachstumschancengesetz
- [TR RESISCAN – der Teufel steckt wie immer im Detail](https://zoeller.de/tr-resiscan-der-teufel-steckt-wie-immer-im-detail/) - Mit der TR 03138 „RESISCAN – Ersetzendes Scannen“ hat das BSI am 20.03.2013 eine technische Richtlinie veröffentlicht, die Anwendern bei Einhaltung der Vorgaben eine erhöhte Rechtssicherheit beim sogenannten ersetzenden Scannen bieten soll. Unter ersetzendem Scannen versteht diese technische Richtlinie das Scannen von Unterlagen mit (zeitnaher) anschließender Vernichtung der Scanvorlage („Original“). Die TR RESISCAN hat ausschließlich
- [Initiative zur Überarbeitung der TR RESISCAN](https://zoeller.de/initiative-zur-ueberarbeitung-der-tr-resiscan/) - Die korrekte Bezeichnung dieser Technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik ist TR 03138. Die Bezeichnung RESISCAN deutet als einfach merkbares Wort auf den Anspruch der TR hin, dass nämlich hiermit eine Leitlinie für „rechtssicheres“ im Sinne von „rechtlich vertrauenswürdiges“ ersetzendes Scannen verfügbar sei. Die aktuelle Version 1.0 wurde am 20.3.2013 auf der
- [Positionspapier zur TR-RESISCAN](https://zoeller.de/positionspapier-zur-tr-resiscan/) - Positionspapier zur TR RESISCAN
- [DMS: Wie bringen Kommunen den Motor für schlanke Verwaltungsprozesse richtig zum Laufen?](https://zoeller.de/dms-wie-bringen-kommunen-den-motor-fuer-schlanke-verwaltungsprozesse-richtig-zum-laufen/) - Dokumenten Management Systeme sind ein perfektes Werkzeug, um in vielen Bereichen einer kommunalen Verwaltung eine effizientere Leistungserstellung zu erzielen. Allerdings kann es zu erheblichen Rückschlägen bei einer DMS-Einführung kommen, wenn gewisse „Leitplanken“ nicht eingehalten werden. Welches sind aber die fünf grundsätzlichen „Leitplanken“ für eine erfolgreiche DMS-Einführung? Ziele exakt definieren „Der Ziellose erleidet sein Schicksal -
- [Über die Sinnhaftigkeit des Signatur-Einsatzes im DMS-Umfeld](https://zoeller.de/dmsundsignatur/) - Über die Sinnhaftigkeit des Signatur-Einsatzes im DMS-Umfeld
- [Eine Behörde - Viele Akten?](https://zoeller.de/eine-behoerde-viele-akten/) - Der Artikel ist zuerst in der eGovernment 16. Jahrgang Nr. 07/2016 am 20. Juni 2016 erschienen. Ein Gespräch zwischen Volker Staupe (DMS-Projektleiter der Stadt Witten) und Ulrich Gerke (Seniorberater der Zöller & Partner GmbH) Wer heute die p(apier)Akten ersetzen möchte, dem begegnet ein breit gefächertes Angebot an speziellen eAkten, z.B. eine Sozialamtsakte, eine Bauakte, eine
- [5 Jahre TR RESISCAN](https://zoeller.de/5-jahre-tr-resiscan/) - Mit der TR 03138 „RESISCAN – Ersetzendes Scannen“ hat das BSI vor 5 Jahren (am 20.03.2013) eine technische Richtlinie veröffentlicht (und am 02.03.2017 in der Version 1.1. aktualisiert, mit nach unserer Meinung leider nur unwesentlichen Änderungen), die Anwendern bei Einhaltung der Vorgaben eine erhöhte Rechtssicherheit beim sogenannten ersetzenden Scannen bieten soll. Diese Richtlinie hat in
- [Erfolgsfaktoren für die Einführung der eAkte in der Kommunalverwaltung](https://zoeller.de/erfolgsfaktoren-fuer-die-einfuehrung-der-eakte-in-der-kommunalverwaltung/) - Wenn es um ein prominentes Thema im Hinblick auf die Digitalisierung der Verwaltungsabläufe einer Kommune geht, dann ist es wohl die elektronische Aktenführung. Die sogenannte elektronische Akte ("eAkte") ist ein wesentlicher Baustein einer modernen und effizienten Verwaltungsarbeit. Nach wie vor gelten die Grundsätze: Akten zu führen Verfahrenshandlungen vollständig / nachvollziehbar abzubilden und diese wahrheitsgemäß aktenkundig
- [Elektronische Signaturen in ECM-Projekten](https://zoeller.de/elektronische-signaturen-in-ecm-projekten/) - In beinahe jedem unserer ECM-Projekte kommt das Thema der elektronischen Signatur auf den Tisch. Der Grund ist einfach: In durchgängig digitalen Dokumentprozessen – also ohne System- und Medienbruch - sollen Dokumente oder Vorgänge von Menschen bearbeitet werden und mit Bearbeitungsvermerken versehen werden. Die fachliche Funktion eines solchen Vermerks kann eine Genehmigung oder Freigabe sein, eine
- [Nutzen und Grenzen eines Aktenplans in der öffentlichen Verwaltung](https://zoeller.de/nutzen-und-grenzen-eines-aktenplans-in-der-oeffentlichen-verwaltung/) - Autoren: Jobst Eckardt, Ulrich Gerke In fast allen unseren DMS-Projekten in öffentlichen Verwaltungen wird der Einsatz eines elektronischen Aktenplans zur Unterstützung einer strukturierten Schriftgutverwaltung diskutiert. Teilweise werden bereits in einigen Verwaltungseinheiten (Teil-)Aktenpläne genutzt, ein verwaltungsweiter Einsatz eines Aktenplans ist aber eher selten. Aktenpläne stellen den Ordnungsrahmen für das Bilden und Kennzeichnen von Akten in der
- [DMS-Einführung in der Verwaltung – woran häufig nicht gedacht wird: Teil 1](https://zoeller.de/dms-einfuehrung-in-der-verwaltung-woran-haeufig-nicht-gedacht-wird-teil-1/) - Der Artikel ist zuerst erschienen in der e-Government, Ausgabe 05/2023 Die Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in der öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen und zur Verbesserung der Verwaltungseffizienz. Gleichzeitig ist das Ziel des verwaltungsweiten Einsatzes einer DMS-Lösung jedoch auch mit Herausforderungen verbunden. Ein solches DMS-Projekt besteht häufig aus mehreren Projektetappen, weil
- [DMS-Einführung in der Verwaltung: Woran häufig nicht gedacht wird - Teil 2](https://zoeller.de/dms-einfuehrung-in-der-verwaltung-woran-haeufig-nicht-gedacht-wird-teil-2/) - Der Beitrag ist zuerst erschienen in eGovernment, Ausgabe 06/2023 Warum und wofür ein DMS geeignet bzw. nicht so gut geeignet ist, wurde im ersten Teil des Artikels behandelt. Auch einheitliche Begriffsdefinitionen im DMS-Umfeld, die bereitzustellenden personellen Ressourcen und DMS-Bestandsaufnahmen wurden thematisiert. Im zweiten Teil runden Tipps zur DMS-Auswahl, zur DMS-Umsetzung und zur DMS-Strategie das Gesamtbild
- [Digitale Poststelle - Stolpersteine bei der Posteingangsbearbeitung](https://zoeller.de/digitale-poststelle-stolpersteine-bei-der-posteingangsbearbeitung/) - Neben Fragestellungen, wie, wann und durch wen eingehende Unterlagen verarbeitet und verteilt werden sollen, ergeben sich viele Aufgabenstellungen im Projekt dadurch, dass es bei abnehmender Papierpost immer mehr alternative Eingangskanäle gibt. Nicht zu unterschätzende Stolpersteine liegen häufig in den Verteilungsprozessen nach dem Erfassen/Registrieren oder der sich daran anschließenden Sachbearbeitung.
- [Elektronische Rechnungsverarbeitung](https://zoeller.de/elektronische-rechnungsverarbeitung/) - Die elektronische Rechnungsverarbeitung (ERV) ist schon seit einigen Jahren eine der am meisten neu eingeführten DMS-Anwendungen. Die hohe funktionale und preisliche Attraktivität mittelstandsgeeigneter Lösungen bietet auch kleineren Organisationen die Möglichkeit zur Reduzierung von Aufwänden bei der Verteilung, Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Handlungsdruck entsteht auch aufgrund zunehmender Anforderungen zur Akzeptanz elektronisch ausgetauschter Rechnungen seitens der
- [Migration von Altarchiven](https://zoeller.de/migration-von-altarchiven/) - Elektronische Archivsysteme - heute Bestandteil jeder modernen ECM-Lösung - gab es schon in den 80er Jahren. Die damaligen Systeme waren teuer und hatten wenig Funktionalität. Im Prinzip handelte es sich um hochskalierbare Bibliotheken für archivische Dokumente. Bei Großunternehmen, die sich das leisten konnten – vor allem Banken und Versicherungen, wenige Handels- und Telekommunikationskonzerne und einige
- [Digitales Vertragsmanagement](https://zoeller.de/digitales-vertragsmanagement/) - Autoren: Thorsten Brand, Jobst Eckardt Einleitung Verträge sind in jedem Unternehmen vorhanden und müssen über ihren Lebenszyklus hinweg erstellt, überwacht oder aktualisiert werden. Es gibt viele Arten von Verträgen, wie Kauf- oder Mietverträge, Lizenz- oder Wartungsverträge, Bau- oder Werksverträge. Sie existieren oft in Papier und werden meist auch im Original aufbewahrt. Verträge besitzen Anlagen oder
- [Digital Workplace meets ECM-Strategie - ist MS Teams das neue DMS?](https://zoeller.de/digital-workplace-meets-ecm-strategie/) - Auf der einen Seite werden durch Werkzeuge wie MS Teams neue Möglichkeiten geschaffen, auf der anderen Seite aber auch neue, bereits altbekannte Probleme verstärkt. Weil es keine ECM-Lösung gibt, die alle Anforderungen abdecken kann, muss definiert werden, ...
- [CMIS: Nutzbarer Standard trotz Ende der OASIS-Arbeitsgruppe?](https://zoeller.de/cmis-wachkoma-oder-praktisch-nutzbarer-ecm-standard/) - Autoren: Bernhard Zöller, Jobst Eckardt In fast allen unseren DMS/ECM-Projekten ist eine technische Integration der Archiv-/ECM-Lösung mit (einer oder mehreren) IT-Anwendungen gewünscht. Die funktionalen Integrationsanforderungen sind vielfältig. Der Klassiker ist die Verknüpfung zu Business-Objekten der IT-Anwendung für ein- und ausgehende Dokumente. Zweck: die automatischer Ablage im DMS und das einfache Retrieval aus der IT-Anwendung heraus.
- [ECMGuide Interview: Ablagemöglichkeiten in einem DMS](https://zoeller.de/ecmguide-interview-ablagemoeglichkeiten-in-einem-dms/) - Artikel in ECMGuide 28.1.2022: Interview mit Bernhard Zöller zu Ablagevarianten in einem DMS Systeme für Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (DMS und ECM) helfen, die digitale Ablage ordnungsgemäß vorzunehmen. Endanwenderinnen und Endanwendern bieten sich nach dem Dokumenteneingang per Scan, E-Mail oder über weitere Kanäle verschiedene Methoden, wie die Ablage konkret erfolgen kann. Aufgrund der hohen
- [Interview ECM-Guide: Archivierung in Zeiten Home Office](https://zoeller.de/interview-ecm-guide-archivierung-in-zeiten-home-office/) - Interview mit Bernhard Zöller zu Archivierungsfragen Erschienen in ECM-Guide am 26.1.2022 Trotz dem Hinzufügen vieler neuer Digitalisierungslösungen in Unternehmen während der Corona-Pandemie, hat sich nach Ansicht von ECM-Berater Bernhard Zöller die revisionssichere Aufbewahrung von digitalen Dokumenten nicht wesentlich verschlechtert. Im Interview berichtet der Archivierungsspezialist unter anderem auch, dass viele Mythen rund um GoBD immer noch
- ["Haben Sie eine Integration zu ...?"](https://zoeller.de/haben-sie-eine-integration-zu/) - Autoren: Bernhard Zöller, Marc-Björn Seidel So unterschiedlich die verschiedenen DMS-Anwendungen und Einsatzfelder auch sein mögen: Wir kennen kein Projekt, in dem nicht die Anforderung zur Integration der DMS-Anwendung in andere Anwendungssoftware wie beispielsweise ERP- oder Fachanwendungen besteht. Nur: Was bedeutet eigentlich „Integration“? Wir empfehlen dringend und ernsthaft, die Begriffe „Integration“ und „Schnittstelle“ erstmal zu vermeiden,
- [Ein DMS ist kein Gruppenlaufwerk](https://zoeller.de/ein-dms-ist-kein-gruppenlaufwerk/) - Autoren: Bernhard Zöller, Volker Halstenbach Im Titel steht aus unserer Sicht eine Selbstverständlichkeit, aber trotzdem diskutieren wir in vielen Projekten die Erwartungshaltung, dass mit der Einführung der DMS-Lösung die Netzlaufwerke abgeschaltet werden können. Viele DMS-Anwender, vor allem solche, die ein DMS nicht nur in Archivlösungen, sondern für Knowledge Worker und damit für alle Arten von
- [Neustart unserer Seminare zu Archivierung, DMS und ECM](https://zoeller.de/neustart-unserer-seminare-zu-archivierung-dms-und-ecm/) - Nach 18 Monaten Zwangspause startet unsere neue Staffel der Intensivseminare zu elektronischer Archivierung, Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). An jeweils zwei Tagen erfahren Fach- und Führungskräfte in Liederbach/Taunus oder Online, wie sie typische, mit Dokumenten verbundene Herausforderungen in ihren Unternehmen lösen. Mit der beschleunigten Verbreitung von Homeoffice-Konzepten wurde die Dringlichkeit der Digitalisierung auch
- [Integration mit Microsoft 365](https://zoeller.de/integration-mit-microsoft-365/) - Autoren: Bernhard Zöller, Volker Halstenbach, Jürgen Rentergent „Microsoft365“ (ehemals Office365) steht für eine Vielzahl von Komponenten und Lizenzmodellen und nicht nur einfach für die aktuelle Bezeichnung der MS Office Suite, deren Vorläufer es bereits seit 1990 gibt, als MS Word, Excel und PowerPoint in einem einzigen Installationspaket (und Preis) ausgeliefert wurden. Wenn ein Kunde heute
- [Mobile DMS](https://zoeller.de/mobile-dms/) - Der Bedarf, auch mobil und zum Teil unabhängig vom Firmennetzwerk auf Dokumente zugreifen oder an Prozessen teilnehmen zu können wächst. Dabei sollen im Rahmen des Ziels, papierlose Prozesse zu gestalten, Medienbrüche durch das Ausdrucken von Unterlagen zum Mitnehmen entfallen.
- [SharePoint vs. DMS](https://zoeller.de/sharepoint-vs-dms-im-e-government-umfeld/) - Dieser Artikel erschien zuerst in der eGovernment Computing am 09.06.2020 Die Verwaltung von elektronischen Akten und Papierdokumenten stellt öffentliche Verwaltungen vor Herausforderungen - welche Tools können diese am besten bewältigen? Nicht erst seitdem das Schlagwort „Digitalisierung“ die Tagesnachrichten erreicht hat, nimmt die Bedeutung einer strukturierten und revisionssicheren Verwaltung und Aufbewahrung von elektronischen Akten und Dokumenten
- [DMS und Collaboration in Covid-Zeiten](https://zoeller.de/dms-und-collaboration-in-covid-zeiten/) - Dieses Interview wurde zuerst veröffentlicht auf ECMguide.de am 08.06.2020 In diesem Interview wird vor der Vorstellung gewarnt, dass Collaboration-Lösungen grundsätzlich moderner seien und alles abdecken, was DMS- und ECM-Lösungen bieten. Außerdem wird über solche Collaboration-Funktionen gesprochen, über die DMS- und ECM-Produkte selbst bereits verfügen und was in puncto Sicherheitsanforderungen bei Collaboration-Systemen zu beachten ist. ECMguide.de:
- [Interview zu GoBD und DS-GVO](https://zoeller.de/interview-mit-ecm-profi-bernhard-zoeller-zu-gobd-und-ds-gvo/) - Dieses Interview erschien zuerst auf ECMguide.de im Februar 2020 Inhalt des Interviews ist der Umgang mit der DS-GVO, die Unterstützung durch ECM-Systeme und typische Fehler bei der digitalen Archivierung. ECMguide.de: Das Finanzministerium hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) nach fünfjähriger Geltung
- [Suche nach dem passenden Workflow-Tool](https://zoeller.de/suche-nach-dem-passenden-workflow-tool/) - Für Workflow-Tools gibt es viele Optionen, einige sind in der Organisation in der Regel schon vorhanden. Damit die Auswahl nicht zu viel Zeit und Aufwand in Anspruch nimmt, ist es wichtig, die wesentlichen Faktoren für die Auswahl zu kennen. Das Angebot an Workflow-Tools ist sehr vielfältig und es gilt, den Überblick bei der Auswahl aus
- [Priorisierung der zu digitalisierenden Geschäftsprozesse](https://zoeller.de/priorisierung-der-zu-digitalisierenden-geschaeftsprozesse/) - Die Identifizierung der Prozesse, für die sich eine Digitalisierung am meisten lohnt, sollte der Anfang eines Projektes sein. Sind die Prozesskosten alleine ausschlaggebend und wie kann das Einsparpotenzial ermittelt werden? Sobald Organisationen entschieden haben, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben, geht die Suche los: Mit welchem Prozess soll konkret gestaltet werden, wie kann die Einführung am
- [Experten erläutern die GoBD: Formatkonvertierung in PDF](https://zoeller.de/https-www-zoeller-de-beitrag_konvertierung_bitmap_pdf/) - Die GoBD erlaubt grundsätzlich keine ersatzweise Konvertierung digitaler Eingangsformate in andere Formate. Wenn man in andere Formate konvertiert sollen die empfangenen Urbelege ebenfalls aufbewahrt werden. In der Praxis ist es aber häufig so, dass bestimmte Formate nur ein Transport/Trägerformat für die eigentlichen Inhalte sind. Ein Beispiel sind TIFF- oder PDF-Objekte. Beides sind Container-Formate, die ein
- [bit Ausblick auf 2018](https://zoeller.de/bit-ausblick-auf-2018/) - Der folgende Artikel ist zuerst in der bit, Ausgabe 1-2018 erschienen. Gefragt waren Einschätzungen zu Markt-, Technologie- und Thementrends Veränderungen auf dem Markt: Die Vielfalt an Angeboten hat sich nicht reduziert. Die immer wieder vorhergesagte (und von uns schon immer bestrittene) Konsolidierung hat nicht stattgefunden. Übernahmen wie die von Saperion durch Perceptive/Lexmark oder von Ceyoniq
- [Neue DMS-Marktübersicht, 62 Systeme, 900 Seiten](https://zoeller.de/neue-dms-marktuebersicht-62-systeme-900-seiten/) - Bitkom Research und Zöller & Partner veröffentlichen "DMS-Marktübersicht 2018". Mit 62 Systemen ist die aktuelle vierte Auflage der „DMS-Marktübersicht“ mit ca. 900 Seiten die umfassendste Systemübersicht auf dem D.A.CH-Markt (Deutschland, Österreich, Schweiz). Sie ist auch ein Indiz für die Vielfältigkeit des Angebotes in einem schnell wachsenden Marktsegment der Informationstechnologie. „Global Player“ wie Open Text, IBM
- [ECM vs. EIM](https://zoeller.de/ecm-vs-eim/) - Diese EIM-Umfrage ist zuerst erschienen in der BIT 5/2016 BIT: Enterprise Information Management spaltet nach wie vor die Branche. Sehen Sie in EIM einen marktrelevanten Trend? B. Zöller: EIM (Enterprise Information Management) wird seit einigen Jahren in der ECM-Branche als erweiterte Marktdefinition kontrovers diskutiert. Danach umfasst EIM nicht nur Dokumenten Management, sondern auch alle anderen
- [Arbeitsplatz im Wandel](https://zoeller.de/arbeitsplatz-im-wandel/) - Der folgende Artikel ist zuerst erschienen in der BIT 1-2017 zum Thema "Arbeitsplatz im Wandel" BIT: Zukunftsorientierte Arbeitsplatzkonzepte rücken in den Fokus vieler Unternehmen. Der moderne Arbeitsplatz bringt zugleich Herausforderungen und Umwälzungen mit sich. Wie sehen Sie diese Entwicklung im Rahmen der Digitalisierung, vor allem im Hinblick auf neue Technologien? B. Zöller: Technologien zur Digitalisierung
- [Always Online - oder doch Sometimes Offline](https://zoeller.de/always-online-oder-doch-sometimes-offline/) - Die Erfindung und Verbreitung von Smartphones haben die Welt verändert. Noch zu Beginn meines Berufslebens bedeutete eine Dienst- oder Urlaubsreise faktisch Unerreichbarkeit. Heute sind wir, privat und beruflich, zumindest gefühlt nahezu immer erreichbar, da meistens online. Und schleppte man früher noch kiloweise Papier auf Geschäftsreisen mit sich, kopierte man später große Datenvolumen auf sein Notebook,
- [Herausforderungen bei der Prozessdigitalisierung meistern](https://zoeller.de/herausforderungen-bei-der-prozessdigitalisierung-meistern/) - Praxistipps für die erfolgreiche Umsetzung der Prozessdigitalisierung und der digitalen Poststelle
- [Auswahl einer Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung](https://zoeller.de/auswahl-einer-software-fuer-die-eingangsrechnungsverarbeitung/) - Dieser Artikel ist zuerst im postmaster magazin Nr.11/2016 erschienen. Die manuelle Bearbeitung papierbasierter Eingangsrechnungen ist ein ineffizienter und aufwendiger Prozess: Er verursacht Medienbrüche zwischen den Papierbelegen und der elektronischen Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung, erfordert großen Personalaufwand und birgt bei fehlerhafter Ausführung teure Fehlerquellen. Kurzum, dieser Prozess der sogenannten Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) bietet ein hohes Optimierungspotential, lässt
- [ECM-Lösungen als Ersatz für den File-Server?](https://zoeller.de/ecm-loesungen-als-ersatz-fuer-den-file-server/) - DMS-Lösungen werden häufig mit papierlosen Prozessen assoziiert, als wäre das Hauptproblem der Anwender seit den 80er Jahren unverändert der Papiereingang. Für viele Unternehmen ist das sicher auch heute noch die Initialzündung für ein DMS-Projekt. Während aber das Papierproblem im Posteingang stagniert – wir kennen keine Kunden, die von steigenden Volumina im Posteingang berichten - wachsen
- [Marktübersicht Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung](https://zoeller.de/marktuebersicht-elektronische-eingangsrechnungsverarbeitung/) - Marktübersicht Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung, 550 Seiten, 34 System, 28 Anbieter
- [Automatisierte Postbearbeitung - Elektronisch kommt Post schneller zum richtigen Empfänger](https://zoeller.de/automatisierte-postbearbeitung-elektronisch-kommt-post-schneller-zum-richtigen-empfaenger/) - Der Hauptzweck des automatisierten Posteingangs ist die schnellere und günstigere Vorgangsbearbeitung. Eine Herausforderung ist der Zuwachs an elektronischer Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Waren Lösungen zur automatischen Posteingangsverarbeitung bis vor einigen Jahren nur bei einer hohen Anzahl von zu verarbeitenden Dokumenten wirtschaftlich zu betreiben, so macht inzwischen die hohe funktionale und preisliche Attraktivität diese Anwendungen
- [Interview: Clients für unterwegs sind noch funktional beschränkt](https://zoeller.de/interview-clients-fuer-unterwegs-sind-noch-funktional-beschraenkt/) - Dieses Interview erschien zuerst auf ECMguide.de (Link) Da gerade Knowledge-Worker häufig mobil unterwegs sind, ist die Offline-Fähigkeit mobiler ECM-Lösungen in den Augen des ECM-Beraters Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner, besonders wichtig. Im ECMguide.de-Interview empfiehlt er, die benötigten Bearbeitungsfunktionen genau zu prüfen. Beispielsweise könne das manuelle Einchecken mehrerer hundert offline bearbeiteter Dokumente sehr zeitaufwendig
- [Experten erläutern die GoBD: Unveränderbarkeit](https://zoeller.de/experten-erlaeutern-die-gobd-unveraenderbarkeit/) - Die Unveränderbarkeit ordnungsgemäß aufbewahrter Unterlagen ist schon seit Jahrzehnten eine Kernanforderung an ein DMS mit Archivierungsfunktionen. Die Unveränderbarkeit ist gesetzlich begründet: Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Mit der GoDB hat die Diskussion, was genau denn
- [Überlegungen zur Auswahl eines Scan-Dienstleisters](https://zoeller.de/ueberlegungen-zur-auswahl-eines-scan-dienstleisters/) - Sie planen ein DMS-Projekt oder befinden sich schon mittendrin? Dann stellt sich bei aller Euphorie um das bald „papierlose Büro“ häufig die Aufgabenstellung, dass Papierdokumente in größerem Umfang gescannt und in das zukünftige elektronische Archiv bzw. DMS-System überführt werden sollen. Dies können zum Beispiel Aktenordner, technische Zeichnungen, die Eingangsrechnungen oder auch der gesamte Papier-Posteingang des
- [Gibt's überhaupt noch Workflow?](https://zoeller.de/gibts-ueberhaupt-noch-workflow/) - In den 90er und 2000er Jahren gab es in der Presse zahlreiche Hype-Phasen zum Thema Workflow: Workflow im DMS, Workflow als Bestandteil des Betriebssystems, Workflow in E-Mail-Systemen, Workflow überall. In den letzten Jahren ist es in der Presse scheinbar jedoch verdächtig still um diesen Begriff geworden – es gibt kaum Veröffentlichungen zum Thema Workflow. Ein toter
- [Digitalisierung: Hindernisse und Erfolgsfaktoren](https://zoeller.de/digitalisierungsschritte-planen-und-durchfuehren-hindernisse-und-erfolgsfaktoren/) - Dieses Interview erschien zuerst in der BIT-Ausgabe Nr. 7/2015. Papier beherrscht in den meisten Unternehmen noch die Arbeitsabläufe, zumindest jedoch die Archive. Dies obwohl die meisten Dokumente heute elektronisch eintreffen, man denke nur an die E-Mail-Flut. Es gilt jedoch als sicher, dass eine Umstellung auf digitale Prozesse für Unternehmen jeglicher Größe und Branche überlebensnotwendig sein
- [Experten erläutern die GoBD: Mobiles Scannen](https://zoeller.de/experten-erlaeutern-die-gobd-mobiles-scannen/) - Im Zeitalter von Smartphones und anderen mobilen Endgeräten mit Fotofunktion stellt sich zunehmend die Frage, inwieweit der fotografisch festgehaltene Beleg steuerrechtlich anerkannt wird. Vor allem seit über entsprechende „Scanner-Apps“ die Möglichkeit besteht, Belege komfortabel abzulichten und medienbruchfrei (etwa via spezieller App) an das Unternehmen zu übermitteln, stellt sich für Unternehmen die Frage der steuerlichen und
- [GoBD goes DMS: Eine Checkliste für Anbieter und Anwender](https://zoeller.de/gobd-goes-dms-eine-checkliste-fuer-anbieter-und-anwender/) - Am 14. November 2014 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - oder kurz GoBD - erschienen. Sie lösen die 1995 erschienenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die im Jahre 2001 für den elektronischen Datenzugriff hinzugekommenen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
- [Experten erläutern die GoBD: Formatkonvertierung](https://zoeller.de/experten-erlaeutern-die-gobd-formatkonvertierung/) - Eine grundsätzliche Frage, welche die Unternehmen beschäftigt, ist die Zulässigkeit von sog. Formatkonvertierungen für empfangene oder intern ursprünglich in einem anderen Format erzeugte Unterlagen sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen. Solche Konvertierungen können beispielhaft aus folgenden Gründen notwendig oder geboten sein: Die erhaltenen Unterlagen sind mit den vorhandenen Werkzeugen auf den Arbeitsplätzen ohne Formatkonvertierung nicht
- [SharePoint Defizite - Interview ECMguide.de](https://zoeller.de/sharepoint-defizite-interview-ecmguide-de/) - »Auch nach fünf SharePoint-Generationen erstaunliche Defizite« Was typische Features aus dem Dokumentenmanagement betrifft, sieht Jürgen Rentergent, Senior Berater von Zöller & Partner, im ECMguide.de-Interview auch nach fünf SharePoint-Generationen noch erstaunliche Defizite wie fehlende Möglichkeiten für elektronische Postkörbe und E-Akten. Dass ECM-Drittsysteme diese Lücken füllen, wird mit den kommenden SharePoint-Cloud-Lösungen seiner Meinung nach schwieriger als bisher.
- [Experten erläutern die GoBD: Zeitgerechtheit](https://zoeller.de/experten-erlautern-die-gobd-zeitgerechtheit/) - Einer der Hauptdiskussionspunkte zur GoBD waren und sind die Anforderungen zur Zeitgerechtheit. Das Erfordernis der Zeitgerechtheit verlangt demnach, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht. Die Zeitgerechtheit umfasst sowohl die zeitnahe Erfassung, als auch die zeitnahe Buchung. Dabei widerspricht es nach der Rechtsprechung des BFH dem Wesen der kaufmännischen Buchführung,
- [Tipps zur Auswahl einer DMS-Lösung](https://zoeller.de/tipps-zur-auswahl-einer-dms-loesung/) - Bereits bei den Kernfunktionen unterscheiden sich Dokumenten Management Systeme erheblich. Was ist zu beachten bei der Auswahl der geeigneten DMS-Lösung?
- [Microsofts neue SharePoint-Strategie - Chance oder Risiko für DMS-Anwender?](https://zoeller.de/microsofts-neue-sharepoint-strategie-chance-oder-risiko-fuer-dms-anwender/) - Die SharePoint Community ist derzeit gespalten. Die einen finden die Produktstrategie Richtung Cloud, die von Seth Patton, (Microsoft Senior Direktor SharePoint und OneDrive) im Mai 2015 auf der Ignite in Chicago vorgestellt wurde prima, weil Microsoft Innovationen vorantreibt. Die anderen sind eher skeptisch, weil sie durch die angekündigten Richtungswechsel und die damit einhergehenden vielen offenen
- [Umfangreicher Praxisleitfaden zum Thema GoBD erschienen](https://zoeller.de/umfangreicher-praxisleitfaden-zum-thema-gobd-erschienen/) - Am 14. November 2014 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - oder kurz GoBD - erschienen. Sie lösen die 1995 erschienenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die im Jahre 2001 für den elektronischen Datenzugriff hinzugekommenen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
- [Häufig unterschätzt: Die digitale Akte](https://zoeller.de/haeufig-unterschaetzt-die-digitale-akte/) - Der Bedarf an elektronischer Aktenverwaltung steigt ständig. In der Wirtschaft ist die elektronische Aktenverwaltung schon recht weit verbreitet. Beispiele hierfür sind z.B. die elektronische Kundenakte, die Vertriebsakte oder die Personalakte. Aber auch in Ministerien, Behörden, öffentlichen Verwaltungen und Kommunen wird die elektronische Aktenverwaltung immer wichtiger. Nicht nur Verordnungen zur Einführung der elektronischen Gerichtsakte, sondern auch
- [Unternehmensberatung Zöller & Partner gestaltet Themenslot rund ums E-Government](https://zoeller.de/unternehmensberatung-zoeller-partner-gestaltet-themenslot-rund-ums-e-government/) - Gesetze rund um das E-Government und elektronische Aktenhaltung (Stichwort: „E-Akte“) spielen eine zunehmend bedeutende Rolle in öffentlichen Verwaltungen, Behörden und Ministerien und sollen Abläufe effizienter gestalten. Dabei hilft die vom 29. September bis zum 1. Oktober 2015 in Stuttgart stattfindende IT & Business. Die Fachmesse für digitale Prozesse und Lösungen bietet am ersten Messetag einen
- [Dokumenten-Management gemäß den GoBD](https://zoeller.de/dokumenten-management-gemas-den-gobd/) - Am 14. November 2014 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - oder kurz GoBD - erschienen. Diese neuen Grundsätze lösen die bereits 1995 erschienenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die im Jahre 2001 für den elektronischen Datenzugriff hinzugekommenen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
- [Nutzen und Aufwand der TR RESISCAN](https://zoeller.de/nutzen-und-aufwand-der-tr-resiscan/) - Dieser Artikel ist zuerst in der bit 2-2015 erschienen Ersetzendes Scannen ist seit 25 Jahren tägliche Praxis bei DMS-Anwendern quer über alle Branchen. Vor der Ära elektronischer Lösungen hatte man Mikrofilm und „ersetzendes Verfilmen“ als übliche Praxis. Diese Anwender haben schon immer abgewogen, ob das Fehlen eines Dokumentes im Original ein Problem darstellen könnte, das
- [Product Data Management (PDM) und Engineering Data / Document Management (EDM) als Teilaspekt von Enterprise Content Management (ECM) Strategien](https://zoeller.de/product-data-management-pdm-und-engineering-data-document-management-edm-als-teilaspekt-von-enterprise-content-management-ecm-strategien/) - Zwischen technischer und kaufmännischer Welt stehen in Unternehmen vielfach mehr oder weniger hohe Zäune, wenn es um den Umgang mit Dokumenten geht. Anwender erhalten keine integrierte Sicht auf technische Dokumente und Daten (wie beispielsweise Zeichnungen und Stücklisten) sowie kaufmännische Dokumente (wie Angebote und Kalkulationen), obwohl fachlich Zusammenhänge bestehen. Die Auflösung dieses Dilemmas ist nicht trivial,
- [Der Trend zur elektronischen Posteingangsbearbeitung: Vorteile, Hintergründe und Fallstricke](https://zoeller.de/der-trend-zur-elektronischen-posteingangsbearbeitung-vorteile-hintergrunde-und-fallstricke/) - Mehr und mehr Organisationen und Unternehmen planen die Einführung einer elektronischen Posteingangsbearbeitung. Der Zwang zur immer schnelleren Bearbeitung von Vorgängen, eine geänderte Arbeitswelt mit deutlich dezentraleren Strukturen sowie enormer Zeit- und Kostendruck legen dies nahe. Es sind jedoch auch Herausforderungen und Fallstricke zu beachten.Die elektronische Posteingangsbearbeitung beschleunigt den Transport von Vorgängen in die Sachbearbeitung und
- [ECM Mobile](https://zoeller.de/ecm-mobile/) - Mobile ECM als Ergänzung, Interview IT Director / Lea Sommerhäuser mit Bernhard Zöller, erschienen in IT Director 10.2014 IT-DIRECTOR: Herr Zöller, laut Bitkom sind in diesem Jahr im Bereich „ECM“ mobile Lösungen der wichtigste Branchentrend. Der „DMS/ECM Trend Report 2014“ von Softselect sagt wiederum aus, dass Cloud-Lösungen nur schleppend in Fahrt kommen. Widersprechen sich diese Aussagen nicht
- [Elektronische Rechnungseingangsbearbeitung: Anforderungen, Lösungen und Herausforderungen](https://zoeller.de/elektronische-rechnungseingangsbearbeitung-anforderungen-losungen-und-herausforderungen/) - Haben sich früher vor allem Großanwender Systeme zur elektronischen Rechnungsbearbeitung geleistet, die bezüglich der Mengen und Häufigkeiten auch entsprechende Skaleneffekte ausnutzen konnten, so führt die hohe funktionale und preisliche Attraktivität mittelstandsgeeigneter Lösungen dazu, dass solche Lösungen mittlerweile auch für kleinere Organisationen interessant geworden sind. Die elektronische Rechnungseingangsbearbeitung ist die in der Praxis am häufigsten vorkommende
- [Dokumentenmanagement im Gesundheits- und Sozialwesen: Unterstützung und Optimierung dokumentbasierter Prozesse](https://zoeller.de/dokumentenmanagement-im-gesundheits-und-sozialwesen-unterstutzung-und-optimierung-dokumentbasierter-prozesse/) - Waren früher Dokumentenmanagement-, Archivierungs- oder Workflow-Lösungen überwiegend bei großen Versicherungen, Banken und Konzernen im Einsatz, so sind die verfügbaren Lösungen mittlerweile für (fast) alle Branchen und Unternehmensgrößen geeignet, weit verbreitet sowie oftmals gar unverzichtbar, auch und gerade in Organisationen und Unternehmen des Gesundheits- und Sozialwesens. Die Vorteile eines DMS (Dokumenten Management Systems) sind vielfältig: erhöhte
- [Interview zu TR RESISCAN](https://zoeller.de/interview-zu-tr-resiscan/) - Der nachfolgende Blog-Beitrag ist zuerst als Interview im Postmaster Magazin, Ausgabe 9.2014 erschienen. „Die TR RESISCAN regelt Aspekte, die sie nicht regeln muss!“ Gut gemeint, aber zum Schluss wird das Gegenteil bewirkt: Interview mit Bernhard Zöller über die neue Richtlinie zum ersetzenden Scannen. Im Forum im Postmaster Magazin geht es um Eingangspostdigitalisierung, und damit steht
- [SharePoint als DMS-Alternative in Kommunen und öffentlichen Verwaltungen](https://zoeller.de/sharepoint-als-dms-alternative-in-kommunen-und-offentlichen-verwaltungen/) - ...oder auch: Klassisches DMS vs. MS SharePoint – gibt es hier Unterschiede? Mit der ersten Version des Microsoft SharePoints vor rund 15 Jahren (Projektname damals: Tahoe) wurde der Dokumenten Management Branche und insbesondere den eher kleinen Herstellern das nahe Ende vorhergesagt. Aber entgegen aller Prophezeiungen gibt es heute so viele Dokumenten Management System (DMS)-Anbieter am
- [EIM versus ECM?](https://zoeller.de/eim-versus-ecm/) - Der folgende Artikel zum Thema EIM erschien im Frühjahr 2014 zuerst als Interview mit Bernhard Zöller in der BIT (siehe auch www.bit-news.de). EIM versus ECM: Wo treibt die Entwicklung hin und was steckt hinter dem neuen Akronym? BIT: Die Informationsquellen nehmen zu. Smartphones, Tablets, Web-Portalen und Social Media-Anwendungen liefern immer mehr geschäftsrelevante Informationen, die es zu berücksichtigen
- [ECM-Strategie (Teil 2)](https://zoeller.de/ecm-strategie-teil-2/) - In Teil 1 dieses Artikels (hier) wurde die Ausgangssituation in vielen Unternehmen dargestellt: die Probleme, die durch den Mangel an koordinierter Vorgehensweise entstehen und jene, die der ECM-Markt durch seine Unübersichtlichkeit verursacht. Zum Vergrößern auf Bild klicken Der nachfolgende Teil 2 des Artikels zeigt eine Vorgehensweise zur Erarbeitung einer ECM-Strategie und der Zielarchitektur auf. Diese
- [Vereinfachung ist das Ziel](https://zoeller.de/vereinfachung-ist-das-ziel/) - Vereinfachung ist das Ziel Der Trend hin zur elektronischen Aktenführung in Kommunen und anderen öffentlichen Verwaltungen ist deutlich spürbar. Daher boomt der Markt für eAkten-Lösungen. Meistens werden diese mit einem Dokumenten Management System (DMS) umgesetzt. Doch nur durch die Beschaffung einer eAkten-Lösung ist die elektronische Aktenführung in einer Kommune noch längst nicht etabliert. Spezielle eAkten-Anforderungen
- [GoBD meets DMS](https://zoeller.de/gobd-meets-dms/) - Im April 2013 erschien der erste Entwurf der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff oder kurz GoBD. Diese neuen Grundsätze sollen die bereits 1995 erschienenen Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die im Jahre 2001 für den elektronischen Datenzugriff hinzugekommenen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
- [SharePoint 2013 – Dokumenten Management Funktionen auf dem Prüfstand](https://zoeller.de/sharepoint-2013-dokumenten-management-funktionen-auf-dem-prufstand/) - Mit dem SharePoint Server 2013 hat Microsoft eine Vielzahl neuer Konzepte und Funktionen eingeführt. Schlagworte wie Social Collaboration, Mobile Devices, SharePoint Apps, Web Content Management oder Cloud-Readiness sorgen in dem Zusammenhang für viel Aufmerksamkeit.Wir wollen diese Hype-Themen an dieser Stelle nicht näher betrachten, sondern versetzen uns in die Lage eines Anwenders, der wissen möchte, welche
- [DMS in Behörden und Kommunen](https://zoeller.de/dms-in-behorden-und-kommunen/) - DMS in Behörden und Kommunen Überblick, aktuelle Trends & Herausforderungen Die elektronische Aktenführung wird für Behörden und Kommunen immer bedeutender und ist für viele Städte, Landkreise, Landes- und Bundesbehörden bereits Realität. Der vorliegende Beitrag zeigt auf, worin aktuell die Herausforderungen bei der Beschaffung und Einführung liegen und welche Trends bei den Herstellern zu beobachten sind.
- [Die eAkte - Erfolg mit dem richtigen Ansatz](https://zoeller.de/die-eakte-erfolg-mit-dem-richtigen-ansatz/) - Die „eAkte“ ist momentan in aller Munde. Zwei aktuelle Meldungen aus der eGovernment, Ausgabe Nr. 01/13, unterstreichen diese Tendenz: so gehört die eAkte in Bayern zu den wesentlichen Rahmenbedingungen einer modernen Verwaltung und wurde kürzlich zur „Chefsache“ des Ministerpräsidenten erklärt. In Hannover soll einer bereits im Rahmen eines Pilotprojekts im Landesinnenministerium eingeführten eAkte mit geänderter
- [Zuwachs im Zöller & Partner-Team](https://zoeller.de/zuwachs-im-zoller-partner-team/) - Seit November 2013 verstärkt Marc-Björn Seidel das Beraterteam von Zöller & Partner für Projekte in Norddeutschland.Marc-Björn Seidel ist Diplom-Informatiker und seit 1999 im Bereich IT-Beratung und Entwicklung tätig. Seit 2006 spezialisierte er sich auf die Themen Enterprise Content Management und Dokumenten Management und ist als Senior-Berater und Projektleiter in großen und mittelständischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen
- [ECM-Strategie (Teil 1)](https://zoeller.de/ecm-strategie-teil-1/) - Im März 2007 hatten wir einen Beitrag veröffentlicht, der sich mit der zunehmenden Vielfalt von Content Management Systemen bei Anwendern inklusive Archiv-, DMS- und sonstiger ECM-Lösungen und den daraus entstehenden Problemen und Tipps zur Vermeidung bzw. Aufgaben zur Lösung dieser Probleme beschäftigte. Die Aussagen im damaligen Artikel sind nach wie vor gültig und daher (so meinen wir)
- [Zöller & Partner-Veranstaltungen auf der DMS EXPO 2013](https://zoeller.de/zoeller-partner-veranstaltungen-auf-der-dms-expo-2013/) - Im Rahmen der diesjährigen DMS EXPO in Stuttgart sind Mitarbeiter der Zöller & Partner GmbH auf zahlreichen Vorträgen und Veranstaltungen vertreten. Dienstag, 24. September 2013: Collaboration Tag / Büro 2020, Zeit: 10:00 – 13:00 Uhr Im Fachforum 5.1, Halle 5 organisiert Zöller & Partner erstmalig einen Collaboration-Tag. Dieser gewährt einen Blick auf das „Büro 2020“.
- [Behördentag am 25. September 2013 auf der DMS Expo](https://zoeller.de/behoerdentag-am-25-september-2013-auf-der-dms-expo/) - Die DMS EXPO veranstaltet auch in diesem Jahr wieder einen Thementag speziell für öffentliche Verwaltungen, Behörden und Kommunen. Elektronisches Dokumenten Management (DMS) und die Einführung einer digitalen Akte (Stichwort eAkte) sind aktuelle Trendthemen in behördlichen Organisationen. Kein Wunder, denn Behörden und öffentliche Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, mit einer oft gleichbleibenden Anzahl von Mitarbeitern/innen, immer
- [Collaboration-Tag auf der DMS EXPO mit Blick auf das Büro 2020: 24.9. 10 bis 13 Uhr](https://zoeller.de/collaboration-tag-auf-der-dms-expo-mit-blick-auf-das-buero-2020-24-9-10-bis-13-uhr/) - Die Organisations- und Technologieberatung Zöller & Partner veranstaltet im Rahmen der DMS EXPO 2013 einen Collaboration-Tag. Dieser findet am Dienstag, 24. September, von 10 bis 13 Uhr statt. Die Veranstaltung zeigt auf, wie Anwender die neuen Collaboration-Plattformen in ihren ECM-Strategien einbinden, um die unterschiedlichen Anforderungen von Sachbearbeitern und Knowledge Workern zu berücksichtigen. Im Mittelpunkt stehen unter
- [SAP als ECM-Lösung – Möglichkeiten und Grenzen](https://zoeller.de/sap-als-ecm-loesung-moeglichkeiten-und-grenzen/) - DMS-Lösungen werden nicht mehr ausschließlich für eine Abteilung oder einen einzelnen Anwendungszweck geplant. Heute geht es zunehmend darum, möglichst viele Anforderungen in einer Lösung abzudecken. Auch SAP hat im Laufe der Entwicklung von SAP R/3 bis zu den heutigen SAP Business Suiten seine Anwendungen bezüglich der Dokumentenverwaltungsfunktionen kontinuierlich erweitert. Prominent ist sicherlich die SAP ArchiveLink-Schnittstelle
- [E-Mails richtig aufbewahren - Aufgaben und Lösungen](https://zoeller.de/e-mails-richtig-aufbewahren-aufgaben-und-loesungen/) - E-Mails richtig aufbewahren - Aufgaben und Lösungen Ob De-Mail, E-Postbrief, signierte E-Mails oder normale Mails - eines bleibt heute wie künftig ein Thema für Unternehmen: E-Mails enthalten relevantes Wissen und müssen aus rechtlichen und betriebsinternen Gründen aufbewahrt werden. Eine elektronische Nachricht kann steuerrelevant sein, einen Handelsbrief darstellen oder Rechte und Pflichten für das Unternehmen begründen.
- [Posteingang modern: Die digitale Poststelle](https://zoeller.de/posteingang-modern-die-digitale-poststelle/) - Immer mehr Unternehmen und Organisationen etablieren die digitale Poststelle und geben die Eingangspost nur noch elektronisch in Umlauf. Dennoch befinden wir uns erst am Anfang einer Entwicklung, die zwar erfreulich an Fahrt gewinnt, aber noch zahlreiche Heraus­forderungen zu meistern hat. Was nach Stand der Technik möglich ist und wie die ehrgeizigen Ziele erreicht werden können,
- [Die "eAkte" - voll im Trend](https://zoeller.de/die-eakte-voll-im-trend/) - Nicht nur auf kommunaler Ebene, sondern auch auf Landes- und Bundesebene ist die „eAkte“, also das elektronische Führen von Verwaltungsakten, momentan voll im Trend. So empfiehlt ein vom Bundeskabinett im September 2012 beschlossener Regierungsentwurf des sog. „eGovernment-Gesetzes“ z.B. allen Bundesbehörden und bundesunmittelbaren Körperschaften etc. die elektronische Aktenführung. Signalwirkung hierbei haben die vorgenommenen Änderungen zum im
- [Steuersicher archivieren 2.0](https://zoeller.de/steuersicher-archivieren-2-0/) - Das bei SpringerGabler in 2011 erschienene Werk der Autoren Brand, Geis, Groß, Lindgens, Zöller ist in einer neuen Auflage verfügbar. Die zweite Auflage wurde dem Stand der aktuellen Rechtslage angepasst, insbesondere auf die veränderten Bestimmungen zu elektronischen Rechnungen. Dieser Abschnitt wurde vollständig überarbeitet. Weitere Änderungen im Vergleich zur 1. Auflage sind: - Empfehlungen zur Dokumentation
- [Herausforderungen im frühen Scannen meistern](https://zoeller.de/herausforderungen-im-fruehen-scannen-meistern/) - Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, Dokumente bereits unmittelbar nach dem Posteingang elektronisch statt papierhaft in Umlauf zu bringen, um die Vorteile schnellerer, zeit- und standortunabhängiger Abläufe nutzen zu können. Auf der organisatorischen und auf der technischen Seite ergeben sich allerdings durch dieses „frühe Scannen“ einige besondere Herausforderungen, die es zu meistern gilt. So einfach
- [Rückblick 2012, Ausblick 2013](https://zoeller.de/rueckblick-2012-ausblick-2013/) - Der folgende Beitrag ist zuerst erschienen im ECM-Navigator des BITKOM == Liebe Leser, ich bin seit vielen Jahren in der (Archiv- DMS-, ECM-) Branche tätig und kann nicht behaupten, dass es jemals langweilig war. Jedes Jahr kamen neue Themen hinzu. Das gilt auch aktuell wieder: sowohl für das zu Ende gehende Jahr 2012 als auch -
- [Zöller & Partner auf der DMS Expo 2012](https://zoeller.de/zoeller-partner-auf-der-dms-expo-2012/) - Zöller & Partner wird auf der DMS Expo 2012 in Stuttgart (23. bis 25. Oktober 2012) mit einem eigenen Stand auf dem BITKOM-Partnerstand (Halle 5, Stand 5C55) vertreten sein. Auf der DMS Expo 2012 wird Zöller & Partner die neue DMS Marktübersicht 2013 vorstellen, die gemeinsam mit der Bitkom Research GmbH veröffentlicht wird. Anwender finden auf 1.200 Seiten Angaben
- [Enterprise-Anforderungen an ECM-Lösungen](https://zoeller.de/enterprise-anforderungen-an-ecm-loesungen/) - Das „E" in ECM (Enterprise Content Management) wird häufig mit Großunternehmen assoziiert, dabei ist damit eher „unternehmensweit“ im Sinne von abteilungsübergreifend gemeint. Und hier ergeben sich nicht nur für Großunternehmen, sondern auch für viele mittelständische Unternehmen Anforderungen bzgl. Performance, Skalierbarkeit und Robustheit sowie Integration in andere Enterprise-Lösungen, wie z.B. ERP, CRM, Mail / Groupware und
- [Papierloses Büro 2.0](https://zoeller.de/papierloses-buero-2-0/) - „Ich sehe absolut keinen Grund, warum sich jemand zuhause einen Computer hinstellen sollte“ Kenneth Olsen, Gründer von DEC, 1977 Es gibt viele Prognosen aus der IT-Industrie wie diese, die grandios daneben lagen. Aber wenige Vorhersagen sind so einfach zu verstehen, von vielen so erwünscht und dann (scheinbar) doch so weit weg von der Realität wie
- [Elektronische Rechnungen: Umsetzung in der Praxis](https://zoeller.de/elektronische-rechnungen-umsetzung-in-der-praxis/) - Der Einsatz von elektronischen Rechnungen ist mittlerweile ohne große technische Hürden möglich. Der Zwang zur Anwendung der qualifizierten Signatur wurde abgeschafft, Anforderungen an Rechnungsprüfung und Aufbewahrung können auch von kleineren Unternehmen leicht erfüllt werden. Im folgenden Artikel wird auf typische Aufgabenstellungen im Rahmen der Umsetzung für elektronische Eingangs- und Ausgangsdokumente eingegangen. Das Bundeskabinett hat am
- [Compliance-Check für Dokumente](https://zoeller.de/compliance-check-fuer-dokumente/) - Der richtige Umgang mit Dokumenten stellt eine wichtige Grundlage für Behörden und Unternehmen dar. Neben den rechtlich geforderten Dokumentationspflichten werden Dokumente zur Nachweisführung und Schadenabwehr gegenüber Dritten benötigt und enthalten das Wissen eines Unternehmens. Der folgende Artikel erläutert, wie Defizite in der Aufbewahrung und Bereitstellung von Dokumenten ermittelt werden können und der richtige Umgang sichergestellt
- [Ratgeber für die erfolgreiche ECM-Einführung](https://zoeller.de/ratgeber-fuer-die-erfolgreiche-ecm-einfuehrung/) - Seit mehr als 25 Jahren werden IT-Lösungen für das Management und die Archivierung von Dokumenten angeboten, für die sich zwischenzeitlich der Gattungsbegriff ECM (Enterprise Content Management) im Markt etabliert hat. Durch den dramatischen Preisverfall von IT-Komponenten, nicht zuletzt der Speicherkosten, hat sich die Wirtschaftlichkeit von ECM-Lösungen deutlich verbessert und immer mehr Unternehmen und Behörden können
- [DMS/ECM-Trends 2012](https://zoeller.de/dmsecm-trends-2012/) - Unsere Einschätzung aktueller DMS-/ECM-Themen, für 2012 und danach. Collaboration wird als Thema auch in 2012 allgegenwärtig sein. Die wesentlichen Gründe dafür sind die Anforderungen der Knowlegde Worker (nicht nur Sachbearbeiter) nach Dokumenten- und Content Management. Die funktionalen Anforderungen sind hier häufig komplett andere als in den klassischen DMS-Lösungen. Collaboration im Sinne von "Team Dokumenten Management" ist
- [Unterschiede bei DMS-Lösungen](https://zoeller.de/unterschiede-bei-dms-loesungen/) - Für einen Anwender, der sich mit der Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) beschäftigt stellt sich der Markt erst einmal unübersichtlich dar. Schnell wird klar: Schlagwörter und Abkürzungen wie ECM, DMS, Workflow oder Records Management verwirren eher bei der Bewertung von Lösungen, weil natürlich jeder Anbieter (und Berater) seine eigenen Definitionen hat. Dazu
- [Faktoren für ein erfolgreiches Dokumenten Management in kommunalen Verwaltungen](https://zoeller.de/faktoren-fuer-ein-erfolgreiches-dokumenten-management-in-kommunalen-verwaltungen/) - Ein Dokumenten Management System (DMS) ist eine technische Infrastruktur zur Verwaltung von unstrukturierten Informationen, die nicht bereits in Datenbanken oder Fachsystemen strukturiert vorgehalten werden. Darunter fallen nicht nur Papierdokumente, sondern auch E-Mails, Dateien auf Dateiservern und auch Informationen, die aus Fachsystemen heraus generiert werden. Erst durch das elektronische Bereitstellen dieser „Dokumente“ lassen sich auch elektronisch
- [File System Archivierung: Problemlösung für Datei-Messies?](https://zoeller.de/file-system-archivierung-problemloesung-fuer-datei-messies/) - Kleines Rätsel: Wen beschreiben wir hier? Kann nichts wegwerfen, weil er/sie nicht weiß, ob man es vielleicht doch noch gebrauchen kann. Also wird ohne Ordnung zugemüllt, bis die Füllgrenze erreicht ist. Die richtige Antwort ist …. die meisten PC-Anwender! Aufgewachsen mit der verlässlichen Vorhersage, dass Speicher schneller billiger wird als wir ihn zumüllen können. Und
- [DMS und Collaboration](https://zoeller.de/dms-und-collaboration/) - Marktgängige Collaboration-Lösungen bieten Anwendungsfunktionen, die auf die Zusammenarbeit im Team ausgerichtet sind und die projektbezogene Dokumentenverwaltung beinhalten. In der betrieblichen Zusammenarbeit besitzen Dokumente eine hohe Bedeutung: Konzepte, Angebote, Verträge, Korrespondenz, Kalkulationen, Präsentationen und unzählige weitere Unterlagen werden im Rahmen der Tätigkeiten erstellt, verändert, zugestellt, begutachtet, freigegeben und überarbeitet. Collaboration-Lösungen und DMS-Lösungen weisen bezüglich der Dokumentenverwaltung
- [10 Jahre GDPdU – endlich Klarheit!](https://zoeller.de/10-jahre-gdpdu-endlich-klarheit/) - 10 Jahre ist es nun her, dass die Grundsätze zum Datenzugriff erschienen sind. Anfangs wurde gerätselt, was genau damit gemeint sei. Jeder interpretierte ein wenig anders. Daher gab es Fragen- und Antwortlisten, Überarbeitungen, Seminare und viel viel Beratung. Mittlerweile sind die Dinge klar! Und vieles ist für Unternehmen einfacher geworden. Steuerrelevante Daten Durch die GDPdU
- [Dokumentorientierte vs. vorgangsorientierte Postkorb-/Workflowlösung](https://zoeller.de/dokumentorientierte-vs-vorgangsorientierte-postkorb-workflowloesung/) - Das Staunen ist der Anfang der Erkenntnis. So staunen häufig die Projektbeteiligten, wenn die Rückläuferunterlagen einer ECM-Ausschreibung gesichtet und bewertet werden. Jetzt wird vielen Anwendern erst bewusst, wie stark sich ECM-Systeme funktional und technisch voneinander unterscheiden. Offensichtlich sind doch nicht alle ECM-Systeme gleich und dieses gilt natürlich auch für die häufig in ECM-Lösungen integrierten Postkorb-
- [DMS in der Cloud: Hype oder konkreter Nutzen?](https://zoeller.de/dms-in-der-cloud-hype-oder-konkreter-nutzen/) - Das Thema Cloud ist allgegenwärtig und damit in der ECM-Branche natürlich auch die Frage nach der Relevanz von Cloud-Angeboten für elektronische Archivierung, DMS und andere ECM-Funktionen. Als erste Annäherung an das Thema soll eine grundlegende Darstellung zweier populärer Kategorien sogenannter Cloud-Dienste und die Abwägung deren Relevanz für ECM-Lösungen dienen. IaaS - Die Infrastruktur-Cloud Cloud-Angebote wie
- [SharePoint Dokumentenmappen - Architektur, Funktionalitäten und Einsatzbereiche](https://zoeller.de/sharepoint-dokumentenmappen-architektur-funktionalitaeten-und-einsatzbereiche/) - Mit SharePoint 2007 konnte man mehrere logisch zusammenhängende Dokumente nur in einem Ordner einer Dokumentenbibliothek ablegen. Das reichte für viele Anwendungsfälle nicht aus, weil es keine einfache Möglichkeit gab, eine einheitliche Aktenstruktur - sogenannte Aktenmodelle - zu definieren und gemeinsame Metadaten für alle Dokumente in einem Ordner ohne kundenspezifische Programmierung zu verwalten. Mit SharePoint 2010
- [Neue Anforderungen an elektronische Rechnungen](https://zoeller.de/neue-anforderungen-an-elektronische-rechnungen/) - Das Bundeskabinett hat am 02. Februar 2011 das Steuervereinfachungsgesetz beschlossen. Mit dem Gesetz setzt die Regierung die Vorgaben des EU-Ministerrates vom 13. Juli 2010 zur Änderung der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC um und definiert entsprechende Änderungen für das deutsche Umsatzsteuergesetz. Geändert wird hierdurch §14 des UStG, welches für den Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen bisher nur das EDI-Verfahren
- [Migration von DMS-Umgebungen](https://zoeller.de/migration-von-dms-umgebungen/) - Mit einem erfolgreichen Migrationsprojekt wird man nicht Projekt-Manager des Jahres. Migrationsprojekte sind unbeliebt, aber von großer Tragweite. Im Unterschied zum Wechsel einer Textverarbeitungs- oder einer Router-Software müssen rechtliche Anforderungen berücksichtigt werden, vorhandene Anwendungen müssen integriert werden und umfangreiche Datenbestände müssen bewegt und verändert werden. Wer hier bereits bei der Produktauswahl und Einrichtung einer DMS-Umgebung auf
- [SAP als ECM-Lösung](https://zoeller.de/sap-als-ecm-loesung/) - In den letzten Jahren hat SAP seine Anwendungen bezüglich der Dokumentenverwaltungsfunktionen kontinuierlich erweitert. In vielen SAP-Kundenumgebungen kommt die ArchiveLink-Schnittstelle zur Ablage von Dokumenten im Zusammenhang mit SAP-Objekten zum Einsatz, die bereits in den frühen 90er Jahren von SAP entwickelt wurde. Die SAP NetWeaver-Basis, die in den letzten Jahren aufgebaut wurde bietet zwischenzeitlich einen bunten Strauß
- [Aktenstrukturen in DMS-Anwendungen](https://zoeller.de/aktenstrukturen-in-dms-anwendungen/) - In den letzten Jahren hat sich in vielen DMS-Projekten ein Anforderungswandel vollzogen: weg von einer einfachen transaktionsbezogenen Dokumentenverwaltung, hin zu einer komplexen aktenbezogenen Contentverwaltung. Hierbei sind vielfältige fachliche und technische Herausforderungen zu meistern, die nicht nur die Produktauswahl betreffen, sondern auch das Vorgehen innerhalb des Umsetzungsprojekts. Der folgende Beitrag hebt typische Anforderungen moderner DMS-Anwendungen hervor
- [Klippen umschiffen - Praktische Tipps für die SharePoint-Einführung](https://zoeller.de/klippen-umschiffen-praktische-tipps-fuer-die-sharepoint-einfuehrung/) - Die Nutzung von Microsoft® SharePoint stellt sich für Anwender oft schwieriger dar als erwartet. Mit den richtigen Weichenstellungen gelingt die Einführung. Fehleinschätzung: „SharePoint ist selbsterklärend“ Oft wird erwartet, dass ein SharePoint-Portal intuitiv und selbsterklärend effektiv nutzbar ist. Das ist jedoch bei weitem nicht der Fall – zu vielfältig sind die zahlreichen Einzelfunktionen, die Konzepte des
- [Automatische Dokumentenerkennung](https://zoeller.de/automatische-dokumentenerkennung/) - Mehr und mehr Informationen liegen bereits in elektronischer Form vor. Rechnungen werden elektronisch versendet, Kundenanfragen oder -benachrichtigungen werden komplett mit dem E-Mail-System abgewickelt und Papierdokumente werden am Posteingang gescannt. Die Vermeidung von Papier in der Sachbearbeitung ist hierbei ein wichtiger Motivator, um Prozesse zu beschleunigen und die Auskunftsfähigkeit in einem Unternehmen zu erhöhen. Die reine
- ["Ich dachte, das ist Standard!"](https://zoeller.de/ich-dachte-das-ist-standard/) - Aus der Praxis: Anruf des DMS-Projektleiters eines mittelgroßen Unternehmens. Man bittet uns um Hilfe, weil die ständigen Nachforderungen des Anbieters mittlerweile ein Mehrfaches des ursprünglichen Angebotspreises ausmachen, kein Ende abzusehen. Das könne doch nicht sein, man habe doch keine so besonderen Anforderungen: ein bisschen Scannen, MS Office- und Mailintegration, normale Aktenstrukturen. Und dann so was!
- [Bestandsaktendigitalisierung in der Praxis](https://zoeller.de/bestandsaktendigitalisierung-in-der-praxis/) - Nicht nur das mit einer wesentlichen Platz- bzw. Raumersparnis verbundene „Leeren“ von Archivräumen, sondern vielmehr die Optimierung der fachlichen Bearbeitungsprozesse stellen starke Argumente für eine Digitalisierung von bestehenden Papierarchiven bzw. Aktenbeständen dar. Es ist daher nicht verwunderlich, dass die klassische Fragestellung: „Wie soll mit den bestehenden Papierakten umgegangen werden?“ bereits in DMS-Einführungsprojekten, aber typischerweise auch
- [Mit ECM-Strategien das Content-Chaos vermeiden](https://zoeller.de/mit-ecm-strategien-das-content-chaos-vermeiden/) - Der Umfang aufbewahrungswürdiger Daten und Dokumente steigt ständig an, ebenso die Zahl der eingesetzten Verwaltungssysteme. Anwender beklagen die schlechte Auffindbarkeit wertvoller Informationen in diesem Content-Chaos. ECM-Strategien helfen, die Content-Verwaltung kostengünstiger zu gestalten und hierbei zusätzlich einen besseren Zugang zu Inhalten zu erzielen. Das organisierte Content-Chaos Unternehmen in allen Branchen setzen immer mehr Systeme für die
- [DMS-Auswahl in der öffentlichen Verwaltung](https://zoeller.de/dms-auswahl-in-der-oeffentlichen-verwaltung/) - Die stetig zunehmende Zahl von nationalen und internationalen Vorgaben und Richtlinien und deren kurzfristige Umsetzung stellen eine große Herausforderung für kommunale Verwaltungen und Behörden dar. Viele dieser Vorgaben sind sehr technologiegetrieben, wie z. B. das eGovernment-Vorhaben „Deutschland-Online“, das Thema sichere E-Mails (De-Mail, Govello etc.), digitale Unterschriften (Signaturen), das elektronisches Einreichen von Gerichtsunterlagen und aktuell auch
- [Standards und Normen im ECM-Umfeld](https://zoeller.de/standards-und-normen-im-ecm-umfeld/) - Je mehr Standards, desto besser – so denkt man vielleicht, wenn es um die Auswahl einer ECM-Anwendung geht. Bei einer so langfristigen und gewichtigen Entscheidung soll natürlich in keinem Fall einen Fehler gemacht werden. Was ist da leichter als sich auf alle technischen Standards und Normen zu beziehen und die Erfüllung beim Anbieter einzufordern? Tatsächlich
- [Dokumenten Management in Landkreisen, Städten und Gemeinde](https://zoeller.de/dokumenten-management-in-landkreisen-staedten-und-gemeinde/) - Derzeit stehen viele Städte, Gemeinden und Landkreise hinsichtlich einer verwaltungsübergreifenden, rechtskonformen und zuverlässigen elektronischen Kommunikation untereinander und beim „digitalen“ Kundenservice noch am Anfang. Gründe dafür liegen zum einen an den überwiegend komplexen Verwaltungsprozessen und zum anderen an der Vielfalt von IT-Systemen, die in den Kommunen selbst oder in kommunalen Rechenzentren eingesetzt und betrieben werden. Es
- [Technisch-funktionale Stolpersteine bei der E-Mail-Archivierung](https://zoeller.de/technisch-funktionale-stolpersteine-bei-der-e-mail-archivierung/) - Der Wunsch, angesichts der eher chaotischen Ablage wichtiger Informationen, wieder auskunftsfähig zu werden, wachsende Sensibilisierung für rechtliche Anforderungen und schnell wachsende, kaum noch zu kontrollierende Belastung der Mail-Infrastruktur sind die wesentlichen Triebfedern für den Markt für E-Mail Management und –Archivierung. Gleichzeitig wird das Lösungsangebot immer vielfältiger und aus Anwendersicht immer undurchsichtiger. Zunehmend wird aber auch
- [Serie zur DMS-Auswahl - Teil 2: Server-Funktionen](https://zoeller.de/serie-zur-dms-auswahl-teil-2-server-funktionen/) - In Teil 1 der Artikelfolge zur Auswahl eines DMS-Produkts wurde herausgestellt, welche funktionalen Unterschiede zwischen Produkten bestehen, die dem Anwender zur Verfügung stehen. Teil 2 richtet das Augenmerk stärker auf System- und Serverfunktionen, also für den Anwender eher unsichtbare und daher zunächst unwichtig erscheinende Aspekte. Sobald jedoch unzureichende Serverfunktionen zu einem instabilen Betrieb führen oder
- [Zöller & Partner mit eigenem Stand auf der CeBIT 2009](https://zoeller.de/zoeller-partner-mit-eigenem-stand-auf-der-cebit-2009/) - Die Zöller und Partner GmbH wird auf der diesjährigen CeBIT mit einem eigenen Stand auf dem VOI-Partnerstand (Halle 3, A29) vertreten sein. Wir wollen unseren Kunden oder denen, die uns einfach mal persönlich kennenlernen wollen, Gelegenheit geben, sich mit einem Berater über neue Themen und Schlagworte, tatsächliche oder nur vermeintliche Verbesserungen und Neuerungen auszutauschen. Eine
- [Collaboration & Content Suites - Einstieg in ECM für den Mittelstand?](https://zoeller.de/collaboration-content-suites-einstieg-in-ecm-fuer-den-mittelstand/) - Unternehmen, in denen täglich viele Mitarbeiter elektronische Dokumente erstellen und zahlreiche Netzlaufwerke oder persönliche Ablagen für elektronische Dokumente existieren, geraten zunehmend in Handlungsdruck, weil ein effizientes Auffinden und Bearbeiten von dokumentengebundenen Informationen kaum noch zu gewährleisten ist. Kleine und mittelgroße Unternehmen stellen jedoch bei der Suche nach einer geeigneten Lösung rasch fest, dass die Investitions-
- [IDW RS FAIT 3 - Neue Prüfungsrichtlinie für DMS-Lösungen](https://zoeller.de/idw-rs-fait-3-neue-pruefungsrichtlinie-fuer-dms-loesungen/) - Der IDW RS FAIT 3 ist erschienen. Es handelt sich hierbei um eine Sammlung von Anforderungen an den Betrieb einer DMS-Lösung aus Sicht der Deutschen Wirtschaftsprüfer. Im Gegensatz zu Gesetzen und Verordnungen wurden hier konkrete und DMS-spezifische Regelungen zusammengestellt. Der erste Entwurf des IDW RS FAIT 3 war bereits seit Mitte 2005 auf der Homepage
- [Serie zur DMS-Auswahl - Teil 1: Client-Funktionen](https://zoeller.de/serie-zur-dms-auswahl-teil-1-client-funktionen/) - In kaum einem Land gibt es ein ähnlich vielfältiges DMS-Produktangebot wie in Deutschland. Der VOI hat im Herbst 2006 eine Übersicht mit 55 Produkten von 52 Herstellern (Dokumenten Management Systeme: Hersteller und Produktüberblick, September 2006; ISBN:3-932898-13-3; VOI Verband Organisations- und Informationssysteme, Bonn) herausgebracht – und die ist angesichts der vielen Nischenprodukte nicht einmal vollständig. Auf
- [ECM-Strategie: Konsolidierung der Vielfalt im Unternehmen](https://zoeller.de/ecm-strategie-konsolidierung-der-vielfalt-im-unternehmen/) - Die aktuelle vom BITKOM herausgegebene DMS-Marktübersicht 2013 zeigt, dass der DMS-Markt den Anwendern eine wachsende Anzahl von Lösungsmöglichkeiten für die Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung aufbewahrungswürdiger und –pflichtiger Dokumente und sonstiger Unterlagen zur Verfügung stellt. In dieser Marktübersicht werden im Segment DMS (ohne spezialisierte Web-, Redaktions- und Collaboration-Systeme) 60 Produkte aufgeführt. Die Spanne reicht von der
- [Content Integration - Teil 2](https://zoeller.de/content-integration-teil-2/) - Bis auf die Systeme von SAP und ADP (Paisy) gibt es auf dem Markt für betriebswirtschaftliche Systeme kein Produktangebot mit einer veröffentlichten, zertifizierbaren „Standard“-Schnittstelle zu einem Enterprise Content Management System. Auch „Standard“-Integrationen von ECM-Herstellern in marktgängige Fachanwendungen sind mit Schwächen verbunden. Projektarbeit tut Not – doch welchen technologischen Ansatz, welche Gesamtarchitektur sollte man wählen und
- [PDF/A : Kein neues Format, sondern Gebrauchsanweisung zur PDF-Archivierung](https://zoeller.de/pdfa-kein-neues-format-sondern-gebrauchsanweisung-zur-pdf-archivierung/) - PDF/A ist das griffige Kürzel für eine am 1. Oktober 2005 publizierte ISO-Norm „ISO 19005-1, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)“. Und wie der Name bei genauem Lesen verrät, ist es eher eine Gebrauchsanweisung zur Benutzung von PDF 1.4 (siehe Kasten: PDF-Historie) und
- [Verfahrensdokumentation im Umfeld GDPdU](https://zoeller.de/verfahrensdokumentation-im-umfeld-gdpdu/) - Je mehr Betriebsprüfungen ins Land gehen, desto wichtiger wird es den Unternehmen, einige interne Festlegungen für die digitale Betriebsprüfung zu treffen und auch zu dokumentieren. Ob dies nun die interne Zusammenstellung von steuerrelevanten Daten, die Relevanz der dazugehörigen IT-Systeme oder die Zuständigkeiten sind, wenn ein Prüfer kommt: Viele Dinge werden frühzeitig geregelt und sollten dokumentiert
- [Lösungsansätze für E-Mail Management](https://zoeller.de/loesungsansaetze-fuer-e-mail-management/) - E-Mail hat mehr und mehr andere Kommunikationsformen wie Brief oder Fax abgelöst. Versicherer kommunizieren auf diese Art und Weise mit Kunden in Schadensfällen; Energieversorger erhalten von Kunden Wünsche zu Vertragsänderungen oder Ableseergebnisse zu Energieverbrauch; Bestellungen in Internetshops werden per E-Mail angestoßen. Auf dem Markt werben Anbieter mit einer steigenden Anzahl von E-Mail-*.*-Lösungen. Eine klare Abgrenzung
- [Stolpersteine in BPM-Projekten](https://zoeller.de/stolpersteine-in-bpm-projekten/) - Business Process Management (BPM) verfolgt das Ziel, komplexe Abläufe in den Unternehmen transparenter zu gestalten, sie zu optimieren und teilweise zu automatisieren, um letztendlich die Produktivität zu verbessern. Zum Einsatz kommen dabei Geschäftsprozess-orientierte Software-Architekturen, die in vorhandene Applikationen integriert werden müssen. Der Nutzen von BPM-Lösungen kann deutlich über dem Nutzen einfacher Archivlösungen liegen. Um dies
- [Microsoft positioniert sich mit neuer Workflow-Engine](https://zoeller.de/microsoft-positioniert-sich-mit-neuer-workflow-engine/) - Insbesondere IT-Verantwortliche kleiner und mittlerer Unternehmen, die typischerweise stark an preiswerter und einfach einsetzbarer Software interessiert sind, suchten bisher bei Microsoft vergeblich nach Workflow-Funktionen, die ein durchgängiges Business Process Management ermöglichten. Das soll sich laut Microsoft mit Verfügbarkeit der angekündigten Windows Workflow Foundation (WWF) ändern. Microsoft hat, anders als z.B. SAP, die mit einer Workflow-Architektur schon seit Jahren alle
- [Content Integration - Teil 1](https://zoeller.de/content-integration-teil-1/) - Obwohl seit fast 20 Jahren Archiv- bzw. Dokumenten Management Lösungen in Unternehmen eingerichtet werden, stellt auch heute noch die Verbindung von Fachanwendung und Enterprise Content Management System (ECM-System) in fast jedem Projekt eine Herausforderung dar und ist häufig eine der Gründe für unkalkuliert hohe Projektkosten. Lesen Sie in diesem zweiteiligen Artikel, warum das so ist, welche
- [Wie groß ist der DMS-Markt?](https://zoeller.de/wie-gross-ist-der-dms-markt/) - Immer wieder werden wir gefragt, wie groß der DMS-Markt ist. Bereits bei einfachen Rückfragen wird die Schwierigkeit deutlich, eine vermeintlich einfache Frage auch einfach zu beantworten: meint der Frager die Anzahl Installationen? den Software-Umsatz? auch Dienstleistungen? auch die anteiligen Kosten im Rechenzentrum für Server und Speicher? Bildschirme? Trotzdem ist die Frage natürlich berechtigt. Jeder Marktteilnehmer
- [Magersucht - Thin Client vs. Fat Client - Teil 2](https://zoeller.de/magersucht-thin-client-vs-fat-client-teil-2/) - In fast allen DMS-Projekten wird die Frage der richtigen Client-Architektur diskutiert. Es geht um die Vor- und Nachteile von Thick Client (oder Fat bzw. Rich Client) versus Thin Clients. Oder vereinfachend und vermeintlich: Performanz und umfangreiche Funktionalität, aber schwierige Administrierbarkeit bei Fat Clients gegen einfache Administration und Multi-Plattform-Fähigkeit aber eingeschränkte Funktionalität und Ergonomie bei Thin
- [Work Together - Collaboration in ECM-Lösungen](https://zoeller.de/work-together-collaboration-in-ecm-loesungen/) - In den letzten Jahre häufen sich Produkt-Ankündigungen selbst großer EDV-Hersteller von "Collaboration"-Produkten. Unter diesem Begriff werden Funktionen zusammengefasst, die die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen verbessern sollen, vor allem in projektgetriebenen Umgebungen. Allerdings ist der Begriff "Zusammenarbeit" nicht fest umrissen - und so sind auch die Collaboration-Produkte inhaltlich nur begrenzt miteinander vergleichbar. Im vorliegenden Artikel wird eine Einteilung
- [ECM im Umfeld regulatorischer Anforderungen für Finanzdienstleister](https://zoeller.de/ecm-im-umfeld-regulatorischer-anforderungen-fuer-finanzdienstleister/) - Die Verabschiedung neuer regulatorischer Anforderungen wie der Sarbanes Oxley Act oder Basel II erfordert bei Finanzdienstleistern eine erneute detaillierte Betrachtung der vorhandenen Daten, Dokumente, Prozesse und Zuständigkeiten. Aufgrund von Finanzskandalen der letzten Jahre (Enron, Worldcom etc.) erfordern Compliance-Regularien mehr und mehr die Dokumentation von Prozessen und eine umgehende Auskunftsfähigkeit. Immer wieder stellt sich in diesem
- [Posteingang jetzt nur noch automatisch?](https://zoeller.de/posteingang-jetzt-nur-noch-automatisch/) - Posteingangsverarbeitung kann ein effizienter Bereich für die Optimierung von Dokumentenbearbeitungsprozessen sein. Welche Möglichkeiten bestehen mittlerweile, welche Grenzen gibt es in der Praxis? Vielen Unternehmen ist sicherlich bekannt, dass für die automatisierte Erkennung und Verarbeitung von papiergebundenen Lieferantenrechnungen bereits spezielle Lösungen angeboten werden. Hier gibt es eine größere Anzahl von Anbietern, die neben der reinen Erkennung
- [Records Management - mehr als nur Archiv?](https://zoeller.de/records-management-mehr-als-nur-archiv/) - Im Vertrauen: Wer kümmert sich darum, dass geforderte und benötigte Dokumentationen entstehen und geordnet verwaltet werden? Wer trägt die Verantwortung, wenn Aufzeichnungen fehlen? Und wie wird auf das Fehlen reagiert? Hier setzt Records Management an. Helfen elektronische Records Management-Lösungen doch, die Vollständigkeit der Dokumentation im Vorhinein zu vereinbaren und Regeln für die Beistellung, Verwaltung und
- [ECM mit SAP?](https://zoeller.de/ecm-mit-sap/) - Nicht allen SAP-Anwendern sind die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung bekannt, die SAP im Basissystem als Standard mit ausliefert. Welche Alternativen gibt es und was steckt hinter dem SAP Content Server? Bei der Suche nach ECM-Funktionalitäten in der SAP-Umgebung finden sich mehrere unterschiedliche Ansätze und Möglichkeiten Dokumente zu verwalten, zu bearbeiten und mit Business-Objekten zu verknüpfen.
- [Neuauflage der VOI-Prüfkriterien für DMS-Lösungen](https://zoeller.de/neuauflage-der-voi-pruefkriterien-fuer-dms-loesungen/) - Die PK-DML (Prüfkriterien für Dokumenten Management-Lösungen) sind in einer neuen Auflage beim VOI, Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. erschienen. Die Prüfkriterien für Dokumenten Management-Lösungen, kurz PK-DML, haben sich zu einem Standard bei Revisionen und Prüfungsstellen entwickelt, wenn es darum geht, die Ordnungsmäßigkeit eines elektronischen Archivsystems festzustellen. Der Vorteil dieser rund 80 Kriterien liegt auf der
- [SharePoint Portal Server: Die Nadel im Heuhaufen finden](https://zoeller.de/sharepoint-portal-server-die-nadel-im-heuhaufen-finden/) - In jedem Unternehmen speichern Dateiserver tausende von Dokumenten in oft tief verschachtelten Baumstrukturen, sodass Anwender Schwierigkeiten haben, dringend benötigte Dokumente rasch aufzufinden. Durch Navigation in mehr oder weniger aussagekräftig benannten Ordnerstrukturen wird häufig vergeblich versucht, die gewünschte Information zu erhalten. Einen Ausweg aus dieser Misere, die sich täglich durch die Erzeugung neuer Dateibestände verschärft, bieten
- [Magersucht - Thin Client vs. Fat Client - Teil 1](https://zoeller.de/magersucht-thin-client-vs-fat-client-teil-1/) - In fast allen DMS-Projekten wird die Frage der richtigen Client-Architektur diskutiert. Es geht um die Vor- und Nachteile von Thick Client (oder Fat bzw. Rich Client) versus Thin Clients. Oder vereinfachend und vermeintlich: Performanz und umfangreiche Funktionalität aber schwierige Administrierbarkeit bei Fat Clients gegen einfache Administration und Multi-Plattform-Fähigkeit aber eingeschränkte Funktionalität und Ergonomie bei Thin Clients.
- [ECM-Strategien gegen den Content-Wildwuchs](https://zoeller.de/ecm-strategien-gegen-den-content-wildwuchs/) - Der Markt für Content Management Systeme ist zerplittert. Das liegt einmal am Begriff "Content" selbst, der sehr umfassend ist und kaum eine Informationsart ausgrenzt. Gleichzeitig ist der Markt zwar dicht bevölkert, dennoch unterscheiden sich die angebotenen Lösungen und Produkte erheblich voneinander. Häufige Ursache für Missverständnisse: WCM ? ECM Der größte begriffliche Graben verläuft zwischen dem
- [Was heißt hier 'Linux wird unterstützt'?](https://zoeller.de/was-heisst-hier-linux-wird-unterstuetzt/) - Nicht nur im Behördenumfeld, sondern auch in kleinen und mittleren Unternehmen wird das Linux-Betriebssystem als relevante Zukunftsplattform gesehen. Aber lassen sich bereits heute durchgängige ECM-Lösungen unter Linux realisieren? Eines vorweg: Vollständig Linux-basierte Dokumenten Management Systeme sind derzeit noch nicht verfügbar! ECM-Anbieter stellen bestenfalls Einzelkomponenten ihrer Systeme unter Linux bereit. Gründe hierfür liegen vor allem in
- [Sind alle Systeme wirklich gleich?](https://zoeller.de/sind-alle-systeme-wirklich-gleich/) - Wer bei der Auswahl der geeigneten ECM-Lösung (ECM = Enterprise Content Management) vor allem bei Archivsystemen nur grob hinschaut, gewinnt schnell den Eindruck: „Alle Systeme sind gleich“. Gerade die Oberflächen der angebotenen Systeme ähneln sich immer mehr und die Funktionslisten der Angebote scheinen zunächst identisch. Die Sicht hinter die Kulissen deckt jedoch deutliche Unterschiede zwischen
- [Speicherstrategien in ECM-Lösungen](https://zoeller.de/speicherstrategien-in-ecm-loesungen/) - Die Frage "Was kennzeichnet revisionssichere Archivierung?" wird in der Regel mit "Optische Speicher!" beantwortet. Dieser scheinbar zwanghafte Zusammenhang zwischen Revisionssicherheit und Einmalbeschreibbarkeit von Medien gerät jedoch immer mehr ins Wanken: Mit dem dramatischen Preisverfall bei Magnetplattenspeichern verlieren optische Speichermedien ihren Preisvorteil, der in der Vergangenheit einen wichtigen Grundpfeiler ihres Erfolgs darstellte. Gleichzeitig bieten immer mehr
- [DMS für den Mittelstand](https://zoeller.de/dms-fuer-den-mittelstand/) - Lohnt sich ein DMS in Unternehmen zwischen 10 und 50 Mitarbeiter? Die Antwort ist: Ja, aber ... es gibt ein paar Besonderheiten, auf die geachtet werden sollte. Ein DMS rechnet sich nur da, wo recherchiert wird, durch verkürzte Recherchezeiten und die daraus folgende Beschleunigung der Geschäftsprozesse. Wird nicht recherchiert, kommt auch kein Nutzen zustande! Eingesparte
- [Warum DMS-Verfahren dokumentieren?](https://zoeller.de/warum-dms-verfahren-dokumentieren/) - Dokumentationen sind langweilig. Ein DMS vermeidet Papier und unterstützt meine Prozesse. Warum sollte ich das Produkt und die Abläufe auch noch dokumentieren? Zum einen gibt es eine rechtliche Grundlage: Diese ergibt sich aus dem HGB, in dem Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit, Unverfälschbarkeit und andere Vorgaben definiert sind. Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema
- [ERP-Integrationen bei "Nicht-SAP"-Lösungen](https://zoeller.de/erp-integrationen-bei-nicht-sap-loesungen/) - SAP hat es vorgemacht: Mit der ArchiveLink Spezifikation bietet die Walldorfer Softwareschmiede eine standardisierte Schnittstelle seiner ERP-Umgebung zu ECM-Systemen. Wie sieht dies aber bei anderen ebenfalls im Markt weit verbreiteten ERP-Systemen aus? Gibt es dort eigene Archivlösungen, Standard-Schnittstellen oder müssen die Anwender sich selbst darum kümmern? Betrachten wir zuerst Baan mit seiner aktuellen Produktlinie iBaan,
- [Optische Jukeboxen - ohne Alternative?](https://zoeller.de/optische-jukeboxen-ohne-alternative/) - Gibt es eine Alternative zu der „klassischen“ Jukeboxtechnologie? Welche Funktionen kann man hier erwarten? Welche Hersteller sind relevant und wo liegen die Kosten? Klassische Jukeboxen mit so genannten optischen WORM-Medien (Write Once Read Many) stellten bisher aufgrund der vergleichsweise geringen Kosten pro GB und ihrer unveränderbaren Datenspeicherung (Revisionssicherheit) die Archivierungskomponente für DMS-Lösungen dar. Mit dem
- [Was macht eigentlich Domea?](https://zoeller.de/was-macht-eigentlich-domea/) - Die öffentliche Verwaltung gilt als einer der größten Zielmärkte für ECM-Lösungen. Es gibt die von der Bundesregierung ins Leben gerufene Initiative "BundOnline 2005" und das neue Schlagwort eGovernment. Seit Jahren existiert ein Konzept zum "papierarmen Büro" in der öffentlichen Verwaltung - DOMEA. Wie weit hat sich diese Idee in den Behörden bisher durchgesetzt? Wo befinden
- [SAP misst DMS-Performance](https://zoeller.de/sap-misst-dms-performance/) - Bei der Standard-ArchiveLink-Zertifizierung bescheinigt SAP DMS-Herstellern lediglich die funktionale Abdeckung der Schnittstellen-Kommandos. Um die Leistungsfähigkeit von DMS-Lösungen unter Beweis stellen zu können, bieten die Walldorfer allen zertifizierten Partnern jetzt eine Zusatzzertifizierung unter dem Namen "ArchiveLink Load (AL-Load)" an. In einer Testumgebung ähnlich wie bei der ArchiveLink-Zertifizierung werden die maximal erreichbaren Werte für bestimmte Abläufe mit
- [GDPdU - alles klar?](https://zoeller.de/gdpdu-alles-klar/) - Im Frühjahr 2003 ist eine überarbeitete Version des Fragen- und Antworten-Kataloges zum Datenzugriff GDPdU vom Bundesfinanzministerium erschienen. Er ersetzt die Vorgängerversion vom 22. August 2002 - die herbeigeführten Klärungen sind jedoch leider begrenzt. Durch die am 6. März 2003 überarbeitete Fassung ergeben sich die folgenden Änderungen und Konkretisierungen: Bezüglich des Zugriffs auf Daten, die vor
- [Bewegung im ECM-Markt: Ist dies die Konsolidierung?](https://zoeller.de/bewegung-im-ecm-markt-ist-dies-die-konsolidierung/) - Nach Jahren der Ruhe sorgten innerhalb weniger Wochen 2 spektakuläre Übernahmen für eine deutliche Veränderung des ECM-Marktes. Ist dies die Konsolidierung, die einige Marktbeobachter nun schon seit Jahren postulieren? Wir glauben : Nein! Den Reigen eröffnet hat EMC mit der Übernahme von Documentum: Selbst Kenner des Marktes waren von diesem Schachzug überrascht worden, der jedoch
- [Neufassung der GoBD](https://zoeller.de/neufassung-der-gobd/) - Seit dem 14. November 2014 gibt es mittlerweile die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - kurz GoBD. Auch wenn diese gegenüber den GoBS aus 1995 diverse Aktualisierungen und Konkretisierungen beinhalten – insbesondere im Hinblick auf die Aufbewahrungsanforderungen in DMS-Systemen – gab es immer

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- [Willkommen bei Zöller & Partner](https://zoeller.de/) - Neutrale ECM- und DMS-Beratung Zöller & Partner ist eine strikt anbieter- und produktneutrale Organisations- und Technologieberatung fokussiert auf Enterprise Content Management (ECM). Dazu gehören die Themen Optimierung Content-basierter Abläufe und Geschäftsprozesse (Workflow) Dokumenten Management Elektronische Archivierung Collaboration Output-Management Web Content Management Typische Beratungsaufgaben sind: Prozess- und Organisationsberatung Vorstudien (Machbarkeit, Nutzen, Grobkonzepte) Fachkonzeption, Produkt- und Anbieterauswahl
- [2-Tage Intensiv-Seminar Archivierung, DMS, ECM](https://zoeller.de/seminare-events/) - Termine: in Planung. Alternative: Individuelles Inhouse-Seminar via Seminar-Konfigurator: siehe hier Ort: Online (MS Teams) --> Hier geht's ohne Umwege zur Seminaragenda! Seminarthemen Einführung: Grundlagen, Begrifflichkeiten, Marktüberblick, aktuelle Themen Funktionale Unterschiede der ECM-Lösungen am Markt: Worauf man bei der Anbieter- und Systemauswahl achten muss Positionierung und Abgrenzung zu Microsoft OneDrive/SharePoint/Teams 3 Varianten der E-Mail-Archivierung und was
- [Wir suchen Verstärkung: DMS/ECM-Berater mit mehrjähriger Projekterfahrung](https://zoeller.de/berater/stellenangebote/) - Über uns Wenn Sie in diesem Markt tätig sind, kennen Sie uns: Zöller & Partner ist ein führendes Beratungsunternehmen im Bereich Enterprise Content Management. Namhafte Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen (Beispiele siehe hier) schätzen die langjährige Erfahrung, strukturierte Vorgehensweise, die tiefen Markt- und Produktkenntnisse sowie die strikte Anbieterneutralität. Wir implementieren keine Lösungen, sondern bieten Anbieter- und Produkt-neutrale DMS-
- [Elektronische Archivierung, Dokumenten Management, Enterprise Content Management](https://zoeller.de/seminare-events/agenda/) - 2-Tage Intensiv-Seminar für Fach- und Führungskräfte Agenda Tag 1 09:00 - 09:15 Begrüßung Vorstellung der Agenda, Teilnehmer und Referenten. 09:15 - 10:15 Einführung und Überblick Einführung: Grundlagen, Begrifflichkeiten: "revisionssichere" Archivierung, DMS, ECM, Workflow, Collaboration. Aktuelle Marktsituation, Entwicklung der Anbieterlandschaft. Neue Anforderungen der Anwender: Tablets, Mobile & Offline, Cloud, Workflow, Ablösung Gruppenlaufwerk, Einbindung Externer, neue Formen
- [Downloads](https://zoeller.de/ecm-knowhow/downloads/) - Checklisten, Leitfäden und sonstige Downloads An dieser Stelle werden wir immer mal wieder Dokumente zum Download oder per Link verfügbar machen, die aus unserer Sicht für Archiv-, DMS- und ECM-Projekte relevant sind. Diese Liste ist derzeit nicht vollständig, wird aber laufend ergänzt. Hinweise auf fehlende Dokumente nehmen wir gerne (via Kontaktformular) entgegen. Download oder Link
- [Bernhard Zöller](https://zoeller.de/bernhard-zoeller/) - Ausbildung: Diplom-Kaufmann Studium: Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik an der Johann Wolfgang Goethe-Universität in Frankfurt am Main Bernhard Zöller ist seit 1984 im Bereich Dokumenten Management / Archivierung tätig. Als Berater bei der Diebold Deutschland GmbH, einer Technologie- und Managementberatungsfirma in Frankfurt am Main, schrieb er die ersten Studien (Diebold Archivstudie, 1987) und organisierte die ersten
- [Konditionen für individuelle Seminare](https://zoeller.de/konditionen-fuer-individuelle-seminare/) - Nach Erhalt Ihres Agendavorschlags erstellen wie für Sie zeitnah (meistens noch am gleichen Tag, spätestens am nächsten Werktag) ein unverbindliches Angebot. Für den Preis sind zwei Faktoren bestimmend: 1. Vorbereitungsaufwand und Umfang des Seminars Typisch sind 1- bis 2-Tage-Seminare. Selten betrug der Vorbereitungsaufwand (auch für individuelle Themenwünsche) mehr als 0,5 Personentage (Personentage sind unsere Berechnungseinheit
- [Content Management mit SAP](https://zoeller.de/seminare-events/content-management-mit-sap/) - Archivierung und Content Management in mySAP.com 1-Tages-Inhouse-Veranstaltung für Fach- und Führungskräfte aus EDV, Fachbereichen, Revision Zielsetzung Dokumente bekommen eine zunehmende Bedeutung im Zusammenspiel mit betriebswirtschaftlichen SAP-Anwendungen. Dies gilt sowohl für Kunden mit Anwendungen aus der der SAP Business Suite wie bspw. SAP ERP, als auch für die Anwender von Branchenlösungen aus dem Portfolio SAP for
- [Migration DMS-Lösung](https://zoeller.de/seminare-events/migration-dms-losung/) - 1 Tages-Inhouse-Veranstaltung für Fach- und Führungskräfte aus EDV und Fachabteilungen - bestehende DMS-Anwender Zielsetzung Nicht zuletzt die Insolvenz namhafter Hersteller von Dokumenten Management Systemen stellt viele Anwender vor die Herausforderungen eine neue, zukunftsträchtige Plattform für ihre oft komplexen Aufgabenstellungen zu finden und einen möglichst sanften Übergang vom Altsystem in das neue DMS durchzuführen. Zöller &
- [Verfahrensdokumentation](https://zoeller.de/quickstart-pakete/erstellung-einer-dms-verfahrensdokumentation-gemas-gobd/) - Zielsetzung Durch die immer komplexer werdenden Unternehmensprozesse, insbesondere durch den Einsatz von Informationstechnologie, fällt es Dritten oder auch den Anwendern selbst immer schwerer, diese zu überblicken oder zu bewerten. Hinzu kommt, dass häufige Änderungen an Prozessabläufen die Nachvollziehbarkeit von „alten“ Vorgängen erschweren. Ein Unternehmen oder eine Verwaltung für sich genommen kann dieses Problem zwar akzeptieren,
- [DMS-Verfahrensdokumentation](https://zoeller.de/seminare-events/dms-verfahrensdokumentation/) - Ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung durch eine DMS-Verfahrensdokumentation 1-Tages-Inhouse-Veranstaltung für Fach- und Führungskräfte aus EDV und Revision Zielsetzung Die Verfahrensdokumentation hat die Zielsetzung, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion zu dokumentieren. Darüber hinaus dient die
- [Migration Altsysteme](https://zoeller.de/quickstart-pakete/migration-von-dokumenten-management-losungen/) - Zielsetzung Der Wechsel einer ECM-Plattform (DMS, Archiv etc.) stellt eine hohe Herausforderung dar, aber nicht wegen der hohen Dokumentmengen, die ggf. umkopiert oder - bei Altformaten - sogar konvertiert werden müssen. Vielmehr sind es die Integrationsschnittstellen mit anderen Anwendungen, die individuellen Anpassungen der Standard-Plattform, ggf. konzeptionelle Unterschiede zwischen Altsystem und Neusystem in der Architektur aber auch bei
- [DMS-/ECM-Review](https://zoeller.de/dms-ecm-review/) - Die Herausforderung Ein DMS-/ECM-Review wird in vielen unterschiedlichen Situationen benötigt, zum Beispiel: Nach Vorlage eines Umsetzungskonzepts durch den DMS-/ECM-Integrator benötigen Anwender häufig eine neutrale, fachkundige Expertenmeinung, um sicherzustellen, dass Best-Practices eingehalten und typische Stolpersteine umgangen werden. Hier kann ein Umsetzungskonzept-Review helfen, Sicherheit für die weitere Projektarbeit zu erlangen. Ebenso kann ein Architektur-Review dazu dienen, festzustellen,
- [DMS/ECM im SAP-Umfeld](https://zoeller.de/archivierung-und-dokumenten-management-im-sap-umfeld/) - Zielsetzung Wer sich als SAP-Anwender mit den Themen Archivierung, DMS und Enterprise Content Management auseinandersetzt, stößt sehr schnell auf eine Vielzahl von Optionen: Angefangen bei der Speicherung von Archiv-Dateien mit ADK über die Nutzung von SAP-eigenen Dokumenten Management-Funktionen bis hin zu komplexeren Lösungsszenarien unter Einsatz externer elektronischer Archive, PDM- oder EDM-Systeme. Die Beratungsleistung „ECM im
- [Konzeption & Systemauswahl](https://zoeller.de/dms-auswahl/) - Lösungskonzeption, Anbieter- und Systemauswahl Das eine, beste System für alle Anwender gibt es nicht. Dazu sind u.a. die Anwender, Rahmenbedingungen und Anforderungen, aber nicht zuletzt natürlich auch die am Markt verfügbaren Lösungen viel zu unterschiedlich. Für eine ECM-Lösung gibt es keinen allgemeingültigen Standardumfang. Bereits auf grobem Level unterscheiden sich die Lösungen erheblich voneinander, z.B. in
- [ECM-Einführungsbegleitung](https://zoeller.de/ecm-einfuehrungsbegleitung/) - Komplett-Beratungspaket für die erfolgreiche Einführung einer DMS-/ECM-Lösung Zielsetzung Mit der Auswahl des DMS-/ECM-Systems hat der Anwender eine Richtungsentscheidung getroffen; nun gilt es, die Lösung zielgerichtet im Unternehmen einzuführen und den erhofften Nutzen zu erzielen. Die alleinige Installation der DMS-/ECM-Software bietet leider noch nicht die eigentliche Fachlösung; um diese zu erhalten, sind organisationsspezifische Anpassungen notwendig sowie
- [Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV)](https://zoeller.de/eingangsrechnungs-verarbeitung-erv/) - Lösungskonzeption, Anbieter- und Systemauswahl für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) stellt seit Jahren die am weitesten verbreitete Dokumenten-Management Anwendung dar. Nahezu jeder DMS-Hersteller, diverse Integratoren, aber auch ERP-Anbieter, Capture- und Komponentenhersteller bieten sogenannte Standardlösungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung an (manchmal auch Kreditoren-Workflow genannt), die immer häufiger nicht nur papierhafte, sondern auch elektronisch eingehende
- [Vorstudie / Grobkonzept](https://zoeller.de/dms-grobkonzept/) - Zielsetzung Das Beratungspaket „Vorstudie DMS/ECM“ wurde auf Basis der Erfahrungen aus zahlreichen vergleichbaren DMS-Projekten geschaffen, um einem Anwender mit überschaubarem Aufwand eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen an die Hand zu geben. Sehr häufig wird dieses Beratungspaket genutzt, um in einer Vorstudie die Sinnhaftigkeit des Gesamtprojektes zu ermitteln und die Handlungsoptionen aufzuzeigen. Folgende Informationen
- [ECM-Strategie](https://zoeller.de/ecm-strategie/) - Gewachsene Vielfalt an Archiv-, DMS- und ECM-Lösungen Die Systemlandschaft, die man bei vielen mittleren und großen ECM-Anwendern vorfindet, ist häufig gekennzeichnet durch: Abteilungsoptimierte Lösungen, abteilungsübergreifende (prozessweite) Sicht wurde wenig oder gar nicht berücksichtigt. Vielfalt unterschiedlicher Systeme von unterschiedlichen Herstellern mit zum Teil überlappender Funktionalität. Unterschiedliche Architekturen auf allen Ebenen, keine durchgehende Unterstützung der IT-Architekturstandards. Zum
- [2-Tage Intensiv-Seminar: Elektronische Archivierung, Dokumenten Management, Enterprise Content Management](https://zoeller.de/seminare-events/2-tage-intensiv-seminar-enterprise-content-management-dms-archivierung-workflow/) - Vom Archiv zum Enterprise Content Management Allgemeine Informationen, Preise und Konditionen Veranstaltungsort: Bis auf Weiteres finden die Seminare nur noch Online statt. Referenten: Bernhard Zöller und situativ weitere Berater von Zöller & Partner. Teilnahmegebühr: Die Gebühr für dieses 2-tägige Seminar beträgt EUR 1.050,- zzgl. MwSt. je Teilnehmer Der Preis umfasst die umfangreiche Seminardokumentation inkl. zahlreicher
- [Anbieter- und Systemauswahl gem. VOL/A](https://zoeller.de/dms-ecm-auswahl-gem-vola/) - ECM-/DMS-Auswahl unter Berücksichtigung der VOL/A Für ECM-Anwender im öffentlichen Bereich, die also der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) unterliegen, stellt die Systemauswahl zusätzlich zu den fachlichen, ECM-spezifischen Herausforderungen (siehe hier) auch formale Herausforderungen dar. Die Standardausschreibungsverfahren pressen den Auftraggeber in ein relativ starres Korsett: Es gibt – in den Standardverfahren – keine Möglichkeit zur
- [Individuelles Seminar ECM Compliance](https://zoeller.de/seminare-events/individuelles-seminar-ecm-compliance/) - Zielsetzung Regulatorische Anforderungen an eine Archiv-/DMS-/ECM-Lösung können - je nach Einsatzfeld und Branche - sehr viele unterschiedliche Perspektiven haben. Nachfolgend kann man sich eine individuelle Agenda zusammenstellen. Die auswählbaren Themen decken nach unserer Erfahrung zwar eine Vielzahl aber vielleicht nicht alle der in der Praxis vorkommenden Fragestellungen ab. Weitere Themen lassen sich daher einfach hinzufügen. Die Zeiten
- [ECM- / DMS-Seminar-Konfigurator](https://zoeller.de/seminare-events/ecm-dms-seminar-konfigurator/) - Komplett Online oder auf Wunsch vor Ort Mit dem ECM- / DMS-Seminar-Konfigurator bieten wir Ihnen eine einfache Möglichkeit, sich ein maßgeschneidertes Seminar zu allen Fragen rund um die Themen Archivierung, Dokumenten Management und Enterprise Content Management selbst zusammenzustellen. Das Seminar kann Online oder auf Wunsch auch in Ihren Räumen durchgeführt werden. So funktioniert es: 1.
- [Impressum](https://zoeller.de/impressum/) - Zöller & Partner GmbH Nachtigallenweg 3 65929 Frankfurt am Main Telefon: 069 3085-1210 Telefax: 069 3085-2255 E-Mail: E-Mail schreiben Handelsregister: Amtsgericht Frankfurt am Main HRB 43175 Ust.-IdNr.: DE 1870 77534 Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Bernhard Zöller Gestaltung und technische Umsetzung: Colibri Interactive - Felix Hollenstein Haftungsausschluss Inhalt: Der Inhalt dieser Seiten wurde mit größtmöglicher Sorgfalt zusammengestellt. Die Zöller
- [Anmeldung zum Seminar](https://zoeller.de/seminare-events/anmeldung-zum-seminar/) - Seminar-Gebühren (Online) EUR 1.050,- zzgl. MwSt für Online-Teilnahme weitere Informationen zu Konditionen, Orten, Referenten
- [Kontaktformular](https://zoeller.de/berater/kontaktformular/) - So erreichen Sie uns: Telefon: 069 3085-1210 Telefax: 069 3085-2255 E-Mail: office@zoeller.de Nachtigallenweg 3 65929 Frankfurt am Main
- [DMS-Marktübersicht 2018](https://zoeller.de/ecm-knowhow/dms-marktuebersicht/) - Mit 62 Systemen ist die "DMS-Marktübersicht 2018" mit ca. 900 Seiten die umfassendste Systemübersicht auf dem D.A.CH-Markt (Deutschland, Österreich, Schweiz). Sie ist auch ein Indiz für die Vielfältigkeit des Angebotes in einem schnell wachsenden Marktsegment der Informationstechnologie. "Global Player" wie Open Text, IBM und Microsoft sind ebenso vertreten wie die erfolgreichen mittelständischen Anbieter im deutschsprachigen
- [Veranstaltungsüberblick](https://zoeller.de/seminare-events/veranstaltungsuberblick/) - 2-Tage Intensiv-Seminar: Archiv, DMS, ECMAktuelle Veranstaltungen 17. Januar 2022, Düsseldorf Seminar: Die aktuellen GoBD Informationen 25./26. Januar 2022, Liederbach/Taunus 2-Tage Intensiv-Seminar: Archiv, DMS, ECM Informationen 21./22. Februar 2022, Liederbach/Taunus 2-Tage Intensiv-Seminar: Archiv, DMS, ECM Informationen
- [Marktübersicht Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung](https://zoeller.de/marktuebersicht-elektronische-eingangsrechnungsverarbeitung/) - Marktübersicht mit 34 Lösungen für Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung.
- [Konferenzräume bei Zöller & Partner](https://zoeller.de/konferenzraum-zoellerundpartner/) - Zöller & Partner GmbH Höchster Str. 70 65835 Liederbach / Taunus (bei Frankfurt am Main) Tel.: 069 9494-3100 Website: http://www.zoeller.de
- [Die Berater](https://zoeller.de/berater/) - Thorsten Brand Dipl.-Informatiker Weitere Informationen Jobst Eckardt Dipl.-Ing. Weitere Informationen Ulrich Gerke Dipl.-Kfm. Weitere Informationen Volker Halstenbach Dipl.-Kfm. Weitere Informationen Jürgen Rentergent Dipl.-Ing. Weitere Informationen Marc-Björn Seidel Dipl.-Informatiker Weitere Informationen Bernhard Zöller Dipl.-Kfm. Weitere Informationen
- [ECM-Glossar](https://zoeller.de/ecm-knowhow/) - Autor: Bernhard Zöller
- [Kernkompetenzen](https://zoeller.de/berater/unternehmen/) - Zöller & Partner ist ein strikt anbieter- und produktneutrales Beratungsunternehmen, spezialisiert auf Enterprise Content Management Dokumenten Management Elektronische Archivierung Output-Management Collaboration Web Content Management Workflow / Prozessoptimierung Anwenderberatung Wir helfen Anwendern bei der Erarbeitung und Umsetzung wirtschaftlicher und zukunftssicherer DMS-Strategien. Typische Projektaufgaben hierbei sind: Machbarkeitsstudien, Grobkonzepte/Vorstudien Begutachtung bestehender Systemumgebungen Erarbeitung der Lösungskonzepte IST-Analyse der Prozesse,
- [Account](https://zoeller.de/account/)
- [Seminarbewertungen unserer Teilnehmer](https://zoeller.de/seminare-events/seminarbewertungen/) - Stimmen von Teilnehmern: "Alles ++" S.B., Abraxas Informatik AG "Sehr intensives, aber sehr interessantes Seminar, das mir in der Praxis weiterhilft" R.Z., AEK Energie AG "Sehr anschaulich" T.H., Allianz Deutschland AG "Der gesamte Überblick war sehr informativ. Qualität der Unterlagen und Präsentationen ist sehr gut" C.N., ALOS GmbH "Sehr professioneller Eindruck der Seminarleitung" A.H., Alte
- [Newsletter Anmeldung fehlerhaft](https://zoeller.de/newsletter-anmeldung-fehlerhaft/) - Bei der Anmeldung ist leider ein Fehler aufgetreten. Bitte prüfen Sie Ihre Eingaben, insbesondere die Pflichtfelder.
- [Datenschutzerklärung der Zöller & Partner GmbH](https://zoeller.de/datenschutzerklaerung/) - Stand: 18. Februar 2018 Grundsätzliches zum Datenschutz Zöller & Partner behandelt personenbezogene Daten vertraulich und konform zu den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen. Die Nutzung der Websites www.zoeller.de, www.zoeller.ch, www.zoeller.at, ECM-Blog.de erfordert keine Angabe personenbezogener Daten. Wenn Sie uns Daten zur Verfügung stellen, zum Beispiel im Formular zur Kontaktaufnahme, bei Seminaranmeldungen oder anderen interaktiven Formularen auf unseren Seiten
- [SpringerGabler Verlag: Steuersicher archivieren, 2. Auflage](https://zoeller.de/ecm-knowhow/springergabler-verlag-steuersicher-archivieren-2-auflage/) - Von Thorsten Brand, Stefan Groß, Ivo Geis, Bernhard Lindgens und Bernhard Zöller Elektronische Aufbewahrung im Umfeld steuerlicher Anforderungen 2013, ca. 220 Seiten, Softcover ca. EUR 39,99 ISBN 978-3-8349-4181-7 In Deutschland gibt es alleine mehr als 3 Millionen umsatzsteuerlich veranlagte Unternehmen vom Kleinstgewerbe bis zum Großkonzern. Sie alle sind steuerrechtlich zur „ordnungsgemäßen“ Aufbewahrung verpflichtet. Hier stolpern Steuerpflichtige
- [Übersicht Beratungsleistungen](https://zoeller.de/quickstart-pakete/) - Die Zöller & Partner GmbH ist eine strikt anbieter- und produktneutrale Technologie-, Prozess- und Organisationsberatung, fokussiert auf Enterprise Content Management (ECM). Dazu gehören die Themen Elektronische Archivierung Dokumenten Management Collaboration Web Content Management Output Management Workflow Unsere Kunden sind mittelständische und große Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen aus unterschiedlichsten Branchen. Die Referenzliste gibt einen guten
- [Marc-Björn Seidel](https://zoeller.de/marc-bjoern-seidel/) - Ausbildung: Diplom-Informatiker, Studium an der Universität Bremen Marc-Björn Seidel ist Diplom-Informatiker und konnte seit 1999 Erfahrung in den Bereichen IT-Beratung und Entwicklung sammeln. Seit 2006 ist er im Bereich Enterprise Content Management und Dokumenten Management aktiv. Als Senior-Berater und Projektleiter ist er in großen, mittelständischen und kleinen Unternehmen unterschiedlicher Branchen für Konzeption, Einführung oder Migration
- [Patrick Richter](https://zoeller.de/patrick-richter/) - Ausbildung: Eidg. dipl. Wirtschafts-Informatiker Patrick Richter ist seit 2009 unabhängiger Management- und Technologie-Berater in der Schweiz. Davor arbeitete er zuerst sechs Jahre als IT-Consultant und Projektleiter bei einem Anbieter und Hersteller für elektronische Archivierungslösungen und dann acht Jahre lang als CEO eines Schweizer ECM-Unternehmens, welches sich auf die Entwicklung, Vermarktung und Einführung eines DMS/ECM-Systems für
- [Jürgen Rentergent](https://zoeller.de/juergen-rentergent/) - Ausbildung: Dipl.-Ing., Studium an der RWTH Aachen Mehr als 20 Jahre DMS-Erfahrung bringt Jürgen Rentergent bei der Anforderungsanalyse, Konzeption, Systemauswahl und Einführung von ECM-Lösungen ein. In zahlreichen Projekten mit Archiv, DMS, elektronischer Akte, Postkörben und Workflow hat er Kunden bei der Produktauswahl und der erfolgreichen Einführung beraten und verfügt dadurch über ein breites Branchen- und
- [Volker Halstenbach](https://zoeller.de/volker-halstenbach/) - Ausbildung: Dipl.- Kaufmann, Studium Betriebswirtschaftslehre in Köln, Schwerpunkt Informatik Volker Halstenbach unterstützt seit 1991 Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen bei der Gestaltung von ECM-Lösungen. Als Berater bei einem internationalen ECM-Anbieter zeichnete er bis 1998 für zahlreiche Einführungsprojekte vor allem bei Großunternehmen verantwortlich. Seine aktuellen Beratungsschwerpunkte bilden die Konzeption, Auswahl und Einführung von kundenspezifischen Archiv- und
- [Ulrich Gerke](https://zoeller.de/ulrich-gerke/) - Ausbildung: Diplom-Kaufmann, Studium Betriebswirtschaftslehre in Osnabrück, Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik. Ulrich Gerke ist seit 1996 für die Planung und Einführung von Content Management-, Workflow- und Archivsystemen verantwortlich. Als Senior Systemberater hat er 5 Jahre bei einem weltweit führenden Anbieter internationale Versicherungs-, Chemie- und Energieversorgungsunternehmen beraten. Als Bereichsleiter eines großen deutschen Handelshauses war er u.a. für die Evaluierung
- [Jobst Eckardt](https://zoeller.de/jobst-eckardt/) - Ausbildung: Dipl.-Ing. Technische Informatik Jobst Eckardt hat durch seine Tätigkeit bei international führenden Anbietern mehr als 20 Jahre Erfahrung mit Archiv-, Workflow- und DMS-Lösungen, davon über 15 Jahre mit Schwerpunkt der Integration in SAP R/3. Zuvor war er von 1984 bis 1991 bei einem großen deutschen Anbieter in der Entwicklung und Beratung für Lösungen im Bankenumfeld tätig.
- [Thorsten Brand](https://zoeller.de/thorsten-brand/) - Ausbildung: Diplom-Informatiker, Studium Informatik in Darmstadt, Schwerpunkt Betriebswirtschaft Thorsten Brand ist seit 1992 als produktneutraler Berater im Bereich ECM tätig. Seine Schwerpunkte sind die Konzeption, Auswahl und Einführung von kundenspezifischen ECM-Lösungen sowie die organisatorische Einführungsbegleitung, rechtliche Fragen und Verfahrensdokumentationen. Er ist Mitglied des BITKOM Arbeitskreises Compliance und im AWV Mitarbeiter der Arbeitsgruppe zur Erarbeitung regulatorischer
- [Veranstaltungshotel und Hotels in Veranstaltungsnähe, Frankfurt am Main](https://zoeller.de/veranstaltungshotel-und-hotels-in-veranstaltungsnaehe-frankfurt-am-main/) - Frankfurt Marriott Hamburger Allee 2 (direkt an der Festhalle/Messe) 60486 Frankfurt am Main Tel.: 069 7955-0 Fax: 069 7955-2432 Hotels in der Nähe NH Frankfurt Villa Emil-Sulzbach-Str. 14-16 60486 Frankfurt am Main (2 min zu Fuß) Tel.: (069) 97 99 070 Hotel an der Messe Westendstr. 104 60325 Frankfurt am Main (10 min zu Fuß)
- [mag. iur. Maria Winkler](https://zoeller.de/mag-iur-maria-winkler/) - Studium der Rechtswissenschaften in Graz (A) Frau Maria Winkler ist Inhaberin der IT & Law Consulting GmbH mit Sitz in Zug (CH), ein auf Informatikrecht und Datenschutzrecht spezialisiertes Unternehmen, das 2004 gegründet wurde. Frau Winkler berät Unternehmen sowie Behörden und öffentlich-rechtliche Körperschaften bei Rechtsfragen mit Bezug zu Informationstechnologien. Sie unterstützt die Kunden sowohl bei der
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- [Veranstaltungshotel Zürich, Schweiz](https://zoeller.de/veranstaltungshotel-zuerich-schweiz/) - Hotel Marriott Zürich Neumühlequai 42 CH-8001 Zürich Tel.: +41 1 360 7070 Fax: +41 1 360 7777 Website: http://www.marriott.de/
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- [Renaissance Hotel, Hamburg](https://zoeller.de/renaissance-hamburg/) - Renaissance Hamburg Hotel Große Bleichen 20354 Hamburg Tel.: 040 34918-0 Fax: 040 34918-969 Website: http://www.marriott.de
- [Veranstaltungshotel München](https://zoeller.de/veranstaltungshotel-muenchen/) - München Marriott Hotel Berliner Straße 93 80805 München Tel.: +49 89 36002-0 Fax: +49 89 36002-200 Website: http://www.marriott.de
- [Veranstaltungshotel Berlin](https://zoeller.de/5605-2/) - Berlin Marriott Hotel Inge-Beisheim-Platz 1 10785 Berlin Tel.: 030 22000-0 Fax: 030 22000-1000 Website: http://www.marriott.de
- [Veranstaltungshotel, Marriott Hamburg](https://zoeller.de/veranstaltungshotel-marriott-hamburg/) - Hamburg Marriott Hotel ABC-Straße 52 20354 Hamburg Tel.: 040 3505 0 Fax: 040 3505 1777 Website: http://www.marriott.de
- [Referenzen](https://zoeller.de/referenzen/) - Auszug aus der Zöller & Partner Kundenliste (Nennung der Kunden und Nutzung der Kundenlogos mit freundlicher Erlaubnis unserer Kunden. Logos sind urheberrechtlich geschützt und im Eigentum der jeweiligen Firmen)
- [Kontakt](https://zoeller.de/quickstart-pakete/kontakt/) - Schreiben Sie uns: [contact-form-7 id="5759" title="Kontaktformular"]
- [Marktübersicht: E-Mail-Archivsysteme](https://zoeller.de/ecm-knowhow/marktuebersicht-e-mail-archivsysteme/) - Hersteller und Produkte, Sommer 2009 Autoren: Berater der Zöller & Partner GmbH Herausgeber: Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Bonn, www.voi.de Mit der von Zöller & Partner erstellten Marktübersicht zu E-Mail-Archivierungslösungen stellt der VOI übersichtlich aktuelle Anbieter und Produkte vor. Diese ermöglicht es potenziellen Anwendern, sich schnell einen Überblick über Lösungen und deren Funktionsschwerpunkte zur E-Mail-Archivierung am
- [VOI Code of Practice](https://zoeller.de/ecm-knowhow/voi-code-of-practice/) - Vom Archiv zum Enterprise Content Management Mit diesem „Code of Practice“ legt der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. ein umfassendes Grundlagenwerk zum Themenkomplex Dokumenten-Management/Enterprise-Content-Management vor. Namhafte Experten der deutschen DMS-Szene haben daran mitgewirkt, auf über 600 Seiten einen aktuellen Überblick über alle relevanten Themen zur Verfügung zu stellen. Unter dem Titel „Dokumenten-Management - vom

## CM Tooltip Glossary Pro+

- [MRC](https://zoeller.de/glossary/mrc/) - Mixed Raster Content. Der Begriff Raster steht für Bitmap-Objekte, die beispielsweise als TIFF- oder JPEG-Objekt beim Scannen (oder digitalen Fotografieren ) entstehen. Normalerweise ist einer solchen Datei EINE Informationsart zugewiesen. Wenn das Bild sowohl Grafik als auch Text enthält musste man sich in der Vergangenheit entscheiden, ob man das Bitmap mit einem für Text oder
- [TR-RESISCAN (TR 03138)](https://zoeller.de/glossary/tr-resiscan-tr-03138/) - Die Bezeichnung RESISCAN deutet als einfach merkbares Wort auf den Anspruch der TR hin, dass nämlich hiermit eine Leitlinie für "rechtssicheres" im Sinne von "rechtlich vertrauenswürdiges" ersetzendes Scannen verfügbar sei. Die erste Version 1.0 wurde am 20.3.2013 auf der BSI Website veröffentlicht. Zur TR RESISCAN gehören das eigentliche Kerndokument sowie 5 normative oder informative Anlagen.
- [TR ESOR (TR 03145)](https://zoeller.de/glossary/tr-esor-tr-03145/) - Zur Nachsignatur kryptografisch signierter Objekte hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine Technische Richtlinie veröffentlicht TR 03125 (Version 1.2 vom 19. Dezember 2014). In der Praxis hat sich diese Richtlinie wenig verbreitet (außer in wenigen Fällen in der öffentlichen Verwaltung). Wenn also eine gutachterlich prüfbare Unveränderbarkeit/Unverlierbarkeit gefordert ist, kommen in Deutschland (und
- [beN](https://zoeller.de/glossary/ben/) - Besonderes elektronisches Notarpostfach. System zur sicheren elektronischen Kommunikation zwischen Notaren und Gerichten (und "anderen Akteuren des elektronischen Rechtsverkehrs). Normale E-Mail hat Nachteile bzgl. der Beweisbarkeit des Absenders, der Unveränderbarkeit des Inhaltes und des Zustellzeitpunktes. Daher wurden eine Reihe von Lösungen für den sicheren elektronischen Rechtsverkehr (ERV : elektronischer Rechtsverkehr) geschaffen. Für die in Deutschland zugelassenen
- [beA](https://zoeller.de/glossary/bea/) - Besonderes elektronisches Anwaltspostfach. System zur sicheren elektronischen Kommunikation zwischen Anwälten und Gerichten (und "anderen Akteuren des elektronischen Rechtsverkehrs). Normale E-Mail hat Nachteile bzgl. der Beweisbarkeit des Absenders, der Unveränderbarkeit des Inhaltes und des Zustellzeitpunktes. Daher wurden eine Reihe von Lösungen für den sicheren elektronischen Rechtsverkehr (ERV : elektronischer Rechtsverkehr) geschaffen. Neben dem beA gibt es
- [Archivierung](https://zoeller.de/glossary/archivierung/) - Der Begriff Archivierung wird häufig in drei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet: 1. Archivierung der öffentlichen Hand: Für historisch relevante Informationen bestehen archivische Aufbewahrungsfristen von über hundert Jahren und manchmal sogar (bei Originalurkunden von kultureller oder historischer Bedeutung) zeitlich unbeschränkt. Gesetzliche Grundlagen sind Bundes- und Landesarchivgesetze. 2. Archivierung im eher umgangssprachlichen Sinne, so wie er auch in
- [PEPPOL](https://zoeller.de/glossary/peppol/) - Peppol („Pan-European Public Procurement OnLine“) ist ein Projekt der Non-Profit Organisation OpenPeppol (Sitz in Brüssel) zur Standardisierung öffentlicher und ggf. auch länderübergreifender Beschaffungsprozesse. Mit Hilfe der international verfügbaren Infrastruktur des Peppol-Netzwerks können E?Rechnungen an alle Rechnungsempfänger übermittelt werden, die angeschlossen sind. Rechnungsempfänger sind vor allem öffentliche Verwaltungen. Für den Rechnungssender ergibt sich durch PEPPOL ein
- [Digitale Signatur](https://zoeller.de/glossary/digitale-signatur/) - Früher wurde der Begriff digitale Signatur von der elektronischen Signatur abgegrenzt, aber selten einheitlich. Praktisch gibt es aber keinen Unterschied zwischen "elektronisch" und "digital". Wir kennen kein "elektronisches" Verfahren, in dem die Daten nicht digital sondern "analog" entstehen. Daher werden die Begriffe "elektronische Signatur" und "digitale Signatur" synonym verwendet. Einige Quellen definieren die digitale Signatur
- [eIDAS](https://zoeller.de/glossary/eidas/) - Electronic identification and trust Services. EU-Verordnung Nr. 910/2014 vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG. Mit der eIDAS Verordnung ist es nun möglich, statt mit den unbeliebten SSEE (Sicheren Signaturerstellungseinheiten, vulgo: Kartenleser) nun per 2-Faktor-Authentifizierung (z.B. mit Smartphone TAN als zweitem Faktor)
- [CIUS](https://zoeller.de/glossary/cius/) - CIUS steht im Kontext elektronischer Rechnungen für "Core Invoice Usage Specifikation" im Zusammenhang mit dem E-Rechnungsstandard EN 16931. Eine CIUS erlaubt die landesspezifische Ausgestaltung der Kernspezifikation EN 16931. Ein deutsches Beispiel wäre die XRechnung in der öffentlichen Verwaltung. Die XRechnung basiert im Kern auf EN 16931, ist aber eine angepasste Spezifikation (und somit eine CIUS).
- [XRechnung](https://zoeller.de/glossary/xrechnung/) - Die XRechnung ist ein XML-basiertes strukturiertes Rechnungsformat, basierend auf dem europäischen Standard CEN 16931. Im Unterschied zur --> ZUGFeRD-Spezifikation sieht die XRechnung kein Rechnungsbild sondern nur die XML-Struktur als Rechnungsinhalt vor. Die Visualisierung einer XREchnung erfordert daher eine Zusatzkomponente im Unterschied zu ZUGFeRD, bei dem der Client auf die PDF-Variante der Rechnung (ZUGFeRD beinhalte sowohl
- [Transferfrist](https://zoeller.de/glossary/transferfrist/) - Die Transferfrist stammt u.E noch aus dem Papierzeitalter und ist mit der digitalen Aktenführung nicht mehr notwendig. Die z.d.A. geschriebenen Papierakten wurden häufig in „Kellerarchiven“ oder anderen Lagerorten im Rahmen der Transferfrist vorgehalten – nur raus aus den Büros mit den geschlossenen Akten. Damit war es den Sachbearbeitern möglich, ggf. kurzfristig/schnell auf z.d.A. geschriebenen Papierunterlagen
- [GoBD](https://zoeller.de/glossary/gobd/) - "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Veröffentlicht in aktualisierter Fassung am 28. November 2019 (GZ IV A 4 - S 0316/19/10003 :001, Dok: 2019/0962810). Die GoBD ersetzten seit 2014 die früher geltenden GoBS und gleichzeitig die seit 2002 geltenden GDPdU. Zentrale Handlungsfreiheiten bei der
- [Optische Platten](https://zoeller.de/glossary/optische-platten/) - Veraltet: Speicherplatten, die mittels Laseroptik beschrieben und gelesen werden können. Es gab unterschiedliche Technologien und Produktlinien optischer Speicher: auf CD oder BluRay-Technologie basierende Daten- oder Multimedia-Medien. Von diesen gibt es sowohl einmal beschreibbare als auch wiederbeschreibbare Systeme. Optische Platten spielen schon seit vielen Jahren keine Rolle mehr im DMS-Markt, egal welche Technologie. Als Tertiärmedium für
- [Aktenplan](https://zoeller.de/glossary/aktenplan/) - Ein Aktenplan ist ein vor allem in öffentlichen Verwaltungen verwendetes Ordnungssystem zur systematischen Gliederung für den Aktenbestand, nach der sich die Vergabe des Aktenzeichens und die Aufbewahrung in einer Verwaltung oder eines Unternehmens richtet. Aktenpläne sind i.d.R. hierarchisch in Hauptgruppe -> Obergruppe -> Gruppe -> Untergruppe - > Betreffseinheit gegliedert. Darunter werden Akten und Vorgänge
- [CMIS](https://zoeller.de/glossary/cmis-2/) - CMIS (Content Management Interoperability Services) ist ein von zahlreichen Herstellern gemeinsam entwickelter Standard, der eine Abstraktionsschicht zum Zugriff auf verschiedene Systeme und Dokumenten-Management-Repositories definiert. CMIS umfasst zahlreiche Basisfunktionen wie Ablegen und Aufrufen von Dokumenten und Ordnern, Dokumente und Attribute setzen, ändern und löschen etc. CMIS erlaubt somit den Zugriff auf CMIS-konforme Content Repositories, ohne die
- [Akte](https://zoeller.de/glossary/akte/) - Eine Akte in einer Archiv-, DMS- oder ECM-Lösung enthält alle zu einem Ordnungsbegriff (z.B. dem Aktenzeichen, der Kundennummer, dem Mitarbeiter, dem Projekt etc.) gehörenden Unterlagen. Sehr häufig werden solche Aktenanwendungen auch visuell dargestellt wie die bisher bekannten Papierakten, d.h. hierarchisch mit Unterregistern und den dazugehörenden Dokumentarten. Häufig sind die elektronischen Akten aber nur noch Visualisierungen
- [ZUGFeRD](https://zoeller.de/glossary/zugferd/) - ZUGFeRD steht für "Zentrale User Guidelines Forum elektronische Rechnung Deutschland". Dahinter verbirgt sich eine Spezifikation für eine PDF/A-3 basierte Rechnung, die nicht nur die augenlesbaren (bildhaften) Rechnungsdaten in einer normal nutzbaren PDF-Datei enthält, sondern darüber hinaus auch die inhaltlich identischen Rechnungsdaten (mindestens die Pflichtangaben nach dem deutschen Steuerrecht) als eingebettetes XML-Objekt. Der besondere Nutzen einer
- [AIIM](https://zoeller.de/glossary/aiim/) - Association for Information and Image Management, eine international agierende Vereinigung von Herstellern und Anwendern von Informations- und Dokumenten Management Systemen, hervorgegangen aus der 1942 gegründeten National Micrographics Association (USA). Die AIIM veranstaltet in den USA und UK ECM-Seminare und Roadshows und hostet diverse Arbeitsgruppen, zum Beispiel im Bereich Standards. In Europa trat die AIIM zuletzt
- [XMP](https://zoeller.de/glossary/xmp/) - Extensible Metadata Platform, eine von Adobe im Jahr 2001 entwickelte und in 2004 veröffentlichte Spezifikation für die Definition von Metadaten zu digitalen (PDF-) Unterlagen. Das Einbetten von Metadaten - inkl. so genannten Custom Meta Fields - in PDF/A-Dokumente erzwingt die Nutzung von XMP für diese Metadaten.
- [TWAIN](https://zoeller.de/glossary/twain/) - TWAIN ist die Bezeichnung für eine generische, nicht scannerhardwarespezifische Scanner-Treibersoftware. Initiiert wurde TWAIN von der gleichnamigen Non-Profit-Organisation, bestehend aus mehreren Herstellern wie z.B. Bell&Howell, Canon, Eastman Kodak, Fujitsu, Hewlett-Packard, Kofax, Ricoh u.v.a. Hervorgegangen aus einem Scanner Round Table von 1992 mit dem gemeinsamen Ziel, ein Protokoll und ein API für die Kommunikation zwischen Bilderfassungsgeräten (Scanner,
- [WORM](https://zoeller.de/glossary/worm/) - Write Once Read Many (Times): Mit dem Akronym WORM werden Speichersysteme kategorisiert, die mittels physischer Eigenschaften des Mediums oder per Firmware bzw. Software die Unveränderbarkeit und Nichtlöschbarkeit gespeicherter Informationen sicherstellen. Dies können sowohl optische Medien sein (DVD etc.) als auch "normale" Speichersysteme wie Magnetplatten oder SSD-Systeme, die durch technische Funktionen die Unveränderbarkeit sicherstellen.
- [Fuzzy-Suche](https://zoeller.de/glossary/fuzzy-suche/) - Engl.: schwammig oder ungenau. Bezeichnung für eine Art "fehlertolerante" Suche in Volltextdatenbanken, bei der Suchbegriffe und in Dokumenten enthaltene Wörter nicht buchstabengenau, sondern auch mit gewissen Abweichungen toleriert werden. Beispiele sind fehlende Buchstaben oder verdrehte Zeichenfolgen. Bei einer Fuzzy-Suche werden die Treffer einer Suchanfrage häufig mit einer Relevanzwahrscheinlichkeit ausgezeichnet.
- [Fax Gruppe 3, 4](https://zoeller.de/glossary/fax-gruppe-3-4/) - Mit Fax Gruppe 3 und 4 werden häufig die Kompressionsalgorithmen bezeichnet, die bei der Reduktion der Datenmengen von schwarz-weißen (bitonalen) Faksimile-Dokumenten verwendet werden. Auf einem schwarz-weißen Dokument lassen sich innerhalb der Scanzeilen die aufeinanderfolgenden schwarzen oder weißen Pixel mit einer Formel zusammenfassen (Gruppe 3 = eindimensionale Kompression). Sind darüber hinaus auch aufeinanderfolgende Zeilen gleich, lassen
- [DOMEA](https://zoeller.de/glossary/domea/) - Dokumenten Management und Elektronische Archivierung. Organisationskonzept und Leistungsverzeichnis der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik (KBSt) für die elektronische Vorgangsbearbeitung in öffentlichen Verwaltungen mit den Schwerpunkten: Schriftgutverwaltung, Elektronische Aktenablage und Vorgangsbearbeitung. Anbieter konnten sich auf DOMEA-Konformität zertifizieren lassen, allerdings waren es bei der jüngsten DOMEA-Spezifikation 2.1 nur noch 6 Anbieter. DOMEA wird als zertifizierbarer
- [DIN](https://zoeller.de/glossary/din/) - DIN Deutsches Institut für Normung e. V. (kurz DIN) ist die nationale Normungsorganisation der Bundesrepublik Deutschland mit Sitz in Berlin.
- [Digitalisierung](https://zoeller.de/glossary/digitalisierung/) - Tätigkeit, die angewendet wird, um ausgehend von einem analogen Objekt ein digitales Abbild zu schaffen. Die Digitalisierung von Dokumenten erfolgt in der Regel durch das Scannen der entsprechenden Vorlage, vermehrt auch durch den Einsatz von Digitalkameras und Smartphone-/Tablet-Kameras. Das Ergebnis der Digitalisierung von Dokumenten stellt zumindest eine bildhafte elektronische Wiedergabe (Kopie) dar, in weiteren Ausbaustufen
- [DCA](https://zoeller.de/glossary/dca/) - Document Content Architecture, IBM-Dokumentenspezifikation. DCA beschreibt zwei verschiedene Dokumentformen: 1. Revisable Form: Text für Dokumente, die noch verändert werden 2. Final Form: Text für unveränderliche Dokumente ECM-Relevanz: DCA ist Bestandeil der MO:DCA-Dokumentarchitektur der IBM, die in vielen Massenoutput-Szenarien (AFP-Druckoutput) relevant ist.
- [CD](https://zoeller.de/glossary/cd/) - Compact Disk, von Philips und Sony Ende der 70er Jahre entwickelte Technologie im 80 bzw. 120 mm-Plattenformat. CDs gibt es in den Varianten CD-DA (CD Digital Audio, die bekannte Musik CD), CD-R (R steht für Recordable, das ist die einmal beschreibbare CD) und CD-RW (RW steht für Re-Writable). Damit sind die auf Phase-Change Technologie basierenden
- [BLOB](https://zoeller.de/glossary/blob/) - Binary Large Object. Digitalisierte Information in Form großer binärer Objekte, die sich nicht, wie sonst in einer Datenbank üblich, in Zeichen oder Datenfelder strukturieren lassen. Ein Beispiel wäre eine PDF-Datei oder eine Audio- bzw. Video-Datei. Der Begriff BLOB wird in Zusammenhang mit Datenbanken verwendet, die trotz der Unstrukturierbarkeit von BLOBs, diese Objekte als Feldtyp gestatten.
- [AS](https://zoeller.de/glossary/as/) - Archivinformationssystem. Ein im SAP-Basissystem integriertes generisches Werkzeug zur Durchführung von Recherchen in SAP-Datenarchiven. Die Suche und Anzeige von archivierten Daten erfolgt auf der Grundlage so genannter Archivinformationsstrukturen, die vom Anwender definiert und mit Daten aus den Archivobjekten gefüllt werden können.
- [AIS](https://zoeller.de/glossary/ais/) - Audit Information System: Anwendung für Revisoren, Wirtschaftsprüfer, Datenschutzbeauftragte mit vordefinierten Prüfungsleitfäden, Berichtsbäumen und Auswertungsprogrammen, die ein systemtechnisches oder kaufmännisches Auditing eines SAP-Systems vereinfachen. Es existieren Schnittstellen zum Export von prüfungsrelevanten Daten für eine Weiterbearbeitung in gängigen Prüferwerkzeugen wie ACL, AuditAgent, WinIDEA etc.
- [AFP](https://zoeller.de/glossary/abstract/) - Advanced Function Presentation (früher: Advanced Function Printing). IBM-Druckformat für Hochleistungsdrucker. Ein AFP-Datenstrom (AFPDS) kann aus reinen Zeichen bestehen (1403 Linedata) oder aus Verbunddokumenten (MO:DCA) mit grafischem Inhalt oder aus einer Mischung aus beidem. Im Umfeld von Archivierungsprojekten ist AFP wichtig, weil AFP-Ausgangsdokumente ebenfalls in die elektronische Akte abgelegt werden sollen. Das AFP-Format selbst ist aber
- [Ersetzendes Scannen](https://zoeller.de/glossary/ersetzendes-scannen/) - Beim Ersetzenden Scannen wird das Papieroriginal nach dem Digitalisieren vernichtet (in der Regel erst nach einer bestimmten Zeit).
- [Hybrid-Akte](https://zoeller.de/glossary/hybrid-akte/) - Unter Hybridakte wird eine Lösung verstanden, bei der parallel neben der elektronischen Akte noch ganz oder teilweise Bestände der Papierakte geführt werden. Dies kann rechtliche, betriebswirtschaftliche oder praktische Gründe haben. Beispiel für rechtliche Gründe: Urkunden sind nur im Original gültig. Betriebswirtschaftliche Gründe: Die Altakten im Keller mit äußerst seltenem Zugriff. Praktische Gründe: die DVD-Sammlung mit
- [Revisionssichere Archivierung](https://zoeller.de/glossary/revisionssichere-archivierung/) - Der Begriff "Revisionssicherheit" ist gesetzlich nicht verankert und es existiert keine offizielle Zertifizierung für "revisionssichere" Archivsystemprodukte. Man bezeichnet solche Systeme und Verfahren als revisionssicher, die den Anforderungen der §§ 146, 147 AO, §§ 239, 257 HGB sowie der GoBD vollständig entsprechen. Hier gehören vor allem eine gegen unzulässige Manipulation geschützte Aufbewahrung und die Sicherstellung der
- [AIP](https://zoeller.de/glossary/aip/) - Archival Information Package. Die ursprüngliche Definition ging aus der OASIS-Spezifikation vom Januar 2002 hervor. Ein AIP umfasst sowohl die aufzubewahrende Information (zum Beispiel ein gescanntes Dokument, eine PDF-Datei etc.) als auch die zur Verwaltung notwendigen Attribute (die so genannte Preservation Description Information - PDI). Diese können umfassen: Herkunft, Zugriffsrechte, Metadaten, Aufbewahrungsfristen etc. PDI werden zusammen
- [Pixeltiefe](https://zoeller.de/glossary/pixeltiefe/) - Gibt die Informationsmenge in Bits pro ­Pixel (Bildpunkt) an.
- [Zertifizierungsstelle (Trust-Center)](https://zoeller.de/glossary/zertifizierungsstelle-trust-center/) - Eine Zertifizierungsstelle ist Bestandteil einer Public-Key-Infrastruktur. Sie vergibt digitale Zertifikate an Personen oder Organisationen und weist ihnen damit einen öffentlichen Schlüssel zu, mit dessen Hilfe die Identität der Person oder Organisation durch jedermann überprüft werden kann.
- [Zertifikat](https://zoeller.de/glossary/zertifikat/) - Digitales Zertifikat
- [Zeitstempel](https://zoeller.de/glossary/zeitstempel/) - Im Sinne des Signaturgesetzes ist ein Zeitstempel die Bescheinigung, dass ein elektronisches Dokument dem Urheber zum Zeitpunkt der Ausstellung des Zeitstempels vorgelegen hat. Ein Zeitstempel enthält neben der gesetzlich gültigen Zeit (von einem entsprechenden Zeitdienst oder Zeitserver) einen Hashwert des Dokumenteninhalts und ist damit untrennbar mit dem Dokument verknüpft.
- [XSL](https://zoeller.de/glossary/xsl/) - eXtensible Stylesheet Language. In einer XSL-Datei werden Gestaltungselemente wie z.B. Fonts, Tabellenstrukturen etc. getrennt von den Angaben in XML verwaltet. Die Einbindung einer externen XSL-Definition in ein XML-Dokument wird über einen Referenz-Befehl vorgenommen.
- [XML](https://zoeller.de/glossary/xml/) - eXtensible Markup Language, abgeleitet von SGML. XML ist sowohl ein Datenformat als auch eine Metasprache zur Beschreibung der formalen Eigenschaften eines Textes. XML kann Metadaten wie z.B. Versionsinformationen oder selbstdefinierte Indexwerte beinhalten und eignet sich daher zur Kommunikation zwischen verschiedenen Anwendungen.
- [XAM (eXtensible Access Method)](https://zoeller.de/glossary/xam-extensible-access-method/) - XAM ist sowohl die Bezeichnung für eine Initiative der Storage Networking Industry Association (SNIA) als auch für die Spezifikation einer Schnittstelle zur Kommunikation zwischen Anwendungen, die Fixed Content erzeugen, und Storage Systemen, die Fixed Content speichern. Innerhalb der XAM-Initiative haben sich verschiedene Hersteller von Content Addressed Storage (CAS) Systemen zusammengeschlossen und wollen in der XAM-Spezifikation
- [Workflow](https://zoeller.de/glossary/workflow/) - Workflow Management Systeme sind Anwendungen bzw. Lösungen, mit deren Hilfe man strukturierte Aufgaben und Geschäftsprozesse modellieren und spezifizieren und deren Ausführung steuern kann. Das Thema Workflow wird am ECM-Markt in drei grundsätzlich unterschiedlichen Ausprägungen diskutiert: - Workflow im Sinne automatisierter Dokumentenprozesse - Workflow im Sinne elektronischer Postkorbanwendungen Workflow i.S. v. Postkorbanwendungen - Workflow im Sinne
- [WfMC](https://zoeller.de/glossary/wfmc/) - Workflow Management Coalition, gegründet 1993. Vereinigung von über 200 Firmen mit dem Ziel, verschiedene Aspekte des Themas "Workflow" zu standardisieren. Das Thema wurde in 5 verschiedene Layers gegliedert, denen eine sogenannte Interface Beschreibung zugeordnet ist. Diese sind: Interface 1: Prozessdefinition Interface 2: Client-Server Kommunikation Interface 3: Anwendungsinitiierung: Anw.-Anw.-Kommunikation Interface 4: Interoperabilität: Workflow-Workflow-Kommunikation Interface 5: Systemverwaltung
- [WebDAV](https://zoeller.de/glossary/webdav/) - Web Distributed Authoring and Versioning. Eine Erweiterung des HTTP-Protokolls. Mit WebDAV lassen sich Web-Server wie Dateiverzeichnisse verwenden inkl. Funktionen für Ordner und mehrfache Unterordner, Kopieren, Verschieben und Löschen etc. Dadurch wird es möglich, aus einer Standard-Client-Umgebung Dokumente in einem Web-Server inkl. Check-out-Funktionen zu verwalten. Da es sich bei WebDAV um ein Protokoll und nicht um
- [Verfahrensdokumentation](https://zoeller.de/glossary/verfahrensdokumentation/) - Die Verfahrensdokumentation nach GoBS dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung und der GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind. Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den §§ 239, 257 HGB, aus denen die Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen,
- [TIFF](https://zoeller.de/glossary/tiff/) - Tagged Image File Format. Entwickelt von Aldus ab 1986 unter Beteiligung anderer Firmen (Microsoft, HP u.a.). 70 Tags (Merkmalskennzeichner) zur Beschreibung der Eigenschaften wie z.B. Kompressionsalgorithmus, Anzahl Bits per Pixel, Anzahl vertikale und horizontale Pixel. Seit TIFF Version 5.0 werden 5 Coding-Schemata unterstützt: CCITT G3, Fax G3, Fax-kompatibles CCITT G4, LZW und PackBit. Entwickler können
- [SVG](https://zoeller.de/glossary/svg/) - Scalable Vector Graphics: SVG ist eine XML-Sprache, die im Gegensatz zu den meisten anderen XML-Abkömmlingen nicht die Struktur eines Dokumentes beschreibt, sondern dessen grafische Darstellung durch Text, Liniengrafik und Bilder.
- [Single-Page TIFF](https://zoeller.de/glossary/single-page-tiff/) - Bei einem Single-Page-TIFF-Dokument (zu TIFF siehe dort) werden die Seiten eines mehrseitigen Dokumentes als einzelne TIFF-Dateien gespeichert und über die DMS-Anwendung wieder in einem Dokumentzusammenhang (also Seitenstruktur mit Blättermöglichkeit etc.) gebracht. Hintergrund dieser Konstruktion waren die geringen Workstation- und Netzwerk-Ressourcen in den 80er Jahren, als sich TIFF-Dokumente im Archivbereich verbreiteten. Statt alle 20 Seiten eines
- [Shamrock](https://zoeller.de/glossary/shamrock/) - Vorläufer der DMA (Document Management Alliance), gegründet von Saros und IBM. Heute ohne Bedeutung.
- [Schlüssel, privater](https://zoeller.de/glossary/privater-schluessel/) - Der Inhaber eines privaten Schlüssels kann Daten dechiffrieren, die mit dem zugeordneten öffentlichen Schlüssel chiffriert wurden. Außerdem kann er digitale Signaturen erzeugen, die mit dem entsprechenden öffentlichen Schlüssel überprüft werden können.
- [Schlüssel, öffentlicher](https://zoeller.de/glossary/oeffentlicher-schluessel/) - Mit einem öffentlichen Schlüssel (public key) kann eine beliebige Person Daten chiffrieren, die nur vom Inhaber des zugeordneten privaten Schlüssels dechiffriert werden können. Außerdem können digitale Signaturen und die Identität des Inhabers des privaten Schlüssels mit dem öffentlichen Schlüssel durch jedermann überprüft werden.
- [SAN](https://zoeller.de/glossary/san/) - Storage Area Network. Netzwerkarchitektur mit zentralen oder dezentralen Speichern, die über Kanalanschlüsse wie SSA, ESCON oder schnelle, remotefähige Glasfaser-SCSI-Verbindungen angebunden sind. In einem SAN können mehreren Servern hochverfügbare Speicherkapazitäten zur Verfügung gestellt werden. In einem SAN kommt typischerweise redundante Hardware, wie z.B. RAID-Platten, Netzteile etc. zum Einsatz. Im DMS-Umfeld werden SAN und NAS aufgrund der
- [S/MIME](https://zoeller.de/glossary/smime/) - Secure MIME. Definition zur Absicherung von E-Mails durch Authentifizierung über Digitale Signaturen und Verschlüsselung.
- [RTF](https://zoeller.de/glossary/rtf/) - Rich Text Format. Von Microsoft entwickelte Dokumentenbeschreibungssprache, die auf unterschiedlichen Plattformen (Windows, Apple Mac etc.) unterstützt wird. Werden Dokumente direkt als RTF erzeugt, ist eine Konvertierung von bzw. zu proprietären Dokumentformaten nicht mehr notwendig. Anders als bei PDF sind RTF-Dokumente einfach editierbar. Im Vergleich zu HTML-Dokumenten ist die Layout-Kontrolle (Fonts, Farbe etc.) einfacher. Nachteil: RTF
- [Raster-Image](https://zoeller.de/glossary/raster-image/) - Bildliche Darstellung, bestehend aus einer Menge an schwarzen oder farbigen Bildpunkten (Pixel). Eine TIFF-Datei ist eine Rasterdarstellung, ebenso JPEG und GIF. Gegensatz zu Rasterimage ist Vektorgrafik.
- [Qualifizierte elektronische Signatur](https://zoeller.de/glossary/qualifizierte-elektronische-signatur/) - Qualifizierte elektronische Signaturen sind fortgeschrittene elektronische Signaturen, die auf einem zum Zeitpunkt der Signaturerstellung gültigen Zertifikat beruhen und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wurden. Die Zertifikate werden von Zertifizierungsstellen zur Verfügung gestellt. Diese sog. Trust-Center prüfen die Identität der Schlüsselinhaber und stellen die gem. dem deutschen Signaturgesetz geforderten technischen und organisatorischen Verfahren zur Bereitstellung und
- [Public Key-Verfahren](https://zoeller.de/glossary/public-key-verfahren/) - Asymmetrische Verschlüsselung
- [Public Key Infrastructure (PKI)](https://zoeller.de/glossary/public-key-infrastructure-pki/) - Der Begriff Public Key Infrastructure bezeichnet ein System zur Erstellung, Verwaltung, Verteilung und Prüfung von digitalen Zertifikaten. Bestandteil eines solchen Systems sind verschiedene Stellen, die Anträge auf Zertifikate prüfen und genehmigen, die Zertifikate ausstellen, die Dienste zur Überprüfung von Zertifikaten zur Verfügung stellen, die Verzeichnisse mit gültigen Zertifikaten pflegen u.a.
- [Public Key](https://zoeller.de/glossary/public-key/) - siehe Schlüssel, öffentlicher
- [PTOCA](https://zoeller.de/glossary/ptoca/) - Presentation Text Object Content Architecture. IBM-Spezifikation zur Beschreibung von Textobjekten mit unterschiedlichen Fonts (Schriftsätzen), Farben und anderen Merkmalen. PTOCA-Objekte können Teil eines IBM MO:DCA-Dokumentes sein.
- [PKI](https://zoeller.de/glossary/pki/) - Siehe Public Key Infrastructure
- [PDF](https://zoeller.de/glossary/pdf/) - Portable Document Format, entwickelt von Adobe und 1993 vorgestellt. PDF basiert auf Postscript und erlaubt die plattformunabhängige Erstellung und Verteilung von Dokumenten, gerade auch bei grafisch anspruchsvollen Inhalten. PDF ist ein Containerformat, es kann sowohl CI- (zum Beispiel Texte) als auch NCI-Komponenten (zum Beispiel CCITT G4 oder JPEG-Bilder) beinhalten. PDF-Viewer sind meistens kostenlos und für
- [OSTA](https://zoeller.de/glossary/osta/) - Optical Storage Technology Association (OSTA) 1992 gegründet als internationale Industrievereinigung zur Förderung der Anwendung optischer Speichertechnologien zur Datenspeicherung. Hat UDF entwickelt.
- [Ordnungsgemäße Aufbewahrung](https://zoeller.de/glossary/ordnungsgemaesse-aufbewahrung/) - Der Begriff der ordnungsgemäßen Aufbewahrung findet sich sehr häufig im kaufmännischen Aufbewahrungsrecht (HGB, AO). Er gilt aber inhaltlich ebenso in anderen Bereichen, in denen Unterlagen so aufzubewahren sind, dass sie über eine bestimmte oder unbestimmte Zeit noch inhaltlich oder bildlich unverändert reproduzierbar sind. Sehr häufig besteht die Anforderung, die Verfahren, mit deren Hilfe man die
- [ODF](https://zoeller.de/glossary/odf/) - Open Document Format for Office Applications. Standardisiertes XML-Dateiformat für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationswerkzeuge auf Basis von OpenOffice.org. Nach der Standardisierung durch die ECMA als ISO/IEC Standard DIN 26300 vorgeschlagen. Wird bereits von einer Reihe von Office Paketen wie z.B. LibreOffice, OpenOffice, IBM Lotus Workplace u.a. unterstützt. Derzeit noch erhebliche Visualierungsunterschiede zwischen den verschiedenen ODF-fähigen Programmen.
- [NCI](https://zoeller.de/glossary/nci/) - Non-Coded Information. Dokumente, deren Informationen nur als Bitmap bzw. Rasterbild vorliegen. Beispiele für NCI sind gescannte Textseiten, die zwar immer noch lesbar sind (die Information also immer noch da ist), die Zeichenkodierung aber durch das Scannen verloren geht. Stattdessen hat man beim Scannen ein Rasterbild in einem Format wie beispielsweise TIFF, JPEG etc. erzeugt.
- [NAS](https://zoeller.de/glossary/nas/) - Network Attached Storage. Spezialisierte Fileserver, die direkt am Netzwerk angeschlossen und nutzbar sind. Statt eines kompletten Fileserver-Betriebssystems verfügen diese Systeme in der Regel nur über einen Mikrokernel für die Basisfunktionen. NAS bearbeiten nur I/O-Requests auf Basis der üblichen File-Sharing Protokolle wie NFS (Unix), SMB (Windows) und CIFS. Im DMS-Umfeld werden NAS und SAN aufgrund der
- [Multi-Page TIFF](https://zoeller.de/glossary/multi-page-tiff/) - Im Unterschied zu Single-Page-TIFF werden mehrseitige Dokumente in einer einzigen TIFF-Datei unterbracht.
- [MP3](https://zoeller.de/glossary/mp3/) - MP3 ist ein Format für komprimierte Audiodateien. Im Vergleich zu einer unkomprimierten Audio-Datei, wie man sie auf einer normalen Audio-CD findet, benötigt eine MP3-Datei nur einen Bruchteil des Speicherplatzes (grob gerundet: ein Zehntel bei mittlerer Qualität, ist aber im Detail abhängig von der gewünschten Qualität). MP3 wurde zum ersten Mal 1992 spezifiziert als Audio-Teil des
- [MO:DCA-P](https://zoeller.de/glossary/modca-p/) - Mixed Object: Document Content Architecture for Presentation MO:DCA-Version, die bereits voll formatiert alle zur Reproduktion notwendigen Informationen enthält wie Text, Daten, Grafik inkl. Angaben, welche Fonts und Positionierungsangaben für die Seitenbestandteile. MO:DCA-P ist geräteunabhängig, d.h. Anwendungen, die dieses Format erzeugen, können als Zielsystem beliebige Ausgabegeräte (AFP-Drucker, PC-Programme) nutzen, sofern diese das Format unterstützen (was aber
- [MO:DCA](https://zoeller.de/glossary/modca/) - Mixed Object: Document Content Architecture. IBM-Spezifikation für Verbunddokumente. MO:DCA-Dokumente können aus unterschiedlichen Objekttypen bestehen, wie z.B. Rastergrafik und Images, Texte, Vektorgrafiken, Barcodes. MO:DCA-Dokumente können "externe" Formate, wie z.B. ­TIFF beinhalten.
- [Knowledge Management](https://zoeller.de/glossary/knowledge-management/) - siehe KM, KMS
- [JSR 283](https://zoeller.de/glossary/jsr-283/) - Nachfolger der Java-basierten Content-Schnittstelle JSR 170. Unsere Meinung: Beide Java Content Repository Spezifikationen (JSR 170 und JSR 283) haben sich bisher wenig verbreitet. Eine Alternative für Anwender mit der Notwendigkeit auf unterschiedliche Repositories aus einer einheitlichen Umgebung zugreifen zu können wäre CMIS, aber auch diese Spezifikation hat sich trotz Support von Dutzenden von Herstellern (inkl.
- [JSR 268](https://zoeller.de/glossary/jsr-268/) - Nachfolger des Portlet-Standards JSR 168.
- [JPM](https://zoeller.de/glossary/jpm/) - JPM ist die Dateierweiterung für ein Dokumentformat gemäß der ISO Norm 15444-6 (JPEG 2000/Part 6). Dieses Dokumentenformat ist ein so genanntes Multi-Layer-Format (siehe auch MRC), in dem verschiedene Ebenen mit unterschiedlichen Kompressionsverfahren erlaubt sind. Daher auch die Abkürzung JPM: sie steht für JPEG2000 Multi Layer. Bei einem Farbdokument mit Texten würden die Farbbilder in einem
- [JBOD](https://zoeller.de/glossary/jbod/) - Just a Bunch of Disks, eine Einheit aus mehreren Magnetplatten, welche jedoch keine RAID-Funktionalität bieten.
- [JBIG](https://zoeller.de/glossary/jbig/) - Joint Bi-Level Image Group. Verfahren zur verlustfreien Kompression von schwarz-weißen Images. Ursprünglich von IBM in den 80er-Jahren entwickelt, ca. 40-60% effizienter als der ältere, aber weiter verbreitete Kompressionsalgorithmus der ­CCITT.
- [ITU-T](https://zoeller.de/glossary/itu-t/) - International Telecommunications Union. In Genf ansässige UN-Behörde. Wurde bereits 1865 in Paris von 20 Ländern als International Telegraph Union gegründet. Verschiedene Arbeitsgruppen regeln Belange der Telekommunikation, so die ­CCITT. Seit Anfang der 90er-Jahre werden die ehemaligen CCITT-Standards als ITU-T-Standards bezeichnet.
- [ISO 19005-1](https://zoeller.de/glossary/iso-19005-1/) - siehe PDF/A
- [ISO 9660 Standard](https://zoeller.de/glossary/iso-9660-standard/) - Verzeichnisstandard für das CD-ROM-Format. Erlaubt den plattformunabhängigen Austausch von Dateien auf Basis der CD-ROM. Standardisiert sind aber nicht die auf einer CD-ROM abgelegten Dateiformate, sondern nur die Struktur des Dateisystems.
- [IOCA](https://zoeller.de/glossary/ioca/) - Image Object Content Architecture. IBM-Spezifikation für Rasterformate beliebiger Farbtiefe. IOCA-Objekte können Teil eines IBM MO:DCA-Dokumentes sein.
- [Image](https://zoeller.de/glossary/image/) - Aus dem angelsächsischen Sprachraum kommende Bezeichnung für ein farbiges oder - typischerweise - schwarz-weißes Raster-Image als Abbild (Image) des Originaldokumentes. Dementsprechend steht "Document Image" in der Regel für ein gescanntes Dokumentabbild.
- [IETF](https://zoeller.de/glossary/ietf/) - Internet Engineering Task Force. Offene, internationale Gemeinschaft von Herstellern und Anwendern, die an der Entwicklung des Internets arbeiten. Im Zusammenhang mit DMS/ECM sind die IETF-Standards wie zum Beispiel WebDAV relevant.
- [IDMS](https://zoeller.de/glossary/idms/) - Veraltet: Integriertes Dokumenten Management System. Nur noch selten gebräuchliche Bezeichnung für Systeme, die mehrere funktionale Komponenten wie z.B. Archivierung, EDM, COLD etc. in einem homogenen Konzept integrieren. Der Begriff wird heute kaum noch verwendet, taucht aber gelegentlich in der Literatur noch auf.
- [ICR](https://zoeller.de/glossary/icr/) - Intelligent Character Recognition bzw. Image Character Recognition. Siehe hierzu OCR. Allgemeiner Oberbegriff für Methoden zur Erkennung oder Klassifizierung von Dokumenteninhalten ergänzend zur reinen ­ OCR. Neben der reinen Zeichenerkennung werden weitere Referenzinformationen, ggf. Feld- und Formulardefinitionen oder externe Datenbanken herangezogen, um die Interpretationsfähigkeit und Trefferrate zu erhöhen.
- [HTML](https://zoeller.de/glossary/html/) - Hypertext Markup Language: Seitenbeschreibungssprache für Web-Seiten. Eine HTML-Seite ist eine relativ primitiv strukturierte Seite (zumindest im Vergleich zu den Möglichkeiten heutiger Textverarbeitungssysteme) mit der komfortablen Möglichkeit, auf andere Seiten im Internet per Hyperlink zu verweisen. Dem Nachteil der relativen Einfachheit steht der große Vorteil gegenüber, dass HTML-Seiten auf einer Vielzahl von Clients dargestellt werden können.
- [GoS](https://zoeller.de/glossary/gos/) - Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung. Vorläufer der GoBS von 1995
- [GoBS](https://zoeller.de/glossary/gobs/) - Grundsätze ordnungsmäßiger IT-gestützter Buchführungssysteme. Die GoBS wurden von der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung erarbeitet und mit einem BMF-Begleitschreiben am 7. November 1995 veröffentlicht (IV A 8 - S 0316 - 52/95- BStBl 1995 I S. 738). Die Referenzierung GoBS bezieht sich in der Regel auf beide Dokumente, die eigentlichen GoBS und das BMF-Begleitschreiben. Am
- [GoBIT](https://zoeller.de/glossary/gobit/) - Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz. Sollten ursprünglich "Nachfolger" der GoBS werden. Das BMF hat sich jedoch entschieden, stattdessen die GOBS und die GDPdU durch ein anderes Dokument eines anderen Autorenteams zu ersetzen. Diese GoBD erschienen am 14. November 2014 und ersetzen die GoBS und die GDPdU. Die GoBIT sind somit obsolet, die Arbeiten wurden
- [GDPdU](https://zoeller.de/glossary/gdpdu/) - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Verwaltungsanweisung, die mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 17. Juli 2001 (es gab auch eine Vorläuferversion vom Oktober 2000) an die obersten Finanzbehörden der Länder verteilt wurden. Sie definieren die Regeln für die Außenprüfungen ab dem 1. Januar 2002, dem Tag an dem die neue Abgabenordnung in Kraft
- [Fortgeschrittene elektronische Signatur](https://zoeller.de/glossary/fortgeschrittene-elektronische-signatur/) - Fortgeschrittene elektronische Signaturen ermöglichen es dem Empfänger eines signierten Dokuments, die Identität des Urhebers und die Integrität der Information zu prüfen. Fortgeschrittene elektronische Signaturen können dem Inhaber des zugeordneten privaten Schlüssels eindeutig zugeordnet werden und erlauben somit die Identifizierung des Unterzeichners über den öffentlichen Schlüssel. Sie sind mit dem Inhalt des signierten Dokuments über einen
- [Elektronische Signatur](https://zoeller.de/glossary/elektronische-signatur/) - Umfasst alle Arten elektronischer Signaturen inkl. einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signaturen. Davon abweichend Digitale Signatur.
- [EDM (3)](https://zoeller.de/glossary/edm-3/) - Engineering Data Management geht im Unterschied zu reinen ­PDM-Systemen über die Produktdaten hinaus und beinhaltet auch Daten aus dem Entwicklungsprozess, wie z.B. Entwurfsskizzen, Montageanweisungen, Änderungsanträge.
- [EDM (2)](https://zoeller.de/glossary/edm-2/) - Engineering Drawing Management: PDM/-EDM-Systeme beinhalten häufig Funktionen, die man früher auch als Engineering Drawing Management bezeichnet hat. Diese Funktionen erlauben die Erfassung und Verwaltung großformatiger Zeichnungen oder CAD-Objekte, ggf. mit Änderungsfunktionen wie Redlining, Markup etc.
- [EDIFACT](https://zoeller.de/glossary/edifact/) - Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. ISO 9735 für EDI-Anwendungen. Internationale Norm: UN/EDIFACT In den 80er Jahren Standards wurde durch die Vereinten Nationen die UN EDIFACT-Standards geschaffen, die als weltweit ratifiziertes Regelwerk den elektronischen Austausch von Handelsdokumenten im Rahmen des branchenübergreifenden Geschäftsverkehrs ermöglicht. Die UN/EDIFACT-Standards bilden wiederum die Basis für zahlreiche Branchenstandards wie
- [ECM](https://zoeller.de/glossary/ecm/) - Enterprise Content Management. Über DMS hinausgehender Begriff, der alle relevanten Informationsobjekte eines Unternehmens umfasst und nicht nur diejenigen, die sich als Dokument definieren lassen. In ECM-Lösungen würden also auch Buchungsrecords in einer Kundenakte als Bestandteil der Lösung definiert werden, obwohl ein Datensatz von den meisten Fachleuten nicht als "Dokument" definiert werden würde. Der Begriff Enterprise
- [DOD 5015.2 STD](https://zoeller.de/glossary/dod-5015-2-std/) - Ein vom amerikanischen Verteidigungsministerium initiierter und seit 1997 verabschiedeter Standard für Records Management Systeme. Beschreibt Minimalanforderungen, die über ein Zertifizierungsverfahren nachgewiesen werden müssen.
- [Doc-ID, Dok-ID](https://zoeller.de/glossary/doc-id-dok-id/) - Dokumenten-ID. Eindeutige Dokumentennummer in einem DMS. Die Dok-ID kann von der eigentlichen Objekt-ID abweichen, weil sich ein Dokument aus mehreren zu speichernden physischen Objekten zusammensetzen kann. Das war früher bereits bei den Single-Page-TIFF-Dokumenten der Fall und gilt heute auch bei Webseiten und ggf. anderen Konstrukten.
- [DMS](https://zoeller.de/glossary/dms/) - siehe Dokumenten Management System
- [Digitales Zertifikat](https://zoeller.de/glossary/digitales-zertifikat/) - Ein digitales Zertifikat ist eine Datenstruktur, die den Eigentümer eines öffentlichen Schlüssels beschreibt. Neben Informationen über den Eigentümer des Schlüssels enthalten Zertifikate z.B. auch Informationen über den Aussteller des Zertifikats, die Gültigkeitsdauer oder den Gültigkeitsbereich. Durch ein digitales Zertifikat kann der Empfänger einer Information die Identität des Absenders und die Richtigkeit des öffentlichen Schlüssels überprüfen.
- [DIA](https://zoeller.de/glossary/dia/) - Document Interchange Architecture, IBM Spezifikation für den Dokumentenaustausch. DCA.
- [DEN](https://zoeller.de/glossary/den/) - Document Enabled Networking Initiative von Xerox und Novell, Mai 1994. Einer der Vorläufer der späteren DMA, die seit dem Jahr 2000 zwar eine fertige Spezifikation DMA 1.0 vorweisen konnten (die bis heute nicht erneuert wurde), in der Praxis aber bedeutungslos war.
- [DMA](https://zoeller.de/glossary/dma/) - siehe Document Management Alliance
- [DASD (2)](https://zoeller.de/glossary/dasd-2/) - Direct Attached Storage Device. Festplattenspeicher, die direkt am Server angeschlossen sind (also nicht wie z.B. bei einem SAN über ein Netzwerk).
- [DART](https://zoeller.de/glossary/dart/) - Data Rentention Tool. Ein von SAP zur Verfügung gestelltes Werkzeug zur Extraktion (Kopieren) von steuerrelevanten Daten für die Prüfung außerhalb des SAP-Systems (Prüfungsszenario Z3 gem. der AO/GDPdU). Aus den Datenextrakten können für die eigentliche Prüfung so genannte Views (ASCII-Dateien) erzeugt werden, die wiederum in gängige Prüferwerkzeuge geladen werden können.
- [Content Management](https://zoeller.de/glossary/content-management/) - siehe CM
- [Content Addressed Storage (CAS)](https://zoeller.de/glossary/content-addressed-storage-cas/) - Content Addressed Storage ist ein Speicherverfahren, das den Zugriff auf Daten über deren Inhalt ermöglicht und gleichzeitig ihre unveränderbare Speicherung gewährleistet. CAS-Systeme adressieren Daten nicht über deren Lage auf einem physikalischen Datenträger, sondern über einen Hashwert, der aus dem Dateninhalt gebildet wird. Dieser Hashwert dient dem direkten Zugriff auf die gespeicherten Daten im CAS-System und
- [CMS](https://zoeller.de/glossary/cms/) - Content Management System. Siehe CM
- [CM](https://zoeller.de/glossary/cm/) - Content Management. Ursprünglich für WCM-Systeme. Mittlerweile hat dieser Begriff eine allgemeinere Definition erhalten und steht für alle Systeme, die den Lebenszyklus von "Content" (nicht nur Webseiten-Inhalt, sondern z.B. auch Archivinhalt) von der Erfassung, Indexierung, Veröffentlichung, Aufbewahrung etc. unterstützen. Im deutschsprachigen Raum hat sich der Begriff aber für DMS- und Archivlösungen nicht durchgesetzt, sondern wird eher
- [CIFS](https://zoeller.de/glossary/cifs/) - Common Internet File System. Weit verbreitetes File-Sharing Protokoll, um Dienste (Verzeichnisdienste, Druckdienste, Remote Management etc.) im Netzwerk nutzen zu können. Basiert auf Microsofts SMB (Server Message Protocol) und wird zunehmend auch von NAS- und SAN-Lösungen unterstützt.
- [CI](https://zoeller.de/glossary/ci/) - Coded Information, d.h. in der Regel zeichencodierte, digitale Darstellung, z. B. ASCII, EBCDIC, ISO-Latin1 oder andere Codierungen. Auch Vektorgrafiken sind aus Codierungen aufgebaut; sie definieren aber keine Zeichen, sondern Grafikbefehle für Linien, Kurven, Radien, deren Beginn und Ende etc. Im Unterschied hierzu NCI. Es wird zunehmend schwieriger zwischen NCI- und CI-Dokumenten zu unterscheiden, da moderne
- [Check-out](https://zoeller.de/glossary/check-out/) - Beschreibung eines Prozesses, bei dem ein bereits existierendes Dokument durch einen Anwender aus einem elektronischen Dokumenten Management System als Kopie für einen Änderungsvorgang angefordert wird. Dabei wird typischerweise eine Sperre für die Bearbeitung durch weitere Benutzer gesetzt und diesen lediglich ein Lesen erlaubt. Die gesetzte Bearbeitungssperre kann nur über einen Check-in oder Abbruch der Bearbeitung
- [Check-in](https://zoeller.de/glossary/check-in/) - Beschreibung eines Prozesses, bei dem ein Dokument in ein elektronisches Dokumenten Management System mit den notwendigen Metadaten abgelegt wird. Man kann 2 unterschiedliche Szenarien unterscheiden: a) Check-in als neues Dokument; b) Check-in als geändertes Dokument (neue Version) nach einem vorherigen ­ Check-out.
- [CCW](https://zoeller.de/glossary/ccw/) - Heute nicht mehr relevant: Continuous Composite WORM. Magneto-Optische Medien, die als ­WORM-Medium genutzt wurden, indem eine Sektorvorprägung dafür sorgt, dass das Laufwerk einen Sektor nur einmal beschreiben wird. Deswegen manchmal auch Soft-WORM genannt. Diese Systeme werden nicht mehr unterstützt, die Technologie wird seit Jahren nicht mehr weiterentwickelt, in vielen Altsystemen findet man aber optische Speicher
- [CCITT](https://zoeller.de/glossary/ccitt/) - Comitée Consultatif International pour Télégraphique et Telephonique. Früherer Name einer Unterbehörde der UN mit Sitz in Genf mit der Aufgabe zur internationalen Standardisierung für das Telekommunikationswesen. Neuer Name: ITU. Von der CCITT/ITU kommen die Fax- und Kompressionsstandards CCITT G3 und G4, die heute in den meisten DMS-/Archivlösungen zur Ablage- und Archivierung von schwarz-weißem (bitonalem) Schriftgut
- [CAS](https://zoeller.de/glossary/cas/) - Siehe Content Addressed Storage
- [Cache](https://zoeller.de/glossary/cache/) - Schneller Zwischenspeicher zur redundanten, aber performancesteigernden Ablage. In Archivsystemen dienten Magnetplatten häufig als Cache-Speicher für die relativ langsamen Jukeboxen oder andere Wechselsysteme (z.B. Bandsysteme), um die Zugriffszeiten auf häufig benötigte Dokumente zu verkürzen. Spielt heute eine geringere Rolle, da Jukebox-Systeme für die Dokumentenablage kaum noch zum Einsatz kommen.
- [BMP](https://zoeller.de/glossary/bmp/) - Abkürzung und DOS-Dateierweiterung für ­Bitmap. Ursprüngliches Dateiformat zur Speicherung von Bitmaps unter Windows. Im BMP-Format werden keine Metainformationen gespeichert.
- [Bitonal](https://zoeller.de/glossary/bitonal/) - Wenn ­Pixel entweder schwarz oder weiß codiert sind, keine Grautöne, keine Farbe. Im Archivbereich wird häufig bitonal archiviert. Die Erfassungssoftware entscheidet auf Basis der Helligkeit eines Punktes (Schwellwert), ob er dunkel genug ist, um ihn als schwarzes oder hell genug, um ihn als weißes Pixel zu codieren. Die im Archivbereich am häufigsten verwendeten Kompressionsalgorithmen ITU
- [Bitmap](https://zoeller.de/glossary/bitmap/) - Feld von Pixelwerten bzw. ein in der Regel rechteckiges Rasterbild. Darstellung von Zeichen oder Grafik durch Anordnung schwarzer oder farbiger Bildpunkte (Pixel). In der Regel ist eine Bitmap ein rechteckiges Rasterbild mit entweder zwei Farben (schwarz oder weiß) oder mehreren Graustufen oder mehreren Farbtönen. Die Anzahl der Farbtöne definiert den Speicherbedarf je Pixel: Wenn ein
- [Asymmetrische Verschlüsselung](https://zoeller.de/glossary/asymmetrische-verschluesselung/) - Verschlüsselungsmethode bei der zur Verschlüsselung und Entschlüsselung der Daten unterschiedliche Schlüssel verwendet werden. Einer der beiden Schlüssel ist dabei öffentlich bekannt (öffentlicher Schlüssel, public key), der andere vertraulich und nur einer bestimmten Person zugänglich (privater Schlüssel, private key). Asymmetrische Verschlüsselungsverfahren werden auch als Public-Key-Verfahren bezeichnet. Digitale Signaturen werden zum Beispiel vom Unterzeichner mit dessen privatem
- [ArchiSig](https://zoeller.de/glossary/archisig/) - ArchiSig war ein vom Bundeswirtschaftsministerium gefördertes Forschungsprojekt mit dem Ziel, Archivierungskonzepte und Archivierungstechnologien dahingehend zu erweitern, dass eine den Beweiswert erhaltende Langzeitarchivierung elektronisch signierter Dokumente vor dem Hintergrund des nachlassenden Schutzes der eingesetzten Verschlüsselungsalgorithmen möglich ist. Im Rahmen des Projektes wurden wesentliche Grundlagen der rechtssicheren elektronischen Archivierung erarbeitet, die durch das Projekt ArchiSafe wieder aufgenommen
- [ArchiSafe](https://zoeller.de/glossary/archisafe/) - ArchiSafe ist ein Projekt der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt in Zusammenarbeit mit verschiedenen Bundes- und Landesbehörden. Es knüpfte konzeptionell an die Ergebnisse des Projekts ArchiSig an. Ziel des Projekts war die Ausarbeitung eines Konzepts zur rechtssicheren Langzeitarchivierung kryptopgrafisch signierter Dokumente. Auf der Projekthomepage (www.archisafe.de) steht ein Kriterienkatalog zur Verfügung, der die Anforderungen an ArchiSafe-konforme Lösungen beschreibt. In
- [APA](https://zoeller.de/glossary/apa/) - All Points Addressable. Bezeichnet grundsätzlich die Fähigkeit, jeden Punkt in einer Matrix (z. B. jedes Pixel auf einer Bitmap-Druckseite) einzeln ansteuern zu können. Relevanz im DMS-Umfeld durch den Einsatz so genannter APA-Drucker (z.B. IBM AFP oder Xerox Metacode-Drucker), die Druckdateien erzeugen, die für ein ­COLD-System nicht mehr so einfach zu verwalten sind wie die früher
- [Anti-Aliasing](https://zoeller.de/glossary/anti-aliasing/) - Technik zur Eliminierung des Aliasing-Effektes durch Glättung der gezackten Kanten oder Schrägen von Grafiken und Fonts.
- [AFPDS](https://zoeller.de/glossary/afpds/) - Druckstrom auf Basis des IBM AFP-Formates.
- [ACIF](https://zoeller.de/glossary/acif/) - AFP Conversion and Indexing Facility. Werkzeug zur Konvertierung von IBM 390-Line Data in MO:DCA-P Dokumente. Hierbei werden Indexwerte aus dem Dokument extrahiert und in einer separaten Objektdatei zur Verfügung gestellt. Außerdem werden die benötigten Ressourcen gezogen und paketiert, um sie für die spätere Reproduktion zur Verfügung stellen zu können.
- [Phonetische Suche](https://zoeller.de/glossary/phonetische-suche/) - Wenn eine Datenbank die phonetische Suche erlaubt, werden z.B. bei der Suche nach "Meier" auch Einträge wie "Meyer" oder "Mayer" gefunden. Die Urversion der phonetischen Suche ist Soundex, ein Algorithmus, der bereits in den 30er-Jahren entwickelt wurde.
- [PDF/A(rchive)](https://zoeller.de/glossary/pdfarchive/) - Kurzbezeichnung für die ISO-Norm 19005-1 "ISO 19005-1, Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)". PDF/A wurde als Dokumentenformat für die Langzeitarchivierung konzipiert. Teil 1 der ISO-Norm basiert auf PDF-Version 1.4 und macht Vorgaben zu erlaubten und verbotenen Inhalten eines PDF-Dokuments. Die ISO-Norm wurde im
- [OCALA](https://zoeller.de/glossary/ocala/) - Open Common Annotation Language. Initiative von Adobe, dem Eigentümer der TIFF-Spezifikationen, zur Standardisierung von Annotationen in den 90er-Jahren. OCALA wurde jedoch nie realisiert. Annotationen sind nicht und werden wohl auch nie Bestandteil der TIFF-Spezifkationen werden und sind daher häufig ein Problem, da TIFF-Annotationen immer proprietär implementiert sind und ihre Darstellung auf unterschiedlichen Clients daher nicht
- [Non-Lossy](https://zoeller.de/glossary/non-lossy/) - Engl. für nicht-verlustbehaftet. "Non-Lossy Compression" bezeichnet im DMS-Umfeld Kompressionsverfahren, die beim Komprimieren von Bilddaten alle Dateiinformationen nach dem Scannen noch behalten. Zwar geht beim Scannen selbst natürlich Information verloren - ein mit 200 dpi gescanntes Dokument hat weniger Informationen als das Original, das vielleicht mit 2400 dpi gedruckt wurde - aber der Begriff Non-Lossy bezieht
- [MPEG](https://zoeller.de/glossary/mpeg/) - Moving Pictures Expert Group. Bezeichnung für einen Standard zur Kompression von Audio und Video. Es existieren verschiedene MPEG-Verfahren mit unterschiedlichen Kompressionsstufen: MPEG1, MPEG2, früher gab es auch MPEG3 (jetzt Teil von MPEG2) und MPEG4. Teil der Videoströme sind auch die dazugehörigen Audioströme. Die korrekte Bezeichnung für das Audioformat MP3 wäre eigentlich MPEG1 Audio Layer III
- [MoReq](https://zoeller.de/glossary/moreq/) - Model Requirements for the Management of Electronic Records. MoReq ist ein modellhafter Anforderungskatalog für ein elektronisches Records Management System, erarbeitet im Auftrag der Europäischen Kommission. Die Version 2 wurde nach heftiger Kritik überarbeitet, und im Jahre 2011 als Moreq 2010 veröffentlicht. Unsere Meinung: Moreq hatte in keiner Version (weder Moreq 1 noch Moreq2, noch Moreq
- [Mikrographie](https://zoeller.de/glossary/mikrographie/) - Bezeichnet den gesamten Bereich der Bildverarbeitung mit den verschiedenen Mikrofilm-Technologien. Hierzu gehören die Ausgabe, die Handhabung und Lagerung, die maschinelle Suche, die Darstellung, Ausgabe und das Kopieren von Mikrofilmdaten. Auch das Einscannen von Image-Vorlagen, vom Mikrofilm zu einem Image im Rechner, wird zu diesem Bereich gezählt.
- [JPEG XR](https://zoeller.de/glossary/jpeg-xr/) - XR steht für Extended Range. Eine ursprünglich von Microsoft entwickelte Spezifikation für Bitmap-Formate, die später gemeinsam mit der Joint Photographic Experts Group der ITU und der ISO als Standardvorschlag vorgelegt wurde. Verabschiedung als ITU-T-Empfehlung T.832 im März 2009 und als ISO-Standard 29199 im Juni 2009.--> Siehe auch HD Photo. Hat nach unserer Einschätzung heute (Stand:
- [JPEG 2000](https://zoeller.de/glossary/jpeg-2000/) - Imageformat der Joint Photographic Experts Group, Fertigstellung der Spezifikation erfolgte im Jahr 2000. JPEG 2000 verwendet Wavelet-Kompressionsalgorithmen statt der bisher verwendeten DCT-Algorithmen (Discrete Cosine Transformation). Wavelet-Kompression erlaubt sowohl verlustfreie als auch verlustbehaftete Kompression bei sehr hoher Bildqualität. Im Vergleich zum bisherigen JPEG-Format, werden die Dateien sehr viel kleiner bei vergleichbarer Qualität. Obwohl das JPEG 2000-Format
- [JPEG](https://zoeller.de/glossary/jpeg/) - 1991 veröffentlichtes Format der Joint Photographic Experts Group zur Kompression von Farbbildern. Diese Expertengruppe setzte sich zusammen aus Mitgliedern verschiedener Standardisierungsorganisationen (ISO, IEC, ITU). Der offizielle Titel der veröffentlichten JPEG-Spezifikation lautet daher auch: ISO/IEC IS 10918-1 / ITU-T Recommendation T.81. JPEG wird eingesetzt, um Bilder mit großem Farbraum (großer Bit-Tiefe), wie z.B. fotorealistische Farbdarstellungen (vereinfacht: Fotos),
- [Journalarchivierung](https://zoeller.de/glossary/journalarchivierung/) - In vielen E-Mail-Systemen kann man den E-Mail-Verkehr aufzeichnen und als Kopie in separate Postfächer stellen (= Journalfunktion). Von dort können andere Systeme diese journalisierten E-Mails abgreifen und zum Beispiel in ein Archivrepository übernehmen. Die E-Mail-Systeme unterscheiden sich sowohl bzgl. der grundsätzlichen Möglichkeit zu journalisieren (manche können gar nicht journalisieren) als auch im Hinblick auf die
- [ISIS](https://zoeller.de/glossary/isis/) - Image and Scanner Interface Specification, entwickelt von der Firma Pixel Translations (gehört jetzt zu EMC/Captiva). Weit verbreitete Schnittstelle zwischen Scanner-Hardware und Anwendungssoftware. Wird von vielen DMS-Herstellern als Basis für eigene Erfassungssoftware genutzt.
- [Index](https://zoeller.de/glossary/index/) - Im Unterschied zum Begriff "Index" in der Datenbanktechnologie, ist hier ein Merkmal eines Dokuments gemeint. Synonym zu "Attribut" oder "Schlüssel". Indices eines Dokuments können sein: die Dokumenten-ID, das Erfassungsdatum, das absolute oder relative Löschdatum etc. oder - in einer Volltextdatenbank - auch die Dokumentinhalte, wie z. B. die Substantive (z.B. das Wort "Löschdatum" in diesem
- [HSM](https://zoeller.de/glossary/hsm/) - Hierarchical Storage Manager (oder ...Management). Software zur Erweiterung der Speicherhierarchie eines Betriebssystems, z.B. zum Anschluss von Jukeboxen an Serversysteme. HSM-Software dient hauptsächlich der für den Benutzer möglichst nicht spürbaren Ausbalancierung zwischen schnellen und teuren Speichermedien einerseits und langsamen und billigen Medien andererseits. Heute nicht mehr so relevant wie in den 80er- und 90er-Jahren, als die
- [HD Photo](https://zoeller.de/glossary/hd-photo/) - HD Photo ist ein von Microsoft 2007 mit dem damaligen Windows XP Nachfolger Vista vorgestelltes Bildformat, das eine höhere Kompression als JPEG aufweisen soll. Im Juni 2009 wurde JPEG XR (extended Range), welches auf der HD Photo Spezifikation basiert, als ISO Standard 29199 verabschiedet. Unsere Meinung: Bisher (Status Dez. 2012) wenig Verbreitung. Consumer-Anwender bleiben bei
- [EIM](https://zoeller.de/glossary/eim/) - Enterprise Information Management. Wird seit ca. 2013/2014 in der ECM-Branche als erweiterte Marktdefinition kontrovers diskutiert. Danach umfasst EIM bei weitem nicht nur Dokumenten Management, sondern auch alle anderen Anwendungssysteme, in denen geschäftsrelevante Informationen vorgehalten werden, wie zum Beispiel ERP oder CRM. Unsere Meinung: Damit ist EIM aber extrem unkonkret und somit unseres Erachtens nicht geeignet, interessierten
- [EBCDIC](https://zoeller.de/glossary/ebcdic/) - Der Extended Binary Coded Decimals Interchange Code (EBCDIC, deutsch „erweiterter binär codierter dezimaler Austauschcode“) ist eine von IBM entwickelte 8-Bit-Zeichenkodierung. EBCDIC wird praktisch ausschließlich auf Großrechnern verwendet. ECM-relevant, wenn EBCDIC-codierte Massendokumente in einer Nicht-EBCDIC-Umgebung aufbewahrt/archiviert werden sollen. Hier sind dann bei der Reproduktion entsprechende Viewing-Komponenten notwendig oder es findet eine Konvertierung (z.B. in PDF) zum
- [Attribut](https://zoeller.de/glossary/attribut/) - Merkmal, Eigenschaft, Beschreibung. "Attribut" wird im DMS-Umfeld häufig auch synonym für "Indexwert" verwendet. Attribute eines Dokumentes sind z.B. die Dokumenten-ID, das Erfassungsdatum, der Dokumententyp, das absolute oder relative Löschdatum etc. Attribute können technischer Natur sein (Größe, MIME-Type etc.) oder fachlich begründet (Rechnungsnummer, Dokumentart etc.).
- [Workflow i.S.v. BPM](https://zoeller.de/glossary/workflow-i-s-v-bpm/) - Business Process Management ist ein dem Thema ECM oder Postkorb übergeordnetes und dokumentenunabhängiges Thema. Hier geht es generell um alle Arten geschäftsrelevanter Prozesse und Regeln, unabhängig davon, ob diese manuell oder in IT-Systemen abgebildet sind. Daher sind die Themen Archivierung, DMS, ECM und insbesondere „Elektronischer Postkorb“ immer nur ein Unterthema zum Generalthema „BPM“. Mit anderen
- [SOP](https://zoeller.de/glossary/sop/) - Der Begriff SOP kommt aus dem englischen "Standard Operating Procedure" und lässt sich mit "Standardvorgehensweise" übersetzen. SOPs sind Dokumente, die für kritische Anwendungsbereiche wie z.B. der Pharmaherstellung, klinische Studien, der Wartung von KKWs oder in der Luftfahrt (dort heißen sie Checklisten) erstellt werden und in Form von Arbeitsanweisungen die einzelnen Prozessschritte regeln. SOPs unterliegen einem
- [ISO-Image](https://zoeller.de/glossary/iso-image/) - ISO-Images sind Kopien von Speichern, die mit einem ISO-Dateisystem beschrieben wurden, also beispielsweise ISO 9660 für CD-Oberflächen. Backup- und andere Kopierwerkzeuge erzeugen ISO-Images, um diese Binärdateien auf Speichern abzulegen, die selbst nicht nach diesem ISO-Filesystem strukturiert sind. So kann das ISO-Image einer CD auf einer normalen Magnetplatte auf einem Server abgelegt werden. Für die lesende
- [E-Forms](https://zoeller.de/glossary/e-forms/) - Elektronische Formulare. Anwendungen zur elektronischen Bearbeitung von Anträgen, Reisekostenabrechnungen etc. und anderen administrativen oder formularbasierten operativen Prozessen. Elektronische Formularanwendungen können die erfassten Daten synchron oder asynchron direkt an Hintergrundsysteme übergeben. Eine erneute manuelle Erfassung der Inhalte oder teure Beleglesesysteme sind damit nicht mehr notwendig. Verbreitete Formate auf Basis HTML, aber auch Adobe PDF, Microsoft InfoPath
- [Dithering](https://zoeller.de/glossary/dithering/) - Verfahren zur Erfassung oder Ausgabe von Grauwerten. Der Grauwert ergibt sich dabei aus einer Ansammlung von schwarzen und weißen Punkten, die als eine Art Makropunkt betrachtet werden. Je mehr Punkte des Makropunktes schwarz sind, umso dunkler erscheint der Grauwert.
- [Scanner/Scannen](https://zoeller.de/glossary/scannerscannen/) - Ein Scanner ist ein Gerät zur Digitalisierung von Papierunterlagen. Der Scanner liefert ein Rasterbild der eingescannten Informationen, d.h. das in einzelne Punkte (Pixel) aufgelöste Abbild der Vorlage. Im Markt werden Geräte ganz unterschiedlicher Kategorien und Preisklassen angeboten, die sich vor allem in der Arbeitsgeschwindigkeit, Robustheit, Zuverlässigkeit und Bedienkomfort unterscheiden. Das Scannen beschreibt die Gesamtheit der
- [ISO 15489](https://zoeller.de/glossary/iso-15489/) - Die Norm ISO 15489 (Information and Documentation - Records Management) regelt die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei Unternehmen und öffentlichen Organisationen für den internen und externen Gebrauch entstehen. Sie bezieht sich auf alle Informationen eines Unternehmens, unabhängig von der physischen Beschaffenheit und der logischen Struktur, also auch auf herkömmliche Papierregistraturen und digitale Dokumente
- [AO](https://zoeller.de/glossary/ao/) - Abgabenordnung. In der Regel ist die Abgabenordnung vom 16.03.1976 gemeint (AO 1977, BGBl. I S. 613, ber. 1977 I S. 269) mit den jüngsten Änderungen durch Gesetz vom 26.06.2001 (BGBl. I 2001 S. 1310). Steuergrundgesetz, das verschiedene materielle und verfahrensrechtliche Vorschriften der Steuergesetzgebung zusammenfasst. Die AO regelt im Wesentlichen die Erhebung von Steuern, Besteuerungsverfahren sowie
- [Document Imaging](https://zoeller.de/glossary/document-imaging/) - Begriff im angelsächsischen Sprachraum (USA/UK) für Systeme, die hauptsächlich zur Erzeugung oder Verwaltung gescannter Dokumente (Dokumenten-Images) dienen. Die meisten Archivsysteme waren ihrem Ursprung nach Document Imaging-Systeme und wurden später um weitere Content-Funktionen erweitert.
- [Workflow i.S.v. Postkorbanwendungen](https://zoeller.de/glossary/workflow-i-s-v-postkorbanwendungen/) - Postkorbanwendungen sind die auf dem ECM-Markt am häufigsten vorkommenden Workflow-Lösungen. Ein elektronischer Postkorb ist hierbei das zentrale Arbeitsmittel der Sachbearbeiter. Eingehende Arbeit z.B. aus gescannten Dokumenten oder Arbeitsaufträge aus Hintergrundsystemen für Einzelmitarbeiter oder Mitarbeitergruppen werden in diesen elektronischen Postkörben visualisiert und stehen für die direkte Bearbeitung zur Verfügung. Meistens sind diese Postkorbanwendungen in die anderen
- [WCM](https://zoeller.de/glossary/wcm/) - Web Content Management. WCM-Systeme erleichtern neben der eigentlichen Website-Verwaltung auch das Publizieren von Dokumenten im Web, indem sie Werkzeuge zur Erfassung, Kontrolle, Sicherung und Veröffentlichung von Webseiten anbieten. DMS-relevant, weil DMS-Lösungen entweder als Content-Quelle für WCM-Systeme fungieren oder selbst zunehmend um diese Funktionen erweitert werden, sodass die DMS-Anbieter entweder CM-Funktionen selbst entwickeln oder mit CM-Herstellern
- [VRS](https://zoeller.de/glossary/vrs/) - Virtual ReScan (VRS) ist eine Bildverbesserungssoftware der Firma Kofax, mit der gescannte Dokumentenimages automatisch überarbeitet werden, um die Bildqualität zu erhöhen. Zu den Funktionen gehören u.a. das Geradedrehen der Bilder (Deskewing), das Vermeiden schwarzer Ränder (Black Border Removal), die Optimierung des Hintergrundes (Despeckling, Deshading) und die Unterdrückung von Seiten ohne Inhalt. VRS ist vielleicht die
- [UDO](https://zoeller.de/glossary/udo/) - Ultra Density Optical. Entwicklung von Plasmon und Hewlett-Packard als Ablösung der alten MO-Disks, die sich technologisch nicht mehr weiter entwickeln ließen. Eine 2-seitige 5,25-Zoll Cartridge speicherte in der ersten Generation ca. 30 GB, die nächste Generation speichert ca. 60 GB und später auch 120 GB je Platte. UDO-Systeme basieren auf Phase Change-Technologie und nicht mehr,
- [Thumbnail](https://zoeller.de/glossary/thumbnail/) - Kleine Voransicht eines Dokuments bzw. dessen erster Seite. In vielen DMS-Projekten gewünschte Funktionalität. Erhebliche Unterschiede in der praktischen Umsetzung. Manche Systeme erzeugen eine Thumbnail-Ansicht zum Zeitpunkt der Ablage und legen diese Thumbnail in der Datenbank ab. Das ist einerseits sehr performant bei der Anzeige umfangreicher Dokumentmengen, erzeugt aber Last und Speicherbedarf bei der Erstellung. Ein
- [TB](https://zoeller.de/glossary/tb/) - 1 Terabytes = 1.099.511.627.776 Bytes (1.024 GB à 1.024 MB à 1.024 KB à 1024 Bytes).
- [Single Instance Storage](https://zoeller.de/glossary/single-instance-storage/) - „Single Instance Storage“ bezeichnet die Fähigkeit eines Systems, zu erkennen, dass bestimmte Speicherobjekte (Dateien oder Datenblöcke) mehrfach vorkommen. Diese Mehrfachinstanzen eines Speicherobjektes werden reduziert, indem ein solches Objekt nur einmal gespeichert wird und die anderen Instanzen durch Verpointerung nur noch referenziert werden müssen. Dieses Verfahren gibt es auf Filesystem-Ebene oder auch im DMS-/Archivumfeld als Bestandteil
- [Postscript](https://zoeller.de/glossary/postscript/) - Postscript ist eine von der Firma Adobe entwickelte und 1985 vorgestellte Seitenbeschreibungssprache, die es erlaubt, den Inhalt einer kompletten Seite mit komplexem Text und Grafikinhalt zu beschreiben und diese Beschreibung an einen Drucker oder ein anderes postscriptfähiges Reproduktionssystem (z.B. ein Belichtungssystem) zu senden.
- [Phase Change](https://zoeller.de/glossary/phase-change/) - Der Begriff Phasenwechsel- oder Phase-Change-Technologie bezeichnet die optische Speicherung veränderbarer Daten auf Speichermedien. Das Prinzip der Phase-Change-Technologie beruht darauf, dass ein relativ energiereicher Laserstrahl amorphe Zonen auf der Oberfläche erzeugt, die das Licht des lesenden Lasers schlechter reflektieren und so eine digitale Null darstellen. Zum Löschen wird ein etwas energieärmerer Laser eingesetzt, unter dessen Einfluss
- [Perfect Page](https://zoeller.de/glossary/perfect-page/) - PerfectPage ist eine Bildverbesserungssoftware der Firma Kodak, mit der die Images von gescannten Dokumenten automatisch verbessert werden können. Zu den enthaltenen Funktionen gehören das Geraderichten (De-Skewing) und die Randentfernung (Black Border Removal) sowie die Optimierung des Hintergrundes (Despeckling, Deshading).
- [OOXML](https://zoeller.de/glossary/ooxml/) - Office Open XML. Entwickelt von Microsoft als XML-Dateiformat für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationswerkzeuge. Standard-Format seit MS Office 2007 für Word, Excel und PowerPoint. Als ECMA-Standard 376 in 2006 verabschiedet, 2 Jahre später als ISO Standard ISO/IEC 29000. Für MS Office XP und MS Office 2003 gibt es Konverter, die es a) erlauben, die neuen Formate
- [MD5](https://zoeller.de/glossary/md5/) - MD5 (Message Digest Algorithm 5) ist eine weit verbreitete kryptographische Hashfunktion, die einen 128-Bit-Hashwert erzeugt. MD5 wird aufgrund der nachgewiesenen Möglichkeit von Angriffen im Erzeugungsprozess als nicht mehr absolut sicher eingestuft. Ein bestehendes, mit MD5 erzeugtes, Zertifikat kann aber nach wie vor nicht gefälscht werden. MD5-Summen werden zur Integritätsprüfung von Dateien benutzt. Dabei wird die
- [KM](https://zoeller.de/glossary/km/) - Knowledge Management (System) Verfahren und Systeme, um das Know-how im Unternehmen für mehr Mitarbeiter zugreifbar zu machen. KM umfasst Segmente wie e-Learning, Collaboration, Dokumenten Management/Dokumentenarchivierung, Report Mining, Internet-Portale, Data Warehouse und andere Technologien, die helfen sollen, das bei den Mitarbeitern und in den Informationssystemen vorhandene Wissen anderen (Mitarbeitern, Partnern, Externen) zur Verfügung zu stellen. Es
- [Kategorisierung](https://zoeller.de/glossary/kategorisierung/) - Zuordnung eines Dokumentes zu einem bestimmten Themenbereich. Ein Beispiel für eine umfassende Systematik zur Kategorisierung sind die Sachgruppen der Deutschen Nationalbibliothek, die Klassifikation der Library of Congress u.a. Wie beim Schlagwortkatalog wird ein geschlossenes Vokabular verwendet. Im Zusammenhang mit DMS werden typischerweise Kategorien gebildet, die den am häufigsten vorkommenden Geschäftsdokumenttypen entsprechen. In der Regel wird
- [HGB](https://zoeller.de/glossary/hgb/) - Handelsgesetzbuch. Aufbewahrungsrelevante Vorschriften finden sich vor allem im Dritten Buch (Handelsbücher), erster Abschnitt (Vorschriften für alle Kaufleute) in den §§ 239 und 257. Die Aufbewahrungsvorschriften in HBG waren bis 1.1.2002 weitgehend identisch mit den Vorschriften der Abgabenordnung (AO). Erst danach kam es im Bereich der steuerlichen Aufbewahrung zu weiteren Anforderungen (siehe hierzu GDPdU) und damit
- [Hashwert](https://zoeller.de/glossary/hashwert/) - Ein Hashwert ist ein eindeutiger Zahlenwert, der durch einen mathematischen Algorithmus aus dem Inhalt einer Information gebildet wird. Somit ist die Integrität einer Information überprüfbar, da die erneute Bildung des Hashwerts bei einem kollisionsresistenten Hashverfahren den gleichen Hashwert als Ergebnis liefern muss. Wird also ein Dokument absichtlich oder versehentlich manipuliert, wird eine spätere Hashwert-Berechnung ein
- [GB](https://zoeller.de/glossary/gb/) - 1 Gigabyte = 1.073.741.824 Bytes (1 GB = 1024 MB à 1024 KB à 1024 Bytes)
- [Enterprise Search](https://zoeller.de/glossary/enterprise-search/) - Mit „Enterprise Search“ („Unternehmensweite Suche“) werden Lösungen bezeichnet, die eine Vielzahl von Datenquellen des Unternehmens mittels einer einheitlichen Suchoberfläche zugänglich machen. Hierfür bieten Enterprise Search Produkte in der Regel Konnektoren für unterschiedliche Datenbanken, Repositories und contenthaltende Systeme. Typische Beispiele sind Dateisysteme, E-Mail, Datenbanken, weit verbreitete ECM-Lösungen (z.B. MS SharePoint), aber auch verbreitete ERP- und CRM-Anwendungen.
- [Einfache elektronische Signatur](https://zoeller.de/glossary/einfache-elektronische-signatur/) - Einfache elektronische Signaturen sind zum Beispiel E-Mail-Signaturen in Form textlicher oder bildlicher Absenderangaben. Hier wird eine Identität nur behauptet. Die Richtigkeit dieser Angabe ist nicht prüfbar. Eine solche Signatur ist bestenfalls ein Augenscheinsbeweis, hat daher im Zweifel keine Beweiskraft. Das Adjektiv "einfache" soll abgrenzen zu den beiden anderen Varianten im deutschen Signaturgesetz, und zwar der
- [DRM](https://zoeller.de/glossary/drm/) - Digital Rights Management, d.h. Verfahren, mit denen Informationen so geschützt werden, dass sie erst nach der Bezahlung bzw. nur von berechtigten Personen genutzt werden können. Hierzu gehören auch Verfahren, die gewährleisten sollen, dass ein Dokument nicht unerlaubt kopiert oder mehrfach genutzt werden kann und z.B. Pay-per-use-Konzepte ermöglichen. DRM-Systeme sind immer herstellerspezifisch und funktionieren daher immer
- [DICOM](https://zoeller.de/glossary/dicom/) - DICOM steht für "Digital Imaging and Communications in Medicine". DICOM dient als standardisierte Spezifikation für die Speicherung und Austausch von Bildinformationen im Gesundheitswesen, konkret in Krankenhäusern und Arztpraxen. Nahe alle Hersteller von bildgebenden oder bildverarbeitenden Systemen unterstützen den DICOM-Standard. Die Spezifikation umfasst sowohl das eigentliche Bildformat als auch technische und fachliche Attribute zum Austausch von
- [Compliance](https://zoeller.de/glossary/compliance/) - Der Begriff Compliance - der generell "Übereinstimmung" bedeutet - wird von ECM-Lösungen ausnahmslos im Kontext von regulatorischen Rahmenbedingungen verwendet. Eine ECM-Lösung ist dann "compliant", wenn sie in Übereinstimmung mit den für diese Anwendungslösung geltenden rechtlichen und sonstigen regulatorischen Anforderungen steht oder diese sogar bei der Umsetzung unterstützt. Dazu gehören also sowohl die klassischen Lösungen zur
- [COLD](https://zoeller.de/glossary/cold/) - Computer Output on Laser Disk. Begriff ist zwar veraltet (Laser Disk sind nicht mehr verfügbar), aber viele Anbieter verwenden die Bezeichnung immer noch zur Kennzeichnung von Systemen zur Verwaltung computergenerierter Daten wie Ausgangspost, Drucklisten, Reports, Journale etc. COLD-Daten wurden früher häufig auf optischen Platten (engl. Laser Disks) archiviert, daher der Name in Anlehnung an das
- [BPM](https://zoeller.de/glossary/bpm/) - Business Process Management. Allgemeiner Oberbegriff für die Thematik zur Prozessanalyse, -simulation, -modellierung und -implementierung. ECM-relevant ist das Thema BPM deswegen, weil in ECM-Projekten häufig auch die alten, dokumentbasierten Abläufe in Frage gestellt werden.
- [Boolsche Operatoren](https://zoeller.de/glossary/boolsche-operatoren/) - Logische Operatoren wie UND, NICHT, ODER etc., mit denen sich Datenbankabfragen eingrenzen oder erweitern lassen. Benannt nach dem Mathematiker George Boole. Typische Anforderung für die Suchmöglichkeiten in ECM-Lösungen, um Suchabfragen eingrenzen zu können.
- [Blindfarbe](https://zoeller.de/glossary/blindfarbe/) - Bestimmte Farbtöne, die ein Scanner nicht erkennt. Wenn z. B. die verwendete Scannerlampe rotblind ist, werden rote Texte nach dem Scannen nur schlecht oder gar nicht erfasst. Blindfarben können auch erwünscht sein, z.B. um Formularfarben (Bsp: den rosa Hintergrund), die nicht benötigt werden und ggf. beim OCR stören, automatisch auszublenden.
- [Batch-Scanning](https://zoeller.de/glossary/batch-scanning/) - Batch (engl. für Stapel) bedeutet in der Übersetzung zwar das Einscannen als Stapel, das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass immer ein kompletter Stapel eingezogen und gescannt wird. Es kann ebenso sein, dass die Erfassungslösung im Batch-Modus arbeitet, die Dokumente jedoch trotzdem einzeln zugeführt werden. Batch-Modus kann auch bedeuten, dass alle Dokumente, die in diesem Stapeljob
- [Barcode-Erkennung](https://zoeller.de/glossary/barcode-erkennung/) - Die Erkennung eines Barcodes wird durch einen Fotosensor innerhalb eines Barcode-Erfassungsgerätes durchgeführt. Wird z.B. ein Barcode-Scanner über den Barcode gezogen, so wird die Lichtquelle des Scanners von den dunkeln Balken absorbiert (hohes elektrisches Signal), während sie von den hellen Zwischenräumen reflektiert wird (niedriges elektrisches Signal). Ein Fotosensor im Scanner empfängt das reflektierte Licht und ein
- [Annotation](https://zoeller.de/glossary/annotation/) - Unter Annotation bezeichnet man im DMS-Umfeld eine separierbare Erweiterung zu einem Dokument, typischerweise in Form von Text oder Grafik. Annotationen werden häufig veränderbar genutzt, d.h. sie verändern nicht das Originaldokument, zu dem sie verknüpft sind, sondern lassen sich anfügen, ändern, wieder wegnehmen oder löschen. Manche Systeme gestatten beides: das Verändern von Annotationen und das endgültige
- [Ablage](https://zoeller.de/glossary/ablage/) - Im Zusammenhang mit Dokumenten Management bezeichnet der Begriff Ablage häufig die kurzfristige Verwaltung von Objekten im Unterschied zur langfristigen Archivierung. Mit "Ablage" wird häufig auch die Möglichkeit der Änderung impliziert, während bei der Archivierung genau dies verhindert werden soll. In der Praxis wird dies aber nicht immer so konsequent getrennt. "Ordnungsgemäße Ablage" ist häufig auch
- [Dokumenten Management Systeme](https://zoeller.de/glossary/dokumenten-management-systeme/) - Häufig verwendeter Oberbegriff für informationstechnische Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und deren Prozesse. DMS-Komplettlösungen umfassen typischerweise: - Unterstützung des kompletten Dokumentenlebenszyklus inkl. Erfassung/Erstellung - Versionierung inkl. der dazu notwendigen Check-out/Check-in-Funktionen - Metadatenverwaltung, ggf. auch Organisation in Aktenstrukturen - Inhaltssuche (erfordert Volltext-DB) - Genehmigungs-, Freizeichnungs-, Publishingprozesse - Postkorb/Workflow-Funktionen - Rendition/Formatkonvertierung - Unveränderbare (revisionssichere) Ablage und Archivierung
- [A0, A1, A2, A3, A4, A5 etc.](https://zoeller.de/glossary/a0-a1-a2-a3-a4-a5-etc/) - Nach DIN genormte internationale Papierformate. Das Ausgangsformat A0 ist ein Rechteck von 1 qm Flächeninhalt mit den Seitenlängen 841 und 1189 mm. Das Seitenverhältnis für jedes Blatt ist 1/Wurzel aus 2. Sämtliche weiteren Formate entstehen durch Halbierung oder Verdoppelung. DIN A4 z.B. ist ein Papierformat mit 21 cm x 29,7 cm. Die Verdoppelung ergibt die
- [ADK](https://zoeller.de/glossary/adk/) - Archive Development Kit. Entwicklungsumgebung in SAP-Systemen zur Archivierung von Daten in Archivdateien (REO-Objekte). Die Definition von betriebswirtschaftlich zusammenhängenden Daten erfolgt in Archivierungsobjekten. Das ADK enthält Methoden in Form von Funktionsbausteinen zur Steuerung der Übergabe der zu archivierenden Daten an die Archivdatei und das spätere Auslesen aus der Archivdatei. In allen SAP-Systemen werden Beispiele für Archivobjekte
- [ALF](https://zoeller.de/glossary/alf/) - Advanced List Format. Dokumentenformat für SAP-Drucklisten zur Ablage auf einem Archivsystem über die ArchiveLink-Schnittstelle. Besonderheiten sind die Möglichkeit zum Aufbau einer Indizierung als Unterstützung für die inhaltliche Suche und zum Eintragen von Verknüpfungen zu Dokumenten oder SAP-Business Objekten innerhalb der Druckliste.
- [Aliasing](https://zoeller.de/glossary/aliasing/) - Bezeichnung für die zackige Darstellung von Kurven oder Schrägen in Vektorgrafiken oder Fonts bei starker Vergrößerung am Bildschirm oder Drucker.
- [Antonym](https://zoeller.de/glossary/antonym/) - Gegenteil. Das Wort "gut" ist das Antonym zu "schlecht". Manche Volltextdatenbanken verfügen über die Möglichkeit, Antonyme in der Suchabfrage zu berücksichtigen. Dies erfordert aber ein Wörterbuch, welches diese Meta-Informationen zur Verfügung stellt.
- [Artefakte](https://zoeller.de/glossary/artefakte/) - Bildfehler (Pixelblöcke, -ränder und Treppeneffekte), die etwa beim Vergrößern oder Komprimieren entstehen können. JPEG-Dateien weisen Artefakte um sehr scharfe, dünne Konturen auf, z.B. wenn eine Abbildung mit Buchstaben nach JPEG komprimiert wird.
- [Attachment](https://zoeller.de/glossary/attachment/) - Englisch für "Anhang". Typischerweise sind damit Dateien gemeint, die einer E-Mail angehängt sind. Im DMS-Umfeld sind Attachments relevant, wenn Dokumente oder Dokumentverweise per E-Mail weitergeleitet werden. Wenn nur der Verweis (Link) weitergeleitet wird, ist der Anhang sehr klein. Die Aktivierung des Verweises initiiert dann typischerweise erst den Zugriff auf das DMS und das Retrieval des
- [Audit Trail](https://zoeller.de/glossary/audit-trail/) - Mechanismen zur Protokollierung der Interaktionen mit Aufzeichnungen (Records), um den Zugriff auf diese Aufzeichnungen innerhalb eines Systems während oder nach dem Zugriff zu dokumentieren. Audit Trails dienen auch dazu, unerlaubte Zugriffe, Löschungen, Änderungen, Manipulationen an Dokumenten, Unterlagen oder anderen Aufzeichnungen nachvollziehen zu können.
- [Barcode](https://zoeller.de/glossary/barcode/) - Ein Barcode ist eine Aneinanderreihung von binären Informationen. Die vertikalen, dunklen Striche unterschiedlicher Breite eines Barcodes nennt man „Balken“ und die hellen Zwischenräume „Lücken“. Balken und Lücken werden zusammen als „Elemente“ bezeichnet. Es gibt verschiedene Barcodetypen, die unterschiedliche Zeichensätze unterstützen. Je nach Kombination von Balken und Lücken werden die verschiedenen Zeichen innerhalb eines Barcodes dargestellt.
- [BGB](https://zoeller.de/glossary/bgb/) - Bürgerliches Gesetzbuch. DMS-relevant durch den im § 126 BGB geregelten Urkundenbegriff, der die eigenhändige (also nicht durch technische Hilfsmittel wie Unterschriftenautomat oder Grafiktablett erfolgte) Unterschrift unter ein physisches Dokument (typischerweise Papier) erfordert. In vielen DMS-Projekten stehen aber nicht die zivilrechtlichen, sondern die handelsrechtlichen Aspekte im Vordergrund und für diese sind AO und HGB relevant, die
- [Bildpunkt](https://zoeller.de/glossary/bildpunkt/) - Einzelner Punkt bzw. einzelne Informationseinheit eines Rasterbildes. Die Tiefe des Bildpunktes kann von 1 Bit (bei Schwarzweiß-Strichzeichnungen) bis zu 24 Bit (3 Grundfarben zu je 8 Bit) reichen. Hochwertige Scanner können bis zu 12 Bit pro Bildpunkt (je Grundfarbe) erfassen.
- [Blog](https://zoeller.de/glossary/blog/) - Kunstwort aus Web und Logbook, daher manchmal (selten) auch Weblog genannt. Ein typisches Blog ist eine Internetpublikation mit einem redaktionellen Inhalt in Form chronologischer Artikel eines Autors oder einer Autorengruppe.
- [BluRay](https://zoeller.de/glossary/bluray/) - Nachfolger der DVD mit höherer Aufzeichnungskapazität. Nutzung "blauer" Laser (tatsächlich aber violett), die sehr viele kleinere Strukturen schreiben und auslesen können. BluRay Disks (BD) gibt es sowohl im Consumer-Markt als Video-DVD-Nachfolger als auch im professionellen Markt für die Langfristarchivierung. BluRay-Disks gibt es in den Ausführungen einmal- und mehrfach beschreibbar. Außerdem gibt es jede Variante 1-schichtig
- [bpi](https://zoeller.de/glossary/bpi/) - Bits per Inch - gibt für Speichermedien mit bit-sequentieller Aufzeichnung (Bänder, Magnetplatten) die Speicherdichte an.
- [BPML](https://zoeller.de/glossary/bpml/) - Business Process Modelling Language, eine High-Level-Sprache zur Definition von Geschäftsprozessen. Sie soll (auch) die Abstimmung von Geschäftsprozessen zwischen unterschiedlichen Unternehmen erleichtern.
- [BPMN](https://zoeller.de/glossary/bpmn/) - Business Process Modelling Notation. Eine Prozessbeschreibungssprache der OMG (Object Management Group), welche eine visuelle Beschreibung der Geschäftsprozesse erlaubt.
- [BPMS](https://zoeller.de/glossary/bpms/) - Business Process Management System
- [CALS](https://zoeller.de/glossary/cals/) - Früher für "Computer Aided and Logistics System", aktuelle Bezeichnung ist "Continuous Acquisition and Life-Cycle Support". Initiiert vom US-amerikanischen Verteidigungsministerium. Spezifiziert Austauschformate für komplexe Dokumente, um die elektronische Versendung von Angeboten, Informationsanfragen, Ausschreibungen zwischen Anfragern und Anbietern zu erlauben. Beinhaltet Texte, Vektor- und Rastergrafiken. Der entsprechende Standard lautet MIL-STD-1840.
- [CAR](https://zoeller.de/glossary/car/) - Computer Aided Retrieval. Bezeichnet typischerweise Mikrofilm-Recherchesysteme, deren Datenbasis (Schlagwort-, Indexdatenbank) in Rechnersystemen verwaltet wird.
- [Collaboration](https://zoeller.de/glossary/collaboration/) - „Collaboration“ dient der Zusammenarbeit mehrerer räumlich und/oder zeitlich voneinander getrennter Personen, die gemeinsam an einer Aufgabe oder in einem Projekt arbeiten. Typische Collaboration-Funktionen sind: - Portalfunktionen - Virtuelle Projekträume - Wikis und Blogs - Instant Messaging Funktionen/Chat - Desktop-Sharing - Team-Kalender, Aufgabenplanung - White-Boards - Newsgroups/Diskussionsforen - Projektplanungswerkzeuge - Dokumentenablagen
- [COM](https://zoeller.de/glossary/com/) - Computer Output on Microfilm. Computergenerierte Massendaten werden mit Hilfe von COM-Fiche-Systemen auf Film belichtet.
- [CSS](https://zoeller.de/glossary/css/) - Cascading Style Sheets. Beschreibungssprache, entwickelt vom W3C-Konsortium zur Definition der Layout-Eigenschaften von HTML- und XML-Dokumenten wie z.B. Schriftarten und Farbe. Durch CSS können Inhalt und Layout getrennt werden, im Gegensatz zu reinen HTML-Seiten. Durch diese Trennung ist es auch einfach möglich, Inhalte für unterschiedliche Zielkanäle unterschiedlich aufzubereiten (also eine einzige Quelledatei speist HTML-Seiten SOWOHL für
- [DAS](https://zoeller.de/glossary/das/) - Direct Access Storage Speicherperipherie (Platten, Bandlaufwerke oder -roboter, Jukeboxen), welche direkt über einen schnellen Bus an den Server angeschlossen sind. Alternativ werden solche Speicher per (SAN oder) NAS angeschlossen.
- [DASD (1)](https://zoeller.de/glossary/dasd-1/) - Direct Access Storage Device. Wird in der Regel assoziiert mit Magnetplatten, steht aber theoretisch für jedes Online-Speichersystem mit Direktzugriff auf die Information, wie auch die eingelegte CD-ROM oder Diskette. Im Unterschied zu Speichersystemen, deren Zugriffszeit durch mechanische/elektromechanische Vorgänge bestimmt wird, wie z.B. Bandgeräte, Band- oder Plattenrobotiksysteme usw. Diese werden häufig auch als Near-Line Speichersysteme bezeichnet.
- [Data Mining](https://zoeller.de/glossary/data-mining/) - Data Mining bezeichnet Verfahren, die mittels mathematischer und statistischer Analysewerkzeuge versuchen, signifikante Muster oder Abweichungen aus sehr großen Datenmengen zu erkennen. Im Zusammenhang mit ECM-Lösungen ist Data Mining relevant, weil es einen verschwimmenden Grenzbereich zu den Report Mining Systemen gibt, die nach häufigem Sprachgebrauch den ECM-Technologien zugerechnet werden.
- [De-Skewing](https://zoeller.de/glossary/de-skewing/) - Unter De-Skewing wird ein softwaretechnisches Verfahren zum automatischen Geraderücken schief eingescannter Seiten verstanden.
- [Deskriptor](https://zoeller.de/glossary/deskriptor/) - Deskriptoren sind Wörter aus einem kontrollierten Vokabular (z.B. dem Thesaurus), die zur Beschreibung verwendet werden.
- [DIP](https://zoeller.de/glossary/dip/) - Veraltet: Document Image Processing. Im angelsächsischen Sprachraum früher gebräuchliche Bezeichnung für elektronische Archivierung gescannter Dokumente. Heute nicht mehr gebräuchlich.
- [DLM](https://zoeller.de/glossary/dlm/) - Document Lifecycle Management, d.h. die Kontrolle und Verwaltung über den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes von den verschiedenen Stationen der Erstellung über die Versionierung, Speicherung/Archivierung, Genehmigung und Freigabe bis hin zum Löschen am Ende des Lebenszyklus.
- [DNG](https://zoeller.de/glossary/dng/) - (engl.) Digital Negative. Vorschlag von Adobe für ein Rohdatenformat für Bitmap-Dateien, welches einerseits den Verlust von Bildinformationen bei JPEG vermeidet, gleichzeitig aber die Einschränkung herstellerspezifischer RAW-Formate vermeiden soll. Erweiterung des TIF-Formates für digitale Fotografie, um dauerhaft Bildparameter zu erhalten, die bei Wandlung in JPEG verlorengehen oder nur in herstellerspezifischen RAW-Formaten verfügbar wären. Im ECM-Umfeld spielt
- [Document Management Alliance](https://zoeller.de/glossary/document-management-alliance/) - Veraltet, nicht mehr relevant. Abk. DMA. Ehemalige Arbeitsgruppe innerhalb der AIIM, seit dem Jahr 2000 aufgelöst. Die DMA-Spezifikationen sollten die system- und anbieterübergreifende Nutzung von Dokumentenbibliotheken aus einer einzigen Client-Umgebung erlauben. Der DMA-"Standard" ist an der mangelnden Unterstützung durch die Industrie gescheitert, die Spezifikation 1.0 von 1997 wurde danach nicht weiter gepflegt. Die marktführenden Hersteller
- [Dokument](https://zoeller.de/glossary/dokument/) - Das heutige Verständnis des Begriffs "Dokument" geht über die klassische Definition als "Schriftstück" mit Beweis- und Urkundencharakter weit hinaus und umfasst auch rechnererzeugte Individual- und Massenausgangsdokumente sowie Listen, Reports und ggf. auch Objekte, die keine Zeichen, sondern Audio- oder Videoinformationen enthalten.
- [DPI](https://zoeller.de/glossary/dpi/) - Dots per Inch (Punkte pro Zoll), Maßeinheit zur Darstellung der Auflösung von Bildschirmen, Druckern, Scannern etc.
- [DTS](https://zoeller.de/glossary/dts/) - Digital Time Stamp Service. - Ein Netzdienst, welcher einen digitalen Zeitstempel zurückliefert. Ein solcher Zeitstempel wird zuweilen zur Beurkundung oder zum sicheren Nachweis der Unveränderbarkeit digitaler Unterlagen benötigt.
- [DVD](https://zoeller.de/glossary/dvd/) - Digital Versatile Disk. Optisches Speichermedium in den Formaten 80 oder 120 mm mit Speicherkapazitäten von 2,6 bis 17 GB je nach Format und Typ. DVDs sind in folgenden Varianten erhältlich: DVD-ROM: Read Only Modus DVD-R: einmal beschreibbar DVD-RW: Read-Write, wiederbeschreibbare Version der DVD DVD+R: einmal beschreibbar mit von DVD-R abweichender Technik DVD+RW: Read-Write, wiederbeschreibbare Version
- [EDI](https://zoeller.de/glossary/edi/) - Electronic Data Interchange. Als "elektronischer Datenaustausch" wird die Übertragung kommerzieller und administrativer Daten zwischen Computern nach einer vereinbarten Norm zur Strukturierung einer EDI-Nachricht bezeichnet.
- [EDM (1)](https://zoeller.de/glossary/edm-1/) - Elektronisches Dokumenten Management. Verwaltung "lebender" Dokumente über den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung, dem Umlauf, der Freizeichnung/Genehmigung über die Ablage bis hin zur Veröffentlichung. Heute nur noch selten gebrauchte Bezeichnung, taucht in der Literatur aber manchmal noch auf.
- [EDMS](https://zoeller.de/glossary/edms/) - Engineering Document Management System. Nicht mehr gebräuchlicher Begriff. Bezeichnet Systeme zur Verwaltung technischer Zeichnungen. Bei diesen Systemen liegt der Aufgabenschwerpunkt häufig in der Verwaltung der Zeichnungsänderungen und der damit zusammenhängenden Versionsverwaltung in einer Datenbankanwendung.
- [Faksimile](https://zoeller.de/glossary/faksimile/) - Vom lat. fac simile (mache ähnlich). Originalgetreue Nachbildung von Vorlagen, entweder auf fotografischem Wege oder, wie heute am weitesten verbreitet, durch elektronische Abtaster in Faxgeräten und Scannern.
- [Farbtiefe](https://zoeller.de/glossary/farbtiefe/) - Anzahl der Bits, mit der ein Pixel dargestellt werden kann. Steht nur 1 Bit zur Verfügung, lassen sich nur 2 hoch 1 = zwei Werte darstellen (schwarz oder weiß), bei 8 Bit stehen 2 hoch 8 = 256 Abstufungen (Graustufen oder Farbe) zur Verfügung, bei 2 hoch 16 sind es 65.536 Farben (HighColor), bei 24
- [Fixed Content](https://zoeller.de/glossary/fixed-content/) - Bezeichnung für Daten und Dokumente, die einmal gespeichert und anschließend nicht mehr verändert werden, z.B. elektronische Abbilder von Geschäftsdokumenten, die aufgrund von gesetzlichen Vorgaben für die Dauer einer bestimmten Aufbewahrungsfrist unveränderbar archiviert werden müssen.
- [Font](https://zoeller.de/glossary/font/) - Bezeichnung für eine Schrift bzw. deren Beschreibung/Definition im Rechner. Zur Angabe eines Fonts gehören Schriftart, Schriftschnitt und unter Umständen auch die Schriftgröße, also z.B.: "Times Roman, 12 Punkt." Für ein DMS sind Fonts dann wichtig, wenn sie zur Reproduktion notwendig sind. Hierzu müssen diese Fonts entweder auf den späteren zur Reproduktion notwendigen Systemen verfügbar sein
- [Freitextsuche](https://zoeller.de/glossary/freitextsuche/) - Eine Form der Suche, die nicht auf bestimmte Felder eines Datensatzes, sondern auf alle Felder des Datensatzes gleichzeitig angewendet wird. Der Suchende muss daher nicht wissen, in welchem Datenfeld eines Datensatzes der gesuchte Ordnungsbegriff gespeichert wurde.
- [GIF](https://zoeller.de/glossary/gif/) - Graphic Interchange Format. Ursprünglich von Unisys entwickelt, später von CompuServe eingeführtes Format für komprimierte Rasterbilder. Max. 256 Farben, 2 Versionen: GIF87a und GIF89a. Letzteres unterstützt "Transparenz", d.h. statt eines weißen Pixels ist die Stelle "durchsichtig" (erlaubt runde Buttons auf Hintergrund) sowie animierte GIFs. Verwendung vor allem auf Webseiten. Aufgrund der Lizenzansprüche von Unisys sind GIF-Objekte
- [GoB](https://zoeller.de/glossary/gob/) - Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind sowohl geschriebene als auch ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung in Unternehmen. Sie ergeben sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden.
- [Graustufen](https://zoeller.de/glossary/graustufen/) - Die Anzahl der unterscheidbaren Graustufen bei Schwarz-Weiß-Bildern. Die maximale Anzahl Graustufen wird bestimmt durch die Bit-Tiefe. Ein 8-Bit-Graustufenbild kann maximal 2 hoch 8 = 256 Graustufen enthalten.
- [Halbtonvorlagen](https://zoeller.de/glossary/halbtonvorlagen/) - Vorlagen bzw. Abbildungen, die neben reinem Schwarz und Weiß auch Grautöne oder neben den reinen Grundfarben auch Farbabstufungen enthalten.
- [Header](https://zoeller.de/glossary/header/) - Im DMS-Umfeld wird der Begriff "Header" häufig im Zusammenhang mit Dateiformaten wie z.B. TIFF gebraucht, die eine beschreibende und eine Inhaltskomponente haben. Zum Beispiel sind im TIFF-Header beschreibende Merkmale zum Inhalt untergebracht wie Auflösung, Farbformat und andere.
- [High Sierra Format](https://zoeller.de/glossary/high-sierra-format/) - Vorläufer des ISO 9660 Standards für CD-ROM. Die High Sierra Gruppe hatte die Standards vorbereitet und an die ISO als Vorschlag weitergeleitet. Der Name leitet sich aus dem Ortsnamen ab, in dem die Gruppe die erste konstituierende Sitzung hatte.
- [Huffman Code](https://zoeller.de/glossary/huffman-code/) - Kompressionsverfahren für Binärdaten, 1952 entwickelt von David A. Huffman. Huffman Code-Kompression wird in einer Vielzahl von Dateiformaten angewendet, so z.B. bei JPG, MP3, PKZIP und anderen.
- [Hyperlink](https://zoeller.de/glossary/hyperlink/) - Ein Hyperlink ist eine Verknüpfung in einem Dokument (z.B. einer Webseite), die auf eine andere Textstelle, ein anderes Dokument oder eine andere Ressource verzweigt.
- [ILM](https://zoeller.de/glossary/ilm/) - Information Life Cycle Management: Begriff, der über den engeren Dokumenten- oder Content-Begriff hinausgehen soll. Bei ILM geht es um die Steuerung und Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von unternehmenskritischen Informationen: von der Entstehung, über die statische oder dynamische, ändernde oder nicht ändernde Nutzung bis hin zur sicheren Langzeitarchivierung.
- [IPTC](https://zoeller.de/glossary/iptc/) - Metadatenstandard für Bilddateien, spezifiziert vom International Press Telecommunications Council in Zusammenarbeit mit der Newspaper Association of America. Der IPTC-Standard legt eine Reihe von Feldern fest wie z.B. Copyright-Hinweise, Bildunterschriften etc., die dann von Bildverwaltungssystemen z.B. zur Indexierung in einer Datenbankanwendung verwendet werden können.
- [JSR 168](https://zoeller.de/glossary/jsr-168/) - Der Portlet-Standard JSR 168 standardisiert die Aggregation mehrerer Inhalte in einer Portalseite. Damit können Portlets entwickelt werden, die unabhängig vom verwendeten Portal sind. Dies bietet den Kunden die Möglichkeit, Anwendungen zu schreiben, ohne sich an einen Anbieter binden zu müssen. Wurde mittlerweile aktualisiert durch JSR 268.
- [JSR 170](https://zoeller.de/glossary/jsr-170/) - Der Java Specification Request (JSR) 170: Content Repository for Java Technology API (JCR), definiert eine einheitliche Programmierschnittstelle auf Basis der Java Plattform, um über eine einheitliche Schnittstelle unterschiedliche, JCR-konforme, Content Repositories anbinden zu können. JSR 170 wurde mittlerweile abgelöst durch JSR 283.
- [Jukebox](https://zoeller.de/glossary/jukebox/) - Häufige Bezeichnung für Robotik-Systeme für Wechselmedien wie optische Platten, Bänder etc.
- [KB](https://zoeller.de/glossary/kb/) - Kilobytes = 1.024 Bytes
- [Kompression](https://zoeller.de/glossary/kompression/) - Allgemeine Bezeichnung für eine Vielzahl von Technologien zur Reduzierung der Anzahl Bits, die Information darstellen, in einem Übertragungs- oder Speicherobjekt. Bei der De-Kompression wird der Originalzustand wieder hergestellt, sofern der Kompressionsalgorithmus verlustfrei arbeitet.
- [Lossy Compression](https://zoeller.de/glossary/lossy-compression/) - Verlustbehaftete Kompression. Bezeichnet im DMS-Umfeld Kompressionsverfahren, die beim Komprimieren von Bilddaten Details zu Gunsten der Dateigröße reduzieren. Typisches Beispiel sind JPEG-Fotos, in denen ursprüngliche Details im Originalbild durch einstellbare Kompression verloren gehen.
- [LUN](https://zoeller.de/glossary/lun/) - Logical Unit Number. Eine eindeutige Adresse einer Speichereinheit wie zum Beispiel Platte oder Partition, typischerweise im Kontext eines SAN.
- [LZW](https://zoeller.de/glossary/lzw/) - Kompressionsverfahren für Daten und Images, benannt nach Abraham Lempel, Jacob Ziv und Terry A. Welch. LZW wird verwendet in ARC, GIF, ZIP und LHARC. Basiert auf dem Lempel-Ziv Algorithmus, bei Unisys 1984 erweitert. LZW-Kompression ist grundsätzlich verlustfrei. Unisys wurde 1985 das Patent für LZW zuerkannt. LZW-Algorithmen sind daher patentgeschützt und müssen von Unisys lizensiert werden.
- [MB](https://zoeller.de/glossary/mb/) - Megabyte= 1.048.576 Bytes (1 MB = 1024 Kilobytes á 1024 Bytes).
- [Metadaten](https://zoeller.de/glossary/metadaten/) - Metadaten sind Informationen, die andere gespeicherte Informationen beschreiben. In einem ECM/DMS wird ein Dokument z.B. durch Metadaten wie Dokumententyp, Eingangsdatum, Vertragsnummer etc. beschrieben.
- [MICR](https://zoeller.de/glossary/micr/) - Magnetic Ink Character Recognition. Die Druckfarbe enthält Eisenoxid, so dass spezielle Lesegeräte die Schriftzeichen magnetisch erkennen können. MICR ist in Europa wenig verbreitet.
- [MIME](https://zoeller.de/glossary/mime/) - Multipurpose Internet Mail Extensions (MIME) ist ein Kodierstandard, der die Struktur und den Aufbau von E-Mails und anderer Internetnachrichten festlegt. Es sind mehrere Kodierungsmethoden spezifiziert, die die Übertragung von Nicht-ASCII-Zeichen in Texten sowie von Nicht-Text-Dokumenten wie Bilder, Sprache und Video in textbasierten Übertragungssystemen wie E-Mail ermöglichen. Die Nicht-Text-Elemente werden beim Versender kodiert und beim Empfänger
- [MO](https://zoeller.de/glossary/mo/) - Veraltet, heute nicht mehr relevant: Magneto-Optik. Hybridtechnologie, die eine hohe Aufzeichnungsdichte und die Auswechselbarkeit laser-optischer Speicher mit der Wiederbeschreibbarkeit magnetischer Medien kombiniert. Während sich im Consumer-Bereich aus Preis-/Kostengründen Phase-Change verbreitet hat, war MO die viele Jahre dominierende Technologie im professionellen Bereich, wo Jukebox-Systeme zum Einsatz kamen. MO wurde aber abgelöst durch UDO und BluRay-Technologien, die
- [Multi-Session CD](https://zoeller.de/glossary/multi-session-cd/) - Im Unterschied zu CDs der allerersten Generation, die nur komplett und auf einmal beschrieben werden konnten, erlauben Multi-Session CDs das Füllen der CD in mehreren (theoretisch maximal 99) Schreib-Sessions. Jede Session verbraucht ca. 10-14 MB Speicherplatz für Verwaltungsinformationen.
- [Nearline-Speicher](https://zoeller.de/glossary/nearline-speicher/) - Typischerweise Speichersysteme wie z. B. Magnetband- oder Robotiksysteme für Bänder und optische Platten, bei denen der Zugriff auf die Information nicht sofort, sondern erst nach Abarbeitung mechanischer Bewegungszeiten etc. im Bereich von 10 - 60 Sekunden erfolgt.
- [OASIS](https://zoeller.de/glossary/oasis/) - Reference Model for an Open Archival Information System. Von der ISO im Jahre 2003 als ISO-Standard 14721 verabschiedetes Referenzmodell, welches die Funktionsschnittstellen eines modular aufgebauten Archiv-Repositories beschreibt. In 2012 durch ISO 14721:2012 aktualisiert.
- [OCR](https://zoeller.de/glossary/ocr/) - Optical Character Recognition. Ursprünglich Name für Verfahren zur Erkennung genormter Schriften wie OCR-A (nur Großbuchstaben) und OCR-B (Groß- und Kleinbuchstaben) über optische Leseeinheiten. Heute steht der Begriff allgemeiner für die Erkennung von maschinell oder auch handschriftlich aufgebrachten Zeichen aus einem Rasterbild. Die erkannten Zeichen werden in Zeichencode (ASCII oder ISO-8859) gewandelt und stehen somit für
- [OCSP](https://zoeller.de/glossary/ocsp/) - Online Certificate Status Protocol. Protokoll zur automatisierten Statusabfrage von Zertifikaten beim Zertifikatsdiensteanbieter.
- [ODMA](https://zoeller.de/glossary/odma/) - Open Document Management API. High Level-Schnittstelle zur Integration von Client-Anwendungen (z.B. Word) mit DMS. Die Bedeutung von ODMA hat aus verschiedenen Gründen stark abgenommen, u.a. wegen der mangelnden Internet-Fähigkeit (funktioniert nicht über HTTP) und der eingeschränkten Unterstützung seitens der Hersteller. Aktueller Status: Keinerlei Relevanz mehr, tote Spezifikation, wird seit Frühjahr 2000 nicht mehr fortgeführt.
- [OMR](https://zoeller.de/glossary/omr/) - Optical Mark Reading. Technologie zum Erkennen von Markierungen wie Kreuze, Kringel usw. in gescannten Dokumenten und Bestandteil gängiger OCR/ICR-Engines. Typischer Einsatz erfolgt bei der automatisierten Erfassung von Fragebögen oder ausgefüllten Formularen.
- [OMS](https://zoeller.de/glossary/oms/) - Output Management ist die Verwaltung und Steuerung aller Prozesse und Geräte, die notwendig sind, um in einem Unternehmen Dokumente jeder Art für einen Empfänger zu erzeugen und so weiter zu verarbeiten, dass sie mit möglichst geringen Kosten in der gewünschten Form (Brief, Fax, E-Mail oder anderes Medium) den Adressaten erreichen oder einem elektronischen Dokumentenspeicher (Archiv
- [Orange Book](https://zoeller.de/glossary/orange-book/) - Spezifikation für einmal beschreibbare CDs.
- [OTF](https://zoeller.de/glossary/otf/) - Output Text Format. Bezeichnung für ein SAP-proprietäres Format für ausgehende Dokumente, die aus SAP Script/Smartforms generiert und auch archiviert werden können. Ab R/3 Release 4.0B werden ausgehende Dokumente für die Archivierung nur noch im PDF-Format erzeugt, bei der Anzeige sind aber noch Viewing-Komponenten notwendig, die die archivierten OTF-Dokumente anzeigen können.
- [Overlay](https://zoeller.de/glossary/overlay/) - Im DMS-Umfeld wird mit Overlay typischerweise eine Methode bezeichnet, mit der eine Abbildung, die häufig unverändert vorkommt (z.B. ein Rechnungsformular) und individuelle Daten (z.B. die individuellen Werte der Rechnungsempfänger) beim Retrieval auf Bildschirm oder Drucker übereinander gelegt werden. Damit wird vermieden, dass die bildlichen Informationen des Formulars mehrfach gespeichert werden. Speicher- und Übertragungskapazität werden somit
- [PDF417](https://zoeller.de/glossary/pdf417/) - Portable Data File. Ein 2D-Barcode, ausgelegt auf größere Textmengen (bis zu 1850 Zeichen).
- [PDM](https://zoeller.de/glossary/pdm/) - Production (Product) Data Management Systeme dienen hauptsächlich der Verwaltung von Metainformationen zu Dokumenten und Zeichnungen bzw. den Produktdaten (z.B. den Stücklisten), die auch auf einem Hintergrundsystem liegen können. So können die metrischen Informationen einer CAD-Zeichnung zu einem Bauteil direkt in die Produktion übernommen werden. Umgekehrt kann bei Änderung einer Einzelkomponente abgefragt werden, welche Objekte von
- [Phrasensuche](https://zoeller.de/glossary/phrasensuche/) - Die Phrasensuche findet Wortfolgen wie "Dokumenten Management System", aber nicht Dokumente, die nur das Wort "Management" in sich tragen.
- [Pixel](https://zoeller.de/glossary/pixel/) - Kunstwort für "Picture Element". Ein Pixel ist ein einzelner Punkt eines gescannten Bildes oder eines anderen Rasterbildes. Ein Pixel kann mit einem Bit codiert werden (schwarz oder weiß) oder mehr als 1 Bit, z.B. 8 Bit für 256 Farben.
- [PLM](https://zoeller.de/glossary/plm/) - Product Life Cycle Management. PLM ist eine Unternehmensstrategie für die bereichs-, standort- und firmenübergreifende Unterstützung von produktbezogenen Prozessen für: Produktplanung und -entwicklung, Produktpflege, Beschaffung, Produktion, Verkauf, Produktwartung sowie Produktstilllegung und -entsorgung unter Nutzung einer integrierten IT-Arbeitsplattform mit einem gemeinsamen Datenbestand.
- [PNG](https://zoeller.de/glossary/png/) - Portable Network Graphics. Rastergrafikformat mit verlustfreier Kompression, das im Unterschied zu GIF mit 16 Millionen Farben (GIF ist auf 256 Farben beschränkt) arbeiten kann.
- [Portlets](https://zoeller.de/glossary/portlets/) - Portlets sind Komponenten einer Portalwebsite, die im Browser-Client die Oberfläche für Portalfunktionen zur Verfügung stellen, welche auf dem Portal-Server ausgeführt werden. Typische Beispiele sind Portlets für E-Mail, Diskussionsforen, Wetterabfrage etc.
- [ppm](https://zoeller.de/glossary/ppm/) - pages per minute - Seiten pro Minute (Leistungsangabe bei Scannern und Druckern)
- [Prefetch](https://zoeller.de/glossary/prefetch/) - Das präventive Holen von Speicherobjekten (z.B. Altakten) aus einem langsameren Speicher (z.B. Jukebox für Band oder optische Platte) auf ein schnelleres Medium (z.B. Magnetplatte), um die Zugriffszeiten im Bearbeitungsfall zu verkürzen.
- [RAID](https://zoeller.de/glossary/raid/) - RAID steht für "Redundant Array of Inexpensive Disks" (manchmal auch "independent"). Technologie, bei der mehrere Magnetplatten zu einem logischen Speichersystem verbunden sind, um eine höhere Sicherheit oder Performance zu gewährleisten. Man unterscheidet je nach Grad der Speicherredundanz unterschiedliche RAID-Level.
- [Record (1)](https://zoeller.de/glossary/record-1/) - Ein Record (Aufzeichnung) im Kontext von Records Management Systemen ist eine Information, die - unabhängig vom Medium - eine geschäftliche Transaktion beschreibt. Eine solche Aufzeichnung könnte ein Buchungssatz in einer Finanzbuchhaltung oder ein analoges oder digitales Dokument sein.
- [Record (2)](https://zoeller.de/glossary/record-2/) - In der IT wird der Begriff Record - abweichend vom Verständnis in der Archiv- und DMS-Branche - für einen Datensatz in einer Datenbank verwendet.
- [Records Management System](https://zoeller.de/glossary/records-management-system/) - Für den englischen Begriff Records Management (Record = Aufzeichnung) gibt es im DMS-Markt unterschiedliche Erläuterungen. Die wesentlichen sind: 1) Löschfristenverwaltung 2) Schutzfunktionen, häufig in Verbindung mit Löschfristenverwaltung 3) Aktenverständnis, das heißt, die Zusammenführung aller zu einem bestimmten Ordnungsbezug (z.B. Kreditakte, Personalnummer, Kundennummer) gehörenden Informationen und schließlich 4) allgemeine Schriftgutverwaltung mit Archivfunktionen, wie sie die ISO
- [Redlining](https://zoeller.de/glossary/redlining/) - Begriff für das Anbringen von Anmerkungen (Rotstift) auf technischen Zeichnungen in einem Viewer. Gespeichert werden diese Daten in Layern; die Originaldatei bleibt unverändert.
- [Rendition](https://zoeller.de/glossary/rendition/) - Ausprägung: Ein Dokument kann in einer Ablage in mehreren Ausprägungen vorliegen (z.B. als Word-Dokument und zusätzlich als PDF- oder TIFF-Dokument oder als deutsche und englische Version).
- [Repository](https://zoeller.de/glossary/repository/) - Dokumenten- oder Objektbestand. Im Zusammenhang mit einem DMS bezeichnet man dasjenige Teilsystem als Repository, das für die Verwaltung der physischen Dokumentbestände verantwortlich ist.
- [Retention Period](https://zoeller.de/glossary/retention-period/) - Zeitdauer, innerhalb der eine Aufzeichnung (ein Dokument, ein Datensatz etc.) nicht gelöscht werden darf. DMS-/ECM- und Records Management Systeme verfügen über Funktionen, die die gespeicherten Objekte in dieser Zeit schützen. Regulatorische Anforderungen verlangen zunehmend eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, dass diese Aufbewahrungsfristen im System wirksam beachtet werden.
- [Retrieval](https://zoeller.de/glossary/retrieval/) - Suchen und Reproduktion von Informationen, Dokumenten etc.
- [Revisionssicherheit](https://zoeller.de/glossary/revisionssicherheit/) - Die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Sicherstellung der Reproduktionsfähigkeit bildlich oder inhaltlich unveränderter Unterlagen über die Dauer der Aufbewahrungspflicht. WICHTIG dabei: Die Ordnungsmäßigkeit muss so dokumentiert sein, dass ein "sachverständiger Dritter" die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit prüfen kann, ohne die technischen Details der Systemkomponenten verstehen zu müssen.
- [RSA](https://zoeller.de/glossary/rsa/) - Ein von den Mathematikern R. Rivest, A. Shamir und L. Adleman entwickeltes asymmetrisches Verschlüsselungsverfahren, das sich zum Chiffrieren vertraulicher Daten als Standard etabliert hat.
- [Run Length Kompression](https://zoeller.de/glossary/run-length-kompression/) - Sehr einfaches Kompressionsverfahren welches für Schwarz-Weiß-Verfahren entwickelt wurde und beste Ergebnisse liefert, wenn das Originalbild möglichst lange Folgen gleichfarbiger "runs", also Pixel gleicher Farbe, enthält. Run Length eignet sich daher für Schwarz-Weiß-Bilder mit großen schwarzen oder weißen Flächen.
- [Scale to Grey](https://zoeller.de/glossary/scale-to-grey/) - Verfahren, bei denen die typischen gezackten Kurven und Kanten eines reinen (bitonalen) Schwarz-Weiß-Bitmaps per Software geglättet werden und dadurch die Lesbarkeit am Bildschirm oder auf dem Ausdruck erhöht wird. Die Display-Software fügt hierzu in Pixel-Lücken weitere Pixel nach einem bestimmten Algorithmus hinzu (ohne sie der Datei hinzuzufügen).
- [SCSI](https://zoeller.de/glossary/scsi/) - Small Computer Systems Interface. SCSI war eine weit verbreitete Schnittstelle für Peripheriegeräte wie Magnetplatten, Scanner oder Jukeboxen. Wurde zunehmend von anderen Technologien wie Firewire oder USB 2.0 bzw. USB 3.0 (für Scanner) abgelöst.
- [Selbsttragendes Archiv](https://zoeller.de/glossary/selbsttragendes-archiv/) - Mit dem Begriff wird häufig die Möglichkeit verstanden, ein Subset aus einem DMS oder einem Archiv zu erzeugen und mit sämtlichen zur Recherche und Reproduktion notwendigen Daten und Metadaten auf ein Medium zu bringen, um diese ohne Zugriff auf das DMS/Archiv nutzen zu können.
- [SGML](https://zoeller.de/glossary/sgml/) - Die Abkürzung steht eigentlich für "Standard Generalized Markup Language", beinhaltet als Wortspiel aber auch die Anfangsbuchstaben der Nachnamen der drei IBM-Mitarbeiter, die SGML Ende der 60er Jahre entwickelten: Charles Goldfarb, Edward Mosher und Raymond Lorie. SGML wurde 1986 als ISO-Standard 8879 verabschiedet. SGML dient zur Definition von Auszeichnungssprachen (nicht Dokumentinhalten). Die bekannteste auf SGML basierende
- [SNIA](https://zoeller.de/glossary/snia/) - Storage Networking Industry Association. Anbietervereinigung in der Speicherindustrie.
- [SSO](https://zoeller.de/glossary/sso/) - Single Sign On. Ein System, bei dem man sich nur einmal anmeldet und damit Zugang zu mehreren Systemen und Anwendungen erhält. ECM-relevant, weil ECM-Lösungen in vielen Fällen nur eine von mehreren genutzten Anwendungen darstellen und daher fast immer die Notwendigkeit zur Vermeidung von Mehrfach-Logins besteht.
- [Stammsuche](https://zoeller.de/glossary/stammsuche/) - Die Stammsuche berücksichtigt bei der Suche, wie Wörter gebildet werden und erkennt daher auch Wörter in verschiedenen Deklinations- und Konjugationsformen. Die Suche nach "Haus" findet auch "Häuser" etc.
- [STEP](https://zoeller.de/glossary/step/) - Standard for the Exchange of Product Model Data. Ein Datenaustauschformat für CAD-Zeichnungen und Produktionsdaten. Es wurde zunächst als europäische Spezifikation entwickelt und liegt seit Ende 1994 als internationaler Standard vor.
- [Stopworte](https://zoeller.de/glossary/stopworte/) - Stopworte sind Worte, die keine relevante Bedeutung tragen wie beispielsweise: "in", "bis", "und", "zu", "auch", "wenn", "dann" etc. Sie werden daher bei der Indexierung einer Volltextdatenbank ignoriert.
- [Symmetrische Verschlüsselung](https://zoeller.de/glossary/symmetrische-verschluesselung/) - Sehr performante Verschlüsselungsmethode, bei der zur Verschlüsselung und Entschlüsselung der Daten der gleiche geheime Schlüssel verwendet wird. Die Verwendung nur eines Schlüssels ist aber ein Nachteil des Verfahrens bei anonymer Teilnehmerschaft bzw. gelegentlicher Nutzung, da zum Austausch geheimer Informationen zunächst der Schlüssel über einen sicheren Kanal ausgetauscht werden müsste. Daher wird in manchen Verfahren symmetrische
- [Synonyme](https://zoeller.de/glossary/synonyme/) - Synonyme sind Wörter mit gleicher Bedeutung. Beispielsweise ist "Schimmel" ein Synonym für "weißes Pferd".
- [Tacit Knowledge](https://zoeller.de/glossary/tacit-knowledge/) - Englisch: "stillschweigendes Wissen". Bezeichnet in der Knowledge Management-Diskussion solches Wissen, das an den (menschlichen) Wissensträger gebunden ist und sich durch seine mangelnde Konkretisierbarkeit dem "Export" in andere Formen entzieht. Beispiele sind Einfühlungsvermögen, Kreativität, Gespür.
- [The Open Ground](https://zoeller.de/glossary/the-open-ground/) - Dachverband der Industriekonsortien X/Open und Open Software Foundation (OSF).
- [Trunkierung](https://zoeller.de/glossary/trunkierung/) - Mit Trunkierung (engl. trunk = Baumstamm) kann man nach allen Wörtern suchen, von denen man nur einen Teil der Zeichenfolge hat. Fehlende Wortteile werden durch Platzhalter ersetzt. Die Suche nach "?halt?" würde also die Worte "Platzhalter" oder "Schalter" finden.
- [UDF](https://zoeller.de/glossary/udf/) - Das Universal Disk Format (UDF) ist ein von der Optical Storage Technology Association (OSTA) entwickeltes und spezifiziertes, vor allem bei DVDs verwendetes, plattformunabhängiges Dateisystem.
- [Unicode](https://zoeller.de/glossary/unicode/) - Eine Kodierung für Texte bzw. Textzeichen wie ASCII oder EBCDIC, wobei jedoch pro Zeichen ein 16-Bit-Code verwendet wird. Unicode erlaubt alle Zeichen der amerikanischen und europäischen Länder im Code unterzubringen. Unicode ist vor allem bei international operierenden Anwendern eine wichtige Anforderung an alle Komponenten der Systemumgebung, nicht nur die Client-Oberfläche.
- [Vektorgrafik](https://zoeller.de/glossary/vektorgrafik/) - Im Unterschied zu Rastergrafik werden Vektorgrafiken durch mathematische Formeln für Geraden, Kurven, Schrägen etc. definiert. Vektorgrafiken haben den Vorteil, dass sie ohne Qualitätsverluste skaliert werden können.
- [Verbunddokument](https://zoeller.de/glossary/verbunddokument/) - Ein logisch zusammengehörender Verband unterschiedlicher Dokumentformate (Text, Image, Vektorgrafik). Im englischen Sprachraum als Compound-Document bekannt.
- [Versionsmanagement](https://zoeller.de/glossary/versionsmanagement/) - Verwaltung der im Laufe des Lebenszyklus eines Dokumentes entstehenden Versionen. Kann sich auch auf Programme oder Quellcode beziehen. Manche Systeme unterscheiden Minor- und Major-Versionen (Neben- und Hauptversionen) und können mit diesen Versionskategorien Attribute, Rechte und/oder Prozesse verknüpfen.
- [Vertiffen](https://zoeller.de/glossary/vertiffen/) - Bezeichnung für die Konvertierung einer codierten Dokumentdatei (z.B. Word) in das TIF-Format, typischerweise in Schwarz-Weiß (wegen der hier verfügbaren Kompressionsverfahren für bitonale Bitmaps). Der Grund für die Vertiffung ist häufig, dass auch Benutzer, die nicht über den jeweiligen Dokumenteneditor verfügen (z.B. Word), sich das Dokument ansehen können, weil man davon ausgeht, dass ein TIFF-Viewer fast
- [Volltextdatenbank](https://zoeller.de/glossary/volltextdatenbank/) - Eine Volltextdatenbank dient hauptsächlich der Indexierung der Dokumentinhalte und nicht nur ihrer Metadaten. Somit sind auch Inhaltssuchen möglich. Fast alle ECM-/DMS-Lösungen erlauben neben der strukturierten Indexierung (in relationalen oder anderen Datenbanken zur Verwaltung der Metadaten) auch die Nutzung der Volltextindexierung. Um die Volltextsuche zu ermöglichen, sind neben der eigentlichen Volltextengine weitere Komponenten notwendig, wie zum
- [WORM-Tape](https://zoeller.de/glossary/worm-tape/) - Einmal beschreibbare Bänder. Zwei Ausprägungen. Einmal auf Basis optischer Technologien: die Oberfläche wird beschrieben wie bei einem rotierenden, festen Datenträger. Diese Bänder haben sich bisher nicht durchgesetzt. Das andere Verfahren basiert auf herkömmlichen Magnetbändern, in denen ein Softwareschutz (Firmware, Microcode) dafür sorgt, dass ein bereits beschriebener Bereich nicht verändert werden kann.
- [XIF](https://zoeller.de/glossary/xif/) - eXtended Image File-Format von ScanSoft (ehemals Xerox Image-Format), Dokumentenformat für gemischtfarbige Dokumente. Text- und Bildregionen auf dem Dokument werden unterschiedlich komprimiert und gespeichert, was in sehr kleinen Dokumenten resultiert. Spielt heute keine große Rolle mehr, da der gleiche Zweck auch auf Basis des herstellerunabhängigen PDF-Formates und seiner verschiedenen ISO-Varianten vor allem ISO 32.000("normales" PDF) und
- [XPS](https://zoeller.de/glossary/xps/) - XML Paper Specification (ehemals Metro). Entwickelt von Microsoft als universelles Dokument- und Druckformat für das Betriebssystem Vista und spätere. Eine XPS-Datei besteht aus Objekten, welche mit Hilfe von XML beschrieben sind. Konkurrenz zu PDF. Zweck: EIN Format für Dokumenterstellung und Druck. Da das Betriebssystem das gleiche Grafikmodell verwendet, wird eine bessere Performance und geringere Abweichungen
- [Z1, Z2, Z3](https://zoeller.de/glossary/z1-z2-z3/) - Inoffizielle, aber gebräuchliche Abkürzungen für die Zugriffskategorien der deutschen Finanzverwaltung auf steuerrelevante Daten nach § 146 Abs. 6 AO: Z1 beschreibt den unmittelbaren Zugriff auf die steuerrelevanten Daten der prüfrelevanten Anwendungssysteme (Zugriff direkt durch Außenprüfer an einem entsprechenden Prüfarbeitsplatz), Z2 den mittelbaren Zugriff (also zum Beispiel mit Hilfe des Anwenders) und Z3 den Zugriff durch

## Individuelle Compliance Seminar Themen

- [Rechnungsverarbeitung](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/rechnungsverarbeitung/) - Formanforderungen an Rechnungen. Besonderheiten für elektronischer Rechnungen. Besonderheiten ZUGFeRD-Rechnungen.
- [Sonderthema: Ersetzendes Scannen](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/sonderthema-ersetzendes-scannen/) - Was ist "Scannen nach dem Stand der Technik"? SGB-Anforderungen. Sinn und Unsinn von TR RESISCAN und TR-ESOR
- [Aufbewahrung nach AO/HGB](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/aufbewahrung-nach-aohgb/) - Anforderungen nach AO- und HGB-Themen. Details zu Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit , zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung, Unveränderbarkeit. Aufbewahrungsarten und -fristen. Anforderungen an die bildliche und inhaltliche Gleichheit. Farbe, bildliche und inhaltliche Gleichheit. Formate und zulässige Aufbewahrungsarten: Was bedeutet originär elektronische Zertifizierungsmöglichkeiten?
- [Verfahrensdokumentation GoBD](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/verfahrensdokumentation-gobd/) - Was sind die typischen Inhalte? Kurzdarstellung ZP GoBD-Checkliste mit Bezug auf steuerrelevante Dokumente. Kurzdarstellung ZP GoBD-Checkliste mit Bezug auf kaufmännische Daten und Unterlagen und deren Auswertbarkeit nach GoBD
- [Standards, Normen und andere Regelwerke](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/standards-normen-und-andere-regelwerke/) - Welche man beachten MUSS, welche lesenswert sind, welche nicht (mehr) relevant sind: ISO 15489, MOREQ, BSI Grundschutz, etc.
- [Sonderthema: E-Mail Archivierung](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/sonderthema-e-mail-archivierung/) - Regulatorische Anforderungen für Regel-basierte oder Anwender-getriebene E-Mail-Archivierung. Regelung bei Erlaubnis zur Nutzung für private Zwecke
- [Anforderungen des Datenschutzes](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/anforderungen-des-datenschutzes/) - Wann müssen Unterlagen vernichtet werden? Wie müssen Unterlagen vernichtet werden? Anforderungen an eine Auftragsdatenverarbeitung (Bsp. beim Einsatz von Scan-Dienstleister im Rahmen der Altbestandsübernahme. Besonderheiten bei Personal- und Bewerberunterlagen
- [Zivilrechtliche Aspekte](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/zivilrechtliche-aspekte/) - Urkundenbegriff. Papierunterschrift, PenPAD-Unterschrift, Qualifizierte elektronische Signatur
- [Vertiefung GoBD zur Migration von steuerrelevanten Systemen](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/vertiefung-gobd-zur-migration-von-steuerrelevanten-systemen/) - Anforderungen an die Systemablösung. Was darf man konvertieren, was nicht?
- [Vertiefung GoBD zum Datenzugriff](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/vertiefung-gobd-zum-datenzugriff/) - Typische steuerrelevanten Daten und Anwendungen. Anforderungen des Datenzugriffs im Rahmen der elektronischen Betriebsprüfung (Z1-Z3). Besonderheiten bei SAP. Anforderungen an Stamm- und Konfigurationsdaten.
- [Einleitung](https://zoeller.de/indvcomseminartopics/einleitung/) - Begriffserläuterung wie Revisionssicherheit, Archivierung, Records Management, Ordnungsmäßigkeit. Grundlagen der Rechtsgrundlagen: wo es Pflichten gibt (AO/HGB etc.), wo es keine gesetzliche Verpflichtung gibt (Zivilrecht). Was bedeutet Compliance?

## Individuelle Seminar Themen

- [DMS / ECM und SAP](https://zoeller.de/indvseminartopics/archivierungcontent-management-mit-sap/) - Erläuterung der relevanten SAP-Komponenten: ArchiveLink, EasyDMS bzw. dessen Nachfolger Document Center, DVS, PLM, SAP BPM und SAP Business Workflow, SAP ILM, Enterprise Portal (früher: NetWeaver-Portal), Mobile Documents. Abgrenzung zu klassischen DMS-Lösungen. Was man bei Einsatz von S/4HANA beachten sollte. Häufige Frage aus der Praxis: Braucht man als SAP-Anwender überhaupt ein externes DMS?
- [Einführung und Überblick](https://zoeller.de/indvseminartopics/einfuehrung-und-ueberblick-zu-archivierung-dms-ecm/) - Einführung: Grundlagen, Begrifflichkeiten: „revisionssichere“ Archivierung, DMS, ECM, Workflow, Collaboration. Aktuelle Marktsituation, Entwicklung der Anbieterlandschaft. Neue Anforderungen der Anwender: Tablets, Mobile & Offline, Cloud, Workflow, Ablösung Gruppenlaufwerk, Einbindung Externer, neue Formen der Büroarbeit für Knowledge Worker.
- [Dokument- und Dateiformate](https://zoeller.de/indvseminartopics/dokument-und-dateiformate/) - Erläuterung der Vor- und Nachteile unterschiedlicher Dokument- und Dateiformate, wie PDF/A, TIFF, ZUGFeRD 2.0 und XRechnung. Wann man native Formate (z. B. aus MS Office) aufbewahren sollte (und darf oder sogar MUSS). Welche Formate sich technisch nicht in PDF konvertieren lassen. Hinweise bei nicht-augenlesbaren Belegen wie ZUGFeRD bzw. XRechnung, SWIFT, EDI, DALE etc. Warum das
- ["Revisionssichere" Speicher](https://zoeller.de/indvseminartopics/revisionssichere-speicher/) - Erläuterung des Begriffs "revisionssichere Speicherung" und resultierende Anforderungen. Gestaltungsfreiheiten und -vorschriften für die IT. Braucht man heute noch WORM-Speicher? Wieso die (veralteten) BSI-Grundschutzkataloge an dieser Stelle nicht befolgt werden dürfen (die aktuellen Versionen enthalten die Forderung nach WORM-Speichern nicht mehr! --> siehe Edition 2023 der BSI Grundschutzkataloge)
- [Dokumentenerfassung](https://zoeller.de/indvseminartopics/dokumentenerfassung/) - Erläuterung der Aufgaben bei der Erfassung analoger und digitaler Dokumente. Häufige Fragestellungen: Zentrales oder dezentrales, frühes oder spätes Scannen? Inhouse oder Dienstleister? Ersetzendes oder kopierendes Scannen? Was tun mit Altakten? Erfassung und Ablage elektronischer Individualunterlagen aus MS Office, Outlook oder Filesystem und wie umgehen mit Massendrucksachen?
- ["Standardlösung" Kreditorenworkflow](https://zoeller.de/indvseminartopics/standard-loesung-kreditorenworkflow/) - Unterschiede der Produkte zur automatischen Rechnungseingangsbearbeitung. Erläuterung der kaufmännischen Funktionen: Rechnungsvarianten, Rechnungseingangsbuch, Regelwerke für Prüfung und Freigabe, Arbeitskorb und ERP-Integration. Besonderheiten bei der Integration in SAP bzw. andere ERP-Systeme. Änderungen durch die ab 2025 geltende Pflicht zur strukturierten elektronischen Rechnung.
- [Unterscheidungsmerkmale der DMS-/ECM-Lösungen](https://zoeller.de/indvseminartopics/unterscheidungsmerkmale-dms-ecm-loesungen/) - Unterscheidungsmerkmale moderner DMS- / ECM-Lösungen wie beispielsweise: Erfassung, Verwaltung versionierter (lebender) Dokumente, native Apps für Tablets, Mobile & Offline-Nutzung, Aufbewahrungsfristen und Löschregeln, Volltext- und Attributsuche, E-Akte und Aktenplan, Multi-Format-Viewing, Postkorb / Workflow, Integration mit PC- und Fachanwendungen. Abgrenzung zu File-Server und Collaboration-Angeboten.
- [E-Mail-Archivierung](https://zoeller.de/indvseminartopics/e-mail-archivierung/) - Die 3 Varianten der Mail-Archivierung (journal-, Regel- und Anwender-basierte Mail-Archivierung) und deren ab- bzw. zunehmende Bedeutung. Erläuterungen der Funktionalität und der Integrationsanforderungen. Stolpersteine: Formate, Anhänge, verschlüsselte und private Mail, Viren- und Spamfilter.
- [Integration mit Fachanwendungen](https://zoeller.de/indvseminartopics/integration-mit-fachanwendungen/) - Erläuterung wichtiger Integrationsaufgaben: a) Verknüpfungsszenarien für frühe, gleichzeitige und späte Erfassung sowohl für Scans als auch E-Mail und andere Dokumentarten zu automatisieren Ablage von Ein- und Ausgangspost b) Rechercheintegration zum Aufruf von Belegen oder E-Akten aus dem Kontext der externen Anwendungen c) Aufruf weiterer ECM-Funktionen aus externen Fachanwendungen beispielsweise für Aktenanlage, Attributänderungen, Löschvormerkungen etc. Hinweise
- [Rechtsgrundlagen](https://zoeller.de/indvseminartopics/rechtsgrundlagen/) - Steuerliche und andere rechtliche Anforderungen zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Archivierung. Erläuterung der wesentlichen Anforderungen der GoBD 2.0 und die häufigsten GoBD-Missverständnisse. Die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens im privaten und öffentlichen Bereich. DMS-relevante Datenschutzanforderungen gem. DS-GVO. Häufiges Thema: Darf man Dokumente mit eigenhändiger Unterschrift vernichten (nach ordnungsgemäßem Archivieren der elektronischen Kopie in einer DMS-Lösung)? Neue Themen:
- [Elektronische Signatur](https://zoeller.de/indvseminartopics/elektronische-signatur/) - Erläuterung der verschiedenen Signaturvarianten und Einsatzfelder. Wann der Einsatz der qualifizierten Signatur in DMS-Anwendungen nicht sinnvoll ist. Wieso die qualifizierte elektronische Signatur in Scan-Prozessen Unfug ist, aber trotzdem manchmal gefordert wird. Warum die sichere, systemgestützte Authentifizierung (Username/Passwort) 95% der Anforderungen abdeckt und die wenigen Ausnahmen, die eine "echte" digitale Signatur erzwingen. Die Rolle des BSI und
- [Entwicklung einer ECM-Strategie und Zielarchitektur](https://zoeller.de/indvseminartopics/entwicklung-einer-ecm-strategie/) - Die ECM-Strategie als organisationsweit gültiger Handlungsleitfaden zur Reduzierung von Systemwildwuchs und als Voraussetzung für eine strukturierte Vorgehensweise bei Lösungskonzeption und Rollout in unterschiedlichen Bereichen. Typisches Strategiethema: Abgrenzung DMS/ECM-Plattform versus Collaboration-Plattformen wie MS SharePoint/Office 365. Vorgehensweise, beispielhafte Gliederungsstruktur, Projektbeteiligte. Erfahrungen aus der Praxis.
- [Anbieter- und Systemauswahl](https://zoeller.de/indvseminartopics/anbieter-und-systemauswahl/) - Vorgehensweise für eine systematische und strukturierte Anbieter- und Systemauswahl. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen inkl. Leistungsbeschreibung, Preisabfrage für Lizenzen und Dienstleistungen sowie Anforderungskatalog. Alternativen für verkürzte Vorgehensweisen. Besonderheiten und Pflichten bei nationalen oder EU-weiten öffentlichen Vergabeverfahren.
- [Kosten- und Nutzenaspekte](https://zoeller.de/indvseminartopics/kosten-und-nutzenaspekte/) - Tipps zur Ermittlung quantifizierbarer und qualifizierbarer Nutzeneffekte. Argumente für die Einführung einer DMS-Lösung im Vergleich zu Papier und Gruppenlaufwerken. Welche regulatorischen Risiken durch ein DMS konkret vermieden werden. Werkzeuge zur Nutzenermittlung und Projektbeispiele aus der Praxis.
- [Standards und Normen](https://zoeller.de/indvseminartopics/standards-und-normen/) - Übersicht und kritische Betrachtung zu sinnvollen und sinnlosen Standards und Normen für DMS-Anwender: ISO 15489, Moreq2, WfMC, DMA//ODMA, die verschiedenen JSR-Content- und Portal-Standards. Wie sinnvoll ist CMIS nach Einstellung der Weiterentwicklung durch OASIS? Europäischer Standard CEN 16931 zur strukturierten elektronischen Rechnung und die Varianten XRechnung und ZUGFeRD. Welche Standards sind wichtig, welche sind für Anwender nutzlos
- [DOMEA-Nachfolge: Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit](https://zoeller.de/indvseminartopics/domea-und-nachfolgekonzeption/) - Was bleibt von DOMEA? Welche Markt-Relevanz hat das DOMEA-Nachfolge Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit? Abgrenzung Sachakte und Fallakte im Aktenplan.
- [Druckdatenarchivierung/COLD](https://zoeller.de/indvseminartopics/druckdatenarchivierungcold/) - Varianten zur automatischen Ablage von Massenausgangs-Schriftgut. Integrationsaspekte mit Output Management Systemen. Besonderheiten beim Druckspoolformaten wie IBM AFP, Xerox Metacode etc. Vor- und Nachteile der Aufbewahrung im Originalformat (Druckspoolformate) bzw. nach Konvertierung PDF bzw. PDF/A.
- [Migration eines elektronischen Archivs / DMS](https://zoeller.de/indvseminartopics/migration-eines-elektronischen-archivs-dms/) - Beschreibung der Aufgaben für die Migration einer Archiv-/DMS-Lösung. Wieso die Migration der Dokumente und Attribute vergleichsweise einfach ist im Unterschied zu Integrationsschnittstellen und individuellen Anpassungen von Akte, Workflow, Berechtigungen. Typische Stolpersteine in Migrationsprojekten. Vorgehen und spezifische Analyseinhalte. Tipps zur Aufwandsminderung und Revisionssicherheit. Überblick der Migrationsdienstleister im D.A.CH-Markt.
- [Workflow](https://zoeller.de/indvseminartopics/workflow-im-ecm-kontext/) - Erläuterung der „Workflow“-Varianten: Frühes Scannen und attributbasiertes Weiterleiten in Einzel- oder Gruppenpostkörbe, Freigabe- und Genehmigungsworkflows, Verfügungsworkflows. Was man bei der Systemauswahl beachten sollte: Werkzeuge zur Prozessmodellierung, Client-Funktionen, Entwicklungswerkzeuge, Systemintegration, Monitoring und Reporting. Typische Stolpersteine aus der Praxis bei Konzepterstellung. Organisatorische Konsequenzen der Workflow-Einführung.
- [Einführungsplanung und Change Management](https://zoeller.de/indvseminartopics/systemeinfuehrung/) - Die verschiedenen Phasen nach der Anbieterentscheidung: vom Projektstart bis zum Rollout in weitere Abteilungen. Projektvorbereitung, Teambildung, Projektplan und Arbeitspakete, organisatorische Maßnahmen inkl. Test & Abnahme sowie Schulung der verschiedenen Benutzergruppen: End-User, Admins und Fachadmins, ggf. Scan-Personal. Aufgaben für die IT: Integration in Infrastruktur, Integration mit Berechtigungssystemen, Transportsysteme für Entwicklung, Test und Produktion u.a. Planung bei der
- [Erstellung einer Verfahrensdokumentation](https://zoeller.de/indvseminartopics/erstellung-einer-verfahrensdokumentation/) - Erläuterung, Vorgehensweise und Tipps aus der Praxis zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Ein 60-seitiges „Verfahrensdokumentation-Whitepaper“ und eine Verfahrensdokumentation-Checkliste sind Bestandteil der Seminarunterlagen.
- [Zielgruppe Öffentliche Verwaltung: Anbieter und Systemauswahl im öffentlichen Vergabeverfahren](https://zoeller.de/indvseminartopics/zielgruppe-oeffentliche-verwaltung-anbieter-und-systemauswahl-im-oeffentlichen-vergabeverfahren/) - Vorgehensweise zur Anbieter- und Systemauswahl unter Berücksichtigung der Regularien im öffentlichen Vergabeverfahren. Vorstellung von Projektwerkzeugen und Tipps für Anforderungskatalog, Preisabfrage, Fachkonzept. Empfehlung der Vergabeart bei Archiv-/DMS-/ECM-Projekten.
- [Projektwerkzeuge](https://zoeller.de/indvseminartopics/vorgehensweise-und-werkzeuge-fuer-ecm-projekte/) - Erläuterung einer praxiserprobten Vorgehensweise zur Ermittlung der technisch-architektonischen sowie fachlich-funktionalen Anforderungen und Erarbeitung einer Lösungskonzeption. Tipps für die Teambesetzung und Projektorganisation. Vorstellung der beigelegten Werkzeuge und Checklisten.
- [Automation der Dokumentenerfassung](https://zoeller.de/indvseminartopics/optimierung-und-automation-in-der-erfassung/) - Erläuterung der wesentlichen Bausteine: Texterkennung (OCR), Klassifikation und fachliche Zuordnung. Möglichkeiten und Grenzen der Zeichen- und Texterkennung (OCR), Einflussfaktoren für die Erkennungsrate. Anforderungen zur Integration mit nachgelagerten Fachanwendungen.
- [Begrüßung](https://zoeller.de/indvseminartopics/begruessung/) - Vorstellung der Agenda, Teilnehmer und Referenten.

## Referenzen

- [Verbandsgemeindeverwaltung Rhein-Mosel](https://zoeller.de/references/verbandsgemeindeverwaltung-rhein-mosel/)
- [Stadt Cham](https://zoeller.de/references/stadt-cham/)
- [Bayerische Landeszentrale für neue Medien (BLM)](https://zoeller.de/references/bayerische-landeszentrale-fuer-neue-medien-blm/)
- [Kreisverwaltung Mayen-Koblenz](https://zoeller.de/references/kreisverwaltung-mayen-koblenz/)
- [Stadt Koblenz](https://zoeller.de/references/stadt-koblenz/)
- [Stadtverwaltung Andernach](https://zoeller.de/references/stadtverwaltung-andernach/)
- [Stadtverwaltung Frankenthal (Pfalz)](https://zoeller.de/references/stadtverwaltung-frankenthal-pfalz/)
- [Kreisverwaltung Trier-Saarburg](https://zoeller.de/references/kreisverwaltung-trier-saarburg/)
- [Stadt Maintal](https://zoeller.de/references/stadt-maintal/)
- [Verbandsgemeinde Wirges](https://zoeller.de/references/verbandsgemeinde-wirges/)
- [Hochschule Fulda](https://zoeller.de/references/hochschule-fulda/)
- [Aachener Siedlungs- und Wohnungsgesellschaft mbH](https://zoeller.de/references/aachener-siedlungs-und-wohnungsgesellschaft-mbh/)
- [Stadt Bergisch Gladbach](https://zoeller.de/references/stadt-bergisch-gladbach/)
- [Covivio Immobilien GmbH](https://zoeller.de/references/covivio-immobilien-gmbh/)
- [Regens-Wagner-Stiftung Dillingen Direktion](https://zoeller.de/references/regens-wagner-stiftung-dillingen-direktion/)
- [SVA System Vertrieb Alexander GmbH](https://zoeller.de/references/sva-system-vertrieb-alexander-gmbh/)
- [Stadt Leverkusen](https://zoeller.de/references/stadt-leverkusen/)
- [Stadt Rodgau](https://zoeller.de/references/stadt-rodgau/)
- [Wissenschaftsstadt Darmstadt](https://zoeller.de/references/wissenschaftsstadt-darmstadt/)
- [Stadt Weiden i.d.OPf.](https://zoeller.de/references/stadt-weiden-i-d-opf/)
- [Verbandsgemeindeverwaltung Montabaur](https://zoeller.de/references/verbandsgemeindeverwaltung-montabaur/)
- [Stadt Verl](https://zoeller.de/references/stadt-verl/)
- [Beiersdorf Shared Services GmbH](https://zoeller.de/references/beiersdorf-shared-services-gmbh/)
- [Landkreis Pfaffenhofen a. d. Ilm](https://zoeller.de/references/landkreis-pfaffenhofen-a-d-ilm/)
- [Stadt Dortmund](https://zoeller.de/references/stadt-dortmund/)
- [Bank für Sozialwirtschaft AG](https://zoeller.de/references/bank-fuer-sozialwirtschaft-ag/)
- [Stadt Haan](https://zoeller.de/references/stadt-haan/)
- [Stadt Lauterbach](https://zoeller.de/references/stadt-lauterbach/)
- [Stadt Mülheim an der Ruhr](https://zoeller.de/references/stadt-muelheim-an-der-ruhr/)
- [Duales System – Grüner Punkt](https://zoeller.de/references/duales-system-gruener-punkt/)
- [Essener Systemhaus](https://zoeller.de/references/essener-systemhaus/)
- [Stadt Essen](https://zoeller.de/references/stadt-essen/)
- [Stadt Neu-Ulm](https://zoeller.de/references/stadt-neu-ulm/)
- [Stiftung Nieder-Ramstädter Diakonie](https://zoeller.de/references/stiftung-nieder-ramstaedter-diakonie/)
- [Kreis Steinburg](https://zoeller.de/references/kreis-steinburg/)
- [WITTENSTEIN SE](https://zoeller.de/references/wittenstein-se/)
- [Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht](https://zoeller.de/references/bundesanstalt-fuer-finanzdienstleistungsaufsicht/)
- [Landratsamt Mittelsachsen](https://zoeller.de/references/landratsamt-mittelsachsen/)
- [Landesbank Baden-Württemberg](https://zoeller.de/references/landesbank-baden-wuerttemberg/)
- [Kanton St. Gallen - Finanzdepartement, Dienst für Informatikplanung](https://zoeller.de/references/kanton-st-gallen-finanzdepartement-dienst-fuer-informatikplanung/)
- [TRISA AG](https://zoeller.de/references/trisa-ag/)
- [HANSAINVEST Hanseatische Investment-GmbH](https://zoeller.de/references/hansainvest-hanseatische-investment-gmbh/)
- [Stadt Tornesch](https://zoeller.de/references/stadt-tornesch/)
- [Projektträger PT.DESY](https://zoeller.de/references/projekttraeger-pt-desy/)
- [Deutsches Elektronen Synchrotron DESY](https://zoeller.de/references/deutsches-elektronen-synchrotron-desy/)
- [Hansestadt Wismar](https://zoeller.de/references/hansestadt-wismar/)
- [Ruhrverband](https://zoeller.de/references/ruhrverband/)
- [Kulturstiftung des Bundes](https://zoeller.de/references/kulturstiftung-des-bundes/)
- [Rhein-Sieg-Kreis](https://zoeller.de/references/rhein-sieg-kreis/)
- [MDK Bayern](https://zoeller.de/references/mdk-bayern/)
- [IHK für München und Oberbayern](https://zoeller.de/references/ihk-fuer-muenchen-und-oberbayern/)
- [Stadt Hilden](https://zoeller.de/references/stadt-hilden/)
- [Aerzener Maschinenfabrik GmbH](https://zoeller.de/references/aerzener-maschinenfabrik-gmbh/)
- [Stadt Garching](https://zoeller.de/references/stadt-garching/)
- [Stadt Ansbach](https://zoeller.de/references/stadt-ansbach/)
- [Märkischer Kreis](https://zoeller.de/references/maerkischer-kreis/)
- [Universitätsklinikum Freiburg](https://zoeller.de/references/universitaetsklinikum-freiburg/)
- [ITK Harburg AöR](https://zoeller.de/references/itk-harburg-aoer/)
- [Stadt Brunsbüttel](https://zoeller.de/references/stadt-brunsbuettel/)
- [Stadt Warendorf](https://zoeller.de/references/stadt-warendorf/)
- [VDI Technologiezentrum GmbH](https://zoeller.de/references/vdi-technologiezentrum-gmbh/)
- [Kreis Herford](https://zoeller.de/references/kreis-herford/)
- [Rhein-Umschlag GmbH & Co. KG](https://zoeller.de/references/rhein-umschlag-gmbh-co-kg/)
- [IT-Verbund Stormarn AöR](https://zoeller.de/references/it-verbund-stormarn-aoer/)
- [Kantonsspital Winterthur](https://zoeller.de/references/kantonsspital-winterthur/)
- [Stadt Monheim am Rhein](https://zoeller.de/references/stadt-monheim-am-rhein/)
- [Landesbetrieb Liegenschafts- und Baubetreuung](https://zoeller.de/references/landesbetrieb-liegenschafts-und-baubetreuung/)
- [Stadt Schweinfurt](https://zoeller.de/references/stadt-schweinfurt/)
- [Stadt Vechta](https://zoeller.de/references/stadt-vechta/)
- [Prosoz](https://zoeller.de/references/prosoz/)
- [LeitnerLeitner](https://zoeller.de/references/leitnerleitner/)
- [Stadt Leipzig](https://zoeller.de/references/stadt-leipzig/)
- [EUROPA-CENTER AG](https://zoeller.de/references/europa-center-ag/)
- [Stadt Bielefeld (inkl. Informatikbetrieb Stadt Bielefeld)](https://zoeller.de/references/7751/)
- [Hugo Brennenstuhl GmbH & Co. KG](https://zoeller.de/references/hugo-brennenstuhl-gmbh-co-kg/)
- [FISBA AG](https://zoeller.de/references/fisba-ag/)
- [Debeka](https://zoeller.de/references/debeka/)
- [Evangelisches Johannesstift SbR](https://zoeller.de/references/evangelisches-johannesstift-sbr/)
- [MAN Finace International GmbH](https://zoeller.de/references/man-finace-international-gmbh/)
- [VERKA VK Kirchliche Vorsorge VVaG](https://zoeller.de/references/verka-vk-kirchliche-vorsorge-vvag/)
- [EBM Management AG](https://zoeller.de/references/unterstuetzung-dms-konzeption-und-systemauswahl/)
- [Hansa Heemann AG](https://zoeller.de/references/hansa-heemann-ag/)
- [Deutsche Beteiligungs AG](https://zoeller.de/references/deutsche-beteiligungs-ag/)
- [UniCredit Luxembourg S.A.](https://zoeller.de/references/unicredit-luxembourg-s-a/)
- [Berliner Volksbank eG](https://zoeller.de/references/berliner-volksbank-eg/)
- [Anvis Deutschland GmbH](https://zoeller.de/references/7432/)
- [AVR Kommunal GmbH](https://zoeller.de/references/avr-kommunal-gmbh/)
- [Stadtentwässerung Dresden GmbH](https://zoeller.de/references/stadtentwaesserung-dresden-gmbh/)
- [Stadt Kaufbeuren](https://zoeller.de/references/stadt-kaufbeuren/)
- [Deutsche Genossenschafts-Hypothekenbank AG](https://zoeller.de/references/deutsche-genossenschafts-hypothekenbank-ag/)
- [HARTING KGaA](https://zoeller.de/references/harting-kgaa/)
- [Niersverband](https://zoeller.de/references/niersverband/)
- [Paulaner Bräu](https://zoeller.de/references/paulaner-braeu/)
- [Premiere Fernsehen](https://zoeller.de/references/premiere-fernsehen/)
- [Raiffeisen Bausparkasse, Wien](https://zoeller.de/references/raiffeisen-bausparkasse-wien/)
- [Randstad Deutschland, Eschborn](https://zoeller.de/references/randstad-deutschland-eschborn/)
- [REINERT Logistic GmbH & Co. KG](https://zoeller.de/references/reinert-logistic-gmbh-co-kg/)
- [Rheinkalk](https://zoeller.de/references/rheinkalk/)
- [rku.it GmbH](https://zoeller.de/references/rku-it-gmbh/)
- [RWE Gas](https://zoeller.de/references/rwe-gas/)
- [Saar Ferngas](https://zoeller.de/references/saar-ferngas/)
- [Saarland Versicherungen](https://zoeller.de/references/saarland-versicherungen/)
- [Sanitas Krankenversicherung, Schweiz](https://zoeller.de/references/sanitas-krankenversicherung-schweiz/)
- [SBB - Schweizerische Bundesbahnen AG](https://zoeller.de/references/sbb-schweizerische-bundesbahnen-ag/)
- [Schweizerische Rentenanstalt/Swiss Life AG, Niederlassung Deutschland](https://zoeller.de/references/schweizerische-rentenanstaltswiss-life-ag-niederlassung-deutschland/)
- [Sick AG](https://zoeller.de/references/sick-ag/)
- [Siemens AG](https://zoeller.de/references/siemens-ag/)
- [Sparkassen Versicherung Sachsen](https://zoeller.de/references/sparkassen-versicherung-sachsen/)
- [Stadt Cuxhaven](https://zoeller.de/references/stadt-cuxhaven/)
- [Stadt Freising](https://zoeller.de/references/stadt-freising/)
- [Stadt Köln](https://zoeller.de/references/stadt-koeln/)
- [Stadt Troisdorf](https://zoeller.de/references/stadt-troisdorf/)
- [Stadtentwässerungsbetriebe Köln AöR](https://zoeller.de/references/stadtentwaesserungsbetriebe-koeln-aoer/)
- [Talkline](https://zoeller.de/references/talkline/)
- [StoraEnso](https://zoeller.de/references/storaenso/)
- [Wieland-Werke AG](https://zoeller.de/references/wieland-werke-ag/)
- [Landkreis Saalfeld-Rudolstadt](https://zoeller.de/references/landkreis-saalfeld-rudolstadt/)
- [AirITSystems GmbH](https://zoeller.de/references/airitsystems-gmbh/)
- [Alte Leipziger](https://zoeller.de/references/alte-leipziger-2/)
- [AUG.PRIEN Bauunternehmung](https://zoeller.de/references/aug-prien-bauunternehmung/)
- [Bertrandt AG](https://zoeller.de/references/bertrandt-ag/)
- [BOSCH Bosch AG Karlsruhe](https://zoeller.de/references/bosch-bosch-ag-karlsruhe/)
- [DBV-Winterthur](https://zoeller.de/references/dbv-winterthur/)
- [Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit](https://zoeller.de/references/deutsche-gesellschaft-fuer-technische-zusammenarbeit/)
- [EWR GmbH](https://zoeller.de/references/ewr-gmbh/)
- [Forschungszentrum Dresden - Rossendorf e.V.](https://zoeller.de/references/forschungszentrum-dresden-rossendorf-e-v/)
- [Gemeinnützige Wohnungsbaugesellschaft mbH Wuppertal](https://zoeller.de/references/gemeinnuetzige-wohnungsbaugesellschaft-mbh-wuppertal/)
- [Genossenschaftsverband e.V.](https://zoeller.de/references/genossenschaftsverband-e-v/)
- [Hallesche Nationale](https://zoeller.de/references/hallesche-nationale/)
- [Handelskammer Hamburg](https://zoeller.de/references/handelskammer-hamburg/)
- [Hansgrohe](https://zoeller.de/references/hansgrohe/)
- [HP](https://zoeller.de/references/hp/)
- [HSBC Trinkaus & Burkhardt AG](https://zoeller.de/references/hsbc-trinkaus-burkhardt-ag/)
- [Humboldt Wedag GmbH](https://zoeller.de/references/humboldt-wedag-gmbh/)
- [ILB Potsdam](https://zoeller.de/references/ilb-potsdam/)
- [Ingram Micro GmbH, München](https://zoeller.de/references/ingram-micro-gmbh-muenchen/)
- [Inselspital Bern](https://zoeller.de/references/inselspital-bern/)
- [INTERSPORT Deutschland eG](https://zoeller.de/references/intersport-deutschland-eg/)
- [IVG Immobilien AG](https://zoeller.de/references/ivg-immobilien-ag/)
- [IZB Soft, München](https://zoeller.de/references/izb-soft-muenchen/)
- [Kassenärztliche Vereinigung Hessen](https://zoeller.de/references/kassenaerztliche-vereinigung-hessen/)
- [KKH Kaufmännische Krankenkasse](https://zoeller.de/references/kkh-kaufmaennische-krankenkasse/)
- [KKS-Netzwerk, Köln](https://zoeller.de/references/kks-netzwerk-koeln/)
- [Kommunale Datenzentrale Westfalen-Süd](https://zoeller.de/references/kommunale-datenzentrale-westfalen-sued/)
- [Kooperation GUSO Unfallkassen](https://zoeller.de/references/kooperation-guso-unfallkassen/)
- [Kreis Herzogtum Lauenburg](https://zoeller.de/references/kreis-herzogtum-lauenburg/)
- [Kreis Steinfurt](https://zoeller.de/references/kreis-steinfurt/)
- [Kreis Stormarn](https://zoeller.de/references/kreis-stormarn/)
- [Landesbetrieb für Hochwasserschutz und Wasserwirtschaft Sachsen-Anhalt (LHW)](https://zoeller.de/references/landesbetrieb-fuer-hochwasserschutz-und-wasserwirtschaft-sachsen-anhalt-lhw/)
- [Landeshauptstadt Hannover](https://zoeller.de/references/landeshauptstadt-hannover/)
- [Landkreis Harburg](https://zoeller.de/references/landkreis-harburg/)
- [Landkreis Haßberge](https://zoeller.de/references/landkreis-hassberge/)
- [Landkreis Leer](https://zoeller.de/references/landkreis-leer/)
- [Landkreis Peine](https://zoeller.de/references/landkreis-peine/)
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- [Landwirtschaftliche Rentenbank](https://zoeller.de/references/landwirtschaftliche-rentenbank/)
- [Leipziger Messe GmbH](https://zoeller.de/references/leipziger-messe-gmbh/)
- [LTS Lohmann Therapie-Systeme AG, Andernach](https://zoeller.de/references/lts-lohmann-therapie-systeme-ag-andernach/)
- [Luzerner Kantonalbank](https://zoeller.de/references/luzerner-kantonalbank/)
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- [Marti AG, Bern](https://zoeller.de/references/marti-ag-bern/)
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